פרסומת
בין מבצעים, עלוני מידע, התראות וכל השאר שנכנס לטסים לתיבת הדואר הנכנס שלך מדי יום, קל מאוד לצבור יותר מדי אימיילים. אם לא יהיה לך זמן להתמודד עם זה, אתה יכול למצוא את עצמך יושב על תיבת הדואר הנכנס עם 20 עד 30 אלף הודעות.
איפשהו שם יש לך הודעות חשובות שאינך רוצה לאבד. אבל איך מרוקנים את העומס מבלי להשליך את התינוק עם מי האמבט?
אם תעקוב אחר התהליך המתואר במאמר זה, תוכל להוריד את עצמך לתיבת הדואר הנכנס אפס פנימה לפחות 30 דקות. לכל היותר שעה אחת. רוצה לנסות? פתח את תיבת הדואר הנכנס המנופחת שלך, ופעל אחריה.
תיבת הדואר הנפוח של ג'ימייל
מציג, את תיבת הדואר הנכנס של אדם עסוק מאוד.
זה נכון. כמעט 20,000 הודעות דואר אלקטרוני שלא נקראו. אלה רק אלה שלא נקראו. הגודל הכולל של חשבון הדוא"ל שלי לפני שהתחלתי בתהליך זה דחף 35,000 הודעות.
אז הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לקצוץ את הפירות הנמוכים לתליה.
לזרוק את האשפה
למותר לציין שעליך להוציא את האשפה לעתים קרובות, לא רק בבית אלא גם בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail.
לחץ על שלך זבל בסרגל הניווט השמאלי, לחץ על התיבה "בחר הכל" בראש רשימת ההודעות ואז לחץ על הקישור "כל השיחות" המופיע לפני הדוא"ל הראשון.
ואז לחץ על מחק לנצח.
הבא, עקוב אחרי דואר זבל של Gmail. בשדה הניווט, לחץ על ספאם קישור ולחץ על "מחק את כל הודעות הספאם עכשיו".
מרגיש טוב, נכון? עדיין לא ממש שמנו שקע בתיבת הדואר הנכנס, אבל זו הרגשה נהדרת להתחיל לנקות את תיבת הדואר הנכנס לאחר שהוצאת את האשפה.
עכשיו לרמה הבאה של פרי תלוי נמוך.
מבצעים חברתיים ומבצעים
אם אתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס של Gmail בסגנון ברירת המחדל של גוגל, תראה זאת חברתית ו קידום כרטיסיות בראש תיבת הדואר הנכנס.
לחץ על כל אחד מאלה וגלול מטה ברשימה ומחפש כמויות גדולות של כפילויות.
אלה האשמים שממלאים את תיבת הדואר הנכנס שלך בכל יום.
כשאתה מוצא אותם, פתח את הדוא"ל ומצא את הדואר האלקטרוני בטל את הרישום קישור בסמוך לראש הדוא"ל או לתחתיתו.
עברו רק על העמודים הראשונים של פוסטים חברתיים וקידום ומחפשים קבוצות גדולות של כפילויות. סתם לנקות את עלוני הדוא"ל שלך 5 אפליקציות לניהול עלוני דוא"ל טובים וביטול רישום זבלהאם אתה אוהב להירשם לעלונים? כלים אלה עוזרים לך לנהל אותם בתיבת הדואר הנכנס שלך ולבטל את הרישום של הכלים שאינך רוצה. קרא עוד תפחית באופן דרסטי את כמות הדוא"ל הממלאת את תיבת הדואר הנכנס שלך בכל יום.
אל תקדישו יותר מדי זמן לעשות זאת, מכיוון שיש דג גדול יותר לטגן כרגע. לאחר שתסיים את המאמר הזה, תרצה לעבור על המאמר של סנדי לשלוט בחרדת תיבת הדואר הנכנס של Gmail כיצד לשלוט בחרדת תיבת הדואר הנכנס שלכל כך הרבה מיילים, כל כך מעט זמן. האם אתה מרגיש כך כשמדובר בניהול תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail? אנו מראים לך הגדרות פשוטות וכלים מועילים לארגון ולמגן מפני תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. קרא עוד כדי למנוע מעצמך להיכנס לבלאגן הזה שוב.
לאחר ביטול ההרשמה להודעות הדוא"ל הנפוצות ביותר, לחץ על בחר הכל לחץ שוב על הסמל בראש ולחץ על הקישור "בחר את כל השיחות" בראש.
לחץ על סמל האשפה כדי למחוק את כולם.
חזור על אותו תהליך בכרטיסייה קידומי מכירות. לאחר שתסיים למחוק את כל אלה, סביר להניח שכבר קטפת את תיבת הדואר הנכנס שלך בכמה אלפים.
