פרסומת
אולי אתה חדש בתפקיד מנהיגותי או שאתה פשוט נאבק בתפקיד המשלחת. כמנהיג, האצלת משימות לאחרים היא הכרחית, אך יכולה להיות מאתגרת. אם לאחרונה רכש צוות משלך מה ההבדל בין בוס למנהיג? קרא עוד או סתם זקוקים לעזרה קלה במשלחת, הנה כמה טיפים מועילים.
הדרך הטובה ביותר לתאר כיצד להאציל היא עם חמשת ה- W: מי, מה, מתי, איפה ולמה. כדי לצייר תמונה ברורה נתחיל מהסיבה.
מדוע המשלחת הכרחית?
למשלחת יתרונות רבים, לך כמנהיג כמו גם לארגון שלך ולצוות שלך. עם זאת, אנשים רבים מתקשים להאציל משימות.
יש שיחשבו שקל יותר לבצע משימות בעצמם ולא להאציל אותן. אחרים עשויים לחוש תחושת ערך על ידי התמודדות עם משימות בלבד. עדיין יתכן ופשוט לא יהיה מנוסה במשלחת.
ה הרווארד סקירה עסקית מקוונת:
המשלחת מיטיבה עם מנהלים, דוחות ישירים וארגונים. עם זאת, זו נותרה אחת מיכולות הניהול הנמוכות והלא מפותחות ביותר.
ויתרה מכך, ה- לימודי ניהול זמן אליו התייחס הרווארד ביזנס סקירה הגיע למסקנה כי:
332 חברות שנבדקו חששו מכישורי ההצגה של עובדיהם. במקביל, רק 28 אחוז מאותן חברות הציעו הכשרה כלשהי בנושא.
יתרונות עבורך כמנהיג
- אתה יכול להפנות את תשומת לבך לפריטים אחרים.
- אתה יכול לתזמן את הזמן שלך בצורה יעילה.
- אתה יכול להשיג יותר במהלך יום העבודה.
הטבות לחברי הצוות שלך
- הם יכולים ללמוד חדש או לשפר מיומנויות עדכניות.
- הם יכולים להרגיש חלק מצוות וסביבה מהימנים.
- הם יכולים לשפר את הביטחון העצמי והמוטיבציה שלהם.
יתרונות לארגון שלך
- זה יכול להשיג תפוקה מוגברת.
- זה יכול להציע תהליכים מוצלחים עבור לקוחות ולקוחות.
- זה יכול לבנות תרבות מחוברת לכל העובדים.
כפי שאתה יכול לראות, היתרונות של המשלחת נוגעים יותר מאשר רק במנהיג. אז אם התאפקת, אתה משפיע גם על החברה שלך ועל הצוות שלך.
מה עליכם להצביע?
כעת, כשאתם יודעים את חשיבותה של המשלחת כמנהיג, השלב הבא הוא להחליט מה עליכם להאציל.
במקרים רבים, האצלת משימות מסוימות היא אי-מוח. לדוגמה, לא תקצה משימת תכנות לעורך מכירות. עם זאת, כשמדובר במשימות שלך, זה יכול להיות קשה יותר להחליט איזו משלחת מצדיקה.
שאל את עצמך את השאלות הבאות:
- האם זו משימה שרק בידי הידע לעשות?
- האם אני נמנע מהקצאת משימה זו מכיוון שלאף אחד אחר אין זמן?
- האם אני אוחז במשימות כי אני רוצה "לעשות הכל" בעצמי?
- האם זו משימה חוזרת או שגרתית?
- האם אני באמת אחראי למשימה זו?
פרויקט של אוניברסיטת צפון קרוליינה מציין זאת ברשימה שלהם על סוגי המשימות שצריכים להאציל:
לעתים קרובות אנשים שומרים על משימות שהם הכי נהנים לעצמם גם אם המשימה אינה באחריותם. משימות אלה אינן הדרך הטובה ביותר לבזבז את זמנכם ומרצכם.
לאחר שהחלטת מה להאציל, דבק בהחלטה זו. לאחר מכן, סדר את לוח הזמנים ואת רשימת המשימות שלך 9 כלים לניהול זמן הטובים ביותר להישאר מאורגןכלי ניהול הזמן המוצגים כאן יסייעו לכם להפיק את המרב מימיכם. מתאים לכל מצב עסקי או אישי. זה הזמן לארגן את חייך! קרא עוד כדי להכיל את שאר הפריטים החשובים שעליכם לטפל בהם.
מיהו האדם המתאים למשימה?
לאחר קביעת אילו פריטים יש להאציל, הצעד ההגיוני הוא להחליט מי צריך להתמודד עם המשימה. כשאתה המנהיג, בין אם קבוצה קבועה קטנה או צוות פרויקטים גמיש, להכיר את חברי הצוות שלך חמשת הטיפים הטובים ביותר לניהול פרויקטים למתחיליםאם אתה לוקח לראשונה תפקיד מנהל פרויקטים, הנה רק חמישה טיפים לניהול פרויקטים שיעזרו לך להתחיל. קרא עוד זה המפתח.
אז כשמגיע הזמן להאציל משימות, ברור שאתה צריך להכיר בכישורים של כל אחד. אך יחד עם זאת, עליכם לדעת כמה טוב הם מבצעים ואת רישום האחריות שלהם. הקצאת משימה למישהו שאתה יכול לסמוך עליו היא חשובה לסיומה המוצלח.
