כיצד לבצע משימות אצווה באמצעות לוח השנה של גוגל כדי להגדיל את המיקוד והפרודוקטיביות

פרסומת

המיתוס הרב-משימתי חודר. לא משנה כמה מחקר רב משימות אנו רואים, אנו ממשיכים לומר לעצמנו את זה רוב אנשים לא יכולים לבצע ריבוי משימות, אבל אנחנו פחית.

פעם אחר פעם מחקרים מראים שכשאנחנו חושבים שאנחנו מרובי משימות, אנחנו לא עושים יותר מדבר בבת אחת. אנו עוברים הלוך ושוב בין פעילויות, ותופעה המכונה "עלות מעבר"עושה אותנו פחות יעילים (ועשויים לסכן אותנו בסכנה).

אבל…

יש סוג מסוים של ריבוי משימות שעשוי להיות יעיל יותר. אולי לא יעיל כמו להתמקד במשימה יחידה. אבל אם אתה פשוט לא יכול לסבול להתמקד בדבר אחד יותר מכמה דקות, אתה יכול להיות במזל.

(כדי להיות הוגנים, יש כאלה ישנם מקרים בהם ריבוי משימות יכולות להיות דרך יעילה לעשות דברים יחיד- לעומת ריבוי משימות: מה הכי טוב לפרודוקטיביות?ריבוי משימות הוא שיטה נפוצה להגברת הפרודוקטיביות. מסתבר שזה לאו דווקא כדור הכסף לפרודוקטיביות. המפתח הוא לדעת מתי לבצע ריבוי משימות. קרא עוד .)

מבוא לצוות המשימות

גורואים בעלי פרודוקטיביות שונים הגדירו אצוות משימות בדרכים שונות במקצת. אבל מה שזה מסתכם בזה הוא:

"אצוות המשימות היא הנוהג לקבץ משימות דומות יחד."

כך, למשל, תוכל להיות רשימת משימות "קידוד", "ניפוי באגים", "תיעוד" ו"תכנון ". בחיי שלי, כנראה הייתי ממלא משימות כמו "כתיבה", "עריכה", "מחקר", "pitching" וכן הלאה.

איך זה מועיל?

אצוות משימות עוזרת לך להיות פרודוקטיבי יותר על ידי עידודך להתמיד בקבוצה דומה של משימות כדי להפחית את עלות המעבר כשאתה נע ביניהם. מעבר מעריכת תמונות לניהול הדוא"ל שלך הוא מתג גדול ועשוי להיות כרוך בעלות מעבר גדולה ככל שהמוח שלך נאבק להחליף הילוכים.

מעבר מעריכת תמונות ל, למשל, פרסום תמונות לאתרי צילומים עשוי ליצור עלות מיתוג קטנה יותר. או דמיין שאתה עובר משיחת לקוחות פוטנציאליים עם מגרשי מכירות, להתקשר ללקוחות קיימים להיכנס. זה יהיה קל יותר מאשר לעבור מיתרונים ליצירת דוחות רבעוניים.

וכי עלות מיתוג נמוכה יותר גורמת להתמקדות מוגברת.

האופן בו אתה מכניס משימות לחבילות תלוי בך - הדבר החשוב הוא שהם דומים. אם אתה מתקשה להחליף הילוכים בין שתי משימות, אז הם לא שייכים לאותה אצווה. אתה יכול לקבל מספר גדול של קבוצות או קטנות קטנות יותר, תלוי בסוגי הדברים שאתה צריך לעשות.

לאחר שקיבצתם את המשימות שלכם תוכלו להקדיש זמן לכל אצווה.

תזמון קבוצות שלך

זה המקום בו אצוות המשימות הופכת ממש מועילה. כאשר אתה לייעד גוש זמן מסוים כיצד לחסום זמן ביומן Google ליום עבודה פרודוקטיביהאם אתה נאבק בניהול זמן? אנו מראים לך כיצד לחסום זמן ביומן Google שלך ​​כדי להגדיל את המיקוד, להפחית לחץ ולחזק את הפרודוקטיביות. קרא עוד לאצווה מסוימת, אתה חופשי לעבור בין משימות בתוך אותה אצווה. וזה נהדר לאלה מאיתנו שאוהבים לעבור הרבה בין פרויקטים.

כל עוד לא תעבור למשימה בחוץ מהצוות הזה, תהיה יעיל יותר. עלות המיתוג הקוגניטיבי תהיה נמוכה יותר ותוכל לעשות יותר.

