פרסומת
דנטה טעה; ישנם עשרה מעגלי גיהינום, שהעמוק בהם שמור למי שעושה את חטאי הדואר האלקטרוני ביותר. אימייל כאן כדי להישאר, אך ישנם כמה חוטאים אשר מחמירים את כולנו. היום אני הולך לבדוק כמה מהדרכים המצערות ביותר שאנשים יכולים לעשות שימוש לרעה בדוא"ל ולגרום לחיים למצוץ לשארנו.
אל תדאגי, גם אם אתה חוטא, אתה לא נידון לנצח של סבל. חבק קנסון למשך שבוע כדי לתקן את שגיאת דרכייך ולחזור בתשובה על חטא הדוא"ל שלך וכולם ייסלחו.
המשך לקרוא כדי לגלות אם אתה קדוש בדוא"ל 7 הנחיות Netiquette לכתיבת דוא"ל והודעות בפורוםNetiquette הוא קיצור של נימוסים ברשת או באינטרנט. זה מקיף את המערכה המיוחדת של מוסכמות חברתיות שנמצאות באינטראקציות מקוונות. בעוד שניקוד דומה מאוד להתנהגות טובה או לנימוס במפגשים לא מקוונים, ישנם ... קרא עוד או חוטא.
שליחת דוא"ל להרבה אנשים
אימייל זול להפליא. אדם אחד יכול להקדיש חמש דקות לכתיבת דוא"ל ולשלוח אותו לאלפים, או אפילו מאות אלפי נמענים. זה גם באופן נרחב יקר מאוד לקבל. אם לוקח שתי דקות לקרוא, או אפילו רק 30 שניות לפטר, מספר האנשים - דקות שמייל בודד יכול לבזבז הוא עצום. זה מסתכם בבזבוז מאסיבי של זמן ייצור. גם אם תנקוט בצעדים למזעור ההשפעה, למשל
הקמת מערכת תקשורת רב שכבתית השתמש במערכת תקשורת זו על שלוש שכבות כדי להתנגד להסחות דעתהצורך להישאר מחובר כל הזמן מסיח את דעתו. כדי לנהל את מערכות היחסים והזמן שלך, נהל גם את הדרך בה אתה מתקשר עם העולם. צרו תוכנית חכמה בעלת שלוש שכבות. קרא עוד , אתה עדיין צריך להתמודד עם זה בשלב מסוים.
יותר מדי ארגונים מקיימים מדיניות בה כל אחד, כולם וכלבם של כולם מופיע בדוא"ל. לא כולם צריכים לקבל כל דוא"ל בודד. אם אתה אחד האנשים שמבצעים את המדיניות הזו, או סתם מפנה את כולם מחוץ להרגל כשאתה לא צריך, אתה חוטא בדוא"ל.
אל דאגה, הפדיון פשוט. במשך שבוע, שלח דוא"ל רק לאנשים שצריכים לקבל אותם לחלוטין. אם יש ספק, אל תשלח את הדוא"ל. סביר להניח שתופתעו מההשפעה המועטה על האופן בו הכל פועל.
כבונוס, ככל שתשלח יותר דוא"ל, כך סביר שתקבל, כך שאם אתה עומד בפני עומס דוא"ל משלך, הדבר יכול לעזור גם.
שימוש יתר בתשובה לכולם
הדוא"ל הוא במיטבו כשהוא משמש בדיוק כמו מכתב: אדם אחד שולח לאדם אחר הודעה יחידה ומחכה שהוא יגיב. אימייל פועל גם כאשר אדם אחד שולח הודעה יחידה להמון אנשים (כל עוד הם את כל צריך לקבל את זה). אפילו עם תכונות נהדרות כמו הודעות משורשרות 7 סיבות מדוע עליכם להפסיק להשתמש בלקוחות דוא"ל שולחנייםהאם לקוח דוא"ל מבוסס אינטרנט עדיף על אפשרות שולחן עבודה? בדקנו את היתרונות והחסרונות השונים ומצאנו תשובה בשבילכם. קרא עוד , דוא"ל פשוט לא נועד לטפל בהודעות מרובות כראוי.
הבעיה מתגלה ממש באמצעות דוא"ל קבוצתי. אני מדרג אותם מעט יותר מהפצצה הגרעינית כפיתוח הטכנולוגי הגרוע ביותר של המאה העשרים. פתיל אימייל בו 15 או 20 אנשים עונים יכול לצאת מכלל שליטה אם אנשים לא נזהרים אל תסע על עצמך: 5 התנהגויות אימייל בקבוצות שיש להימנע מהןיצירת דוא"ל טוב אינה קלה, וזו אמנות שרק מעט אנשים מסוגלים לשכלל. אימיילים בקבוצה אינם קלים יותר. טיפים אלה אמורים לעזור בשיפור ההודעות שלך. קרא עוד . וזכרו, כל הודעה שנשלחת היא הודעה נוספת למישהו איפשהו.
אמנם ייתכן שההודעה הראשונה הייתה רלוונטית לכל אחד בארגון, אך רוב הסיכויים שהתגובות לא יהיו. אם הבוס שלך שולח שאלה לכל הצוות, עשה את עמיתיך לעבודה באמת צריך לראות את התשובה שלך? שימוש יתר בכפתור התשובה הכל הוא אחד מחטאי הדוא"ל הגדולים ביותר שאתה יכול לבצע.
שוב, הפדיון פשוט למדי. במשך שבוע עליך להשתמש רק בכפתור התשובה. אם יותר מאדם אחד צריך לראות את התגובה, שלח אותם ידנית. כפתור התשובה לכל הוא פיתוי מרושע שיש לעמוד בפניו.
