ברגע שעובד מחליט לעזוב, יש מעט מאוד חברות שיכולות לעשות כדי לגרום להם להישאר. אמנם זה נורמלי שעובדים מחפשים שטחי מרעה ירוקים יותר, אך חשוב להבין שלא לכל עובד יהיו כוונות טובות כאשר הגיע הזמן ללכת.
למעשה, דבר אחד שהופך לבעיה נפוצה יותר ויותר עבור חברות בכל מקום הוא נתונים גנובים מעובדים שמתפטרים. אם אתה תוהה כיצד למנוע גניבת נתוני עובדים, הנה כמה דברים שיש לקחת בחשבון.
1. הדגש את הסכמת מדיניות המעקב והגנת הנתונים
הגנה על נתוני החברה שלך היא נוהג שצריך להיות נוכח בכל שלב במחזור החיים של העובד. עם זאת, כל השיטות הדרושות להגנה על החברה צריכות להיות מושרשות תמיד בהסכמה.
לפני תחילת העבודה עם החברה שלך, העובדים צריכים כבר להבין מה הציפיות בכל הנוגע לנתונים. עליהם גם להבין את כמות המעקב שאליהם הם מסכימים על מנת להגן עליו.
קָשׁוּר: כיצד לשמור על נתונים אישיים מפני מעסיקים
בהסכמתם, חברות יכולות לנקוט באמצעים מונעים ויזמים כאחד לזיהוי הפרות נתונים.
חברות צריכות גם לתמרץ צוותים לדווח על התנהגות מפוקפקת ולתת להם את הדרך לעשות זאת בצורה בטוחה ואנונימית, במיוחד כשמדובר בצוותים שהנתונים שלהם יכולים להשפיע על המכלול חֶברָה.
2. להקים ניהול ידע מוסדי
כשמדובר בתפקידים כמו מכירות, חברות רבות נאבקות באיבוד מערכות היחסים שלהן לאחר שאיש מכירות עוזב. אנשי מכירות רבים ינסו להביא את חשבונותיהם איתם לחברות החדשות שלהם, מה שיגרום לבזבוז הערך שהשקיעה החברה שלכם בזוגיות.
בנוסף, לגניבת אסטרטגיות מפגישות תכנון יש השפעות מרובות על חברות.
לא רק שזה יכול ליצור הפסד בהכנסות, אלא גם יכול להוביל לירידה במורל הצוות. במסגרת מסע פרסום, צוותים חוצי תפקודים עובדים לעיתים קרובות יחד כדי ליצור קשר עם לקוחות, לבנות מכס, לנהל מערכות יחסים ולסגור מכירות. כך שכאשר חברה מאבדת לקוחות למתחרים בגלל הפרות נתונים, זה מאכזב עבור הרבה אנשים.
קָשׁוּר: בנה קשרי לקוחות טובים יותר עם Keap
כדי להגן על החברה שלך מפני אובדן רשת הלקוחות היקרה שלך, ישנם שני חלקים במשוואה - יצירת מערכת לאחסון נתוני ידע מוסדיים, ו ביזור יחסי לקוח באמצעות אוטומציה.
אם אתה מגלה שהצוותים שלך המומים מכדי להוסיף שלב נוסף בתהליך העבודה שלהם, תוכל למיקור חוץ של חלקים מניהול הנתונים לתוכנות המאפשרות מכירות או מומחים. קיימים כבר כלים שונים העוקבים אחר מערכות יחסים ואוטומטיים של חלקים בצינור המכירות.
3. הגביר מערכות גילוי חדירה
לפני שעובד אמור להתפטר, ישנם כמה סימנים מגלים שיכולים להופיע.
ראשית, יכול להיות שהעובדים נמצאים בלינקדאין בתדירות גבוהה יותר או גולשים בפורטלי קריירה של חברות אחרות. שנית, ייתכן שהם משתמשים ב- Wi-Fi של החברה כדי לשלוח יישומי עבודה באמצעות דוא"ל.
אם אתה חושד שחברות ספציפיות מנסות לפיראט את הכישרון שלך במטרה לגנוב את הנתונים שלך, הגדר הודעה על כל התכתבות עם חברות אלה. אמנם אין צורך לבצע פעולות מיידיות בעקבות ניסיונות ספקולטיביים אלה, אך צוותי האבטחה צריכים להגביר את המעקב אחר עובדים בסיכון.
בין אם זה הורדת גודל קובץ מפוקפק, שליחת קובצי PDF דרך פלטפורמות העברת הודעות מוצפנות או שליחה דוא"ל גדול במיוחד לחשבונות אישיים, יש הרבה דרכים לאתר גניבת נתונים וריגול ארגוני מקדימה.
