8 דרכים מפתיעות אתה יכול לייבא נתונים ל- Microsoft Word

פרסומת

Microsoft Word היא התוכנית הסטנדרטית דה פקטו למסמכי Microsoft Office, מעיתוני מחקר ועד דוחות מקצועיים כיצד ליצור דוחות ומסמכים מקצועיים ב- Microsoft Wordמדריך זה בוחן את מרכיבי הדוח המקצועי ובודק את מבנה המסך, עיצובו וגמרו ב- Microsoft Word. קרא עוד . אבל לפעמים יש לך נתונים בתוכנית אחרת שאתה צריך להתייחס אליהם; יכול להיות שזה ב- Microsoft Excel, זה יכול להיות PDF, זה יכול להיות אפילו מסמך Word אחר. הידיעה כיצד לייבא נתונים אלה יכולה לחסוך לך זמן רב.

במאמר זה, נסקור שמונה דרכים שונות בהן תוכל לייבא מידע למסמכי Microsoft Word שלך; חלקם יהיו שימושיים לדברים כמו דוחות, אחרים יתאימו למכתבי טופס ופרויקטים דומים, ואחרים רק יחסכו זמן בכמה מצבים ספציפיים כשתזדקקו למשהו יוצא מן הכלל 10 פריצות פשוטות של מיקרוסופט שכולם יכולים לעשותהידע שלנו אודות Microsoft Word נבדק בכל פעם שאנחנו מקבלים מסמך לעבוד עליו. כל טיפ קטן שנלמד בדרך עוזר. מה דעתך על עשרה טריקים נוספים לפריון היומיומי שלך? קרא עוד .

מכיוון ש- Microsoft Excel הוא המשאב המגוון ביותר לייבא נתונים ממנו, נתחיל שם.

ייבא טבלה מ- Microsoft Excel

עיצוב טבלאות ב- Microsoft Word 8 טיפים לעיצוב לטבלאות מושלמות ב- Microsoft Wordטבלאות Microsoft Word הינן כלי עיצוב חיוניים. גלה כיצד להכין טבלה ולעצב אותה בצורה מושלמת בעזרת טיפים פשוטים אלה. קרא עוד זה נורא. זו הסיבה ש- Microsoft Excel קיים, נכון? למרבה המזל, למיקרוסופט הייתה החזון הנכון לאפשר לך לכלול טבלאות ישירות מ- Excel למסמך Word שלך, כך שתוכל לבצע את כל העיצוב באקסל, שם זה הרבה יותר קל.

כדי להתחיל, בחר בתאים שברצונך להעתיק ב- Microsoft Excel, לחץ על ערוך> העתק, ולחזור חזרה אל Microsoft Word.

לך ל ערוך> הדבק מיוחד... (או לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר הדבק מיוחד ...) ובחר הדבק קישור בסרגל הצד השמאלי. בתוך ה כפי ש… בתפריט, בחר אובייקט גיליון עבודה של Microsoft Excelואז מכה בסדר.

כעת תראה את התאים שבחרת ממש במסמך Microsoft Word שלך. ובגלל שבחרת הדבק קישור במקום הדבק, תאים אלה יתעדכנו בכל פעם שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני של Microsoft Excel.

אם תבחר הדבק במקום הדבק קישור, התאים שלך לא יתעדכנו כשתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני. עם זאת, יש לו את היתרון לעבוד אם גיליון האקסל קיים או לא. אז אם לא תזדקק לעדכונים - אם אתה מדפיס, או שאתה הולך לשלוח את הקובץ בדוא"ל למישהו אחר והוא צריך להציג את הנתונים הנכונים, למשל - אולי תרצה להשתמש הדבק.

