הפוך את Outlook לכלי ניהול פרויקטים באמצעות שילוב של OneNote

פרסומת

OneNote הוא אחד מאותם מוצרי מיקרוסופט שנראים חסרי תועלת לחלוטין כאשר אתה מתחיל להשתמש לראשונה זה, אבל רק אם אתה עושה שימוש במוצר שהערך האמיתי שלו מתחיל להאיר דרך. כ כלי וניהול פרויקטים, Microsoft OneNote הוא אחד הכלים הטובים ביותר שקיימים שם.

מדוע לא פשוט להשתמש ב- תכונות משימות ב- Microsoft Outlook כיצד לייצא את משימות Outlook שלך ל- Excel באמצעות VBAבין אם אתם חובבי מיקרוסופט ובין אם לאו, דבר טוב שאפשר לומר לפחות על מוצרי MS Office הוא כמה קל לשלב כל אחד מהם אחד עם השני ... קרא עוד , אתה שואל? ובכן, אין באמת סיבה שלא תוכלו להשתמש בשניהם. לכל אחד יש את מקומם בארגז הכלים לפריון העבודה שלך, והם מחמיאים אחד לשני גם כן.

במאמר זה, אראה לך כיצד תוכל לשלב משימות של Microsoft Outlook ו- Microsoft OneNote לטוב יותר נהל את המורכבות של הפרויקטים המרובים שביצעת בחייך, או בעבודה, בכל נתון זמן.

שם משימות Outlook נופלות קצרות

השתמשתי במשימות ב- Microsoft Outlook במשך שנים רבות. כסקירה יומית של כל מה שאתה צריך להשיג, שום דבר לא מכה את זה. יש לך מועדי מועד, תיאורי משימות וסדרי עדיפויות זמינים במבט חטוף, ואתה יכול אפילו לסווג אותם לפרויקטים הספציפיים שאתה עובד עליהם.

היתרון הגדול ביותר למשימות - הפשטות שלה - הוא גם החיסרון הגדול ביותר שלה.

למרות שיש לך את היכולת לכתוב הערות כשאתה פותח משימות בודדות, התכונות הזמינות בתווים אלה מוגבלות מאוד.

הטקסט נהדר, אבל מה אם תרצו לארגן את הגיליונות האלקטרוניים הרבים, המסמכים, הערות הפגישה ואת הרשומות הרבות האחרות שעוברות על העבודה על המשימות הללו?

מה שאתה צריך זה סוג של תיקיה או מחברת שבה אתה יכול לאחסן את כל המידע הזה עבור כל משימה, מאורגן בכרטיסיות, וזמין בהישג ידך כאשר אתה בודק את המשימות שלך ומחליט מה לעבוד בהבא.

הוספת התוסף OneNote ל- Outlook

למרבה המזל, אתה יכול לעשות זאת עם OneNote, מכיוון שהוא משתלב בצורה מושלמת עם Microsoft Outlook (אך לרוע המזל לא עם Outlook.com aka Hotmail). לשם כך מתוך Outlook, פשוט לחץ על קובץ ואז אפשרויות.

לאורך תפריט הניווט השמאלי, לחץ על תוספות קישור.

בתחתית עמוד זה תראה שדה "נהל" עם תיבה נפתחת. בחר "תוספות COM" ולחץ על כפתור עבור.

אם התקנת את OneNote במחשב שלך - שעליך לעשות, מכיוון ש- OneNote הוא בחינם- OneNote הוא עכשיו באמת חינם עם תכונות נוספות מבעברEvernote כבר לא פוסל על אפליקציות של רישום הערות. מיקרוסופט הודיעה לאחרונה כי OneNote תהיה חינמית מתמיד. הבה נראה לך מה המשמעות של זה מבחינת תכונות ופונקציונליות. קרא עוד ואז תראה כאן תוסף שכותרתו הערות OneNote על פריטי Outlook. בחר בתיבת הסימון שליד זה ואז לחץ על אישור.

כעת תגלו אייקונים של "OneNote" בכל Microsoft Outlook, אבל זה שהכי מעניין אותנו הוא זה שמופיע כעת בראש דף משימות Outlook שלך.

כעת, לאחר ששילבתם את Microsoft OneNote עם Outlook, הגיע הזמן לעבוד עליו להיות יותר פרודוקטיבי 5 דרכים להתפרק עם Microsoft OneNoteהאם אתה מרגיש צורך בכלי ארגון לא מקוון שקיים גם באינטרנט? באופן מפתיע, מיקרוסופט הצליחה למצוא את הפיתרון המושלם - OneNote. קרא עוד . בחלק הבא, אני אראה לך כיצד אתה יכול ליצור מחברות לפרויקטים בודדים שהתחלת, ואז כיצד ניתן ליצור דפים חדשים לניהול משימות פשוט על ידי לחיצה על כפתור Microsoft OneNote ב- Outlook משימות.

ניהול משימות יעיל עם משימות OneNote ו- Outlook

ראשית, פתחו את OneNote וצרו מחברת חדשה שרק מוקדשת לה ניהול משימות.

