כיצד להפוך את העסק שלך ליעיל יותר באמצעות אוטומציה חכמה

פרסומת

ניהול מספיק קשה הוא. ככל שתוכל לבצע אוטומציה ולא צריך לזכור, כך תוכל להתמקד בדברים החשובים יותר.

ישנם תחומים רבים בעסק שלך שאתה יכול לבצע אוטומציה כדי לחסוך זמן. רישום כל הודעת תשלום PayPal כהכנסה לרישומי המס שלך. השתמש בטכנולוגיית GPS כדי לרשום קילומטראז 'עסקי. או קבל תזכורות לחידוש תחומי האינטרנט העסקיים שלך שנוספים אוטומטית לרשימת המטלות היומית שלך.

אם אתה סקרן כיצד תוכל להגדיר אחד מהדברים האלה כדי להפוך את העסק שלך לאוטומטי טוב יותר, המשך לקרוא.

התחבר אוטומטית להכנסות

רוב העסקים הקטנים מקבלים תשלומים מ- שירותי עיבוד תשלומים השולחים התראות דוא"ל. PayPal היא דוגמא אחת לכך.

התראות הן דרך נהדרת להפעיל אוטומציות אחרות.

במקרה זה, אתה יכול להשתמש בשורת הנושא הייחודית ששירות זה תמיד מצורף לדוא"ל שלו, כדי להעלות רשומה חדשה לגיליון האלקטרוני שלך.

הגדר אוטומציה של IFTTT

ראשית, אם עדיין אין לך אחד כזה, צור חשבון IFTTT מדריך ה- IFTTT האולטימטיבי: השתמש בכלי החזק ביותר של האינטרנט כמו מקצועןאם זה אז, הידוע גם בשם IFTTT הוא שירות מבוסס אינטרנט בחינם כדי לגרום לאפליקציות והמכשירים שלך לעבוד יחד. אינך בטוח כיצד לבנות את היישומון שלך? עקוב אחר מדריך זה. קרא עוד .

לאחר מכן, לחץ על היישומונים שלי מהתפריט ולחץ על יישומון חדש קישור מימין. לחץ על זה.

לחפש אחר Gmail ולחץ על קישור Gmail. אתה יכול להשתמש בכל שירות דוא"ל אחר שאתה רוצה, כל עוד הוא משולב ב- IFTTT.

בחלון הבא בחר דוא"ל חדש בתיבת הדואר הנכנס מחיפוש.

במסך הבא, ערוך את שאילתת החיפוש נושא: יש לך כסף (השתמש בכל הטקסט ששירות התשלומים שלך משתמש בשורת הנושא שלו בדוא"ל ההודעות).

"נושא:" אומר ל- IFTTT לסרוק הודעות דוא"ל נכנסות עבור הטקסט שצוין בשדה הנושא.

לחץ על צור טריגר.

בשלב הבא עליכם ליצור פעולה אשר טוענת שורה חדשה בגיליון האלקטרוני של רישום הכנסות.

לפני שתעשה זאת, היכנס ל- Google Drive וצור ספרייה חדשה בשם IFTTT, ובתוכו צור ספרייה אחרת בשם עסקים.

בתיקיית המשנה 'עסק', צור גיליון אלקטרוני בשם הכנסות והוצאות. תן שם לכרטיסייה הראשונה בגיליון האלקטרוני הכנסה.

חזרה ב- IFTTT, לחץ על זה. לחפש אחר גיליונות ולחץ על גיליונות גוגל.

בחלון הבא לחץ על הוסף שורה לגיליון האלקטרוני.

פעולה זו תפעיל שורה חדשה בגיליון האלקטרוני של הכנסה בכל פעם שדוא"ל חדש יגיע בהתאמה למסנן שורת הנושא.

מלא את הטופס הבא באמצעות הפרטים המוצגים להלן.

התחום החשוב כאן הוא מעוצב שורה. הטקסט בשדה זה צריך להיות "{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{קיבלAt}} ”

זה משאיר שני שדות ריקים. זה יאפשר לך לנתח את הגופה מהדוא"ל לשם השולח, ואת סכום הדולר (ראה סקריפט של גוגל בהמשך).

לחץ על צור פעולה לסיים את הצעד הזה.

הוסף סקריפט של גוגל

עכשיו הגיע הזמן להתאים אישית את הגיליון האלקטרוני שלך. פתח את גיליון Google שיצרת זה עתה.

כשאתה מקבל דוא"ל, השורה החדשה תיראה כך.