ייבא תא בודד מ- Microsoft Excel

אתה יכול גם להשתמש באותה שיטה כנ"ל לתאים בודדים:

במקרה זה, במקום לבחור אובייקט גיליון עבודה של Microsoft Excelבחרתי טקסט לא מעוצב; זו הסיבה שהמספר מגיע עם אותה עיצוב כמו שאר מסמך Microsoft Word. הוא עודכן באותה צורה, אך אינך צריך להתמודד עם הניסיון להשיג את תיבת הטקסט במקום הנכון.

אתה יכול להשתמש באותה אסטרטגיה עם טבלה שלמה, אם אתה רוצה לשמור גם על העיצוב עם מסמך Word שלך. אם זה לא עובד, או שאתה זקוק להתנהגות מורכבת יותר מהתא היחיד שלך, תוכל לנסות להשתמש Visual Basic לשילוב נתוני Excel כיצד לשלב נתוני Excel במסמך Wordבמהלך שבוע העבודה שלך, כנראה שיש הרבה פעמים שאתה מוצא את עצמך מעתיק ומדביק מידע מ- Excel ל- Word, או להפך. כך אנשים בדרך כלל מפיקים דוחות כתובים ... קרא עוד למסמך Word שלך.

ייבא גרף או תרשים מ- Microsoft Excel

כמו לייבא טבלה, זה יכול להיות נוח מאוד לייבא גרף או תרשים מ- Microsoft Excel ל- Word, כך שהוא יתעדכן אוטומטית בכל פעם שאתה מבצע שינויים בגיליון האלקטרוני של Excel. זה יכול להיות שימושי במיוחד אם עליך ליצור דוחות רגילים הכוללים תרשימים. למרבה המזל, מיקרוסופט הפכה את התהליך לקל ביותר: פשוט העתק והדבק את הגרף מ- Microsoft Excel ל- Word.

אתה יכול גם ללחוץ ולגרור את הגרף מ- Microsoft Excel ל- Word כדי להטמיע אותו בקובץ. כך או כך, התרשים יעודכן אוטומטית בכל פעם שתבצע שינויים בגיליון האלקטרוני המקורי.

מיזוג דואר מ- Microsoft Excel

מיזוג דואר מאפשר לך ליצור מספר גדול של אותיות, תוויות, מעטפות, או כמעט כל דבר אחר ב- Microsoft Word באמצעות נתונים מ- Excel. המאמר של בראד על כיצד להתמזג בדואר עם Microsoft Excel ו- Word - - כיצד להדפיס תוויות עם מיזוג דואר ב- Microsoft Word וב- Excelהאם אתה עדיין משתמש בהעתקה והדבקה כדי ליצור תוויות, תגי שם או תקשורת המונים מותאמת אישית אחרת? מיזוג דואר, כלי אוטומציה אוטומטי של Microsoft Office, יאפשר לך להדפיס את התוויות שלך תוך שניות. קרא עוד מכסה את הנושא בפירוט רב מכפי שאי פעם יכולתי, אך הגרסה הקצרה היא שתשתמש בה כלים> מנהל מיזוג דואר לבחור את מקור הנתונים שלך וליצור את התבנית ב- Microsoft Word.

אם אתה משתמש בגירסה ישנה יותר של Microsoft Office, זה הדרכת מיזוג דואר באמצעות Office 2007 אוטומציה של Office באמצעות מיזוג דואר ליצירת תוויות כתובת מקצועיות, תגי שם ועודהאם אתה עדיין משתמש בהעתקה והדבקה כדי ליצור תוויות, תגי שם או מסמכים בהתאמה אישית אחרת? תן לנו להראות לך כלי אוטומציה פשוט של Microsoft Office שיחסוך לך שעות! קרא עוד יכול להיות שימושי, ואתה אפילו יכול להשתמש מיזוג דואר עבור דוא"ל המוני ב- Outlook כיצד לשלוח דוא"ל המוני בהתאמה אישית ב- Outlook באמצעות מיזוג דואר קרא עוד . זה יכול לקחת זמן עד שנגמר השימוש במיזוג דואר, אך ברגע שתשיג אותו, זה יהיה אחד הכלים השימושיים בארסנל Office שלך.

