מדריך מסד נתונים לגישה זה יסייע לך להתחיל

פרסומת

בעוד שרוב משתמשי המחשבים טוענים שהם בקיאים בתוכנות Office כמו מילה ואקסל, הטווחים הרחבים יותר של החבילה אולי קצת מפחידים יותר. גישה ו חלקים דומים של תוכנת מסד נתונים חמש החלופות הטובות ביותר בחינם של מיקרוסופט לגישה למסדי נתוניםתוכנת מסד נתונים בחינם אינה גרועה. מאמר זה מכסה חמש מהחלופות הטובות ביותר בחינם וקלות לשימוש ל- Microsoft Access. קרא עוד יכולה להיות פיסת תוכנה לא ידידותית במיוחד שאפשר להתחיל איתה - אבל הם מהווים אתגר הרבה פחות אם אתה יודע מה אתה עושה.

מדריך זה יעביר אותך בשלבים הבסיסיים של יצירת מסד הנתונים שלך, איכלוסו במידע ושימוש בשאילתות כדי לגשת אליו במבט חטוף. לאחר שתבינו את היסודות, תהיו בדרך לשלוט אמיתי ב- Access.

צור בסיס נתונים

עם פתיחת הגישה תוצג בפניך שלל אפשרויות ותבניות שונות. בחר מסד נתונים שולחני ריק כדי להתחיל, ובחר שם קובץ ומיקום בכונן הקשיח כדי לשמור אותו. אני הולך ליצור בסיס נתונים של הספרים שבבעלותי, אבל אותם מושגים יכולים להיות משמש לרשימת תפוצה Swizzle: בטל את הרישום לרשימות תפוצה והקטין את הספאם הנכנס קרא עוד , את ספר הטלפונים שלך או כל מספר אחר של מטרות אחרות.

העמודה הראשונה במסד הנתונים שלי תכיל את הכותרת של כל ספר, אז אני הולכת להשתמש בקטגוריה לחץ להוסיף כפתור לקבוע כי זהו א טקסט קצר כניסה - עליכם לבחור כל סוג כניסה שמתאים לפרויקט שלכם. לאחר מכן, שנה את שם כותרת העמודה למשהו מתאים. כדאי לשנות את שם הטבלה הראשונה שלך כברירת מחדל "טבלה 1" בנקודה זו.

עשה את אותו הדבר עבור כל העמודות השונות שאתה מעוניין לכלול. במקרה שלי, זו הייתה עוד ערך טקסט קצרצר לשם הכותב, תא מספר לשנת הוצאתו ותיבת סימון כן / לא לשאלה האם הספר המדובר היה מהדורה של כריכה קשה או לא. הקמתי גם שדה נוסף לתאריך, שנבצע אוטומציה תוך רגע. אם אתה צריך לערוך כל סוג נתונים לאחר היצירה, עבור אל שדות בכרטיסייה סרט, סמן את העמודה הרצויה ושנה אותה דרך סוג מידע תפריט נפתח.

עכשיו לעבור ל תצוגה עיצובית באמצעות הסמל בפינה השמאלית התחתונה של המסך. כדי להפוך את חותמת הזמן לאוטומטית, בחרו את שם השדה הרצוי, בחרו את פורמט התאריך דרך התפריט הנפתח והזן = עכשיו () בתוך ה ערך ברירת מחדל שדה למטה. פעולה זו תמלא את התא באופן אוטומטי לתאריך בו נוספה הערך בכל פעם שמוזן פריט חדש למסד הנתונים. ניתן להשתמש באותה שיטה לקביעת ברירות מחדל אחרות, בין אם מדובר בערך טקסט רגיל ובין אם הם נוסחה כמו זו זקוק לעזרה עם נוסחאות Excel? 7 משאבים להתייעצותExcel הוא תקן הזהב של הגיליון האלקטרוני. אם אתה נדרש להשתמש ב- Excel ובכל זאת עליך להכיר את עצמך, משאבים אלו יציגו לך במהירות את היסודות ועוד. קרא עוד .

הקמת מפתח עיקרי

אם אתה יוצר מסד נתונים שעתיד לצמוח ולצמוח, מפתח ראשי הוא חיוני - אך זהו הרגל טוב להיכנס אליו גם אם אתה עובד בקנה מידה קטן יותר. בלבול עשוי להיווצר כששני פריטים חולקים את אותו שם, אך מפתח ראשי מבטיח שיש מזהה ייחודי אחר זמין בכל עת.

Access 2013 יוצר שדה זיהוי כברירת מחדל, ואז הוא מאכלס אוטומטית עם מזהה מספרי. עם זאת, אתה יכול לציין מפתח ראשי אחר אם אתה מרגיש צורך. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם השדה הרצוי בתצוגת העיצוב ובחר מפתח ראשי. עם זאת, זה צריך להיות כניסה ייחודית באמת כדי להבטיח שהדברים יעבדו כמו שצריך.