ואתם רק מתחממים.
גיבוי ומחיקה של הודעות דוא"ל עם תווית
לפני שנים הייתי חלק מצוות שערך חקירות מקוונות. במשך הזמן שהייתי שם צברתי כמה אלפי מיילים - כולם מיושם באמצעות תווית מיוחדת של Gmail כיצד למיין את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail לפי שולח, נושא ותוויתיש סוד חיוני לניהול Gmail: למד כיצד למיין את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail באמצעות פילטרים כמו נושא, שולח ותוויות. קרא עוד של כתובת הדוא"ל המקושרת הנכנסת.
הכתובת נסגרה בשנת 2015 אך מעולם לא טרחתי למחוק את כל ההודעות האלו.
סביר להניח שיצרת לפני כל מיני תוויות. אולי אפילו אוטומטית את התהליך באמצעות פילטרים להודעות דוא"ל נכנסות. כל המיילים האלה פשוט יושבים שם ומבזבזים מקום.
אתה לא יכול פשוט למחוק דוא"ל שכותרתו בכמויות גדולות, מכיוון שתייג אותם מסיבה כלשהי. אולי הם מכילים שנים של מחקר, או שהם ארכיב היסטורי של עבודה שביצעת ופשוט אינך רוצה להפסיד.
גבה אימיילים עם תוי חשוב
למזלנו, קל מאוד לעשות זאת גבה את כל המיילים האלה בתפזורת באמצעות תכונת הייצוא של החשבון של גוגל.
גוגל מציעה א הורד את הנתונים שלך עבור כל שירות בחשבון Google שלך.
לחץ על נהל ארכיונים לחץ על קישור ואז לחץ על צור ארכיון חדש.
גלול מטה לרשימת החשבונות שלך ולחץ אל תבחר באף אחת מהאפשרויות לבטל את הבחירה בכל החשבונות.
ואז גלול מטה לחשבון Gmail שלך ולחץ על המתג כדי לאפשר שירות זה בלבד.
לחץ על החץ הנפתח ולחץ על בחר תוויות.
עבור ברשימת התוויות שיצרת בחשבון Gmail שלך ובחר את כל התוויות שברצונך לגבות בהן מלא.
מתחת לרשימה, אתה יכול לבחור את פורמט הקובץ הדחוס ואת גודל הארכיון המקסימלי.
לבסוף, לחץ על צור ארכיון כפתור.
גוגל תשלח לך דוא"ל כי היא החלה לקחת את הארכיון שלך. זה יכול לארוך מספר שעות או אפילו יום, אך בסופו של דבר תקבל דוא"ל מעקב כאשר הארכיון מוכן להורדה. קישור ההורדה יהיה ממש בהודעת הדוא"ל.
לאחר שהורדת ושמרת את ארכיון הדוא"ל שלך במקום בטוח, אתה מוכן להתחיל למחוק דוא"ל שכותרתו.
מחק מיילים ותוויות עם תווית
בחזרה לתיבת הדואר הנכנס של Gmail, לחץ על כל תווית כך שתופיע הדוא"ל ובחר את כל מרשימת הבחירות.
תזכור ל בחר את כל השיחות כמו שעשית בעבר.
לחץ על סמל האשפה כדי למחוק את כל ההודעות האלו.
אם יתמזל מזלך, תיתקל בתוויות עם אלפי הודעות אימיילים שתוכל לנקות מתיבת הדואר הנכנס שלך ברגע שיש לך גיבוי.
לאחר שניקית את כל הדוא"ל, אל תשכח למחוק את כל התוויות הישנות האלה. פשוט לחץ על התפריט שנמצא בצד ימין של שם התווית ובחר הסר את התווית מהרשימה.
בשלב זה, היית צריך כבר לקצוץ משמעותית את גודל תיבת הדואר הנכנס. אבל בוא לא נעצור. יש לנו כמה טריקים נוספים שרוולים.
מחק מיילים ישנים
אם יש לך עשרות אלפי מיילים, הסיכויים הם די טובים שאפילו הדוא"ל שהיה בעבר חשוב לפני ארבע או חמש שנים כבר לא חשוב.
זה הזמן לחפור באמת בית עמוק ונקי. בואו להיפטר מאותם מיילים ישנים מאוד.
לשם כך, פשוט הקלד "ישן_לא: 2y" בסמל שדה חיפוש ב- Gmail. אתה יכול להגדיר כל מגבלת זמן שתרצה על ידי שינוי 2 למספר שנות הדואר האלקטרוני שתרצה לשמור.