ייבוא ​​קבצי PDF

מילת אזהרה מהירה: כשאתה מייבא PDF ל- Microsoft Word, זה בעצם נכנס כקובץ תמונה ולא כטקסט. אם אתה רוצה לבחור או לשנות טקסט, יהיה עליך להעתיק ולהדביק אותו מקובץ ה- PDF. עם זאת, אם אתה רק רוצה להטביע PDF במסמך Microsoft Word שלך, לחץ על הכנס> אובייקטואז בחר מקובץ ... ובחר את קובץ ה- PDF שלך.

בסופו של דבר ה- PDF מוטבע כך:

זה לא נהדר עבור קובצי PDF מבוססי טקסט, אבל אם יש תמונות בקובץ, זה קל יותר מהעתקה וגם הדבקה או מציאת דרך להפוך את ה- PDF לקובץ תמונה כדי להכניס אותו ל- Microsoft Word מסמך.

ייבוא ​​טקסט באופן אוטומטי ממסמכי Word אחרים

אם אתה צריך להקליד את אותו הדבר על בסיס קבוע, ייתכן שתוכל לחסוך זמן על ידי הצבתו במסמך של Microsoft Word ופשוט הפנייתו ממסמך אחר.

נניח שיש לך חבורה של מכתבי טופס שאתה צריך לשלוח שכולם צריכים לכלול את שמך ואת החברה שאתה עובד איתה, אך המעסיק שלך מתחלף על בסיס קבוע. אינך מעוניין לשנות כל מכתב בכל פעם שאתה מקבל חוזה חדש, כך שתוכל פשוט לאחסן את הכניסה למסמך אחד ולגרום לכל האחרים להתעדכן בכל פעם שאתה מבצע שינוי.

עיון בדוגמה יעזור להבהיר זאת יותר. להלן מסמך "טקסט שניתן לעדכון" ששמרתי:

אני רוצה לכלול כל אחד מאותם - חתימה, פרטי קשר וציטוט - בכל אחד מהמכתבים. לשם כך אצור סימנייה על כל אחת מהן. ליצירת סימניה, הדגש את הטקסט שברצונך לקשר במסמכים אחרים ולחץ על הכנס> סימניה.

הקלד את שם הסימניה שלך ולחץ הוסף.

כעת, שמור את הקובץ ורשום את הנתיב המלא למקום בו נשמר. כדי להוסיף את הטקסט השמור שלך, עבור למסמך אחר של Microsoft Word והקש הכנס> שדה. בחר כלול טקסט מ ה שמות שדות תפריט.

כעת, בתיבת הטקסט שמתחת לתפריט, הקלד "INCLUDETEXT" [נתיב לקובץ] "[שם הסימניה]". כשהקלדתי את זה זה נראה כך:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: משתמשים: dralbright: מסמכים: כניסה-עדכון text.docx" כניסה

(אם אתה משתמש ב- Windows, תצטרך להשתמש בסימון הרגיל לנתיבים, שמתחיל ב- "C: \\". שים לב שעליך לכלול שני ריסים אחוריים בין כל קטע במקום אחד.) לחץ על הכה בסדר, ותראה את הטקסט מוכנס למסמך שלך.

מדי פעם תקלידו משהו לא בסדר ותקבלו שגיאה, כמו זו:

כדי לתקן את זה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מקום השגיאה ובחר החלף קודי שדה - זה יאפשר לראות ולערוך את הקודים מתוך המסמך. אתה יכול גם להשתמש בזה בשדות העובדים נכון אם אתה צריך לבצע שינוי.

מכאן אתה יכול לבצע את התיקונים הדרושים לך. בדוגמה זו, ישנו סימן שווה נוסף בתחילת הקוד.

לאחר הסרת השלט השווה, השדה עובד נכון.

כדי לבצע שינוי בכל המסמכים שקישרת לסימניה שלך, חזור לקובץ הטקסט הנפוץ ופשוט בצע את השינויים. הנה החלפתי את הציטוט של גרוצ'ו מארקס באחד מאת אוסקר ווילד.

