מערכת הוכחת השוטה לתכנון וניהול פרויקטים מרובים

פרסומת

ביצוע פרויקטים מרובים הן בעבודה והן בבית זה כמו טחב שצומח על קירות התא שלך. טחב הנוזל חרדה ומורת רוח כשאת צונחת עוד יותר מאחור, מאבדת את עקבותיך היכן אתה עומד ומה נותר לעשות. למרבה המזל, קיימת מערכת פשוטה יחסית לנקות את אותו טחב, להעביר את הפרויקטים באופן אמין חזרה למסלול ולהמשיך כך.

היכנס לתכנון אופק מלא

מערכת זו מכונה "תכנון אופק מלא" (FHP), מונח נטבע ואייר מאת פרופסור למתמטיקה וחכם פרודוקטיביות, קאל ניופורט. FHP היא מערכת זרימת עבודה שלוקחת רשימת המשימות ברוב המקרים שלך 4 טיפים לפריון פרודוקטיביות שיש להתעלם מהםחלק מרעיונות הפרודוקטיביות שנמכרו לנו אינם מבוססים ולעיתים טועים. בואו להתייחס לכמה ממיתוסי הפרודוקטיביות האלה ונראה שההפך יכול להיות נכון באותה מידה. קרא עוד , והופך אותו למשהו שהוא יותר ניתן לניהול וגם מכבד יותר את זמנך. זה גם בלתי שביר להפליא כשמדובר בהסחות דעת יומיות מובטחות.

כאשר ניופורט מדבר על מערכות זרימת עבודה, הוא מגדיר את אלה כ"סט הרגלים וכלים המשמשים לארגון מה העבודה שאתה עושה ומתי אתה עושה זאת. וכאשר [הוא] אומר 'יעיל', [הוא] מתייחס לכמות הערך שאתה מייצר ".

מההגדרה הזו, ברור ש- FHP לא מקודם כמו

המערכת לשלוט בכל המערכות. יתכן שזה לא מתאים לתפקיד שלך, אבל בהחלט כדאי לקחת בחשבון. בקיצור, זו אלטרנטיבה, עם דמיון למערכות אחרות כמו של דיוויד אלן לסיים דברים ארגן 2015: למד את אומנות הלחימה של ביצוע הדברים [דברים שצפו]האם אי פעם תוהה מדוע נראה שמצליחי המנין המוצלחים תמיד שומרים על ראש קריר? קרא עוד , monotasking קבל דברים בוצע: 10 סרטונים מעוררי השראה כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלךבמקום שתעבור על כל ערוץ וידיאו ביוטיוב, חשבנו שנקל את העומס ונמליץ על כמה קטעי בחירה שיספרו לך כיצד לשפר את הפרודוקטיביות שלך. קרא עוד , ו חסימת זמן חסימת זמן - הנשק הסודי למיקוד טוב יותרהאם אתה מחפש דרך יעילה יותר לארגן את ימי העבודה שלך? נסה חסימת זמן. טקטיקת ניהול זמן זו יכולה לעזור לך לעקוב אחרך תוך שמירה על הסחות דעת, דחיינות ומשימות ריבוי לא יצרניות. קרא עוד . תכנון אופק מלא הוא אגרגורציה ופיזור של חלקים מרעיונות אלה. הרשה לי לפרוט את ההסבר של ניופורט.

• יש לסווג כל פרויקט שאתה נמצא בתוכו רדום, או פעיל.
• יש להגיש פרויקטים רדומים על הסף, אך לבדוק אותם באופן קבוע.
• כאשר פרויקט מקודם ל פעיל סטטוס, יש לקבוע תוכנית מפורטת להשלמת הפרויקט.