פורבס מציע את אלה שתי עצות מועילות בנוגע למשלחת:
יחד עם אמון, אתה צריך גם לתת לאנשים אליהם אתה מאציל את ההזדמנות לעשות עבודה בדרך שלהם.
האצלו את האחריות והסמכות ולא רק את המשימה.
זכור, ברגע שאתה מאציל משימה, על צוות הצוות הזה להיות אחראי עליה. זה לא אומר שעליך להתרחק, אלא צריך לאפשר לחבר הצוות שלך לקחת את ההובלה.
מתי עליכם לבצע משימות מאוחסנות?
אז אתה יודע מה אתה מאציל ולמי, אבל מתי אתה מוסר את המלכות האלה? תוכלו למצוא משתנים רבים שקשורים להאצלה של משימה. עליכם לשקול לפחות את תאריך היעד, העדיפות והמאמץ.
למשל משימות דחופות ו יש כמובן להאציל את מיומנויות המומחיות של חבר הצוות כבר מההתחלה. אבל אלה בעלי עדיפות נמוכה או שאנשים שונים יכולים להתמודד איתם יוכלו לחכות.
דרך שימושית לקבל החלטה זו היא להשתמש בשיטה של עדיפות למשימות. טכניקה אחת כזו, שנקראת אייזנהאואר מטריקס, יכול לעזור לך לתעדף במהירות. בשיטה זו אתה מכניס את המשימות שלך לארבעה ריבועים לביצוע ראשון, תזמון, האצלה ואל תעשה.
כשאתה בודק את הדליים עבור 'עשה תחילה ולתזמן', אתה יכול להעביר בקלות משימות לסעיף נציג. זוהי גם שיטה שימושית לקביעת המשימות שיכולות ליפול לרבע אל תעשה.
היכן עליכם לנהל משימות שהוטלו?
המשימה הוצגה ועכשיו הגיע הזמן שתמשיך הלאה... כמעט. אתה עדיין צריך לעקוב אחר המשימה ולעקוב אחריה עד להשלמתה.
סביר להניח שאתה משתמש בכמה יישומים ו- כלים בעמדתך הפוך למנהיג מאורגן ופורה יותר עם Wrikeבין אם אתה עומד בראש פרויקט בודד בעבודה, או שאתה מנהל חברה קטנה, כל אחד מהתפקידים דורש התארגנות ותכנון קיצוניים. זה לא תמיד אפשרי עם מתזמן או מתכנן מסורתי. הזן את Wrike, ... קרא עוד . אם יש לך מנגנון מעקב אמין, הקפד לשלב את המשימות שאתה מאציל. אבל אם אתה זקוק לכמה הצעות, הנה חמש אפשרויות נהדרות.
- Outlook מאפשר לך להקצות משימות ולשמור עותק ברשימה שלך.
- גוגל מציעה תכונות חסוך את הזמן שלך עם 10 תכונות גוגל מנוצלותהכלים והשירותים של גוגל עושים הכל עבורנו. אבל יש הרבה תכונות שעוברות שימוש מופרז. חסוך מספר שניות והסתיים יותר בכלי Google שבהם אתה משתמש בכל יום. קרא עוד להאצלת דוא"ל ומשימות לוח שנה עם Gmail ו לוח שנה של גוגל.
- שלום משתמש בשיטת Kanban לניהול פרויקטים עם תכונות להקצאת משימות לאחרים.
- פודיו מספק מבנה תגובה נקי למשימות שהוקצו כדי לעדכן את כולם.
- Meistertask מאפשר לך להקצות בקלות ולקבל התראות על שינויים במצב המשימה.
רק קחו בחשבון שהכלי בו אתם משתמשים לא אמור רק לספק את היכולת להקצות משימות. עליך להשתמש בתכונה שמציעה תכונות כמו התראות, שיטות מעקב ותזכורות.
משאבי הדרכה למשלחת
אם אתה מאמין שאתה או הארגון שלך יכולים להפיק תועלת מתוכנית הכשרה למשלחת, להלן מספר מקורות שכדאי לבחון.
- עבודות אימון עסקי
- אימון דייל קרנגי
- איגוד הניהול האמריקני
- למידת CRM
עד כמה אתה מצליח?
היכולת להאציל לאחרים היא מיומנות חשובה לכל מנהיג 5 טיפים לניהול זמן שיכולים להפוך אותך למנהיג בחיים ועבודהבין אם אתה מבין את זה או לא, אתה מנהיג. גם אם זה אומר להיות מנהיג בחייך שלך. טיפים אלה יעזרו לכם להיות טובים אפילו יותר. קרא עוד . וכפי שקראתם כאן, היתרונות חלים לא רק עליכם, אלא גם על הארגון שלכם ועל הצוות שלכם. זה הופך אותו למצב win-win-win.
האם אתה מרגיש שיש לך כישורי משלחת מוצקים? או שאתה נאבק במשימת המשלחת כולם יחד? אל תהסס לשתף את מחשבותיך בנושא זה בתגובות.
קרדיטים לתמונה: דאנקן אנדיסון / שוטרסטוק
עם לימודי התואר הראשון שלה בטכנולוגיית מידע עבדה סנדי שנים רבות בענף ה- IT כמנהלת פרויקטים, מנהלת מחלקה ומנהלת PMO. לאחר מכן היא החליטה ללכת אחר חלומה וכעת כותבת על טכנולוגיה במשרה מלאה.