לשלוח דוא"ל כשאתה לא צריך
לפעמים אימייל הוא הדרך הטובה ביותר להגיע למישהו. לפעמים זה לא. לרוע המזל, דוא"ל נתפס לעתים קרובות כברירת המחדל. שליחת דוא"ל כשאתה לא צריך זו דרך נוספת לגרום לעצמך להישלח היישר לגיהינום בדוא"ל.
לפעמים יש דרכים טובות יותר לעשות דברים. אם טוני יושב ממך מעבר לחדר, אלא אם כן אתה צריך ליצור מסלול נייר, מדוע שלא ניגש לדבר איתו? באופן דומה, אם משהו ידרוש הרבה קדימה ואחורה, פגישה פנים אל פנים או טלפון יהיה כנראה הרבה יותר יעיל. שיחת טלפון של 30 דקות יכולה לתפוס מקום של דיוני דוא"ל ארוכים בשבוע. רק וודא שאתה אל תתנו לפגישות שלכם להפוך לריק זמן נמאס מישיבות לא יעילות? שלח 8 חוקים אלה לבוס שלךאם פגישה מסודרת היטב, אין סיבה שהיא לא יכולה לשפר את הפרודוקטיביות, את תחושת המטרה ואת המורל. להלן כמה כללים שצריך לנקוט בהם לפגישות אפקטיביות. קרא עוד .
היתרה שלך היא לעשות הכל כדי לא לשלוח מיילים במשך שבוע. אם טוני לא נמצא ליד שולחנו כשאתה ניגש, השאר פתק כתוב. אם בוב רוצה לארגן משהו, התקשר אליו והקש אותו בטלפון. ראה כיצד שינוי ברירת המחדל שלך מ"שלח דוא"ל "ל"שלח דוא"ל רק אם אין אפשרות אחרת" משפיע על עבודתך. תיבת הדואר הנכנס של כולם תודה לך.
שליחת דוא"ל ארוך מדי
בדיוק כמו ששליחת דוא"ל קצר לרבים מדי היא חטא, משלוח דוא"ל ארוך באמת לאדם אחד יכול להיות מדי. אם מה שאתה מנסה לומר מצריך דוא"ל בן 2000 מילים, רוב הסיכויים שאתה משתמש בכלי התקשורת השגוי. ככל שהדוא"ל שלך ארוך יותר, כך האדם לוקח יותר זמן לקרוא ומאמץ זה נדרש להגיב. מיילים ארוכים יכולים באמת למצוץ!
"לא הספקתי לכתוב דוא"ל קצר, אז כתבתי הודעה ארוכה במקום זאת." - מארק "מארקי" טוויין
- הארי גינס (@HarryGuinness) 28 באפריל 2015
יש תנועה הולכת וגוברת של אנשים שמתחייבים שמור את כל הדוא"ל תחת חמישה משפטים. הם מרגישים שאם לא ניתן להעביר את המסר בקצרה, אתה עושה את זה לא נכון. אם אתה אשם בכתיבת הודעות דוא"ל שנמצאות בשטח טולסטוי-האסק, העונש שלך הוא להצטרף לקהל חמשת המאסקים למשך שבוע. שום דוא"ל שתשלח, לא משנה כמה נחוץ הוא, יכול לרוץ יותר מחמישה - רצוי קצרים - משפטים. זה הרגל טוב להיכנס ולרצון להפוך אותך לפרודוקטיבי יותר 7 טיפים ליעילות דוא"ל כדי לקבל יותר דוא"ל, מהר יותרהחיים סובבים סביב תקשורת ופשוט ממש שום דבר לא מושג בלעדיו. אימייל הוא כלי תקשורת שנועד להקל על חייך. במקום שתצטרך להקליד מכתב או לנסות לתפוס מישהו ... קרא עוד .
תשובה לכל הודעה
זה החטא שהייתי הכי אשם בו, ולקח לי זמן לעבור עליו. כשאתה מקבל דוא"ל הדחף הטבעי הוא להשיב מייד. הבעיה היא שזה יכול למשוך אותך לחילופי דברים מיותרים ותגובתיים ואנשים יבואו לצפות שיהיו זמינים להגיב מייד לדוא"ל בכל שעות היממה. תגובה לכל הדוא"ל באופן מיידי היא רק חטא דוא"ל קטן, ואילו השיחה, הציפייה מכולם להשיב באופן מיידי היא חטא גדול יותר.
על ידי תגובה מהירה לכל מה שאתה מאכיל את החיה שהיא הבוס שדורש תשובות בדוא"ל בשעה 04:00 בשבת. אסור לך לחדור לבוסים כאלה. כמשפט לחטא זהעליכם להקדיש שבוע להמתנה של לפחות שעה לפני שתשיבו להודעות דוא"ל, ולהגיב רק בשעות העבודה. אם משהו מצריך תגובה דחופה, עליכם להשתמש בשיטת תקשורת אחרת.
לך עכשיו בשלום
אוהבים את זה או שונאים את זה, אימייל כאן כדי להישאר. עם זאת, ישנן דרכים לשפר את החוויה עבור כולם. אם אתה חוטא אימייל נוראי, חזור בתשובה על דרכייך והפעל כמה מהפתרונות הפשוטים האלה לפעולה. אנשים מודים לך על זה. אם לעומת זאת, אתה קדוש בדוא"ל, העביר את המאמר הזה לחוטאים שאתה מכיר והפיץ את המילה הטובה.
ישנם אינספור חטאי דוא"ל אחרים שם בחוץ. אילו מהם אתה חושב שפספסתי? ואיזה עונשין היית מציע?
זיכויים לתמונה: xkcd.org.
