פרסומת
האם עשית פעם מצגת PowerPoint? ברור שיש לך. אם אמרת "לא", הייתי קורא לך שקרן. בסדר, זה אולי קיצוני. אבל לרובנו, נכון? הייתי אומר זאת. אז מה הטעם שלי? הנקודה שלי היא שכאן רובנו יצרנו PowerPoint ועשינו מצגת (או יהיה בשלב כלשהו) ובכל זאת סביר להניח שזה יהיה אחד הדברים שנעשה בצורה גרועה ביותר במחשב.
המצגות שראיתי נעשו במכללה, שתיהן על ידי סטודנטים ו המדריכים היו מביכים בלשון המעטה. ממגלשות ארוכות עד כדי גיחוך של מדריכים לתלמידים שנראו כאילו הם לא יודעים איך לקרוא (מה שהם לא היו צריכים לעשות מלכתחילה). מצגות פאוור פוינט גרועות הן מגיפה בחינוך, שנמשכת אז למקום העבודה. כמובן שזה לא רק על ה- PowerPoint עצמו, אלא גם על הפרזנטור ועל כמה טוב הם מדברים ומעבירים את המידע. ואני אגע בזה גם.
התחל עם מתווה
ממש כמו בעת כתיבת דוח, מועיל להציב נקודות ספציפיות. בדרך כלל זה בדיוק בשבילך להוריד את המחשבות שלך. עם זאת ב- PowerPoint, נחמד עבור הקהל שלך לראות מה תעבור המצגת שהם עומדים לשבת. זה מחבר אותם קצת יותר ושומר עליהם עניין, במיוחד אם היה משהו בציר הזמן שסיקרן אותם. המתווה פשוט ומורכב רק מהדברים המדויקים שאתה מתכוון לכסות. לפעמים זה בסדר לפרט מעט יותר ולהרחיב את המתווה כדי לספק מידע נוסף על נושאי המשנה שיכוסו. עם זאת, הדבר תלוי ביסודיות המצגת שלך ובדרישות התוכן הספציפי שאתה מכסה. להלן דוגמה למתווה במצגת שעשיתי בנושא אבטחת מחשבים.
להיות עקבי עם הנושא והפריסה
ישנם כמה היבטים של שמירה על הסחות דעת עד למינימום והתאמה עם הנושא והפריסה שלך בכל PowerPoint שלך הוא בהחלט שחקן מרכזי בכך. אינך רוצה ליצור מחשבות שישנו את המיקוד של הקהל בתוכן שלך ובדברים שאתה אומר. אתה יכול לעשות זאת על ידי לא רק לשמור על הנושא עקבי (זה די פשוט), אלא גם את הפריסה. לדוגמה, אם נושא אחד תופס שתי שקופיות, הקפד לתייג את השקופית השנייה ולהוסיף "(המשך)" בסוף הכותרת. זה יציג במהירות את הקהל שאתה נמצא באותו נושא, למרות החלפת שקופיות ושמור על המיקוד בנושא במקום לתהות על מה השקופית הזו עשויה להיות.
תשכח מקטעי קליפ, צלילים מטורפים ומעברים מפוארים
אם כבר מדברים על הסחות דעת, מדובר בעוד שחקן גדול. חזותיים מסוימים יכולים להיות טובים. עם זאת, חזותיים או צלילים לא רלוונטיים (בעצם רק כל צליל) ומעברים מטורפים לא רק שמסיחים את דעתם מאוד בפני הקהל, אלא גם זה נותן ל- PowerPoint שלכם הופעה פחות מקצועית. הייתי ממליץ להתרחק מרוב אלה, כמו הדבר הירוק-צהוב הירוק והמרופף הזה שמתחת.
במכללה היה לי מדריך ש אהוב כל הדברים האלה. אני מרגיש שהיא הייתה צריכה ללמד / ללמד גן ילדים, אם זה נותן לך מושג איך היא (והמצגות שלה) היו.
אל תקרא את ה- PowerPoint שלך. פרק זמן.
