ארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail בצורה טובה יותר באמצעות ActiveInbox

פרסומת

אנו שולחים ומקבלים המון מיילים מדי יום. הרבה מההודעות שאנו מקבלים חשובות ההכרחיות פעולה או תשובה נוספת - אך מרבית ההודעות האלו הן התראות ועדכונים אוטומטיים מהרשתות החברתיות והמנויים שלנו. כיצד ניתן להבין את כל העומס הזה? איך לא מפספסים משהו חשוב באמת בבלגן ההוא?

יש הרבה דרכים לעשות זאת. לדוגמה, אתה יכול להשתמש תזכורות מתוזמנות לעולם אל תשכח להשיב להודעת דוא"ל באמצעות תזכורות מתוזמנות קרא עוד לא לשכוח ליצור קשר שוב עם האדם. או שאתה יכול תזמן דוא"ל ועיכוב תשובות ב- Gmail כיצד לתזמן מיילים ועיכוב תגובות בג'ימייל עם בומרנג (400 מוזמנים) קרא עוד או להשתמש תיבת הדואר הנכנס של עדיפות Gmail תיבת הדואר הנכנס של עדיפות של Gmail פותרת את בעיית ה- Bacn קרא עוד כדי להפחית את העומס.

פוסט זה מסתכל על כלי אחד כזה שעוזר לך לארגן טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail (על ידי ניצול מלא של תוויות Gmail). ActiveInbox, הידוע רשמית בשם GTDInbox ו- GTDGmail, הוא בן לוויה שימושי ב- Gmail שעושה שימוש נכון בתוויות Gmail כדי לעזור לכם לארגן טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס.

שלב 1: התקן והתקן את ActiveInbox

הדבר הראשון שתצטרכו לעשות הוא להתקין את הכלי. הוא מותקן כתוסף דפדפן רגיל ויכול לפעול ב- FireFox וגוגל כרום.

לאחר התקנת הכלי, תצטרך ליצור את תוויות הסטטוס הראשונות שלך שיעזרו לך להפוך דוא"ל למשימות. תוויות סטטוס הן תוויות רגילות ב- Gmail - אתה יכול להוסיף או להסיר אותן מאוחר יותר כך שיתאימו לצרכים שלך כשתתחיל להשתמש ב- ActiveInbox.

לאחר סיום זה, תראה את שורת המשימות הבאה מעל כל אחת מהודעות הדוא"ל שלך:

משחק עם סוגי תוויות חדשים

בעיקרון, מה שהכלי עושה הוא לארגן מחדש את התוויות הקיימות שלך כדי להקל על ניהול תיבת הדואר הנכנס. אתה יכול לראות את זה בפעולה בסרטון זה:

תוויות סטטוס

בעזרת הכלי תעודדו לסמן כל הודעה באמצעות שלוש הראשיות תוויות סטטוס:

• פעולה: עקוב אחר אימיילים חשובים עד לסיום המשימות;
• ביום מן הימים: עקוב אחר אימיילים שאינך יודע כיצד להתמודד איתם אך מרגישים שהם חשובים מכדי שיימחקו או יתעלמו מהם לחלוטין;
• ממשיך לחכות: עקוב אחר אימיילים שאתה מתכנן להשיב להם בעתיד הקרוב.

ברגע שבוחרים באחד מהסטטוסים, ההודעה הופכת למעקב דרך סרגל הצד של ActiveInbox.

זה המפתח לרוקן בבטחה את תיבת הדואר הנכנס שלך: העבר לדוא"ל הדואר הניתן לפעולה שלך, ארכיב אותם והשתמש בסרגל הצד שלך כדי לעקוב אחריהם עד שהם יושלמו.

כעת תוכל לטעון במהירות את רשימת ההודעות, למשל, שממתינות לתשובה ואף להציג אותן בתצוגה מקדימה במסך המוקפץ:

משם אתה יכול גם לשנות את תווית הסטטוס או לארכוב את הדוא"ל כפי שבוצע או דילג עליו.

פרויקטים והפניות

בעוד שתוויות סטטוס מקטלגות את הדוא"ל כמשימות על סמך איזו פעולה הן דורשות, פרויקטים נועדו לארגן את ההודעות שלך באופן נושאי. אתה יכול להפוך את התוויות הקיימות שלך לפרויקטים או ליצור תוויות חדשות:

תוויות הפניה נועדו להקל על ההודעות שלך בהמשך, למשל. הערות R / Meeting, R / חשבוניות, R / קבלות.

עיין במיילים בצורה יעילה יותר

מלבד עוזר לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך, הכלי מוסיף גם כמה תכונות נחמדות המאפשרות לך להתחפר במהירות בכל שיחת דוא"ל ספציפית:

• ראה 'מיילים קודמים'לצפייה בהלחנה / תשובה
• דפדף קשור מיילים בתצוגת שיחה
• ראה 'היסטוריית אנשי קשר‘קופץ בלחיצה ימנית על איש קשר
• תצוגה מקדימה של דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס ותוצאות חיפוש בלחיצה ימנית

העדפות

הדבר הטוב ביותר בכלי זה שתוכלו להשתמש בו "כמה שתרצה בו". העדפות ActiveInbox המסתתרות מאחורי הקישור About & Help בסרגל הצד מאפשרות לך להגדיר כל חלק בטווח תכונות הכלי:

טיפים וטריקים

בסך הכל, הכלי עושה עבודה נהדרת ועוזר לך להבין את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail (או Google Apps). להלן מספר טיפים מועילים כדי להפיק את המרב ממנה (פתק: אתה יכול לעשות את רוב אלה באמצעות Gmail גם ללא הכלי, אך עם ActiveInbox זה נראה כל כך הרבה יותר כיף):

• אל תבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך מספר פעמים ביום ותשיב לכל אחת חדשה - היא כל כך לא יעילה. עדיף להגדיר סטטוס ותוויות פרויקט כדי לאפשר למיון שלך לתיבת הדואר הנכנס.
• לעולם אל תשכח את המעקב: תן לאימיילים שלך להיתקע בתיקיה "מחכה" עד שתשמע.
• הגדר מסנני Gmail לכל דוא"ל "הכרזת השירות" (התראות פייסבוק, עדכוני טוויטר וכו ') כדי להכניס אותם לתווית מיוחדת וארכיב באופן אוטומטי. ככה תוכלו לקרוא אותם כשרוצים, אך הם לא סותמים את תיבת הדואר הנכנס.

האם אתה חושב שכלי זה עשוי לעזור לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך? אנא שתפו את מחשבותיכם!