חסימת זמן - הנשק הסודי למיקוד טוב יותר

פרסומת

האם אתה מחפש דרך יעילה יותר לארגן את ימי העבודה שלך? נסה חסימת זמן.

לפני כמה חודשים נתקלתי הפוסט המאיר של Cal Newport בנושא חסימת זמן - "גרזן" פרודוקטיביות שעוזר לך להפיק את המרב מיום העבודה שלך על ידי הקצאת משימות מאוד ספציפיות לחסימות זמן מאוד ספציפיות. זה מבוסס באופן רופף על חוק פרקינסון, שהרעיון שלו הוא זה העבודה תתרחב פשוט כדי למלא את הזמן הזמין להשלמתה.

עבור חלקם הרעיון של תזמון משימות בצורה כל כך נוקשה עשוי להיות אינטואיטיבי נגד. עם זאת, אם יש לך צבר של משימות שעליך לעבור או תאריך יעד שיעמוד בהן, חסימת זמן יכולה לעזור לך לעקוב אחריך תוך שמירה על הסחות דעת, דחיינות ומשימות ריבוי בלתי-פרודוקטיביות.

ניופורט בדרך כלל מקדיש 15-20 דקות בסוף כל יום בתכנון 'חסימות הזמן' שלו למחרת, עם המטרה הכללית "לוודא שמתקדמים בדברים הנכונים בקצב הנכון עבור הרלוונטי מועדים מועדים ". התיאוריה שלו היא כי "שבוע עבודה חסום זמן של 40 שעות, אני מעריך, מייצר אותה כמות תפוקה כמו שבוע עבודה של 60 שעות שנמשך ללא מבנה".

להבטחה פוטנציאלית של א עלייה של 50% בפריון (במיוחד קשור לעבודה עמוקה וקשה), קשה לפתח את הפיתוי לתת לפרוץ זה לרוץ ניסיון.

תן קצת זמן לתכנון

אם אתה מתפתה לנסות זאת, הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא להקדיש זמן קצר על קביעת מה שאתה צריך להשלים לפני שהשבוע יסתיים. החליטו מה מייצר שבוע טוב.

רשמו 3-5 מהמשימות החשובות ביותר שעליכם לבצע (אלה אפליקציות לקבלת החלטות הססני? בצע את הבחירות הנכונות באמצעות אפליקציות אלההאם שמעת על הפרדוקס שבחירה? אם אתה כמוני וסובל משיתוק ניתוחים, האפליקציות האלה ישנו את חייך. קרא עוד עשוי לעזור), וכל סוג אחר נחוץ (למרות שלא תמיד חשוב) משימות שעליך לעשות. ואז, אם אתה עובד יום עבודה טיפוסי של 8 שעות, חלק את 8 השעות הללו לנתחים בגודל שונה, כאשר כל נתח מוקדש למשימה ספציפית (או קבוצת משימות) - חשוב ו הכרחי - שעליך לעבוד עליו. לוח שנה של גוגל הוא כלי מושלם לכך, אך פיסת נייר יכולה לעבוד באותה מידה.

אתה יכול לראות דוגמה בסיסית (ליום אחד בלבד) השתמשתי לפני מספר ימים למטה, אם כי אתה יכול כמובן להפוך את זה למפורט ככל האפשר. נסה לחלק את המשימות לאורך כל השבוע באופן שעוזר להשיג את כל מהיעדים שלך בלי לדחוף את עצמך חזק מדי.

לפני שאתה צולל ישר פנימה, יש כמה דברים שצריך לקחת בחשבון.

תהיה כנה עם עצמך

אל תנסה לסחוט יותר מדי ליום אחד. קל מדי להעריך כמה זמן תעבור משימה - במיוחד אם אתה נמצא תחת ההנחה תהיה יעיל ב -50% מהרגיל. אם אתה מישהו שמעולם לא עקבו אחר זמנם 4 כלים למעקב אחר זמן מעולה בחינם [אנדרואיד]לא משנה מי אתה, זמן הוא מצרך חשוב להפליא. לכולם אנו מקציבים את אותה כמות זמן - 86,400 שניות בכל יום - וזה תלוי בנו כיצד אנו מבלים את הזמן הזה ... קרא עוד לפני זה יהיה קח קצת זמן ללמוד.

עליך להבין את הכמות הממוצעת של זמן ייצור שאתה מבלה בתיבת הדואר הנכנס. אתה צריך לדעת כמה זמן אתה באמת יכול להתמקד עמוק, קשה עבודה. אם יש לך ארבע שעות עבודה עמוקה, אבל אתה יכול ממש להתרכז עמוק במשך שעתיים (למשל), זה שעתיים מבוזבזות, מה שניתן היה להקדיש למשימות פחות תובעניות.

ככל שתלמדו יותר על אופן העבודה וכמה זמן כל משימה באמת אורכת, הערכות חסימת הזמן שלכם יהיו מדויקות יותר ויותר, ובכך יעזרו לכם להיות פרודוקטיביים יותר.