הוספת נתונים עם טפסים

אם אתה מחפש להזין נתונים רבים במסמך Access שלך, זה יהיה שווה להגדיר טופס מדריך מהיר לטפסים ב- Microsoft Access 2013מה ההבדל בין מסד נתונים מטופח ומוזנח? אולי טופס הזנת נתונים קל לשימוש. קל ליצור טופס גישה אם אתה עוקב אחר ההדרכה שלנו. קרא עוד . ראשית, נווט אל צור לחץ על הסרט ולחץ על טופס. זה ייצור עבורך פריסת ברירת מחדל, שתוכל לאחר מכן לערוך על ידי גרירת רכיבים בודדים למיקום המתאים.

כדי לבדוק את הטופס, השתמש באפשרות תצוגה שבצד שמאל של הסרט כדי לעבור ל תצוגת טופס. כאן תוכל להוסיף רשומה על ידי אכלוס השדות השונים - עשה זאת כעת כדי לוודא שהכל עובד כמתוכנן. כדי לבדוק את ההתקדמות שלך, חזור לטבלה מהטופס ובחר תצוגת גליון נתונים. אם הרשומה הראשונה שלך מוצגת ככוונה, חזור לטופס שלך ושמור את העבודה שלך.

שיטות אחרות להזנת נתונים

טופס הוא דרך טובה לתקנן הזנת נתונים, במיוחד אם יותר ממשתמש אחד 8 הכלים הטובים ביותר לשיתוף פעולה חינם למתכנתיםאם אתה מתכנת ואתה עדיין לא משתף או משתף פעולה, אתה עומד מאחורי העקומה. קח את היתרונות של שיתוף פעולה עם יישומי האינטרנט הנכונים. קרא עוד ישתמש בבסיס הנתונים. עם זאת, זו לא הדרך היחידה לאכלס קובץ ב- Access. השיטה הפשוטה ביותר היא פשוט להוסיף ערכים ידנית תוך כדי תצוגה של גליון הנתונים.

לחלופין, אתה יכול לייבא קובץ שמכיל נתונים קיימים מראש. Access 2013 מספק תמיכה במספר סוגי קבצים, כולל גיליונות אלקטרוניים של Excel Excel Vs. גישה - האם גיליון אלקטרוני יכול להחליף מסד נתונים?באיזה כלי עליך להשתמש לניהול נתונים? Access ו- Excel שניהם כוללים סינון נתונים, איסוף ושאילתות. אנו נראה לך איזה מתאים ביותר לצרכים שלך. קרא עוד , קבצי CSV, מסמכי XML ו- HTML. כדי לייבא נתונים ממקור, בחר בכרטיסייה נתונים חיצוניים מהרצועת הכלים ובחר את סוג הקובץ הרצוי. הגישה תוביל אותך דרך הצעדים הנחוצים לייבוא ​​למסד הנתונים שלך.

ראוי לציין כי Access מבדילה בין ייבוא ​​וקישור נתונים. הראשונה היא השיטה הנכונה אם הנתונים שלך לא הולכים להשתנות, אך זה האחרון מאפשר לעדכן ללא הרף מסמך נפרד, המשקף את השינויים הללו ב- Access. בהתאם לצרכים שלך, הדבר עשוי לחסוך לך זמן.

באמצעות שאילתות

לאחר שמסד הנתונים מאוכלס מספיק, הגיע הזמן להתחיל לקצור את היתרונות שבארגון מידע רב. שאילתות הן שיטה פשוטה אך עוצמתית למיון בבסיס הנתונים במהירות וביעילות. כדי להמחיש את השימוש בהן, הנה שאילתה פשוטה שתבצע חיפוש בבסיס הנתונים שלי בספרים מתוך טווח זמן מסוים.

ליצירת שאילתה חדשה, נווט אל צור הכרטיסייה ברצועת הכלים ובחר אשף השאילתה, אז תבחר אשף שאילתות פשוט. בחר את הטבלה הרצויה, כמו גם את השדות שאתה מעוניין בהם - במקרה שלי זו שנת השחרור וכן את הכותרת, כך שאדע באיזה רשומה אני מסתכל.

במסך הבא, החליטו אם ברצונכם לראות את תצוגת הפרטים עם כל שדה בכל רשומה, או סתם סיכום. לאחר מכן בחר סיום לסיום התהליך. יוצגו בפניך הנתונים שבחרת ותוכל להשתמש בתפריט הנפתח בכותרת העמודה כדי לצמצם את הדברים עוד יותר. אני מחפש ספרים שנכתבו בשנות השבעים, אז אני הולך ללחוץ על התפריט הנפתח של שנת השחרור ואז לנווט אל מסנני מספר> בין.

אז קבעתי גבול עליון ותחתון לנתוני והוצגה לי רשימת הספרים שיצאו בין 1970 ל -1980. באותה שיטה ניתן כמובן להשתמש בכדי להתאים למחרוזות טקסט, תיבות סימון או כל סוג אחר של מידע שאולי הזנת למסד הנתונים.

האם יש לך טיפים לתחילת העבודה עם Access? האם אתה נאבק בפן מסוים של יצירת מסד נתונים וזקוק לעזרה? ספר לנו על העצות והבעיות שלך בקטע ההערות שלהלן.