כשמדובר בתכנון פעיל פרויקטים, אתה לא צריך להתמודד עם הפשטות, אלא "ישירות עם הפיזיות הבריטית של הזמן". זה אומר:

"ברמה החודשית אני יודע באילו שבועות אעבוד על הפרויקט, ורק כשאגיע לאותם שבועות אני מתכנן לבדוק אילו ימים אעבוד על זה, ורק כשאגיע לימים הספציפיים אני מבין אילו שעות זה יעבור לצרוך. "

גישה זו גורמת למעט פחות סיכוי שתתחייב לבזבז יתר על המידה, ותאפשר לך לתכנן בצורה יעילה יותר ולהפיק יותר מזמנך.

יותר מדי אנשים מתכננים בדיוק את המשימות שהם יבצעו, באילו ימים ספציפיים, אולי אפילו חודשים מראש. זה לא משאיר מקום לחיים האמיתיים. עם רק כמה ימי מחלה או חובות נוספות, המערכת כולה יכולה להיפגע.

אני חושב שדוגמא היא בסדר. אני אשתמש בצילומי מסך מ שלום (קרא את הכתב שלנו טרלו - מערכת ניהול פרויקטים ייחודית, פשוטה וחזקה מבית טובהאם השם ג'ואל ספולסקי אומר לך משהו? אם כן, תרצו לקרוא את הפוסט הזה, מכיוון שהוא מציג את הפרויקט האחרון והגדול ביותר של ספולסקי. ואם לא, כדאי לדעת שזה ... קרא עוד ) כדי להראות לך כיצד תוכל לארגן מערכת זרימת עבודה זו בפלטפורמה כזו.

הקמת לוח טרלו

זו בשום אופן לא הדרך היחידה להגדיר את טרלו למערכת הזו, אבל זו אחת שעבדה עבורי. הגדר ארבע "רשימות".

1. רשימה של כל הפרויקטים הפעילים והרדומים.
2. רשימה של מה שאתה צריך להתמודד בחודש הקרוב, והשבועות שבהם דברים מסוימים צריכים להשלים (אל תוסיף שום מידע לכך עדיין).
3. רשימה של מה שאתה צריך לעשות השבוע ובאילו ימים.
4. רשימת משימות שצריכות להסתיים היום.

לאחר שהוספת את כל הפרויקטים שלך לרשימת "פרויקט", סמן את אלה שהם פעיל עם "תווית" צבעונית. אני גם משתמש בהוון של הפרויקטים האלה כדי להבטיח שהם יתבלטו.

כתוב סקירת פרויקטים

לאחר מכן, לחץ על הראשון של הפרויקטים הפעילים שלך, וכתב הערה המפרטת את מה שאתה צריך לעשות, במונחים רחבים, מעשיים, ובאופן מדויק. בדוגמה זו, אני מניח שכל פרויקט נמשך מספר חודשים. זה מאפשר לך להבין באמת מה שצריך ממך, ותוכל להתחיל להבין כיצד אתה יכול לבנות בצורה הטובה ביותר את המשימות. עשה זאת עבור כל אחד מהפרויקטים הפעילים שלך.

הערה: זהו הרמה הראשונה של גרגיריות. עדיין אינך צריך להקצות משימות אלה שבועות, ימים או זמנים ספציפיים.

תכנן את החודש הזה (פעם בחודש)

עליך לשאוף לעשות זאת בתחילת כל חודש. בהתבסס על ההערות שכתבת זה עתה לכל אחד מהפרויקטים הפעילים שלך, אתה אמור להיות מסוגל לראות מה צריך להשלים בסוף זה חודש.

הניחו כל אחת מאבני הדרך הללו כ"אריח "נפרד ברשימה זו ותייג אותן בצבע המתאים (אותו צבע כמו המשימה הפעילה שהיא מתייחסת אליו), כך שתוכלו לראות בקלות איזה פרויקט מטלה זו מתמודדת עם. החלט עכשיו אילו שבועות במהלך חודש זה תעבוד על אבני דרך אינדיבידואליות אלה.

אל תהסס לשכפל את המשימה, או לחלק אותה למשימות משנה, אם אתה עומד לעבוד עליה במשך מספר שבועות החודש.