באמת? אתה עדיין קורא את PowerPoints שלך? אני באמת מקווה שלא. ולא להעליב אותך אם כן, אבל אתה צריך להפסיק - לטובת האנושות. בסדר, עכשיו כשסיימתי להתגרה בכבוד שלך, הרשה לי לשאול אותך את זה: האם אי פעם הקשבת למישהו שקרא משהו? אם הם באמת טוב בזה, כמו שחלק מהמקצועות דורשים, אתה בקושי יכול לדעת. אבל אם הם ממוצעים כמו רובנו, זה נשמע מונוטוני ותפל. אתה לא רוצה שאחרים יחשבו את זה עלייך נכון? זה חוזר ל למה אתה נותן את המצגת מלכתחילה. אתה נותן את זה בגלל שאתה יש ל? בגלל שאתה נהנה מהנושא? או בגלל שאתה רוצה שהקהל יספוג כמה שיותר ידע ותוכן כדי לבצע שינויים חיוביים? אולי זה כמה, אבל אני מקווה שהאחרון הוא אחד מהם, כי אם לא, סביר להניח שלא תעביר את התוכן שעבדת כל כך קשה כדי לחקור ולהרכיב בצורה שהקהל שלך היה ליהנות ללמוד וליישם.
לבסוף, אין שום סיבה לקרוא את מה שהקהל שלך יכול לראות בבירור. המטרה שלך כפרזנטורית היא להתרחב מעבר ל- PowerPoint עצמו. PowerPoint הוא פשוט מדריך ומתווה נרחב לקהל שיעקוב אחריו לאורך כל המצגת.
מסירת התוכן חשובה לא פחות מהתוכן עצמו. להלן פיתרון שמצאתי לבעיה זו, שעובדת מצוין עבורי. לאחר יצירת PowerPoint שלך, עברו עליו וצרו סקריפט. התסריט יכול להיות מורכב מכל מה שתרצו מתאר או סיכום של המצגת ועד לחיקוי מוחלט של מה שאתם מתכוונים לומר. לאורך כל התסריט כלול בו יתקיימו מעברי שקופיות, כך שלא תשכח להחליף שקופיות בזמן שאתה מגיש את מצגתך. זה בסדר להביט למטה לקרוא, אבל כבר צריך להיות לך הבנה מה אתה אומר כבר.
להגיע ל נקודה ולהתנקש בסאגה
זה הצד השני לא לקרוא את מה שאתה הולך לומר. קשה לספק מצגת משמעותית בכל פעם שעשיתם לקרוא נקודה אחר נקודה (לשם כך מיועד התסריט). אבל אל תכניס את התסריט הזה לשקופיות עצמן. זה אולי נשמע לכם כמו השכל הישר, אבל היה לי מדריך שקופיותיו היו מלאות כל כך עד שנדרש זמן רב כדי לקבל מהן את הנקודות העיקריות והמידע החשוב. די מתסכל כשמנסים ללמוד. אבל לא מדובר רק בלימודים - מה קורה במקום עבודה כאשר ה- PowerPoint שלך צריך להיות משאב לאחרים? הם לא רוצים להקדיש זמן לסרוק את השקופיות הדומות לרומן שלך. אז כמו שהכותרת אומרת, הגע לעניין - זה נקרא כוחנקודה מסיבה, לא "PowerSaga."
השתמש במדיה, אך מדיה איכותית
מוקדם יותר דיברתי על אי שימוש בתמונות מטורפות, כמו קליפ ארט או מדיה אחרת שמסיחה את הדעת. זה לא אומר שאתה לא יכול להשתמש בו בכלל. לתמונות, קטעי וידאו, ואפילו קטעי אודיו יש את מקומם כאשר זה רלוונטי. מילת מפתח שם. אין לך תמונה אקראית רק כדי למלא מקום. במקום זאת, מצא משהו שקשור למה שאתה מדבר עליו. זה יתרון אם הוא מוסיף איכות למה שאתה כבר אומר, אולם אם זה רק כדי להפוך את השקופית למעט פחות מראה סטרילי, גם זה בסדר. רק וודא שזה רלוונטי למה שאתה מכסה ולא ייקח ממיקוד הקהל.
