מחפש דרכים לשפר את הפגישות המקוונות שלך? הנה כמה כלים חיוניים שיעזרו לך להפוך את הפגישות שלך ליותר פרודוקטיביות ומרתקות.
פגישות מקוונות הפכו הכרחיות במקום העבודה, בין אם אתם עובדים מהבית או במשרד. למרות שהם נוחים ללא ספק, מכיוון שהם מחברים אנשים מקומיים וגלובאליים, באיזו תדירות הם פרודוקטיביים?
יש להתגבר על מספר אתגרים כדי להבטיח שפגישות מקוונות יהיו אפקטיביות ושוות את הזמן שלך. למרבה המזל, אתה יכול ליצור סביבת פגישות שיתופית יותר עם שילוב נכון של כלים. להלן, נסקור כמה כלים חיוניים לפגישות מקוונות פרודוקטיביות.
1. תקריב לפגישות מקוונות סינכרוניות או בזמן אמת
פגישה מקוונת פרודוקטיבית לא תתאפשר בלי תוכנת ועידת וידאו הטובה ביותר לעבודה מרחוק. עם מגוון רחב של כלי פגישות וירטואליים המציעים תכונות ופונקציות שונות, זום בולט עם הממשק האינטואיטיבי שלו.
זה לא אומר שלזום חסרים תכונות עוצמתיות, מכיוון שהוא מציע יכולות וידאו ואודיו באיכות גבוהה, הקלטה ושיתוף מסך.
זה לא הכל; אתה יכול גם להשתמש בתכונת הרקע הווירטואלי של זום כדי לשנות את הרקע שלך, מה שיכול להיות מועיל אם יש לך סביבת עבודה עמוסה. Zoom תומך גם באינטגרציות עם כלי פרודוקטיביות פופולריים אחרים כמו Slack, Google Calendar ו-Asana, מה שמקל על יצירת סביבה וירטואלית שיתופית.
2. נוֹל עבור פגישות אסינכרוניות
מה קורה כשלא מצליחים להפגיש את כולם בו זמנית לפגישה מקוונת? זה אחד מהמקרים אתגרי עבודה מרחוק נפוצים מול צוותים הפועלים באזורי זמן שונים.
פתרון יעיל לבעיה זו יהיה לקיים פגישות אסינכרוניות, שאינן מחייבות אנשים להיות מקוונים בו-זמנית. בנוסף, פגישות מקוונות אסינכרוניות הן בדרך כלל פרודוקטיביות יותר מכיוון שאתה יכול לספק יותר חילופי מחשבה ולקיים דיונים ללא הפרעה.
למרבה המזל, יש כמה כלי תקשורת וידאו אסינכרוני אתה יכול להשתמש עבור הפגישות הווירטואליות שלך. אחד מהם הוא Loom, המאפשר לך להקליט סרטונים ולשתף אותם עם הצוותים שלך בזמן שנוח לך. זה אידיאלי ליצירת הדרכות שלב אחר שלב או שליחת משוב לחברי הצוות מבלי לקבוע פגישה.
3. קריספ להעלמת רעשי רקע במהלך פגישות
רעשי רקע מעכבים את הפרודוקטיביות במקום העבודה בכמה דרכים, במיוחד במהלך פגישות וירטואליות. בין אם זה הכלב שלך נובח, תינוק בוכה, בנייה מחוץ לחלון שלך, או עמיתים מדברים ברקע, רעש יכול להפריע במהלך פגישות וירטואליות.
Krisp הוא כלי מדהים מבטל רעשים, מופעל בינה מלאכותית, שיכול להגביר את פרודוקטיביות הפגישות המקוונות שלך על ידי ביטול רעשי רקע לא רצויים. אתה יכול להשתמש ב- Krisp כדי להבטיח שהקול שלך ברור, למזער הסחות דעת וליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית יותר.
בנוסף, Krisp תואם לכמה מכלי התקשורת המקוונים הפופולריים ביותר, כולל Microsoft Teams, Zoom, Skype ועוד.
4. קאמו להשתמש בסמארטפון שלך כמצלמת אינטרנט
לאחר שפתרנו אתגר שמיעתי בצורה של רעשי רקע, בואו נפנה את תשומת הלב שלנו לבעיה ויזואלית נפוצה במהלך פגישות וירטואליות. רוב האנשים משתמשים במחשבים עם מצלמות אינטרנט מובנות פחות עבור ועידות וידאו. Camo הוא הכלי המושלם אם אתה מחפש לשפר את איכות שיחת הווידאו שלך ולהיראות מקצועי יותר במהלך פגישות מקוונות.