רק זכור שכל נפח המיילים שאתה "שומר", אתה תצטרך לסדר בסוף כדי לשלוף את ההודעות החשובות באמת. אז הפוך את מסגרת הזמן הזו קטנה ככל שנוח לך.
בחר את כל מיילים, ו בחר את כל השיחותואז לחץ על סמל האשפה בדיוק כמו שעשית לאורך כל הדרך.
לאחר מכן, תיבת הדואר האלקטרוני שלך, של עשרות אלפים, צריכה סוף סוף לרדת לאלפים הבודדים.
בשלב זה הגיע הזמן לנקוט בגישה מעט יותר בררנית לניקוי הבלגן שנותר.
לנקות, למיין ולארגן
ראשית, קחו בחשבון שכל דוא"ל שלא נפתחת בפועל לפני מספר שבועות, ככל הנראה לעולם לא תפתח.
אתה יכול לנקות במהירות את אלה על ידי חיפוש אחר כל הדוא"ל שלא נקרא בן יותר מעשרה ימים.
בשדה החיפוש, פשוט הקלד "הוא: לא נקרא Old_than: 10d".
בחר ומחק את כל הודעות הדוא"ל הרשומות.
גישה נוספת לקצץ את רשימת הדוא"ל שנותרה עוד יותר היא לחפש אחר ספאם או שורות נושא טיפוסיות. אתה יכול לעשות זאת על ידי הקלדת חיפושים כמו "נושא: עסקה", "נושא: מתן" או "נושא: סיכוי אחרון".
כל חיפוש אמור להופיע למעלה ממאה אימיילים בכל פעם. פשוט תמחק אותם.
סיים את תיבת הדואר הנכנס שלך
בשלב זה, ההר של עשרות אלפי המיילים שלך צריך להיות מותאם לגודל הרבה יותר לניהול. ריכזת את תיבת הדואר הנכנס שלך בעיקר להודעות דוא"ל שחשובות לך ושאולי תרצה לשמור.
בשלב הבא, התחל לגלול בין דוא"ל הנותרים. כשאתה מגלה הודעות דוא"ל חשובות שאתה רוצה לשמור, פשוט גרור אותם לתוויות שיצרת עבורן (או צור תוויות חדשות אם הן עדיין לא קיימות).
זה נשמע כמו מטלה, אך סריקה חזותית של עמוד אימיילים בכל פעם צריכה להופיע רק כמה שאתה רוצה לשמור עליהם. אז אתה יכול לבחור את כל הדוא"ל בדף זה ולמחוק את כולם. זה ימחק 50 אימיילים בערך בכל פעם.
זכור, בכל פעם שאתה מבחין ששולח חוזר מופיע, פתח את הדוא"ל ולחץ על החץ הנפתח לצד לחצן התשובה. מרשימה זו לחץ על "סנן הודעות כאלו".
ואז בחר הכל ומחק את רשימת הדוא"ל התואמת שמופיעה.
על ידי תיוג, סינון ומחיקה של בלוקים גדולים של אימיילים, תהיה לך רשימה זו של קצת יותר מאלף מיילים עד לאפס תיבת הדואר הנכנס המופלא הזה תוך זמן קצר.
זו הרגשה אדירה לראות את הפתק "הריק" בתיבת הדואר הנכנס, במיוחד כשלא הלכת שנים בלי לראות אותו!
אל תתנו לחיה לצמוח
כעת, לאחר שלקחת את הזמן להשליט שוב את החיה הענקית של תיבת הדואר הנכנס בשליטה, חשוב למנוע ממנה להיות גדולה מדי. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא ללמוד את כל התכונות שיש לג'מייל לרשותך כדי לשמור על עניינים מסודרים ומייעלים.
תוכל ללמוד על התכונות הללו במאגר שלנו מדריך למשתמש של כוח ל- Gmail מדריך למשתמש של כוח ל- Gmailמדריך Gmail זה בחינם מיועד לאלו מכם שכבר משתמשים ב- Gmail כלקוח דוא"ל ומעוניינים לנצל את המרב מתכונות הפרודוקטיביות הרבות שלו. קרא עוד , ולעולם לא תתמודד עם הצורך לעבור תהליך זה שוב.
קרדיט תמונה: Nomadsoul1 /Depositphotos
לראיין תואר ראשון בהנדסת חשמל. הוא עבד 13 שנה בהנדסת אוטומציה, 5 שנים בתחום ה- IT, וכעת הוא מהנדס אפליקציות. כעורך מנהל לשעבר של MakeUseOf, הוא דיבר בכנסים לאומיים להמחשת נתונים והופיע בטלוויזיה וברדיו הארציים.