4. בצע ראיונות יציאה
ראיונות יציאה הם דרך נהדרת לבדוק אם ישנם דגלים אדומים לעובדים שעוזבים ואפילו למי שיישאר מאחור. שמירה על כרטיסיות לאן העובד יגיע אחר כך תעזור למפות את הכוונה האפשרית במקרה של נתונים גנובים.
לדוגמא, עובדים שעוזבים לעבוד אצל מתחרה בתפקיד דומה יהיו בסיכון גבוה יותר מאשר אלו שיעבדו בענף לא קשור בתפקיד אחר. אם מאמינים שעובד נמצא בסיכון גבוה, יש לעקוב אחריו כמה שבועות שנותרו בעבודה ואפילו בשבועות שלאחר מכן.
כמו כן, עבור אותם עובדים ארוכי טווח, רבים אינם זוכרים את תנאי חוזיהם עם התפטרותם. חוזים רלוונטיים אלה כוללים הסכמי סודיות, סעיפי תחרות ותנאים אחרים הקשורים לנתונים.
במהלך ראיון יציאה, הזכר לעובדים את התנאים הספציפיים שהם עדיין מחויבים להם מבחינה חוקית, גם אם הם כבר לא עובדים איתך.
זה צריך לכלול הפצה מכוונת של מידע בבעלות החברה, כמו גם אי גילוי, מחיקה או החזרת נתונים השייכים לחברה. זוהי דרך נהדרת להרתיע אנשים עם כוונה אפשרית לגנוב נתונים, ומשמשת כתזכורת לכל מי שפשוט שכח מתנאי העסקתם.
5. נהלים מחוץ למטוס
לאחר ראיונות יציאה, אבטחת נתונים במהלך העלייה למטוס היא הצעד הבא. מלבד הבקשה הברורה להחזרת מכשירי החברה וביטול כל גישה מנהלתית, צוותי האבטחה צריכים לעשות גם ראיון שגרתי בנושאי אחסון נתונים.
ראיונות שלאחר ההתפטרות צריכים לכלול שאלות אודות נוהלי בטיחות הנתונים האישיים שלהם. לדוגמה, עבודה על Wi-Fi ציבורי תוך כדי עבודה על קבצי חברה, לשאול אם יש להם עותקים קשיחים של נתונים בבית, או שהשאילו את המכשירים שלהם לחברים או לבני משפחה.
אמנם לא טוב להניח שכל עובד שעוזב מתכוון לגנוב את הנתונים שלך, אך ניתן להניח כי רבים יהיו רופפים בנושא. אמנם לא בכוונה, אך ניתן לייחס פעולות אלה לעובד העוזב ולסכן את נתוני החברה שלך ללא צורך.
למנוע הפרות נתונים עם עובדים יוצאים
לימוד נוהלי אבטחה טובים היא השקעה שכדאי לבצע עבור כל חברה. גם אם עובד נשאר איתך רק כמה חודשים, מדיניות ונהלי ניהול נתונים יכולים למנוע בעיות אפשריות רבות בתוך אותה תקופה.
אומנם אי אפשר לדעת מההתחלה אילו עובדים אמינים, אבל הרבה יותר טוב להימנע מהימורים. למרות שלא התפתו למתחרים או מתכננים לגנוב נתוני חברה, עדיין יש דרכים לדברים להשתבש. חלק מהעובדים היוצאים יכולים פשוט להיות עצלים ולגרום להפרת נתונים.
בין אם זה באמצעות כוונות זדוניות או בורות טהורה, הגנה על נתוני החברה היא מאמץ שכדאי להמשיך. לעובדים זכות מלאה לעבור לחברות חדשות ולתפקידים מתאימים יותר. עם זאת, נתוני החברה שלך אינם חייבים להיות איתם.
כך תוכל ליצור מדיניות חזקה של Bring Your Own Device (BYOD) בעבודה כדי לשמור על אבטחת המידע.
קרא הבא
- בִּטָחוֹן
- אבטחה מקוונת
- אבטחת מידע
קווינה אוהבת לכתוב על טכנולוגיה, לייף סטייל ומשחקים. הכובעים האחרים שלה כוללים שחקן קול, אמא חתולה ומשווק דיגיטלי. מייסד לשעבר טיפסי סיפורים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
צעד אחד נוסף !!!
אנא אשר את כתובת הדוא"ל שלך בדוא"ל ששלחנו לך זה עתה.