אם אתה מכיר את מצלמת ההמשכיות של אפל, המאפשרת לבעלי מקינטוש להשתמש באייפון שלהם כמצלמת אינטרנט, Camo עושה את אותו הדבר עבור משתמשי macOS, Windows, iOS ו-Android. כל מה שאתה צריך לעשות הוא להוריד את Camo לסמארטפון ולמחשב ולשייך את שני המכשירים באמצעות כבל USB או דרך חיבור אלחוטי על ידי סריקת קוד QR.
לאחר ששייכת את המכשיר שלך, תוכל להתאים אישית את ההגדרות בהתאם להעדפות שלך ולהתחיל להשתמש בו עם אפליקציות ועידת וידאו פופולריות כמו זום לפגישות המקוונות שלך.
5. מדי יום לתזמן פגישות
אז איך אתה גורם לעמיתים או לקוחות שלך להצטרף לפגישות המקוונות שלך לעתים קרובות? אנו בטוחים שאתה מבלה זמן רב בשליחת אימיילים או שיחות כדי להבין את הזמן המתאים ביותר לכולם. Calendly הוא כלי מקוון יעיל לתזמון פגישות שיכול לעזור לך להפוך את תהליך התזמון לאוטומטי, כך שתוכל להתמקד בחילופי דברים פרודוקטיביים עם הלקוחות או הקולגות שלך.
תזמון פגישות ומשימות באמצעות Calendly זה פשוט. כל מה שאתה צריך לעשות הוא ליצור סוג אירוע, מאחד על אחד ועד לפגישות קבוצתיות. בחר שם, מיקום, תיאור, משך ותאריך לאירוע.
לאחר הזנת כל הפרטים הדרושים, תוכל לשתף את הקישור בדוא"ל עם המוזמנים שלך כדי לאפשר להם לבחור את הזמן הטוב ביותר על סמך זמינותך. הנה כמה טיפים יומיומיים שיעזרו לך להשתפר בתזמון.
6. Otter.ai כדי להקליט את הפגישות שלך
אחת הדרכים הטובות ביותר להבטיח שהפגישות המקוונות שלך יהיו פרודוקטיביות היא להקליט את כל נקודות המפתח שנדונו במהלך הפגישה. עם זאת, רישום ידני של הערות במהלך סשן פעיל יכול להיות מאתגר, במיוחד במהלך פגישה ארוכה או בעת האזנה לרמקולים מהירים. זה המקום שבו Otter.ai יכול להיות שימושי.
Otter הוא עוזר פגישות המופעל על ידי בינה מלאכותית המקליט אודיו ומתמלל דיבור לטקסט בזמן אמת. אתה יכול להשתמש באוטר כדי להקליט פגישות מקוונות בהיעדרך, ליצור סיכומים, ללכוד שקופיות בהערות שלך ולמצוא מידע רלוונטי על ידי חיפוש מילות מפתח.
עם Otter, אתה יכול להתמקד בהפיכת הפגישות הווירטואליות שלך למרתקות ופרודוקטיביות יותר תוך שהיא מספקת לך הערות ותמלולים שנוצרו על ידי בינה מלאכותית.
7. טרלו להפוך את הערות הפגישה למשימות שניתן לבצע
פגישות משמשות פלטפורמה לאנשים להחליף רעיונות ולדון באסטרטגיות ופתרונות. אבל מה קורה אחרי שהפגישה תסתיים? איך מבטיחים שכל התוכניות והאסטרטגיות שנדונו בפגישה יהפכו למשימות ניתנות לביצוע? אתה יכול השתמש ב-Trello כדי לארגן את הפרויקטים שלך.
Trello הוא כלי לניהול פרויקטים בסגנון Kanban שיכול לעזור לך לארגן את המשימות האישיות והמקצועיות שלך. זהו כלי אידיאלי לצוותים שרוצים סקירה חזותית של פרויקטים על ידי יצירה לוחות עבור כל פרויקט ו קלפים למשימות ספציפיות במסגרת הפרויקט.
לאחר מכן תוכל להגדיר תאריכי יעד, להקצות משימות לחברי הצוות ולצרף קבצים הקשורים למשימה. זה הופך את הערות הפגישה שלך למשימות שניתן לבצע בקלות.
ללא הכלים הנכונים, הפגישות המקוונות שלך יכולות להפוך במהירות לעומס בלוח השנה ולאירועים מבזבזים זמן. עם זאת, אתה יכול להשתמש בכלים אלה כדי להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות, להקליט ולסכם שיחות, ולהפוך את הערות הפגישה למשימות שניתן לבצע, בין היתר. כל אלה יעזרו לך להפיק את המרב מפגישות הצוות הווירטואלי שלך ולהבטיח שהן מרתקות ופרודוקטיביות.