כיצד לכתוב את הדוא"ל המקצועי המושלם (מגובה בנתונים)

פרסומת

כתיבת מיילים יעילים נראית די קלה. אבל אם אתה רוצה שהדוא"ל שלך יבצע ביצועים טובים אפילו יותר, זכור את הכללים הבאים המגובים מדעיים.

בעבר רשמנו 12 סיבות לכך שאנשים עדיין מתעלמים מהודעות הדוא"ל שלך 12 סיבות מדוע אנשים עדיין מתעלמים מהודעות הדוא"ל שלךהאם אתה מתאמץ לעתים קרובות לגרום לאנשים להגיב להודעות הדוא"ל שלך? אנו מראים לך מדוע אנשים עלולים להתעלם מהודעות הדוא"ל שלך וכיצד לגרום להם לשים לב ולהגיב להודעה שלך. קרא עוד . אפילו נתנו לך הוראות מפורטות לגרום לאנשים עסוקים להגיב להודעות שלך 6 דרכים לגרום לאנשים עסוקים לענות על המיילים שלךיש מערך כללים שונה בכל הקשור לדואר אלקטרוני שיעודד או ירתיע אדם ללחוץ על כפתור ה "תשובה" ולענות לך. למד את כללי ההצלחה בדוא"ל. קרא עוד . אבל עכשיו הגיע הזמן לשתף כמה עצות ספציפיות יותר וניתנות להפעלה - מגובות בנתונים.

כל אחד מהטיפים האלה לא רק משפר את הסיכוי לקריאת הדוא"ל שלך, אלא גם שתקבל תגובה חיובית מהודעות דוא"ל אלה. זה חשוב מכיוון שדוא"ל הוא עדיין סוג התקשורת העיקרי בעולם העסקים. כשאתה יודע כיצד ליצור דוא"ל יעיל אתה נותן לעצמך יתרון מוגדר על פני עמיתיך.

1. קבל על תנאי שם פרטי

זה נשמע ברור, אבל אם אתה באמת רוצה שאנשים ישים לב כשהם יקבלו ממך דוא"ל, השתמש בשמם. והשתמש בו לא פעם.

מחקר שפורסם בשנת 2006 הראו שמספר אזורים במוח "מראים הפעלה רבה יותר לשם עצמו", ומספקים הוכחות לכך ש"שמיעה של השם שלו יש הפעלה ייחודית לתפקוד המוח ".

שימוש בשם הנמען שלך בנושא הדוא"ל ו גוף הדוא"ל הוא אפוא טריק פסיכולוגי שיכול לתפוס את תשומת הלב. הסגירה עם "תקווה לשמוע ממך בקרוב, סטן" יעילה בהרבה מסתם "תקווה לשמוע ממך בקרוב".

2. חיבוק את אפקט הילה

אנשים מושפעים מאנשים שהם סומכים עליהם. אם מנהל ממליץ לך ליצור קשר עם מנהל החברה שלך, קבע למנהל אותו בדוא"ל המקדים שלך. מיילים קרים הם נוראיים לקבל. לכן חשוב להראות כי יש לך את התמיכה של מישהו שהמקבל שלך בוטח בו.

זה נובע בחלקו מתיאוריה שנקראת אפקט הילה. זו סוג של הטיה לאישור. במקרה זה, ההטיה עשויה לשפר את הרושם הכללי של הבמאי אתה פשוט בגלל הרושם החיובי שלהם מהמנהל שהפנה אותך.

אבל אתה לא צריך לדבוק במזכירים של הממונים עליו. התבססות על השקפותיהם ורעיונותיהם של מומחים, לקוחות, חברים משותפים והמון יכולה לחזק את הדוא"ל שלך, סיפק לנמען לערך את השקפותיהם של האנשים אליהם אתה מתייחס.

3. היה כועס או שמח. אבל לעולם לא ניטרלי

מתי בומרנג, אפליקציית Gmail מובילה, ניתח את הנתונים שלו, הם מצאו משהו מעניין להפליא. "אחד הגורמים המשמעותיים בקביעת שיעורי התגובה הוא עד כמה חיוביות (מילים כמו נהדר) או שליליות (מילים כמו רע) המילים בהודעה".

שניהם חיוביים למדי ו הודעות דוא"ל שליליות קיבלו 5-15% יותר תגובות מאשר הודעות דוא"ל ניטרליות. עם זאת, מיילים עוינים במיוחד 10 טיפים בדוא"ל להתמודדות עם דוא"ל כועס, טרולי או גסזה מאוד מתסכל לבדוק את תיבת הדואר האלקטרוני שלך רק כדי למצוא הודעה שנאה לחלוטין. מדוע בעולם אנשים מתנהגים כך? עם זאת, עליכם ללמוד להגן על עצמכם בזמן ... קרא עוד בקושי קיבלה כל תגובה. גם דוא"ל מחמיא יתר על המידה לא הביא לטובה. במילים אחרות, גש את רגשותיך, אך אל תגיב יתר על המידה.