השתמש במשאבים העומדים לרשותך
אולי היו זמנים שבהם היה לך רעיון למשהו שרצית לעשות, אך לא היה לך את הידע ליישם אותו ב- PowerPoint שלך. אל תשכח פשוט לחפש באינטרנט. כמובן שיש הרבה עצות ומידע באתר מיקרוסופט וזה משאב נהדר לדברים כמו זה. אבל אפילו חיפוש מהיר במנוע החיפוש המועדף עליך יביא תוצאות נפלאות מכיוון שסביר להניח שהיה מישהו אחר שתהה את אותו הדבר ומצא פיתרון.
הכל מונח עליך, המגיש
לכידת תשומת הלב של הקהל מההתחלה היא מכריעה להצלחת המצגת שלך ולהשפעה שיש לה עליהם. התחל עם קו קליט, נתון מסקרן או שאלה שמציתה את סקרנותם. ברגע שיש לך את זה, אתה צריך לשמור על זה. אתה עושה זאת על ידי עקוב אחר הטיפים הקודמים שהוזכרו כאן ודבר אחד נוסף: הוויבוס שאתה נותן. האם אתה עצבני? או שאתה רגוע ואת עצמך? אתה צריך להיות האחרון, יהיה אשר יהיה. אל תדאג אם אתה מרגיש שהאישיות שלך אינה מספקת לתוכן שאתה מציג - אל תנסה לשנות אותו. במקום זאת, סמכו על האינסטינקטים שלכם והיו עצמכם. לדוגמה, אם אתה מצחיק, זרוק פה ושם את ההומור שלך. או אם אתה רציני יותר, עשה זאת במקום זאת. המפתח הוא להעביר אמון בעצמך, בעבודה שלך ובתכנים שאתה מציג.
תרגול. תרגול. תרגול. (ואל תדחו את זה)
אז איך אתה יכול להיות בטוח בדברים האלה? פשוט - תרגול. אתה צריך לשנן את כל המצגת שלך (ולא את PowerPoint שלך). פעולה זו תשפר את זרימת המידע, תציג אמון, תמנע מצגות יבשות (מונוטון) וקריאת השקופיות ותשיג את תשומת ליבו של הקהל טוב יותר. כיבוי זה רק יגדיל את השליליות ויפחית את החיוביות. אז אל תתמהמה והימשיכי להקדים את המשחק.
אה! פשוט שמרת את ה- PowerPoint שלך במקום אחד בלבד - כונן ההבזק היחיד שהיה לך. ובדרך לבניין הפילת אותו בשלולית בוץ. מקווה שזה עדיין עובד - העבודה / כיתה שלך ואנשים אחרים סומכים עליך. אם זה מעולם לא קרה לך, כולנו יודעים על מי זה קרה. זה הגיוני הגיבוי, אז עשה זאת! זה בחינם (בעיקר) ובאמת אין שום סיבה שלא, חוץ מהעצלנות שלך - שזה פשוט פתטי שאתה מאפשר לו להפריע. אתה יודע שתצטער על הפעמים שלא גיבית אם משהו כזה קרה לך, אז למה לא למנוע את כל הלחץ הזה ופשוט לעשות דברים מההתחלה.
