כיצד להשתמש ב- Outlook לצורך משימה וניהול פרויקטים פשוטים

פרסומת

אם אתה עובד על פרויקט קטן, כפרילנסר או בחברה עם מעט עובדים, Outlook 2016 יכול לעזור לך נהל את הפרויקטים שלך ומשימות ללא צורך בתוכנה חזקה. בעזרת התאמות אישיות פשוטות למקטע המשימות, באפשרותך להגדיר תזכורות ותאריכי יעד, להקצות למנויים ולעקוב אחר זמן בקלות.

מדוע להשתמש ב- Outlook לפרויקטים ומשימות?

עבור פרויקטים גדולים מנהלי פרויקטים וחברות גדולות משתמשים בתוכנות מקצועיות כמו Microsoft Project או Basecamp, חלק מהכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים לביצוע העבודה. הם מציעים את התכונות הנרחבות הדרושות לארגון וניהול פרויקטים מצליחים.

עם זאת, לפרויקטים קטנים, פרילנסרים או צוותים של אחד או שניים, ל- Microsoft Outlook יש את התכונות החיוניות הדרושות כדי להצליח בכל סיטואציה קטנה. להלן רק כמה מהתכונות הבסיסיות שהוא מכיל:

• שדות משימות הניתנים להתאמה אישית
• ניתן להקצות למנות
• תזכורות מועילות
• מעקב אחר זמן
• עדכוני מצב
• סדרי עדיפויות וסיווג
• פונקציית ייצוא

כיצד ניתן להשתמש בתכונות Outlook אלה?

התאם אישית עם שדות שאתה צריך

אתה יכול להוסיף ולהסיר שדות בקלות בקטע המשימות. לדוגמה, כדי לעקוב אחר זמן אתה יכול להוסיף עבודה בפועל ועבודה כוללת. למעקב אחר סטטוס אתה יכול להוסיף סטטוס שלם ואחיד סטטוס מלא.

כדי לבחור את השדות שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אחת העמודות ובחר בוחר שדה. ואז פשוט גרור ושחרר את השדות שאתה רוצה לאזור העמודות.

הקצה משימות בקלות

אם אתה עובד עם בן זוג או עובד אחד, הקצאת משימות זו לזו היא פשוטה. פתח את המשימה ובניווט העליון בחר הקצאת משימה. לחץ על ל כדי לפתוח את רשימת אנשי הקשר שלך, בחר את האישית ולחץ על ל כפתור בחלון הקופץ. זה יכניס את איש הקשר שלך למשימה וברגע שתלחץ שלח, המשימה תהיה בדרך למקבל.

אתה יכול גם לכלול שדה עבור משימת צוות שכולל סימני סימון פשוטים ו- שהוקצה ל שדה לראות במבט חטוף האחראי עליו.

הגדר תזכורות

כמו בכל יישום משימה, תזכורות הן כלים חיוניים. Microsoft Outlook מאפשר לך להתאים אישית את התזכורות שלך על ידי בחירת התאריך, השעה והצליל הספציפי אם תרצה. אפשרויות התאריך הן בתבנית לוח שנה ובחירות השעה הן במרווחים של 30 דקות.

עקוב אחר זמן

עבור פרילנסרים או אחרים שגובים לקוחות לפי שעה, מעקב אחר זמן הוא חובה. עם Microsoft Outlook אתה יכול להשתמש בשניהם עבודה בפועל ו סך הכל עבודה שדות או רק אחד מהם, תלוי בצרכים המדויקים שלך. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בפועל בפועל עבור הסכום הניתן לחיוב ובסך הכל עבודה במשך כל משך הזמן שהשקיע במשימה. שני השדות רושמים זמן בשעות עשרוניות.

עדכון סטטוסים

Microsoft Outlook כולל שדות אחוזים מלאים וגם שדות סטטוס כדי לעקוב אחר הפרויקטים והמשימות שלך. כמו במעקב אחר זמן, אתה יכול להשתמש בשניים או רק באחד, תלוי בהעדפתך.

היתרון בשימוש ביחד הוא שאם אתה מסמן משימה כמושלמת במאה אחוז, למשל, שדה הסטטוס יופיע באופן אוטומטי הושלם והמשימה תיסגר.

שדה הסטטוס כולל גם אפשרויות לביצוע, לחכות למישהו אחר, ונדחים, שכל אחד מהם יכול להועיל מאוד להישאר על המסלול.

השתמש בתעדוף וסיווג

השימוש בשדה העדיפות הוא כלי נהדר נוסף לצפייה הפריטים החשובים ביותר שלך מערכת 3-Strike: כיצד לתעדף את רשימת המטלות שלךהאם אינך עובר על רשימת המטלות שלך? יתכן שהבעיה אינה הפרודוקטיביות שלך, יכול להיות שזו רק סדרי העדיפויות שלך. בואו ללמוד כיצד לתעדף את רשימת המטלות, ונעשה דברים. קרא עוד במבט ראשון. פריטים בעלי עדיפות גבוהה יציגו סימן קריאה אדום ופריטים בעלי עדיפות נמוכה יציגו חץ כחול כלפי מטה. אתה יכול גם להוסיף א עדיפות אישית שדה במידת הצורך.

