כיצד להבטיח כי חתימת הדואר האלקטרוני שלך לא תביא לרושם הלא נכון

פרסומת

להיפרד זה כל כך קשה לעשות, לא? זה לא נוח, ולפעמים זה מביך. ובכן, אולי לא יהיו הוראות למצבים אלו, אבל לפחות נוכל להציע כמה הוראות כיצד ניתן להיפרד בהודעת דוא"ל מבלי להרגיש מביך.

א חתימת דוא"ל אתה יכול להפיק תועלת מכוח חתימות הדוא"לחתימה מספרת לך משהו על אישיות. כמו ששני אנשים כמעט לא כותבים כאחד, הם גם חותמים אחרת. כך נוצר "המדע" של הגרפולוגיה. אבל העידן הדיגיטלי והמייל ... קרא עוד זה לכל דבר ועניין, "להתראות" שלך. זה לא אם אתה מחבק מישהו או נותן לו לחיצת יד. זה לא אם אתה רק נותן להם את שמך, או מוסר להם את כרטיס הביקור שלך עם כל פרטי הקשר שלך כלולים. כך אתה עושה רושם. או שלא.

במאמר זה אני הולך לשתף את חמשת השיעורים החשובים ביותר שלמדתי במהלך העשורים האחרונים שדיברתי עם אנשים באינטרנט. באופן מעניין, הדילמות הכרוכות בחתימות דוא"ל קיימות מאז אותם דוא"ל מוקדם הודעות נשלחו דרך BitNet ו- FidoNet או אפילו מערכת הדואר CTSS של MIT בשנות השישים, אבל אני סטיות.

אימייל נמצא איתנו הרבה מאוד זמן. אז איך אתה מבין את זה נכון? איך אתה מתנתק מבלי להיראות כמו סנוב, אך גם מציע מספיק מידע כדי שאנשים יידעו מי ומה אתה? נתחיל. לאחר שעברנו, יהיה לך מושג די טוב מה אתה רוצה לעשות עם חתימת הדוא"ל שלך.

מה אמור לעשות חתימת דוא"ל

בימינו, בתהליך שליחת דוא"ל לאנשים, יש לי 3 "רמות" שונות של חתימת דוא"ל. למה? ובכן, ישנן שלוש דרגות של מערכות יחסים שכדאי לכסות - הכל מהערה קצרה לחבר, כל הדרך ועד הודעת דואר אלקטרוני עסקית רשמית לחברה. שלוש וריאציות זה באמת כל מה שאתה צריך, ומטרתן של אלה צריכה להיות הבאה:

1. חיוך מהיר - גרסת חתימה זו עוברת על הודעות דוא"ל מהירות לחברים או קולגות שאתה שולח אליהם בדוא"ל ללא הפסקה, מספר פעמים ביום.

2. חיוך ולחיצת יד - גרסת חתימה זו ממשיכה על הודעות דוא"ל ארוכות יותר לעבודה לעבודה, שם הדוא"ל שלך צריך להיות מעט יותר רשמי.

3. לחיצת יד חזקה וכרטיס ביקור - זה נכון לאותם זמנים שאתה צריך לכתוב דוא"ל רשמי הקשור לעסקים ולספק את הכותרת שלך ואת כל פרטי הקשר שלך.

ישנם כללים לא כתובים לכל אחד מסוגי חתימות הדוא"ל הללו. שוברים אותם, וזה לא יהיה סוף העולם. אם ברצונך לעשות רושם טוב במיוחד, אך תרצה להקפיד על כמה מהטיפים האלה לכל סוג של דוא"ל שאתה שולח.