זה פשוט כמו זה.

וברגע שתתחיל לשים את קבוצות המשימות שלך בלוח השנה שלך, כך שתקבע זמן קבוע לעבוד עליהן, תתחיל לראות את הרקיע הפרודוקטיבי שלך. מכיוון שעלות המיתוג שלך נמוכה יותר, תקדיש פחות זמן לעלות במהירות בכל משימה. קביעת זמן מוגדר עבור קבוצות ספציפיות תעזור לך להפחית את הסחות הדעת (שיש בהן א ענק עלות מעבר).

באמצעות מערכת ניהול זמן כמו טכניקת פומודורו כיצד טיימר פומודורו פשוט הפך את חיי לטובים יותרטכניקת פומודורו היא אחד מפריצות החיים הפשוטות יותר לניהול זמן. לפרוץ הסחות דעת בעזרת נתחים של 25 דקות וטיימר. זה יכול להיות שינוי שגרתי משתנה בחיים אם הוא מתאים לך. קרא עוד או משהו דומה יגביר את הפרודוקטיביות שלך עוד יותר.

אם אתה מוכן לנסות אצוות משימה, הנה מה שאתה צריך לעשות:

משימות אצווה ביומן Google

הדבר הראשון שתצטרך לעשות הוא ליצור קבוצות משימות. מכיוון שלכולם יהיו קבוצות משימות ושיטות שונות של אצווה, כך שתעבור את התהליך הזה תלוי בך לחלוטין. כפי שציינתי, יכול להיות שטוב להתחיל עם שלוש או ארבע קטגוריות. לצורך הדוגמא, אנו נשתמש ב"תכנון "," בנייה "," סקירה "ו"דיווח".

אנו נשלב קבוצות אלה עם הרעיון של חסימת זמן חסימת זמן - הנשק הסודי למיקוד טוב יותרהאם אתה מחפש דרך יעילה יותר לארגן את ימי העבודה שלך? נסה חסימת זמן. טקטיקת ניהול זמן זו יכולה לעזור לך לעקוב אחרך תוך שמירה על הסחות דעת, דחיינות ומשימות ריבוי לא יצרניות. קרא עוד . פשוט הציב חסימות זמן ביומן Google עבור קבוצות ספציפיות.

הנה הוספתי אירועים שאומרים לי מתי עלי לעבוד על קבוצות ספציפיות:

הוספתי תזכורת כדי לוודא שאדע מתי מתחיל לחסום הדיווח שלי:

עכשיו אקבל תזכורת מתי הגיע הזמן לעבוד על משימות הדיווח שלי. במהלך הזמן הזה, אוכל להשתמש ב- טכניקת פומודורו אפליקציות הטיימר הטובות ביותר של פומודורו לשיגור הפריון שלךאם אתה פוגע לעתים קרובות בקיר פרודוקטיביות לאחר מספר שעות של עבודה, טיימר פומודורו יכול לעזור לך לשמור על המיקוד שלך. למבחר טיימרים זה אפשרות לכל פלטפורמה. קרא עוד לנהל את זמני במשימות שונות. או שאני יכול לתת לזה לקרות בצורה טבעית יותר, שם אני עובר בין משימות מתי שאני רוצה. החלק הזה תלוי בך.

קלטת את הרעיון. עכשיו פשוט הכנס עוד קבוצות ליומן שלך! אך זכור שאתה עדיין זקוק לזמן חסום. תצטרך כמה דקות פה ושם כדי לנהל דוא"ל, להתעדכן בשיחות, לשוחח עם אנשים במשרד או פשוט לתת למוח שלך לנוח קצת.

שאלה אחת שאתה עשוי לשאול ברגע זה: כיצד אוכל לבחור מתי לתזמן כל אצווה? אין תשובה נכונה לכך. אם יש לך סוג מסוים של משימה שאתה עושה הכי טוב בבוקר, קבע אותה מוקדם. אם אתה אוהב משימות פחות אינטנסיביות מבחינה קוגניטיבית אחר הצהריים, קבע אותן שם. מעדיף לעבור למשהו שונה לחלוטין כשאתה מחליף משימות? אתה יכול לעשות את זה גם.

