פרסומת
בשנת 1971 נשלח המייל הראשון אי פעם ממחשב למחשב אחר. עכשיו, 269 מיליארד מיילים נשלחים כל יום ויום.
אי אפשר לדמיין כמה מיילים אלה מיותרים. כמה משמשים רק כדי לגרום לבלבול רב יותר. לשרוף עוד יותר תשומת לב וסבלנות של נמענים שלהם.
אבל דבר אחד בטוח: אם יותר אנשים היו מתחילים תשובה להודעות דוא"ל בצורה יעילה 5 כלים לכתיבת מיילים טובים יותר שאנשים יקראו ולהשיב להםכתיבה אינה כוס התה של כולם. אבל אתה לא צריך להיות סופר נהדר כדי לשלוח דוא"ל נהדר. כל מה שאתה צריך הם כמה כלים להבטחת הודעות איכותיות. קרא עוד , כולנו נכבדים לתיבת הדואר הנכנס שלנו קצת פחות חזק ולשלנו חרדת דוא"ל כיצד לשלוט בחרדת תיבת הדואר הנכנס שלכל כך הרבה מיילים, כל כך מעט זמן. האם אתה מרגיש כך כשמדובר בניהול תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail? אנו מראים לך הגדרות פשוטות וכלים מועילים לארגון ולמגן מפני תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. קרא עוד יהיה קצת פחות מתיש.
הפיתרון הברור ביותר כאן הוא לא רק "תשובה מקוונת", אלא תשובה מקוונת כראוי. תשובה מקוונת היא המקום בו אתה עונה בגוף הראשי של הדוא"ל, במקום לכתוב דוא"ל משלך מאפס.
תשובה מקוונת היא דבר שרובנו כבר עושים מדי פעם. אבל עלינו להשיב בתורן
רחוק לעתים קרובות יותר. ועלינו לעשות זאת עם כמה כללים בחשבון בכדי לשמור על אותם חוטי דואר אלקטרוני מורכבים וקלים למעקב.אנו משיבים להודעות דוא"ל שגויות
ההפך מתשובה פנימית הוא מה שמכונה לעיתים קרובות "פרסום למעלה". כאן נכנסת לתשובה לדוא"ל ופשוט התחל להקליד בראש תיבת הטקסט. כך מורכב רוב הדוא"ל כיום. אבל אלא אם כן אתה מתמודד עם שיחות דוא"ל פשוטות במיוחד, פרסום למעלה יכול לגרום לכל מיני בעיות.
ראשית, כשאתה מפרסם לראשונה, הפנייה חזרה לדוא"ל המקורי הופכת לטרחה ענקית, הכרוכה בגלישה באמצעות דוא"ל אחר דוא"ל כדי למצוא את מה שאתה מחפש. לאחר מכן עליך לגלול חזרה לדוא"ל שאתה מחבר, אולי לפרוט את מה שמצאת זה עתה, מחוץ להקשר, ולעיתים קרובות חסר נקודות בולטות.
לפעמים, נמען עשוי להשיב להודעת הדוא"ל שלך בשרשור דוא"ל חדש לחלוטין, כלומר השיחה שלך מתרחשת כעת בשני נושאים נפרדים או יותר.
דרך GIPHY
אם אתה נמצא בשיחה קבוצתית, הדברים נעשים יותר מבולבלים. מעקב אחרי מי משיב למה, מתי ומה התגובות אלה התשובות הופכות להיות הישג כמעט בלתי אפשרי.
תשובה פנימית היא הפיתרון
במקום לפרסם את הדף הראשון עלינו להשיב בשורה כלומר בגוף הודעת הדוא"ל המקורית. ב- Outlook וב- Apple Mail, אתה יכול לראות את ההודעה המקורית ברגע שתגיע לתשובה. ב- Gmail, פשוט לחץ על שלוש הנקודות בתחתית מסך ההלחנה כדי להציג את השיחה.
טיפ: כדי להסיר את השורה "הצעת מחיר" אנכית מהתשובה שלך ב- Gmail, סמן את הדוא"ל כולו ולחץ על פחות כניסה כפתור.
תשובה מקוונת פותרת את בעיית הצורך לגלול בין המוני ההודעות מכיוון שהדוא"ל המקורי כלול וניתן לחפש אותו בהודעה האחרונה שאתה מקבל באותה שיחה. המשמעות היא שהכל נשמר בהקשר.
בנוסף, אינך צריך לבזבז זמן על סיכום התשובות של אנשים אחרים, או הדבקת קטעי מיילים להעתקה, רק כדי שהתשובות שלך יהיו הגיוניות. עם תשובות מוטבעות, הכל שם לכולם להתייחס אליו בכל עת.
ולגבי חוטים עם מעורבים מרובים, הבחנה מי אמר מה, ובתשובה למי, קל (אם נעשה כראוי).
Inline משיב כראוי
כאשר רוב האנשים משיבים בצורה מוטבעת, הם פשוט כותבים את התשובות שלהם לצד הטקסט שאליו הם רוצים להגיב, והם הופכים את זה לנועז או אדום.
זה רחוק מלהיות אידיאלי. ברגע שמישהו פותח דוא"ל בטקסט רגיל, הוא לא יכול לראות את העיצוב הזה. וברגע שיש יותר מזוג אנשים בשרשור, הדברים עלולים להיות מבולגנים במהירות.
אז הנה מדריך מהיר בנושא כראוי בתשובה תשובה שניתנת להרחבה ותמזער את הבלבול למינימום.
1. אל תסתמך על עיצוב
כאמור, במקרים מסוימים הנמען אולי לא יוכל לראות את העיצוב שאתה כלול בדוא"ל (למשל, יתכן שהוא יעדיף טקסט רגיל). אם מישהו עיוור צבעים, הם עשויים להתקשות לעקוב אחר האשכולות המכילים צבעים מרובים.
