כיצד להדפיס מסמכי Microsoft Office בדרך הנכונה

פרסומת

הרבה אנשים חושבים כך הדפסת מסמך 5 דרכים להדפיס מסמכים כשאתה מחוץ לביתמחוץ לבית וצריך להדפיס משהו בזמן? מצא את המקומות הקרובים ביותר להדפסת המסמכים שלך בעזרת טיפים אלה. קרא עוד זה פשוט כמו להקיש על סמל המדפסת הקטן בשורת התפריטים של Word או Excel, והכל צריך להדפיס בצורה מושלמת. למרבה הצער, זה לא בדיוק המקרה. לפעמים זה יכול להיראות כמו הישג בלתי אפשרי לגרום לדברים להדפיס כמו שאתה רוצה.

כשאתה מדפיס מסמכים, עליך לשקול כיצד השוליים משפיעים על העיצוב, על ההשלכות של הדפסת חד צדדית או דו צדדית, בין אם הדפסת נוף או דיוקן הם חכמים יותר, וכל כך הרבה יותר.

במאמר זה, אני אעזור לך להבין את כל הדברים האלה אפשרויות ההדפסה שלך 7 טיפים להדפסת Excel: כיצד להדפיס את הגיליון האלקטרוני שלך שלב אחר שלבהאם אתה נתקל בבעיות בהדפסה מ- Microsoft Excel? מדריך זה יראה לכם כיצד להדפיס גיליון אלקטרוני של Excel בצורה מושלמת. קרא עוד , ולעזור לך לבחור את ההגדרות הנכונות כדי להפוך כל מסמך שאתה מדפיס יתגלה כמושלם לחלוטין.

כיצד עיצוב הדפסה יכול לעזור לך

במקום להכות אוטומטית בסמל ההדפסה המהירה ולקוות לטוב, קח כמה רגעים לשקול איזה סוג מסמך אתה מדפיס. כיצד תשיב על שאלות אלה יקבע את סוג ההגדרות שברצונך להגדיר לפני ההדפסה בפועל - זה

יכול לחסוך לך נייר 5 שלבים לחסוך נייר ולהפוך דיגיטלי קרא עוד , דיו וזמן.

להלן מספר שיקולים מהירים שיש לקחת בחשבון לפני הדפסת מסמך כלשהו.

• האם אתה מדפיס גרפיקה כלשהי, כמו תרשימים או טבלאות?
• האם לדפים כלשהם יש רק קו או שניים מסורבלים ומתמשכים (אתה יכול לבדוק זאת בתצוגה מקדימה להדפסה - ראה להלן)?
• האם אתה משתמש בטקסט כותרת עליונה או כותרת תחתונה במסמך?
• האם אתה מודאג לסביבה (זה באמת שיקול חשוב)?
• האם אתה מוגבל על ידי הנחיות (כמו פרופסור הדורש מספר עמודים מוגדר)?
• האם אתה משלם עבור הדפסה בעמוד במקום ציבורי כמו בספריה?

אתה יכול להשתמש ב"האקים "להדפסה פשוטים מאוד כדי לאחד טקסט למספר עמודים, אם אתה עומד בפני הגבלות עמוד או הנחיות לגבי רווח כפול. אתה יכול גם לצמצם את מספר העמודים שאתה מדפיס כך שתוכל לחסוך בנייר ודיו או להימנע מדמי הדפסה.

גרם לגרפיקה להראות טוב

מתי תרשימי הדפסה כיצד ליצור גרפים ותרשימים רבי עוצמה ב- Microsoft Excelגרף טוב יכול לעשות את ההבדל בין לעבור את נקודתך או להשאיר את כולם מנמנם. אנו מראים לך כיצד ליצור גרפים עוצמתיים ב- Microsoft Excel אשר יעסקו ויידעו את הקהל שלך. קרא עוד , גרפים או טבלאות מלאות במידע, פורמט העמוד עליו אתה מדפיס מידע זה יכול לעשות את ההבדל העצום בהצגה. תרשים עמודות מכווץ כדי להיכנס לחציו העליון של דף מודפס עם דיוקן, משפיע הרבה פחות מאשר תרשים המשתרע על פני דף נייר שלם מודפס.

אז איך עושים זאת? הדרך הקלה היא לבחור להדפיס את המסמך כולו בנוף.

כאשר אנו ממשיכים קדימה במאמר זה, רוב ההגדרות ייכנסו תחת הדפס אפשרות בתפריט הניווט הראשי.

אזור זה של Word הוא המקום בו תוכל לראות תמונה לדוגמא של איך תיראה התדפיס שלך. כאן גם מוסתרים מרבית ההתאמות וההגדרות שאסקור במאמר זה.