4. לשמור את זה קצר (אבל כמה קצר?)

אני יודע אני יודע. יהיו חריגים לכך. אחד מ אתרי המוח המועדפים עלי קרא עוד תוכן אינטליגנטי בשנת 2016 עם 35 אתרים אלהעלינו לקרוא את 35 האתרים הללו לעתים קרובות יותר. אם אתה עייף מתוכן מטומטם, הפוך את הדברים למשהו יותר מהורהר בשנה הקרובה עם רשימת העל הזו. קרא עוד , קוטלי מוח שולח מיילים ארוכים להפליא שמאד קריאה. אך בסך הכל, הנתונים מציעים לך להימנע מכתובות דוא"ל ארוכות.

למעשה, יחד עם מידע זה על סוגי המילים בהן עליך להשתמש בהודעות שלך, בומרנג מצא גם את האורך "האידיאלי" של הודעת דוא"ל. בהתבסס על ניתוחם של 40 מיליון דוא"ל, הם מצאו כי לאלה המכילים לא יותר מ- 50–175 מילים הייתה הסיכוי הגבוה ביותר לקבל תשובה (49-50%). זה נתמך גם על ידי ממצאי א מחקר MIT 2010.

זו עצה מרווה, אך לא תמיד מעשית. אבל השיעור הוא לשמור על דוא"ל תמציתי. אחת הדרכים לעשות זאת היא להירשם למנוי חמש משפטים פילוסופיה, ולעולם אל תשלח דוא"ל באורך חמישה משפטים. כמשקיע וסופר גיא קוואסאקי אמר ל- Entrepreneur.com"פחות מחמישה משפטים הם בדרך כלל פתאומיים וגסים, יותר מחמישה משפטים מבזבזים זמן."

5. השתמש במילה "כיוון"

אם יש לך תעוזה לבקש ממישהו שיעשה משהו בשבילך, לפחות תגיד לו או לה למה. ידענו זאת מאז שנות השבעים, כאשר פרופסור לפסיכולוגיה באוניברסיטת הרווארד, אלן לנגר פרסמה מחקר הדגשת החשיבות של המילה "בגלל".

לעתים קרובות מדי אנו מקבלים מיילים שרק דורשים משהו ("האם אתה יכול לשלוח לי את הדו"ח עד השעה 14:00?), מבלי להסביר מדוע. אך על ידי הכנסת המילה "כיוון" לבקשתנו ("האם תוכל לשלוח לי את הדו"ח עד 14:00 מכיוון שצריך לערוך אותו עד 17:00), הסיכוי להתאמה עולה.

על פי מחקר זה, זה יכול להיות בגלל ש"אנשים מתנהלים 'אוטומטית'... כסוג של היוריסטי או קיצור דרך. ושמיעת המילה 'בגלל' ואחריה סיבה (לא משנה עד כמה הסיבה היא צולעת) גורמת לנו לעמוד. "

6. אל תציעו יותר משלוש אפשרויות

ה פרדוקס הבחירה הוא המקום בו יש לנו שפע של אפשרויות כך שאנחנו משתתקים. כדי להבטיח שהודעות הדוא"ל שלך לא יובילו לפרדוקס שבחר, נסה לא להציע יותר משלוש אפשרויות.

המוח האנושי אוהב את הקסם של השלושה. זו הסיבה שאנחנו נותנים שלוש מדליות באולימפיאדה. אנו מנתחים דברים במונחים של אופטימיות, ריאליסטית ופסימית (או גבוהה, בינונית ונמוכה). וזו הסיבה ששווקים כלכליים מתבגרים לעתים קרובות רק להכיל שלושה מתחרים עיקריים.

מבחינת קבלת ההחלטות, אנו גם אוהבים להסתמך על שלוש סיבות, או שלוש אפשרויות. זה הוצג באמצעות מחקר שכותרתו כששלושה קסמים אבל ארבעה אזעקות, בניצוחם של שני מדעני התנהגות. חל על שליחת דוא"ל, אם אתה קובע פגישה או שיחה, נסה לתת רק שלוש אפשרויות זמן ותאריך. לחלופין, תוכל להשתמש בכלי לתזמון פגישות כמו שרבוט, שיש לנו נבדק 5 כלים לניהול לוח שנה ותזמון השנהשמור על כל מה שיש בלוח הזמנים שלך. להלן חמישה כלים בחינם שיכולים להועיל במיוחד לשמירה על סדר היום שלך. קרא עוד בעבר.