במסמכים האחרים שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה שעודכן ובחר עדכון שדה.

ושם יש לכם את זה, השדה מתעדכן במידע החדש.

זה אולי נראה כמו עבודה רבה, אך אם עליכם להקליד את אותם דברים על בסיס קבוע, הדבר יכול לחסוך לכם זמן עצום בטווח הרחוק. לוקח זמן הגדרה בקצה הקדמי, אך תראה מיד את הנוחות של מערכת זו. אל תשכח לבדוק אחר אוטומציות Office מועילות עם IFTTT כיצד לבצע אוטומציה של משימות Office של מיקרוסופט באמצעות מתכוני IFTTTל- IFTTT, שירות האוטומציה שיסיים פעולה ברגע שהתנאי יתקיים, יש כעת 50 מתכוני משימות עבור Microsoft Office. אנו מראים לכם איך זה עובד ומציעים מבחר מתכונים. קרא עוד גם לחסוך זמן.

ייבא טקסט מקובץ טקסט או ממסמך Microsoft Word

אם אתה רוצה לקבל טקסט מקובץ טקסט או ממסמך Word, אך לא רוצה לפתוח אותו, בחר הכל, העתק אותו, חזור אחורה למסמך שלך והדבק אותו (זה יכול לקחת זמן רב אם יש לך מאות דפי טקסט), אתה יכול לייבא ישירות. פשוט מכה הכנס> קובץ ובחר בקובץ הטקסט או במסמך Word ממנו ברצונך לייבא טקסט.

לאחר שבחרת את הקובץ (יתכן שתצטרך לשנות את אפשר נפתח ל - כל המסמכים הקריאים), תראה את הטקסט המלא במסמך Microsoft Word שלך.

ייבא טקסט מדף אינטרנט

אם ברצונך לשמור עותק מעודכן של דף אינטרנט במסמך Microsoft Word, תוכל לעשות זאת גם! נניח שאני רוצה לקובץ טקסט מקוון שמכיל סיפור של שתי ערים במסמך שלי. אני אשתמש באותו שדה INCLUDETEXT, אך במקום להשתמש בנתיב מקומי, אשתמש בכתובת האתר:

עדכון השדה מכניס את כל הספר למסמך שלי.

אתה תקבל את התוצאות הטובות ביותר באמצעות אתר כבד טקסטים. אתה יכול לראות מה קורה כשאני מנסה להשתמש ב- INCLUDETEXT כדי להכניס את דף הבית של MakeUseof:

אם יש לך צורך לייבא את הטקסט המעודכן מאתר למסמך שלך, זה בהחלט שווה לשחק איתו. יתכן שתצטרך להתנסות מעט, אבל זה יכול להיות כלי שימושי מאוד.

מה עושים אתה לייבא לתוך Microsoft Word?

כיסינו שמונה דברים שונים שתוכלו לייבא ל- Microsoft Word כן, קבלו את Word של Microsoft בחינם: הנה איךלא רוצים לשלם עבור חוויית Microsoft Word המלאה? אל תדאגו, הנה כמה דרכים בהן תוכלו להשתמש ב- Microsoft Word בחינם. קרא עוד כאן - אבל כנראה שיש אפשרויות נוספות בחוץ. מה ייבאת ל- Microsoft Word? שתפו את הדברים השימושיים ביותר שהצלחתם לייבא, כדי שנוכל לעזור אחד לשני לחסוך קצת זמן עד הופכים להיות אדוני Word 10 שגרות חיוניות של Word של מיקרוסופט שאתה צריך לדעתהמילה "שגרה" היא דימוי של משעמם. למעט כשמדובר ביישום פרודוקטיביות כמו Microsoft Word. כל שנייה שנשמרת מוסיפה לנוחות השימוש בה לצרכים היומיומיים שלנו. קרא עוד !