כעת בתוך מחברת ניהול המשימות, תוכלו ליצור קטעים חדשים עבור כל פרויקט בודד עליו אתם עובדים כרגע.

כל המשימות בדף משימות Outlook שלך בדרך כלל יופלו תחת פרויקט זה או אחר. למרבה הצער, ב- Microsoft Outlook, זה לא כל כך קל לארגן חזותית משימות אלה לפי פרויקט. כולם פשוט מופיעים ברשימה גדולה וארוכה. יש את הקטגוריה שאיתה אתה עובד, אבל זה רק טור. מבחינה ויזואלית הרשימה נראית די מאיימת.

אך על ידי הוספת קטעים ב- OneNote לכל פרויקט, אתה יוצר פריסה ויזואלית נחמדה ונקייה שמאפשרת לך לארגן את כל המשימות שלך באופן ויזואלי לפרויקטים (שאליהם נגיע עוד רגע).

אז עכשיו, לאחר שתקבע את OneNote עם פרויקטים, תוכל להתחיל לטעון אותה באמצעות משימות ככל שיעלו.

שימוש בשילוב המשימה שלך ל- OneNote החדש שלך

בין אם משימות חדשות נובעות מדוא"ל שהבוס שלך שולח אליך, משימות שמספק מנהל פרויקט, או בכל מקום אחר, התהליך הוא זהה; צור את המשימה במשימות Outlook, הדגש אותה (על ידי לחיצה על המשימה) ואז לחץ על סמל OneNote בראש דף המשימות.

מה שקורה כשאתה עושה את זה זה קסם.

ראשית, OneNote ישאל אותך לאיזה קטע אתה רוצה להכניס את "העמוד" החדש הזה. זה המקום בו אתה בוחר את הפרויקט אליו שייכת משימה זו.

לאחר שתעשה זאת, OneNote יבוא אוטומטית את המשימה מ- Microsoft Outlook לאותו פרק OneNote כדף חדש.

בעיקרון החלקים הם פרויקטים, והדפים הם משימות. אז עם הגדרה זו ב- OneNote, כל הפרויקטים שלכם יהיו רשומים לאורך סרגל הניווט השמאלי. כשאתה לוחץ על פרויקט, תראה את כל המשימות הקשורות לאורך סרגל הניווט בצד ימין.

לאחר שתשתמש בהגדרה זו במשך מספר ימים, תעריך עד כמה היא אינטואיטיבית ונקייה. גם אם יש לך 4 או 5 פרויקטים שכולם מתרחשים בבת אחת, הגדרה זו מאפשרת לך להתמקד ממש ב פרויקט ספציפי ולראות רק את המשימות הקשורות אליו, בלי כל הבלאגן של לא קשור משימות.

זכור, OneNote הוא נהדר גם לסוגים אחרים של פרויקטים. בדוק איך אתה יכול השתמש ב- OneNote כדי ליצור wiki אישי כיצד ליצור ויקי אישי באמצעות Microsoft OneNoteWiki הוא דרך נהדרת לאחסן ולשתף כמויות גדולות של מידע. הנה כמה קל ליצור wiki עם OneNote. קרא עוד .

ניהול רשומות משימה מאורגנות

על ידי הכנסת המשימות שלך ל- OneNote, אתה מספק מרחב מרכזי בו ניתן לארגן את כל מה שקשור למשימה זו. והדברים שאתה יכול לארגן בדף המשימות שלך ב- OneNote הם מרשימים.

אתה יכול להכניס טבלאות נתונים (או להוסיף גיליון אלקטרוני של Excel אם תרצה), לצרף כל סוג של קובץ, לקחת גזרי מסך, הכנס תמונות או תמונות סרוקות, בצע הקלטות שמע וכמובן, הוסף את כל ההיפר-קישורים שאתה כמו.

אתה יכול אפילו ליצור רשימת מטלות נוספת במסגרת משימה פרטנית זו. מה שאתה מארגן במרחב הזה תלוי בך לחלוטין, אך העניין הוא שהוא מאפשר לך למיקום מרכזי להתמקד במשימה שלך, מבלי לבזבז זמן לצוד דרך הספריות שלך עבור קבצים קשורים. קשר הכל כאן, והכל בהישג ידך.

כאשר אתה מרגיש ש- Outlook ו- OneNote לא ממש חותכים אותו, בדוק מידע מקיף יותר כלי לניהול פרויקטים כמו אסאנה מדריך למתחילים לשימוש באסאנה למעקב אחר כל פרויקטאסאנה הוא אחד מכלי הפרודוקטיביות הטובים ביותר שבהם תוכלו להשתמש בחינם. כך תוכלו לעקוב אחר פרויקט באמצעות אסאנה. קרא עוד . ואם אתה צריך כלי ל שיתוף פעולה בצוות הפרוייקט, הסתכל ב monday.com כיצד monday.com יכול לחייב את שיתוף הפעולה בצוות שלךmonday.com מציעה כלי שיתוף פעולה וארגון רבי עוצמה עבור הצוות שלך. הנה הסיבה שאתה צריך לנסות את זה. קרא עוד .