7. כתוב ברמה של כיתה ג '

רמת ציון הקריאה של הדוא"ל שלך יכולה להשפיע באופן מסיבי על שיעורי התגובה שלך. לדברי בומרנגלאימיילים שנכתבו ברמת הקריאה במכללה היה שיעור תגובה של 39% בלבד. ציון הקריאה היעיל ביותר היה כיתה ג ', שהשיגה שיעור תגובה של 53%.

רמת הקריאה מתבצעת בעיקר על ידי הסתכלות על "מספר ההברות במילים שלך ומספר ה- מילים במשפטים שלך. " כדי לשפר את שיעור התגובה שלך אז, שמור גם על המשפטים וגם את המילים שלך קצר. כדי לבדוק את ציון הקריאה של דוא"ל משלך, העתק והדבק אותם בכלים כגון ציון הקריאה, או עורך המינגווי.

8. הגה את הטקסט שלך

לגבי כתובות דוא"ל ארוכות זה מובן מאליו, אבל לגבי אימיילים קצרים יותר, לעתים קרובות מתעלמים מההגהות. זה רעיון רע.

ב 2001 מחקרלארי ביסון הראה כי טעויות בכתיבה (כולל שגיאות כתיב ודקדוק, כמו גם טעויות לוגיות) משפיעות על השלכותיו של הכותב בכמה השפעות שליליות.

כאשר הקורא מבחין בטעות, הם מניחים אוטומטית הנחות לגבי הכותב. במחקר זה, ההנחות הנפוצות ביותר היו שהכותב היה הוגה לקוי, לא אדם מפורט, מתקשר גרוע ו / או משכיל רע.

אלה כמה תכונות די מזיקות שתוכלו להימנע מלהיראות בהן, פשוט על ידי הגהה Grammarly Lite - הרחבת דפדפן לכל צרכי ההגהה שלך [Chrome, Firefox, Safari]איך אתה מגהה כעת את מה שאתה מקליד במחשב שלך? להקליד אותו בגוגל? להדביק את זה במילה? או שאתה משתמש באתר הגהה שבו אתה מדביק את הטקסט שלך? אני בהחלט ... קרא עוד כל אחד מהודעות הדוא"ל שלך.

9. הצגת מספרים כמספרים

אם מספרים כמו נתונים סטטיסטיים, נתונים, תאריכים, זמן וכו '. חשובים בהודעה שלך, הצג את המספרים כמספרים במקום להקליד אותם (12, במקום שתים עשרה).

מחקרים על מעקב עיניים הראו שעיני הקורא בדרך כלל סורקות טקסט, ואילו "הספרות לעיתים קרובות עוצרות את העין הנודדת". הסיבה לכך היא "מספרים מייצגים עובדות". מספרים הם נתונים קשים שהתודעה יכולה לבחור במהירות. דעתו של הקורא מניחה שהמספרים הם חלק חשוב מההודעה.

זכור זאת כשאתה מכין דוא"ל משלך. אם המספרים הם חלק חשוב מההודעה שלך, הצג אותם כמספרים כך שהקורא שלך יוכל לסנן את החשובים מהלא חשוב.

ביצוע עבודות אימייל בשבילך

ברוב העבודות דוא"ל הוא חלק מכריע באופן שבו אנו מתקשרים עם עמיתינו. בין אם אתה שולח 10, או 100 דוא"ל ליום, לדעת כיצד ליצור הודעות יעילות זו מיומנות שאתה צריך ללמוד.

כפי שאתה יכול לראות מלמעלה, זה לא קשה. לשינויים קטנים, כמו הפיכת הדוא"ל שלך לתמציתי יותר, הגהה או שינוי הרגש של כתיבתך יכולות להיות השפעה גדולה. ועם כלים לשיפור דוא"ל בחינם 5 כלים שיכולים לעזור לך לכתוב מיילים טובים יותרכולם עדיין מנסים לפתור את בעיית הדוא"ל. אז בואו נדבר גם על ההרגל הבסיסי מכולם - אומנות כתיבת מיילים טובים יותר. בעזרת כמה כלים מגניבים. קרא עוד כדי לעזור, אין שום תירוץ.

סיכויים אלה יכולים לא רק לגרום לכך שהמיילים שלכם ישימו לב ויגיבו אליהם, אלא גם יעזרו לטפח דימוי מקצועי משופר של עצמכם.

אילו שינויים ביצעת באופן כתיבת דוא"ל ששיפרו את האפקטיביות שלהם? נשמח לשמוע!

זיכויים לתמונה: חיבוק מאת הרנן פיארנה (פליקר), סימן שאלה מאת מרקו בלוצ'י (פליקר), דוגמה לסוגי הגהה מאת volkspider (פליקר), אימייל מאת דניס סקליי (פליקר)