אתה יכול לחסום זמן עבודה ריאקטיבית יותר מדי

אם חלק גדול מהעבודה שלך מגיב, אתה עשוי לחשוב ששיטה זו לא תעבוד עבורך. אבל, למרבה המזל, אתה פחית הקצה גם חסימות זמן לעבודה תגובתית, כדי להימנע ממשחק הפינג-פונג ההוא של 8 שעות כשאתה בעבודה.

לדוגמה…

אם חלק גדול מהעבודה שלך בילה בתיבת הדואר הנכנס שלך, קבע 30 דקות כל שעתיים בתיבת הדואר הנכנס (עניין גדול? הוסף קצת חתימה לחתימה שלך, כדי ליידע אנשים שאתה בודק דוא"ל רק כמה פעמים ביום כדי לשמור על הפרודוקטיביות).

אם אתה צריך לבצע שיחות לאורך היום, במקום לענות לטלפון בכל פעם שהוא מצלצל, פנה את משיבון התשובות, ותזמן מספר תקופות במהלך היום שבו אתה מגיב לשלך הודעות. זה מאפשר לקטוע את חסימות הזמן האחרות שלך, מה שמאפשר לך לבצע את העבודה הטובה ביותר שלך.

הסר הסחות דעת

תיאוריה של חסימת זמן זה טוב ויפה, אבל אם אינך דבק בעקרונות בפועל, אתה חייב להיכשל. אם אתה מסתדר לכמה שעות של עבודה עמוקה כשכרטיסיית פייסבוק פתוחה, הטלפון שלך מוכן ומוכן קבל שיחות, והקולגות שלך מרגישים שהם יכולים להפריע לך בכל רגע שאתה מגדיר לעצמך כישלון.

וודא שאנשים לא צריכים להפריע לך (חבישת אוזניות עלולה להפחית באופן דרמטי את ההפרעות). כבה את הטלפון. צא ממדיה החברתית. סגור את כל הלשוניות הלא נחוצות, והתרכז במשימה העומדת לפני פרק הזמן שהוקצה לה. תופתעו לעיתים קרובות לכמה שתסיימו.

אל תהיה ספציפי מדי

זה קשור באופן רופף לחוסר היכולת האנושית שלנו לחזות כמה זמן באמת ייקח דברים. או אפילו אם יש לנו המוטיבציה להשלים משימה. אם אנו ספציפיים מדי עם חסימת הזמן שלנו (כלומר "30 דקות להזמין מקום למסיבה"), כאשר אנו לא מוצאים מקום תוך 30 דקות, כבר נכשלנו. במקום זאת, שמרו על חסימות הזמן שלכם מעורפלות יחסית, אך עדיין פעלו למען מטרה מאוד ספציפית.

לדוגמה, "30 דקות ארגון המסיבה" עובד טוב. במקום להזמין מקום, החסימה של 30 דקות עשויה לגרום לרשימה קצרה של מקומות - כך לפחות התקדמתם!

הזכיות המהירות הללו הן מה שמאפשר לך להיות מוטיבציה להתעדכן במערכות פריון מסוג זה.

חסימת זמן אין פירושה חוסר ברירה

אנשים מסויימים תעב בלית ברירה במהלך היום שלהם, וחשש שחסימת זמן מובילה לחוסר ברירה מוחלט. עם זאת, זה לא המקרה. קח את הדוגמה האישית שלי של יומן Google למעלה.

"כתיבת מאמרים" מעורפל בכוונה. יש לי מבחר מאמרים שאני יכול לעבוד עליהם בכל עת, ולכן בתקופת זמן זו אני יכול לבחור את המאמר שמרגש אותי הכי הרבה באותה תקופה. העניין הוא להבטיח שאקדיש זמן מסוים לכתיבה בכל יום, בלי קשר למה שאני באמת כותב.

רשום הערות מפורטות

כאשר היום שלך כולל קבוע מעבר ממשימה למשימה אחרת, לעתים קרובות זה יכול לקחת זמן רב מדי לחזור לתנופה של המשימה הבאה. כשאני מפסיק את שיחות הטלפון שלי בשעה 12:30 ועובר לעבודתי העמוקה, אני צריך לדעת שאני יכול בקלות להיכנס למסגרת הנפש הנכונה כדי לבזבז כמה שפחות זמן.

לשם כך אני ממשיך מפורטות הערות על נייר, או ביומן Google שלי על היכן אני נמצא, איפה הגעתי לפעם האחרונה שעבדתי על זה פרויקט, בעיות שעומדות בפני, פריצות דרך שעשיתי ומה הצעד הבא הוא להמשיך בהתקדמות להתקדם. הקדיש את הדקות האחרונות של כל חסימת זמן לכתיבת הערות אלה כדי שתוכל להיכנס לחסימה בפעם הבאה בראש צלול.