חתימת החיוך המהיר

לא תמיד אתה זקוק לחתימת דוא"ל. לפחות אתה לא תמיד צריך פורמלי. זה בדיוק כמו שאתה צועד על ידי קולגה במסדרון. אתה רואה אותם כמה פעמים ביום. אתה משתתף באותן ישיבות. האם אתה באמת צריך לברך אותם במסדרון בלחיצת יד? לא; רוב הזמן זה "היי פרד" מהיר וחיוך, אם בכלל. כשאתה שולח במהירות דוא"ל לעמית שלך כדי לבקש עצה או טיפ, ייתכן שלא תזדקק אפילו לחתימה. אם אתה מרגיש צורך לצאת לדרך, אתה יכול לנקוט בגישתי, רק שמך מקודם עם מקף. אין צורך בציטוטים פרחים או בכותרות מורחבות. האדם יודע מי אתה, מה אתה וכל דבר שמעבר לשמו היה מביך. התייחס לזה כאל שיחה בסיסית של מצנן המים, שבדרך כלל אתה פשוט מסתיים במשהו כמו "בסדר, תתפוס אותך אחר כך!" וגל מהיר. לא נדרש דבר נוסף.

חיוך ולחיצת יד

סוג אחר של חתימה הוא סוג של הכלאה בין פורמלי לא פורמלי. זה קשה להגיע נכון. אלה עשויים להיות עמיתים שברצונך לשלוח אליהם בדוא"ל עם בקשות עסקיות למחצה, אך אינך רוצה שהם יחשבו שאתה נתקל כנוקשה. הם צריכים להעריך את חשיבות הדוא"ל, אך אינך רוצה שתתהה אם אתה עדיין חברים. זה המקום בו החתימה העדינה מאוד נכנסת לתמונה. אלה בדרך כלל מופחתים בגודל וכמעט שלא ניתן להבחין בהם תחתונה של הדוא"ל עצמו. אחת הגישות הטובות ביותר לכך היא חתימה שאני מכנה "אניה אחת".

בגירסה זו כל המידע מחולק ל" | " אופי. זה יכול להיות פשוט כמו כתובת או דוא"ל, מספרי טלפון, מספרי תא או כל דבר אחר. זה צריך להיות קצר, לכלול רק קצת מידע נחוץ וזהו. ראיתי אפילו כמה אנשים עושים את החתימה הזו בגופן קלוש יותר משאר הדוא"ל - אולי באפור. גישה נוספת שציינתי היא דו-קו קצר מאוד. בעיקרון, שם וצורת קשר אחת שיכולים להיות מספר טלפון בודד או כתובת דוא"ל.
ברור שזה מיועד למקבלים שכבר יודעים מי אתה, באיזו חברה אתה עובד, ואתה פשוט שולח להם אחד מכתבי אימייל רבים מהתכתבויות. זה מספק את "ההרגשה" של הודעת דוא"ל ידידותית, אך אם האדם צריך ליצור איתך קשר ולא יכול להחזיק את המספר שלך הרולודקס שלהם (האם אנשים עדיין משתמשים באותם ???), אז יש את פרטי הקשר שלך למרגלות הדוא"ל, ממש בתוך להגיע.

לחיצת יד רשמית

כמובן, יש תקופות בהן אתה שולח דוא"ל למישהו מחוץ לחברה, או שאולי אתה כן לשלוח דוא"ל למישהו בתוך החברה על משהו רשמי המחייב את השיחה רשמית. זה כמו ללבוש בגד רשמי כשאתה משתתף בטקס חלוקת פרסים לקולגות שלך. לפני שאסקור את מה שאתה צריך לעשות במקרים האלה, חינוכי יותר לכסות מה לא לעשות קודם. כן, עליך לספק מידע ליצירת קשר, כגון שם החברה, אתר האינטרנט וכתובת הדוא"ל שלך, אך אינך צריך להגזים. האם באמת יש צורך לספק ארבעה מספרי טלפון שונים, כולל מכשיר פקס?

לא, ספק מספיק מידע ליצירת קשר כך שיש כמה שיטות ליצור איתך קשר - דוא"ל, טלפון, או אולי אפילו דרך אתר אינטרנט - אך אל תיסחף. הצגת רשימת מספרי טלפון גורמת לך להיראות כאילו אתה כל כך נייד שאתה אף פעם לא במשרד שלך וקשה לך ליצור קשר עם זה.

טעות נפוצה נוספת מתרחשת כמקדם עצמאי. אנשים כמו זה יעמיסו על חתימות הדוא"ל שלהם באמצעות חשבונות הרשת החברתית שלהם עד לנקודה בה החתימה אורכת מעל 10 שורות ומלאה בעיקר בשיווק עצמי.