ישנן כמה דרכים לעשות זאת. ראשית, יש מספר מיקומים של אותו קובץ במקורות שונים. אז אם יש לך את הקובץ במחשב שלך, יש אותו גם בכונן הבזק. אם אתה מתכוון להביא רק כונן הבזק להתחבר למחשב אחר כדי להציג את המצגת, נסה להשתמש בשירות ענן Dropbox לעומת Google Drive לעומת OneDrive: איזו אחסון בענן הכי מתאים לך?האם שינית את הדרך בה אתה חושב על אחסון בענן? לאפשרויות הפופולריות של Dropbox, Google Drive ו- OneDrive הצטרפו אחרים. אנו עוזרים לך לענות באיזה שירות אחסון בענן עליך להשתמש. קרא עוד כמו Dropbox, SugarSync, SkyDrive או Google Drive. יש גם שפע של שירותים אחרים, אבל אלה הבחירות המועדפות עלי, SugarSync להיות המועדף האישי שלי SugarSync: שירות הגיבוי והסנכרון של הקבצים בחינם המעוגל ביותרגיבוי קבצים אינו שיחה או נושא חדש בשום אמצעי. אם אתה מחפש ב- Google "גיבוי קבצים", סביר להניח שתצפה שירותים ומאמרים בנושא בנושא. זה ענק ... קרא עוד . אפשרות נוספת היא שיהיה גם כונן קשיח נייד וגם כונן הבזק (או שניים מאותו סוג של מכשיר), ככה אם אתה לא בטוח באמינות של חיבור לאינטרנט, עדיין יש לך גיבוי. אני לא בררן איך אתה מגבה, כל עוד אתה לעשות וזה אמין.
בנוסף, שמור תוך כדי הקלדה את ה- PowerPoint ואת סקריפט המצגת שלך. תן שם לקבצים מההתחלה ואז פשוט השתמש "Ctrl + S" תוך כדי הקלדה. אינני יכול לספור את כמות הפעמים שעשיתי זאת במאמר זה בלבד. גם אם אתה חושב לחסוך מידות נפש - פשוט עשה זאת. זה לוקח רק שנייה וחוסך שעה (ות של תסכול.
סיכום
כדי לסכם מחדש, זכור שיש הרבה דברים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את PowerPoint שלך למהנה יותר לקרוא ופשוט להבין. עם זאת, 50% האחרים מהמשקל נקבעים על ידי מידת הצגתם של החומר. שניהם חייבים להיות אחדיים בכדי ללכוד ולשמור על תשומת הלב של הקהל כדי להבטיח שהם מבינים היטב את התוכן שעבדתם כל כך קשה להכנתו. אבל זה לא נעצר שם. עליכם למקד את התוכן לצרכים ותחומי העניין של הקהל. אם זה לא האינטרס הספציפי שלהם, אתה יכול לפצות על זה דרך תחומי הצגת התוכן עצמו על ידי שימוש באנלוגיות כדי לקשר אותו אליהם ככל האפשר ולאישיות שלך. אותם דברים בשילוב עם הביטחון שתקבל באמצעות לימוד חוזר ונשנה של סקריפט המצגת שלך יבטיחו שהקהל שלך יישאר מסוקרן. לבסוף, אל תשכח מגיבוי. זה יכול להיראות כמו טרחה, אבל רק זכרו שזה הרבה יותר כזה כשאתם חייבים ליצור מחדש את כל מה שאיבדתם.
לקבלת טיפים מועילים יותר, בדוק 10 טיפים ל- PowerPoint להכנת מצגת מקצועית 10 טיפים ל- PowerPoint להכנת מצגת מקצועיתהשתמש בטיפים אלה של Microsoft PowerPoint כדי להימנע מטעויות נפוצות, לעודד את הקהל שלך וליצור מצגת מקצועית. קרא עוד מאת טינה ושלטון ה- 10-20-30 של פאוור פוינט מאת גיא קוואסאקי.
אשראי תמונה: שובר ידיים דרך לבן דרך Shutterstock | צעצוע צהוב דרך Shutterstock | חממת פרוות חמודה ריכוז קומיקס דרך Shutterstock | איור של איש עסקים דרך Shutterstock
אהרון הוא בוגר עוזר וטרינרי, עם תחומי העניין העיקריים שלו בטבע וטכנולוגיה. הוא נהנה לחקור את הטבע ואת הצילום. כאשר הוא לא כותב או מתמכר לממצאים טכנולוגיים ברחבי רשתות הגומלין, ניתן למצוא אותו כשהוא מפציץ על צלע ההר על האופניים שלו. קרא עוד על אהרון באתר האישי שלו.