פרסומת
182,900,000,000 מיילים.
182.9 מיליארד.
זה יותר מ- 25 מיילים לכל נפש אנושית על פני כדור הארץ.
וזה פשוט מה שאנו שולחים ביום אחד (PDF).
בהתחשב בכמות המטורפת של דוא"ל שנשלחים ומתקבלים מדי יום, אין פלא שהתקשורת האלקטרונית הזו הפכה קשה מדי לטיפול עבור כל כך הרבה מאיתנו. אבל אל דאגה, הנה כמה סודות פריון שיכולים לעזור לך לאלף את החיה.
השתמש בתגובות משומרות
אני לא יכול להדגיש את החשיבות של זה. רוב הסיכויים שאתה משיב להודעות דוא"ל רבות באותו אופן, בין אם זה סירוב להגשה, הכרה במאמצים של עמית או ברכה פשוטה. הדבר היחיד שאתה בהחלט צריך לעשות הוא ליצור תגובות משומרות להודעות הדוא"ל הנפוצות ביותר שלך.
זה ממש קל הגדר תגובות משומרות ב- Gmail שלח דוא"ל מהר יותר ויותר עם תגובות משומרותאין לך זמן לבשל ארוחת צהריים? אין בעיה, תפוס פחית. זקוק לצ'או קמפינג שלא ישתבש? קל, להשיג אוכל משומר. נמאס לכם להקליד את אותן תשובות דוא"ל? נסה מיילים משומרים! תחשוב ... קרא עוד או כל לקוח דוא"ל אחר. לא משנה כמה מהר אתה מקליד, אתה לא מהיר יותר משני לחיצות על העכבר, נכון? חסוך לעצמך זמן ועשה זאת עכשיו.
הגדר מסננים ותוויות / תיקיות
הדרך הטובה ביותר להתמודד עם עומס יתר היא למיין אותו תחילה. המשמעות היא שימוש בפילטרים ותוויות / תיקיות בתיבת הדואר הנכנס. ב- Outlook יש תיקיות, ל- Gmail יש תוויות, ולשניהם יש מסננים שתוכלו להגדיר לניתוב אוטומטי של הדוא"ל לתיקיות ותוויות אלה. אתה יכול להגדיר פילטרים מתקדמים 5 מסנני Gmail שיעזרו לתעדוף ולארגן את תיבת הדואר הנכנסאילו פילטרים צריכים לכל אחד ואחד להיות בארסנל שלהם כדי שתיבת הדואר הנכנס שלו מסודרת כמו שלי? אני כאן כדי לעזור לך להתחיל בהגדרת חמשת המסננים הראשונים שלך, או ... קרא עוד ב- Gmail בהתאם לצרכים המותאמים אישית שלך. למעשה, Gmail מציע באופן אוטומטי תביא קצת סדר בדוא"ל שלך 6 דרכים להשיב לתיבת הדואר הנכנס שלךהאם יש עוד משהו שימושי, נפוץ ומתסכל כמו תיבת הדואר הנכנס? זה היה קיים לנצח ואנחנו ממשיכים להשתמש בו, וכל עוד אנו ממשיכים להשתמש בו אנשים כמוני יעשו ... קרא עוד עם תיבת הדואר הנכנס החדשה שלה.
לוקח קצת זמן להגדיר ולקטלג טוב, והחודש הראשון דורש מכם קלט מתמיד. אבל זה שווה את הזמן שלך בטווח הרחוק. אל תמהר להכניס דברים במהירות לתוויות ומסננים, תחשוב על זה וסווג היטב כי זו האוטומציה בה תשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך למשך שארית חייך.
אני מוצא הכי טוב לעשות בדיקה בת 3 שלבים לפני שתסנן דוא"ל:
- שאל את עצמך מה השם הטוב ביותר של התווית / התיקיה (בין קיים או לא) להודעה זו.
- בדוק אם שם זה כבר קיים, ואם לא, צור אותו.
- שאל את עצמך אם שם זה צריך להיות ישות נפרדת או להיות תחת קטגוריה תחת אחת מהתיקיות הקיימות.
עשה זאת באופן קבוע ותיבת הדואר הנכנס שלך תהיה נקייה יותר באופן קסום.
קח את רשימת המטלות שלך במקום אחר
אמור את זה איתי אנשים: "תיבת הדואר הנכנס שלך אינה רשימת המטלות שלך." Vivek Haldar של גוגל כתב על כך זמן מה ולא יכולתי להסכים יותר. להלן ההלקחה של הלדר:
אימייל הוא מקום נורא לרשימת טודו. אני באמת לא מבין איך ניתן להשתמש ב- GTD לדוא"ל. אין אפשרות לבצע אימייל. לאחר שתקראו אותו ותבינו אותו, אתם עשויים להסתיים בפעולה ברורה, אך תיבת הדואר הנכנס שלכם אינה המקום לדחוף אותה.