אתה יודע איך ו כשאתה עובד הכי טוב איך להישאר פרודוקטיביים בין אם אתה אדם בוקר או ינשוף לילהאל תשאף להתעורר מוקדם או להישאר מאוחר. במקום זאת, עשו אופטימיזציה למערכות כך שתוכלו להתמודד עם השלב בו הפרודוקטיביות שלכם נמוכה. להלן כמה אסטרטגיות חכמות. קרא עוד , ואתה יכול להכניס את הידע לעבוד בלוח הזמנים של האצווה שלך.

ברגע שיש לך את הקבוצות שלך בלוח השנה, אתה מוכן ללכת! עכשיו כל מה שאתה צריך לעשות זה לעבוד.

שימוש ביומן Google כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך

תזמון קבוצות המשימות שלך ביומן Google עשוי להספיק בכדי לחולל מהפכה בפריון שלך. אבל אם אתה זקוק לעוד קצת תנופה, אתה יכול להשתמש בפונקציות מדהימות אחרות של יומן Google.

לדוגמה, אתה יכול סנכרן את רשימת המטלות שלך עם יומן Google כיצד לסנכרן את לוח השנה של גוגל עם רשימת המטלות שלךבארגון החיים שלך, שני כלים הכרחיים: לוח השנה שלך ורשימת המטלות שלך. אולם מרבית הפתרונות לניהול משימות מקפידים על שני דברים אלה. אנו נראה לך כיצד לשלב אותם. קרא עוד ולראות את המשימות החשובות שלך לצד לוח הזמנים של האצווה שלך. זה עשוי לעזור לך לתעדף בין המשימות בכל אצווה.

או שתוכל להשתמש ב- תצוגה מעודכנת רב-לוח-שנה 5 תכונות יומן חדשות של Google שאתה צריך לנסות!לוח השנה של גוגל פשוט נהיה יותר פנטסטי. גוגל עדכנה לבסוף את לוח השנה שלה. אנו נראה לך כיצד להשיג את העיצוב החדש ואילו תכונות חדשות עליך לנסות. קרא עוד כדי לשמור על תזמון האצווה שלך בנפרד מהפגישות האחרות שלך.

אתה יכול אפילו תייג את רשומות היומן שלך כיצד להפיק את המרב מהיומן של גוגל עם כלים ומעלה 7+השתמש ביומן Google כדי לחסוך זמן ולהפיק את המרב מיום העבודה שלך. כלים ושירותים חדשים אלה של יומן Google מציעים כמה טריקים נוספים לפרודוקטיביות. קרא עוד לראות לאן הזמן שלך הולך ואיך אתה יכול לשפר את ניהול הזמן שלך.

יש כל כך הרבה תכונות וכלים שם שאתה יכול לעשות כמעט כל מה שאתה רוצה ביומן Google שלך.

משימת אצווה לטווח הארוך

כמובן, זה אף פעם לא כל כך פשוט. תמיד יש אחזקה. לדוגמה, עליך להקדיש באופן קבוע כמה דקות לבחינת הקבוצות שלך. אם אתה מרגיש שמשימה מסוימת אינה זורמת עם האחרים בקבוצה שלה, ייתכן שתרצה ליצור אצווה חדשה כדי להפחית את עלויות המעבר.

ואתה עשוי לגלות שהתזמון שלך אינו אופטימלי. אולי אתה צריך יותר זמן בין קבוצות, או שאתה צריך יום שלם ללא פעילויות מתוזמנות כדי להדביק דברים.

אפילו כשאתה מוצא את מערכת פריון מושלמת כיצד ליצור מערכת ניהול זמן מושלמת אחרונה שתשתמש בה אי פעםפרודוקטיביות היא חיפוש מתמיד אחר יותר ארגון עם פחות עבודה. דרך להשיג את כל מה שאתה חולם להשיג, מבלי לאבד את השינה. האם מערכת ניהול זמן אוטומטית זו יכולה לעשות הכל? קרא עוד , תמיד תהיה אחזקה שתצטרך לבצע. משימות אצווה אינן יוצאת דופן.

אבל כשאתה מבצע את המשימות שלך בהצלחה ומשלב אותן ביומן Google, תהיה לך מערכת ניהול זמן אוטומטית כמעט. וזה לא משתפר הרבה יותר מזה!

האם ניסית לבצע אצוות משימה? מה עושים כדי למזער את הזמן והמאמץ שנדרש כדי להחליף משימות? שתף את העצות שלך בתגובות למטה!

קרדיט תמונה: photographee.eu/Depositphotos