תכונת הקטגוריה ב- Microsoft Outlook שימושית גם לאיתור מבט על סוגים ספציפיים של משימות. כברירת מחדל, הקטגוריות נקראות על פי צבען, אך שינוי זה לשמות משמעותיים יותר מועיל. לדוגמה, תוכל להשתמש בקטגוריה הירוקה עבור כל משימות הכספים ולנקוב בה ככזה. אתה יכול ליצור קטגוריות משלך ולבחור גם את הצבע.

ייצא את הנתונים שלך

אם תרצה לייצא את המשימות שלך לגיליון אלקטרוני, זהו תהליך פשוט כיצד לייצא אנשי קשר של Outlook לכל מקוםהאם אתה צריך לייצא את אנשי הקשר שלך ב- Outlook ואינך בטוח איפה להתחיל? אנו מראים לך כיצד לייצא מ- Outlook ולייבא ביעד שלך. קרא עוד . כדי להתחיל, בחר קובץ > פתיחה ויצוא > יבוא ויצוא. כאשר החלון הבא קופץ, בחר ייצא לקובץ ברשימת האפשרויות. לאחר מכן תוכל לבחור מבין שני סוגי קבצים; ערכים מופרדים בפסיקים (.csv) או קובץ נתונים של Outlook (.pst).

האפשרות ערכים מופרדים בפסיקים היא בחירה נפוצה. זה מאפשר לך למפות את השדות למעבר נקי וניתן להעלות או לייבא את הקובץ למסדי נתונים וגיליונות אלקטרוניים. אם ברצונך ליצור גיבוי פשוט של משימות Outlook שלך, ניתן לבחור את קובץ הנתונים של Outlook.

בשלב הבא, בחר את משימות התיקיה מרשימת האפשרויות ולחץ על הבא. לאחר מכן תוכל להתאים את שם הקובץ ומיקום במידת הצורך. לאחר מכן תסיים את הייצוא שלך. אתה יכול ללחוץ על מפה שדות מותאמים אישית כפתור תחילה, במידת הצורך, שיאפשר לך לשנות את השדות בקובץ שלך; שלב זה הוא לא חובה. לחץ על סיים ותתבקש להזין טווח תאריכים עבור המשימות לייצוא.

תכונות שימושיות אחרות

כדי להקל על השימוש, המשימות ב- Microsoft Outlook מציעות תכונות נוחות ושימושיות נוספות שיעזרו לכם בפרויקטים ובמטלות שלכם.

• מיין לפי כל עמודות.
• גרור ושחרר כדי לארגן מחדש עמודות.
• שלח דוח סטטוס למשימה פרטנית בלחיצה אחת.
• צפה בקטע פרטי המשימות במשך שעות, פרטי חיוב וחברה.
• סנן את כל המשימות לפי מילות מפתח, סטטוס או זמן.

האם ניתן לסנכרן אפליקציות לנייד?

נכון לעכשיו, האפליקציה לנייד של Microsoft Outlook אינה כוללת תכונה של משימות. אבל, אם אתה צריך לסנכרן את משימות Outlook שלך תוך כדי תנועה, למרבה המזל ישנם אפליקציות שתוכל לחבר לאנדרואיד או iOS.

• זכור את החלב (גרסת Pro), אנדרואיד ו iOS39.99 דולר לשנה
• משימות והערות עבור MS Exchange (דורש חשבון Exchange), אנדרואיד, $4.99
• SymTasks - סנכרון משימות של Outlook, אנדרואיד [כבר לא קיים יותר]
• משימה למשימות Microsoft Outlook ו- Google, iOS, $4.99
• משימות Todo Exchange (דורש חשבון Exchange), iOS [לא ניתן להשיג עוד]

לאפשרויות ניידות נוספות העובדות עם א אפליקציית ניהול פרויקטים עבור מק 5 כלים לניהול פרויקטים קלים לשימוש ל- Macמחפש לנהל פרויקטים במחשב ה- Mac שלך? להלן האפליקציות הקלות לניהול פרויקטים ב- macOS עבור משימות בכל גודל. קרא עוד תסתכל בכלים אלה:

האם ניסית משימות Outlook לפרויקטים קטנים?

השימוש בתכונת המשימות של Microsoft Outlook אינו עובד עבור כולם או עבור כל פרויקט. עם זאת, אם אתה כבר משתמש ב- Microsoft Outlook ופשוט זקוק לכלי פשוט, זה עובד טוב.

לקבלת מידע נוסף, בדוק כמה תכונות מעט ידועות של Outlook 10 תכונות נסתרות של Microsoft Outlook המשמשות לעיתים נדירותל- Microsoft Outlook יש המון תכונות. השתמש בתכונות הפחות מוכרות של Outlook ושפר את זרימת העבודה בדוא"ל שלך קרא עוד . ואם אתם מחפשים כלי ייעודי לניהול משימות, אלה אפליקציות לרשימת מטלות בין פלטפורמות 8 יישומי רשימת מטלות שמסנכרנים בין כל המכשירים שלךבחר באחד מהאפליקציות המצויינות למשימות אלה אם ברצונך לסנכרן את המשימות ורשימות הבדיקה שלך בכל המכשירים שלך. קרא עוד בטוחים לעזור גם monday.com לפרויקטים עם שיתוף פעולה בצוות כיצד monday.com יכול לחייב את שיתוף הפעולה בצוות שלךmonday.com מציעה כלי שיתוף פעולה וארגון רבי עוצמה עבור הצוות שלך. הנה הסיבה שאתה צריך לנסות את זה. קרא עוד .