כפי שניתן לראות, גוף הדוא"ל נטען ב- A1, מדלגים על שתי עמודות, ותאריך התשלום נכנס ל- D1.

נקה את הגיליון על ידי הסתרת עמודה א. לחץ על החץ למטה מימין לעמודה A ובחר הסתר טור.

הבא, אתה צריך כתוב סקריפט של גוגל 4 סקריפטים של גוגל שהופכים את גיליונות גוגל לחזקים יותרGoogle Sheets נהדר מחוץ לקופסה, אך יכול להיות אפילו חזק יותר אם אתה משתמש בסקריפטים של Google Sheets כדי לשפר את יכולותיו. קרא עוד שיפעל בכל פעם ששורה חדשה מתווספת לגיליון.

סקריפט זה יכניס את החישובים הנדרשים למילוי B2 ו- C2 עם השם וסכום הדולר מגוף הדוא"ל.

היכנס לעורך התסריט על ידי לחיצה על כלים בתפריט ולחץ על עורך תסריטים.

בעורך הסקריפטים הדביקו את הקוד הבא מתחת ל סוגר הסגירה של myFunction ().

פונקציה FindLastRow () {var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet (); var data = sheet.getDataRange (). getValues ​​(); עבור (var i = data.length-1; i> = 0; i -) {if (נתונים [i] [0]! = null && data [i] [0]! = '') {return i + 1; } } }

קוד זה מחפש בגיליון בשורה האחרונה.

כעת, בתוך myFunction (), הדבק את התסריט הבא.

פונקציה myFunction () { var intLastRow = FindLastRow () SpreadsheetApp.getActiveSheet (). getRange ('B' + intLastRow). setValue ('= שמאל (A' + intLastRow + ', מצא ("$", A' + intLastRow + ') - 11)'; SpreadsheetApp.getActiveSheet (). GetRange ('C' + intLastRow). SetValue ('= אמצע (A' + intLastRow + ', מצא ("$", A' + intLastRow + ') - 1, (מצא ("D", A '+ intLastRow +') - מצא ("$", A '+ intLastRow +')) + 2) ');

זה נראה מסובך, אבל זה לא.

הפקודה "setValue" הראשונה היא רק מילוי העמודה B בפונקציה זו:

“=שמאלה(A1,למצוא(“$”,A1)–11)”

זה פשוט תופס את כל הטקסט בגוף שמשמאל לסמל הדולר.

ואז הוא ממלא בעמודה C בפונקציה זו:

“=אמצע(A1,למצוא(“$”,A1)–1,(למצוא("D",A1)–למצוא(“$”,A1))+2)”

זה מחלץ את סכום הדולר בין "$" ל- "USD". התסריט פשוט מחליף את A1 בכל המספר שהיה בעמודה האחרונה.

שמור סקריפט זה על ידי לחיצה על סמל הדיסק בתפריט.

לאחר מכן קבע את התצורה של הסקריפט להפעלה בכל פעם שהגיליון מתעדכן על ידי לחיצה על ערוך, ו מפעילי הפרויקט הנוכחי.

לחץ על הקישור כדי להוסיף טריגרים.

בחר myFunction, מגיליון אלקטרוניואז בחר בשינוי מהתיבה הנפתחת האחרונה.

כעת, בכל פעם שמגיעה הודעה על תשלום נכנס, שורה חדשה מתווספת לגיליון האלקטרוני.

התסריט שלך מופעל וממלא בשדות המתאימים את שם השולח ואת סכום הדולר.

עקוב אחר קילומטראז 'עם GPS

האוטומציה הבאה הזו קלה מאחר שתשתמש באפליקציה שיכולה לבצע את מעקב ה- GPS עבורך -גשש GPS של Everlance.

הרכישות בתוך האפליקציה מעט מעצבנות, אך תוכלו לייצא את יומני הטיול שלכם לדוא"ל בחינם. היומנים מגיעים כקובץ מצורף של Excel.

כל שעליך לעשות הוא להגדיר אוטומציה של IFTTT כדי לתפוס את אותם דוא"ל נכנס ולשמור את הקובץ בחשבון Google Drive שלך.

יומני הטיול מ- Everlance נכנסים לשורת הנושא: "ייצוא העסקאות שלך מוכן". זה מה שתוכלו להשתמש בכדי לתפוס את הדוא"ל.