ממש שמאלה, תוכלו לראות כיצד כיוון דיוקן הוא פורמט ההדפסה המוגדר כברירת מחדל. ברגע שאתה משנה את זה ל כיוון נוף, חזור לתצוגת העריכה והמתח את התרשים לאורך כל הדף. לאחר שתעשה זאת, תוכל לראות עד כמה השפעה תרשים יכולה להיות גדולה כאשר היא מודפסת עם עיצוב נוף.

זה ממש מגניב, אבל החיסרון הוא שרוב האנשים לא רוצים שחלק הטקסט של המסמכים שלהם יודפס בפורמט נוף. הפסקאות נמתחות על פני עמוד רחב יותר, והופכות את המסמך להרבה פחות קריא.

מה הכי אנשים מקצועיים כיצד Google Docs יכולים לעזור לך להתמודד כמקצועןל- Google Docs מאגר ענק בחינם של תבניות מוכנות בהן תוכלו להשתמש כמעט בכל תרחיש מקצועי. בואו נסתכל על חמישה מסמכים נפוצים הנחוצים במקום העבודה. קרא עוד לעשות, זה להחליף את הפורמט בהתאם לדף. לדוגמה, שני העמודים הראשונים של המסמך עשויים להיות טקסטים, רשימות תבליטים וכדומה מעוצב בכיוון של דיוקן ואז עמוד שלוש יהיה תרשים המודפס בנוף נטייה.

האם זה אפשרי? זה בטוח, וזה גם לא קשה.

1. מקם את הסמן ממש בראשית הקטע שתרצה להיות בכיוון הדיוקן. היכנסו ל הדפס הגדרות וודא שהמסמך מוגדר כ כיוון דיוקן להדפיס.
2. גלול מטה אל הדף עם הגרפיקה הראשונה שלך ולחץ על אותו דף, כך שהסמן נמצא ממש לפני הגרפיקה באותו דף.
3. חזור אל הדפס לחץ על הגדרות שוליים ואז גלול מטה, כך שתוכל לבחור שוליים מותאמים אישית ... בתחתית הרשימה.
4. בחר כיוון נוף.
5. גלול לתחתית ושנה את החל על: הגדרה ל נקודה זו קדימה.
6. כעת תבחין כי עיצוב הנוף החדש מתחיל רק בדף בו נמצא הגרפיקה שלך. לאחר מכן, גלול מטה אל הדף הבא בו מתחיל הטקסט שלך וחזור על ההליך לעיל, הגדר את העיצוב חזרה לדיוקן.
   

לאחר שתעבור, המסמך שלך יהיה מעוצב בצורה מושלמת שניהם טקסט ולגרפיקה.

תני לטקסט שלך להראות טוב

לפעמים מסמכי טקסט יכולים להיראות מושלמים. קח, למשל, את המצב שבו סיימת כתיבת עבודת מחקר 6 אתרי הפניה המובילים לכתיבת עבודת מחקר מנצחת קרא עוד וישנו קו מתמשך בעמוד האחרון.

מרגיז, נכון?

שולי עמוד לצבוט

התשובה להצגת מסמכים כאלה להיראות נכונה מסתכמת בשוליים. אתה יכול לשחק בקלות עם שוליים באזור הגדרות ההדפסה כדי שהמסמך שלך ייראה מושלם.

יכול להיות שבחירת אחת מהפורמטים שנבחרו מראש עשויה לעשות את העבודה. אולי חיתוך רבע סנטימטר משמאל ומימין יעשה את העבודה. אולי תצטרך לקצץ את כל ארבעת השוליים עד חצי סנטימטר. השתעשעו ותראו מה עליכם לעשות רק כדי לקבל את השורה הסופית הזו שתתאים לדף האחרון.

אגב, אם אף אחת מהגדרות השוליים הקיימות הללו לא עובדת עבורך, אתה תמיד יכול ללחוץ שוליים מותאמים אישית והקלד את הגדרות השוליים שלך.

ייתכן שיעברו כמה דקות נוספות כדי לצבוט את השוליים כך שהדף האחרון ייראה מושלם, אבל מתי אתה מחפש להרשים אנשים עם המקצועיות של המסמך שלך, זה טוב כמה דקות בילה.

הדפסת טקסט נסתר

אם אתה עובד על מספר גרסאות של מסמך 9 חייב להיות אפליקציות מודרניות לצפייה, עריכה וניהול מסמכיםבטאבלט או במכשיר היברידי, גע באפליקציות המודרניות הראשונות יכולות להיות נהדרות! אפילו כאלה לטיפול במסמכים. בואו נסתכל על כמה מהם. קרא עוד - אולי אתה סטודנט העובד בקבוצה ומשתף עריכות, או שאתה עיתונאי מגיש את עבודך לעורך - יש לעיתים קרובות הצורך להדפיס טקסט עיצוב נסתר, כך שדברים כמו הפסקות פסקאות, כניסה ואלמנטים עיצוביים חשובים אחרים הם ברור.