בצע ביקורות רגילות

בסוף כל שבוע, חודש או רבעון (מה שהכי מתאים לך), בצע סקירה של הפרויקטים השונים שבהם היית לעבוד על מנת לראות אם גישת חסימת הזמן שלך עובדת בשבילך, ולדעת לאילו פרויקטים אתה צריך להקצות יותר זמן חסימות ל. זו הדרך האמיתית היחידה שתדע להקצות את זמנך ביעילות. במהלך הסקירה, שאל את עצמך את השאלות הבאות לכל פרויקט:

1. מה השגתי מאז הסקירה האחרונה?
2. אילו משימות צריך להשלים לפני הסקירה הבאה?
3. באיזה שלב אני נמצא עם כל אחד מהפרויקטים שלי?

בעזרת סקירה זו תוכלו להיות במצב טוב בהרבה לקבל החלטות לעתיד. השתמש בטכנולוגיה... כמו אלה אפליקציות למעקב אחר זמן באנדרואיד 4 כלים למעקב אחר זמן מעולה בחינם [אנדרואיד]לא משנה מי אתה, זמן הוא מצרך חשוב להפליא. לכולם אנו מקציבים את אותה כמות זמן - 86,400 שניות בכל יום - וזה תלוי בנו כיצד אנו מבלים את הזמן הזה ... קרא עוד .

הבן את שעון גופך

קרא את המאמר הזה ב- מקצבים צ’קדיבים ואולדרדיים, ולמד כיצד לדעת אילו שעות בכל יום הן היצרניות ביותר שלך, ולתזמן את חסימות הזמן שלך בהתאם. סופרים רבים מגלים שהם הכי יצירתיים בשעות המוקדמות. אם אתה יודע שאתה מסוגל להתמקד טוב יותר בשעות אחר הצהריים המוקדמות, ארגן את חסימות הזמן שלך כדי להפיק את המרב מהזמן הזה ואת סדר העדיפויות הגבוה ביותר שלך לשבוע.

אל תהיה מקצועי מדי

כל העבודה ושום משחק לא הופך את ג'ק לילד משעמם. הקפד לתזמן זמן למשחק לימים שלך. הקדיש זמן לבלות עם יקירך. זמן לבזבז בעצמכם. זמן להתעמל. הגיע הזמן לצאת לקניות בחג המולד. הגיע הזמן לעשות כלום. אחרת, כל אלה עשויים ליפול בצד הדרך ותגלה שאתה מעודכן בכל מה שקשור לעבודה, אבל לגמרי מאחור בחיים האישיים שלך.

השתמש בתזכורות שעובדות

בין אם זה קופץ ביומן, תזכורת דוא"ל הוסף תזמון, מעקב ותזכורות ל- Gmail באמצעות התוסף המופלא הזהבואו נודה, Gmail די מושלם. זה לא צירוף מקרים שהוא כעת אחד מספקי הדוא"ל הפופולריים ביותר, לפחות למי שמעדיף ממשק אינטרנט. יש, עם זאת, כמה ... קרא עוד , טיימר בטלפון שלך, או שעון עצירה של בית ספר ישן, עליכם להבטיח שתגדירו תזכורות שאתם בטוחים שתצייתו לה. אם אתה מוכן לעבוד 10 דקות נוספות על כל משימה, בקרוב תוכל לפגוע בפרויקטים אחרים. האם זה באמת שווה את זה? ודא שאתה יודע מתי חסימת הזמן שלך מסתיימת, אז היכנס למסגרת הנכונה הנכונה כדי לעבור לחסימה הבאה.

בעיקרו של דבר, חסימת זמן היא תרגיל פשוט בהפרדת היום שלך לנתחי זמן שונים שאם הם דבקים בהם, עוזרים לנו להשיג את כל מה שאנחנו צריכים, ובכך הפחתת מתח 4 דרכים להוציא את הלחץ מהפרודוקטיביותבעזרת מספר שינויים ממוקדים היטב, תוכלו לשפר את הפרודוקטיביות בקפיצות דרך. השתמש בשיטות פשוטות אלה על חייך והתוצאה היא מה שהיית מצפה - עבודה טובה יותר במאמץ פחות. קרא עוד . בטח, ישנן כמה בעיות במוטיבציה, היכולת לחזות כמה זמן ייקח דברים ושיבושים בלתי צפויים. אך השימוש בשיטה זו יכול לעזור לנו לחתוך דחיינות ובזבוז, לייצר ימי עבודה יעילים יותר וגם להחזיר לנו זמן אישי.

כדי לראות חסימת זמן בפעולה, צפו בסרטון וידאו זה:

האם השתמשת אי פעם בפרודוקטיביות זו 'גרזן'? איך זה עבד לך? מהם הכלים שבהם אתה משתמש כדי להקדיש זמן לפירעונם?