דרך נוספת ליצור רושם נורא היא להשתמש בכל מיני צבעים וגופנים פאנקיים בכתובת הדוא"ל שלך. קשה להוריד משהו כזה, כי הצבעים צריכים להתאים, והגופנים צריכים להיראות בסדר. למרבה הצער, לאנשים רבים אין מושג כיצד להתאים נכון את הצבעים, וחתימת הדוא"ל שלהם בסופו של דבר נראית כמו משהו ממפעל של ווילי וונקה.

סוג זה של חתימת ליצן הוא לא מקצועי וכל מי שתשלח אליו יחשוב שאין לך מושג מה אתה עושה, לא משנה באיזה תחום אתה נמצא. אז הימנע מצבעים אקסטרווגנטיים. תשאיר את זה פשוט.

מה אתה יכול לעשות נכון

אז איך נראית חתימה רשמית בדוא"ל אם אתה רוצה לעשות רושם טוב? עבור עם המידע הבסיסי הנדרש, שמור על העיצוב והסגנון פשוט, ואל תגזים עם המידע.

הנה דוגמא אחת. קו זה כולל 4 שורות - שם, חברה, מספר טלפון וכתובת דוא"ל. זהו זה.

אדם זה השתמש בטקסט רגיל בלבד, והקפדה על ארבע שורות בלבד הופכת אותו למקצועי ומקצועי.

עם הכתובת הפרטית שלי, אני הולך רחוק יותר עם שמירת החתימה צנועה על ידי שימוש באיטליה ומדהה אותה לאפור כהה. שמירה על גוון בהיר יותר מטקסט הדוא"ל עצמו אומר לנמען שאתה מחשיב את המידע שלך משני להודעה עצמה. זה רמז עדין לענווה.

כמו כן, יש להשתמש בכותרות רק כאשר הן רלוונטיות לשיחה בהישג יד. ברוב ההתכתבויות הקשורות לאתר שלי, אנשים צריכים לדעת שאני הבעלים של האתר, ולכן הכותרת חשובה. רק מספיק מידע כלול ליצירת קשר מהיר - דוא"ל ומספר טלפון, זהו.

דוגמא נוספת היא החתימה בה אני משתמשת לתכתובת פנימית וחיצונית הן מ- MakeUseOf.

הנה, למעשה התפללתי בין השימוש בכותרת או לא. זה בדרך כלל חשוב רק בתקשורת דוא"ל חיצונית וחשוב באופן שולי בחלק מהתקשורת הפנימית. התחלתי להשתמש בשתי גרסאות - אחת לחיצונית ואחת פנימית - אבל נמאס לי לעבור ידנית בין השתיים, שהחלטתי להישאר עם זו שלמעלה. בסיכון להיתקל כחשוב מעצמו, הוא נשאר דהוי ומשני. זה גם עושה שימוש ב" | " הדמות שהוזכרה לעיל, גוון קטן של צבע בכדי לגרום לשמות האתר להתבלט, והחלטתי להיות נועזת ולהוסיף שורה חמישית להצעת מחיר.

לחשוב על חתימת הדוא"ל המושלמת 6 טיפים להוצאת חתימות רבות יותר מ- Gmail קרא עוד שמייצג את מי שאתה, מה אתה עושה ואיך ליצור קשר אתה יכול לבצע ניסוי וטעייה כלשהו, ​​אך ברגע שתשיג את זה נכון, זה מרגיש טוב בידיעה שאתה מציד את הרגל הטובה ביותר בכל התכתבויות בדוא"ל שאתה שולח בחוץ.

עבור מה הטיפים שלך חתימה טובה יותר בדוא"ל 5 דרכים ליצירת חתימות מרובות בהתאמה אישית ב- GMail קרא עוד ? אילו דברים אתה אוהב או לא אוהב לגבי חתימות אחרות שראית? שתף את מחשבותיך בקטע התגובות למטה!

אשראי תמונה: זוג עסקי דרך Shutterstock