זה מופעל על ידי לחיצה על סמל הפסקה סמל בית תפריט.

סמלים אלה אינם מודפסים אוטומטית, כך שאם אתה זקוק לאנשים שיראו את הסימון המיוחד הזה, יהיה עליך לאפשר זאת. כדי לעשות זאת, היכנס ל קובץ בתפריט, בחר הדפס, ומתחת הגדרות לחץ על הדפס את כל העמודים להפיל. בתחתית רשימה זו תראה אפשרות להפעיל או להשבית סימון הדפסה.

אגב, בזמן שאתה בתפריט זה, אל תשכח לבדוק את כל אפשרויות ההדפסה האחרות שלך מעבר להדפסת המסמך בפועל.

פרטי מסמך הדפסה בלבד היא תכונה עוצמתית. זה מאפשר לך להדפיס מידע קריטי על המסמך שלך, כמו היכן הוא נשמר במחשב שלך וכמה מילים או תווים יש למסמך שלך.

אם ברצונך לעקוב אחר מידע מסוג זה עם המסמכים המודפסים שלך, אתה יכול להדפיס אותו ולהגיש אותו יחד עם המסמך המודפס שלך. זה באמת יכול לעזור, אם במקרה תרצה לבצע תיקונים למסמך ואינך זוכר היכן שבמחשב שלך שמרת אותו 5 דרכים לאתר קבצים ששימשו לאחרונה במחשב האישי שלךרוצה לפתוח קבצים שאליהם ניגשת במחשב Mac שלך אך אינך זוכר את שמם? להלן מספר טריקים למציאת זבובים אחרונים ב- Mac. קרא עוד . אם הדפסת את זה, יש לך את המסלול המדויק של העותק האלקטרוני שנשמר.

הדפס דפים נבחרים

לפעמים כשמישהו שולח לך מסמך מסיבי עם מאה עמודים (אולי מדריך או מסמך עזרה), אתה באמת צריך רק להדפיס עמוד אחד או שניים מתוך אותו מסמך.

כן, יש אנשים שמדפיסים את שלם מסמך רק כדי להשתמש בדף אחד או שניים. אני לא אומר לך מה אני חושב על האנשים האלה.

עם זאת, אני בטוח שאתה מסוג האנשים שיעדיף לחסוך נייר, נכון? זה כל כך קל שלא לעשות את זה צריך להיות פשע. באותו הדפס בתפריט בו עבדנו במהלך כל המאמר הזה, תבחין בא דפים: שדה.

כן, שדה זה הוא להקליד טווח עמודים שתרצה להדפיס, כמו "1-10" בעשרת העמודים הראשונים של המסמך. אבל, האם ידעת שאתה יכול להקליד "1-1" או "1" כדי להדפיס רק עמוד ראשון, או "1, 20" כדי להדפיס שני עמודים בלבד, כלומר עמוד ראשון ודף עשרים? אתה יכול אפילו להדפיס חלקים ספציפיים במסמך. לדוגמה, כדי להדפיס את החלק 3 בעמוד 5, הקלד "p5s3". כדי להוסיף טווחים, דפים או קטעים נוספים, פשוט רשמו את כולם לפי סדר ונפרדו כל אחד מהם עם פסיק. כדי להזכיר לאפשרויות אלה, רחף עם העכבר מעל העכבר דפים: שדה לסיכום טיפ טיפים.

ככה אתה עושה את זה. אז קדימה ולהציל עצים העתיד כאן - המדריך שלך לקיום חיים ללא נייר כיוםללא נייר - מונח שמשמש לעתים קרובות למדי בימים אלה. אבל מה המשמעות? ובאיזו מידה זה חל? אין ספק שכולנו עדיין משתמשים בנייר במידה מסוימת למרות ההתקדמות ... קרא עוד .

הדפס חכם יותר

מעט מדי אנשים מקדישים מחשבה רבה לבחירות ההדפסה שלהם. נראה כל כך קל פשוט להקיש על כפתור המדפסת בתפריט ולשכוח ממנו, אבל את הבחירות שאתה עושה כאשר אתה מדפיס יכול לעשות את ההבדל בין מסמך מרושל למראה מקצועי אחד. זה יכול גם לעזור לך לקצץ בנייר ובזבוז מבוזבז, ולחסוך לך הרבה מזומנים לאורך זמן.

האם אי פעם לצבוט את הגדרות ההדפסה שלך כדי לקצץ בזבוז, או לשפר את פורמט התדפיס הסופי שלך? שתף את הטיפים שלך בפרק התגובות למטה!

נקודות זכות: GrashAlex דרך Shutterstock, donut8449 דרך Shutterstock