1. ב- IFTTT צור א יישומון חדש.
2. לחץ על זה.
3. לחפש אחר Gmail ובחר אותו.
4. בחר דוא"ל חדש בתיבת הדואר הנכנס מחיפוש.
5. בתוך ה לחפש אחר סוג שדה נושא: ייצוא העסקאות שלך מוכן ולחץ צור טריגר.
6. לחץ על זה.
7. לחפש אחר נהיגה ובחר גוגל דרייב.
8. בחר העלה קובץ מכתובת האתר.
9. השאר את כל השדות כברירת מחדל אך שנה את הספרייה ל IFTTT / עסקים / TripLogs.

זה מה שה העלה קובץ מכתובת האתר תצורה צריכה להיראות.

לחץ על צור פעולה, וסיימת.

עכשיו בכל פעם שתסיים טיול, פשוט ייצא את נתוני הטיול לחשבון הדוא"ל שלך, והם ייכנסו אוטומטית לחשבון Google Drive שלך ​​בתיקיית TripLogs.

הורד: נצח ל אנדרואיד (חינם) | iOS (חינם)

הגדר משימות לחידוש התחומים העסקיים שלך

אחת הסכנות הגדולות הכרוכות בבעלות על אתר היא לשכוח לחדש את שם התחום שלך כל שנה-שנתיים.

רשמי דומיינים רבים יאפשרו לך להירשם אוטומטית לדומיינים כאשר הם יפוגו, אך יתכן שלא תרצה לעשות זאת. אולי אתה מחפש למכור את הדומיין או העבר אותו למישהו אחר כיצד להעביר שם תחום עם השבתה אפסיתאם אתה תוהה כיצד להעביר את שם הדומיין שלך עם אפס השבתה, עליך לעשות זאת בסדר מסוים. קרא עוד .

דבר אחד שאתה יכול לעשות הוא להגדיר אוטומציה שתכניס אוטומטית משימה חדשה ליישום המטלות שלך בתאריך שתקבל את התזכורת.

חזור ל- IFTTT והגדר אוטומציה לתפוס את דוא"ל ההודעות האלה.

בדוגמה זו אנו נשתמש בהודעות GoDaddy המגיעות עם שורת הנושא: "הודעת חידוש Godaddy שלך".

1. ב- IFTTT צור א יישומון חדש.
2. לחץ על זה.
3. לחפש אחר Gmail ובחר אותו.
4. בחר דוא"ל חדש בתיבת הדואר הנכנס מחיפוש.
5. בתוך ה לחפש אחר סוג שדה נושא: הודעת חידוש גודאדי שלך ולחץ צור טריגר.
6. לחץ על זה.
7. חפש את אפליקציית המטלות שלך ובחר בה (IFTTT תומך ב- ToDoist, RememberTheMilk ואחרים)
8. בחר צור משימה חדשה.
9. מלא את שדה שם המשימה באמצעות {{נושא}} בשעה.

רוב האפליקציות למטלות הן אינטליגנטיות בכדי לשלב את תאריך היעד אם אתה מציין זמן ותאריך בשם המשימה.

במקרה זה, לחץ על הוסף מרכיב, ובחר התקבל בשעה.

זה יקבע את המשימה שלך בתאריך שקיבלת את הדוא"ל.

בפעם הבאה שתיכנס לאפליקציית המטלות שלך, תראה את המשימה בשל המועד או איחור, ותוכל להקצות אותה לזמן שבו ההתמודדות עם הדומיין היא הנוחה ביותר.

זה שימושי במיוחד אם יש לך הרבה תחומים לנהל. לעולם לא תשכח דומיין שפג תוקף.

חסוך זמן באמצעות אוטומציות עסקיות

יש הרבה דברים שכדאי לזכור כשאתה מנהל עסק קטן. יש לקוות שהאוטומציות שלעיל תסייע בהפחתת העומס מעט.

וזכרו, אם אתה פרילנסר, יש הרבה כלים אחרים בחוץ שיעזרו לך לנהל את העסק שלך. אם חשבונאות אינה נקודת החוזק שלך, תרצה לעיין ברשימת התוכן שלנו תוכנת הנהלת החשבונות הטובה ביותר הזמינה לפרילנסרים תוכנת החשבונאות הטובה ביותר שכל פרילנסר צריךהנהלת חשבונות היא שדה מוקשים של מורכבות. טעויות יכולות להיות יקרות ואפילו פשע. אם נמאס לכם מהנהלת חשבונות ידנית, נסה תוכנת הנהלת חשבונות. קרא עוד .

קרדיט תמונה: Rawpixel /Depositphotos