עכשיו, בתחילת כל חודש, אתה יודע בערך אילו משימות תידרש לבצע עד סוף כל אחד שבוע. אם אינך מצליח לעמוד באחת מאבני הדרך האלה, פשוט העביר את הדברים מעט כדי שתוכל עדיין להשיג את הפרויקט הכולל עד לתאריך האחרון.

תכנן את השבוע הזה (פעם בשבוע)

דבר ראשון בבוקר יום שני, בדוק את השבוע הרלוונטי ברשימה "החודש" כדי לראות מה אתה צריך להתמודד במהלך הימים הקרובים.

קח את הזמן כדי לגרור כל אחת מהמשימות הללו לרשימת "השבוע", והחליט איזו מהן ימים תקדיש זמן לפריטים אלה.

שוב, אם אתה צריך לפצל את המשימות למשימות משנה, או לשכפל אותן, קדימה. אם גילית בסוף השבוע שעבר שיש לך קורס השתתפות בו ביום רביעי, למשל, עכשיו אתה יכול לבנות את לוח הזמנים שלך סביב זה בקלות.

תכנן היום (פעם ביום)

בתחילת כל יום, הקדיש 10-15 דקות לתכנון, על סמך המשימות ב- השבוע איך אתה הולך לבזבז את זמנך כדי להבטיח שתגיע לאבני הדרך האלה. אז שוב, גררו את הפריטים הרלוונטיים מה - השבוע רשימה, ל היום רשימה.

בשלב זה של גרעניות הדברים יכולים להשתנות במהירות, אז קחו זאת בחשבון, והיו מוכנים לשנות את התוכנית שלכם על בסיס הסחות דעת אלה. אך על ידי כך שמטרת בכוונה חסימת זמן ספציפית, והקמת המשמעת העצמית לדבוק בלוח הזמנים ככל האפשר, יש סיכוי גבוה יותר שתשלים את מה שצריך להשלים.

בדוגמה שלמעלה, תוכלו לראות כי יום העבודה כולו תוכנן בחוץ, כולל פגישות, שיחות ומענה להודעות דוא"ל. משימת המפתח חולקה לשני גושי זמן נפרדים.

בסוף כל יום, נקה את ה- היום רשימה. בסוף כל שבוע, נקה את ה- השבוע רשימה. בסוף כל חודש, נקה את ה- החודש רשימת, והתחל שוב על ידי סקירת הפרויקטים שלך.

מה שהופך את זה להרגל

כפי שניתן לקוות, זוהי מערכת הבנויה לאלה העוקבים אחר מגוון פרויקטים מורכבים יחסית. זה מיועד לאנשים שצריכים לעמוד במספר מועדים בלי להסתגר בשגרה ולוח זמנים מוגדרים מראש המוכתבים מראש שבועות, או אפילו חודשים מראש.

לאחר שתתמודד עם השגרה הזו במשך מספר שבועות, תלמד במהירות אם זה בשבילך. אם אתה אוהב מערכת זו, מסגרת הזמן הזו צריכה להספיק כדי שתערוך את המערכת כמפורט לעיל, כך שהיא תפעל ביעילות לצרכים הספציפיים שלך. רק אז זה ישקע בהרגל.

הגדרות אחרות

מחברות פיזיות

אם אינך אוהב להשתמש בטרלו, או שאתה מעדיף להשתמש במערכת זו בהגדרה אחרת, יש כמה אפשרויות. ניופורט עצמו משתמש במבחר של מחברות. באמצעות עט פיזי ו נייר יכול למעשה לתרום יותר 6 סיבות פשוטות לכך שנייר יכול עדיין להיות אפליקציית הפרודוקטיביות שלךנייר יכול להיות כלי חזק יותר לפרודוקטיביות מאשר מחשב או מכשיר מגע, ואין לסלק אותו מייד. לא משוכנע? להלן שש סיבות מדוע הנייר עדיין רלוונטי. קרא עוד ממה שאתה עשוי לחשוב לפרודוקטיביות שלך. כל מחברת מייצגת רמה אחרת של גרגיריות: חודש, שבוע, יום, כך שהוא יכול לשרבט במהירות שינויים בלוח הזמנים שלו אם ומתי יש צורך בהם.