הדוא"ל שלך עוסק בתקשורת, אז תן לזה להיות בעניין. יש המון אפליקציות פנטסטיות לרשימות מטלות, ואני ממליץ בחום על Any.do או Wunderlist Wunderlist - היישום הטוב ביותר לרשימת המטלות באייפון [iOS]רשימת Wunder היא אחת הדרכים הפשוטות ביותר לעקוב אחר מה שאתה צריך לעשות. יש לו ממשק משתמש אלגנטי שפשוט הגיוני. כל אחד יכול להרים את זה ולגלות איך ... קרא עוד .
בטל את הרישום ל- Junk
לא תאמין כמה עלוני מידע ודוא"ל זבל אחר סותמים את תיבת הדואר הנכנס שלך, למרות מסנן דואר זבל. ברגע שהבלאגן מתחיל להצטבר, הוא יכול לצאת במהירות משליטה. כדי לעצור את זה במסלוליו, עליך להתחיל לבטל את המנוי ויש טריק אחד ממש קל לעשות זאת.
בלקוח הדוא"ל שלך, פשוט חפש את המילה "בטל מנוי". הוא מצורף בסוף כל עלון, כך שפתאום תראה רשימה של כל הודעות הדואר הנכנס בתיבת הדואר הנכנס שלך. עכשיו פשוט פתח אותם אחד אחד ובטל את הרישום. אני ממליץ להשתמש ב- Gmail חלונית תצוגה מקדימה כשאתה עושה את זה כדי לזרז את העניינים.
יש גם הרחבות ושירותים בטל במהירות את הרישום לרשימות תפוצה נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך: בטל במהירות את הרישום למספר עלוני מידע עם כלים אלהביטול הרישום לעלון עלונים הוא יותר מסתם ספאם. רוב העלונים שממלאים את תיבת הדואר הנכנס שלך אינם מוכרים תרופות או מציעים דמי פרס - הם עלוני מידע אמיתיים מחברות מהימנות שאנו עצמנו הרשמנו ... קרא עוד או לקבץ אותם לעיכול דוא"ל.
שאלת הזהב לשאול כל אימייל
זה הביגי וזה מה שעזר לי לשמור על העומס על תיבת הדואר הנכנס שלי בשנה האחרונה. טום סטפורד של BBC Future הציע שאלה מוזהבת אחת לשאול את עצמך בעת פתיחת כל הודעה:
"אם לא היה לי את המידע הזה בתיבת הדואר הנכנס, הייתי יוצא לחפש אותו?"
אם התשובה היא לא, אל תכה בתשובה או לחץ על מחק אפילו בלי לפתוח אותה. זה כזה פשוט. לא, אתה לא מתגעגע לשום דבר ענק - אני עושה את זה כבר שנה וזה ממש עובד. הנה ההסבר של Stafford לכך:
בשום מקום זה לא ברור יותר מהדוא"ל הקבוצתי וממפולת התגובות שנובעת תמיד. היכה בחזרה על ידי להזכיר לעצמך שלא צריך להשיב לכל הדוא"ל, שהרבה נושאים יטופלו - וצריכים להתמודד איתם על ידי אנשים אחרים. שאלו את עצמכם: "אם לא היה לי את המידע הזה בתיבת הדואר הנכנס, הייתי יוצא לחפש אותו?" רוב הזמן שהתשובה היא כנראה "לא", וזה סימן שמישהו אחר שולט בך תשומת הלב.
שתף את פריצות הדוא"ל שלך
לכל אחד יש פריצות אימייל משלו לניהול העומס והדרך הטובה ביותר ללמוד היא לשתף אותם. יש לנו גם משלנו מדריך Gmail לכולם מדריך למשתמש של כוח ל- Gmailמדריך Gmail זה בחינם מיועד לאלו מכם שכבר משתמשים ב- Gmail כלקוח דוא"ל ומעוניינים לנצל את המרב מתכונות הפריון הרבות שלו. קרא עוד . זה עוזר, כמו גם העצות של משתמשי המקצוענים. אם סטאפורד לא היה כותב את המאמר הזה, הייתי עדיין טובע בהודעות ואני אסיר תודה לו לנצח על כך.
אז תגיד לי, איך אתה מתמודד עם שלך עומס יתר בדוא"ל 3 טיפים להתמודדות עם עומס יתר בדוא"ל ב- Gmail [הצג וספר]רובנו סובלים מעומס מידע. ההצפה במיילים פרטיים עשויה לא להיות נושא גדול והתעלמות ממחצית הדוא"ל מקובלת במידה מסוימת. אולם בחיים המקצועיים, ... קרא עוד ? אין כאן תשובות שגויות, אנשים.
זיכויים לתמונה: פיט, לארס פלוגמן
מיהר פאטקר כותב על טכנולוגיה ופרודוקטיביות כשהוא לא מתבונן בצפייה חוזרת.