בכל האמצעים, השתמש בפורמט כדי להקל על איתור התשובות בעת סריקת דוא"ל. אבל אל תסמכו אך ורק על זה.
2. הקדמה עונה על שמך
במקום להסתמך על עיצוב, הרגל להקדים את כל התשובות שלך עם שמך, ואם אתה צריך להיות מסודר במיוחד, התאריך. בקש מכל המקבלים לעשות את אותו הדבר.
נכון לעכשיו, ב- Gmail, אין לך ברירה אלא להקליד את שמך באופן ידני. הדבר נכון גם לגבי אפליקציית אפל מייל אי פעם תמימה.
עם זאת, אם אתה משתמש ב- Outlook, קיימת תכונה המקדימה אוטומטית את התשובות שלך לשם שלך. לשם כך עבור אל קובץ> אפשרויות> דואר. אז לך ל תשובות והעברה, בדוק את ה הקדמה הערות עם בתיבה, והקלד את שמך בתיבת הטקסט. כשאתה משיב בגוף הדוא"ל, שמך יופיע בסוגריים באופן אוטומטי.
ציפור דואר יש גם אפשרות זו כברירת מחדל.
3. השתמש בהפסקות קו, בבקשה
בכל פעם שאתה משאיר תשובה מוטבעת, זה אמור להיות בשורה חדשה ולא להכניס אמצע משפט או בסוף פסקה.
זה מקל הרבה יותר על אנשים אחרים להשיב לתגובות שלך והופך את סריקת השיחה המתרחשת סביב כל נקודה ליעילה הרבה יותר.
4. תשובות מרובות רמות כניסה
כאשר מטפלים במספר נקודות בהודעת דוא"ל אחת, יהיו לך מספר נושאים שקורים בהודעה בודדת.
כדי לשמור על סדר מסודר, עליך להכניס תשובות הברגה כדי שיהיה ברור אילו הערות קשורות לכל נקודה. אני באופן אישי מוצא באמצעות סוגריים זוויתיים (>) את הדמויות האינטואיטיביות ביותר כאן, מכיוון שנקודות תבליטים אינן מופיעות בהודעות טקסט רגילות.
זה יחסוך לך מאמץ רב לנסות להבין לאיזה חלק בשיחה אתה צריך לשים לב.
5. אתר אחרון: השתמש בכלי טוב יותר
איש אינו מעמיד פנים כי תשובות מוטבעות הן הפיתרון המושלם כאן. אבל אם אין לך ברירה אלא להשתמש בדוא"ל, קח את הזמן ל לכתוב מיילים יעילים ויעילים כיצד לכתוב את הדוא"ל המקצועי המושלם (מגובה בנתונים)דוא"ל נשאר צורת התקשורת העיקרית בעסקים. כדי להצליח בסביבה זו, עליכם ללמוד כיצד לחבר מיילים מקצועיים יעילים. אנו מראים לכם 9 טריקים פשוטים שהוכחו כי הם עובדים. קרא עוד . בהתבסס על הסיבות לעיל, תגובה מקוונת היא הדרך הטובה ביותר להמשיך בפרויקטים להתקדם. זה גם עוזר לכולם להתעדכן בשיחות מרובות בתוך שרשורי הדואר האלקטרוני מבלי להזדקק לבזבוז זמן על עיון ברשימות ארוכות של דוא"ל עבר.
אם אתה מוצא שאפילו תשובות מוטבעות הופכות מורכבות מדי, או אם עמיתייך אינם יכולים להיכנס למנהג להשיב כראוי, ייתכן שהגיע הזמן לחפש כלי אחר.
כלי תקשורת כגון רפוי, יאמר, ו הצטופפות להקל על התקשורת הצוותית המורכבת. במקום להמשיך ולהיאבק בדוא"ל, ייתכן שהגיע הזמן לנסות אחד כזה.
תפיץ את המילה
כשתאמץ את כללי התשובה הפשוטים הללו, נמענים רבים יעריכו עד כמה יעיל זה התנהגות דוא"ל 5 כלים שיכולים לעזור לך לכתוב מיילים טובים יותרכולם עדיין מנסים לפתור את בעיית הדוא"ל. אז בואו נדבר גם על ההרגל הבסיסי מכולם - אומנות כתיבת מיילים טובים יותר. בעזרת כמה כלים מגניבים. קרא עוד הוא והתחל לחקות את הגישה שלך באופן טבעי.
אם הם לא מעתיקים באופן טבעי את נימוס הדואר האלקטרוני המחושב שלך, המשך אותם בזה. שלח להם את המאמר הזה. תאר כיצד תרצה שיענו, והסביר שזה יחסוך טונות של הודעות שלא הובנו כהלכה, זמן מבוזבז ואובדן הקשר.
אין ממש חסרון.
האם אתה חושב שכללים אלה יעזרו לך להישאר מעודכן על האשכולות המורכבים בדוא"ל? האם יש עוד תשובות מקוונות המשיבים לדעתך שיעזרו?
קרדיט תמונה: sangoiri /Depositphotos
רוב ניטינגייל הוא בעל תואר בפילוסופיה מאוניברסיטת יורק, בריטניה. הוא עבד כמנהל ויועץ במדיה חברתית במשך למעלה מחמש שנים, תוך שהוא מעביר סדנאות במספר מדינות. בשנתיים האחרונות רוב היה גם סופר טכנולוגי, והוא מנהל המדיה החברתית של MakeUseOf, ועורך הניוזלטר. בדרך כלל תמצא אותו נוסע...