Evernote ו- OneNote

אלטרנטיבה נוספת היא כלים כמו Evernote או פתק אחד. אתה יכול להגדיר זאת בדיוק באותו אופן שבו ניופורט משתמשת במחברות פיזיות. לארגן מחברת חדשה OneNote הוא עכשיו באמת חינם עם תכונות נוספות מבעברEvernote כבר לא פוסל על אפליקציות של רישום הערות. מיקרוסופט הודיעה לאחרונה כי OneNote תהיה חינמית מתמיד. הבה נראה לך מה המשמעות של זה מבחינת תכונות ופונקציונליות. קרא עוד עבור כל רמה של גרגיריות שאתה צריך (ראה להלן). לאחר מכן, עקוב אחר הצעדים, בדומה לאלה שלמעלה, כדי לעדכן אותם. הבעיה היחידה שלי בגישה זו היא שיש הרבה לחיצה קדימה ואחורה בין מחברות שונות, אילו לכן אני מעדיף להשתמש בטרלו, שם ניתן לראות את רוב המידע במבט חטוף, וניתן להזיז אותו מאוד בקלות.

אקסל

אם אתה אדם מסוג Excel, פיתרון אפשרי אחד הוא ליצור מחדש את הפריסה שהגדרנו בטרלו. זה כן עובד, אבל העברת משימות סביב ושינוי הסדר שלהן היא קשה יותר כשיש לך תאים לנוע חיסכון בזמן בפעולות טקסט ב- ExcelExcel יכול לעשות קסמים עם מספרים וזה יכול להתמודד עם תווים בצורה טובה באותה מידה. מדריך זה מדגים כיצד לנתח, להמיר, להחליף ולערוך טקסט בגיליונות אלקטרוניים. יסודות אלה יאפשרו לכם לבצע טרנספורמציות מורכבות. קרא עוד , במקום פשוט לגרור ולשחרר. אם אתה מעדיף פחות מידע בדף אחד, תמיד תוכל להגדיר כרטיסיות חדשות עבור פרויקטים, החודש, השבוע, ו היום.

האם FHP יכול לעבוד בשבילך?

תכנון אופק מלא הוא מערכת זרימת עבודה שמשמעותה תוכל לנהל פרויקטים מרובים מבלי שתצטרך להתחייב לזמנים שאתה לא יכול לחזות או שאינך יכול לשלוט עליהם.

אין ספק כי "מערכת זו מחייבת השקעה חזקה יותר של אנרגיה נפשית מאשר טרטור מתוזמן למועד אחר, והיא בהחלט לא תעבוד עבור כל סוגי העבודות". אבל זה היה תורם מרכזי לפרודוקטיביות הבולטת של ניופורט באקדמיה, לבלוגים ומחברים, תוך הקפדה שהוא ממעט לעבוד בחמש אחר הצהריים בלי נשרף תכנות שחיקה: כיצד להחזיר את המוטיבציה האבודה שלךכתיבת כל שורות הקוד יכולה להתנקז פיזית ורגשית. כל מה שצריך כדי לגבות הוא המודעות שאפשר להחזיר את המוטיבציה. קרא עוד .

האם אתה חושב שזו מערכת זרימת עבודה שאתה יכול להשתמש בה? איך היית צריך לאמץ את זה לקריירה שלך? או שיש א מערכת שעובדת בצורה יעילה יותר מערכת 3-Strike: כיצד לתעדף את רשימת המטלות שלךהאם אינך עובר על רשימת המטלות שלך? יתכן שהבעיה אינה הפרודוקטיביות שלך, יתכן שהיא רק בסדר העדיפויות שלך. בואו ללמוד כיצד לתעדף את רשימת המטלות, ונעשה דברים. קרא עוד בשבילך?

אשראי תמונה: אשת עסקים מותשת מאת פיוטר מרצ'ינסקי דרך Shutterstock, 40+235 מאת בארק דרך פליקר