טיפים ותבניות ליצירת לוח זמנים לעבודה ב- Excel

פרסומת

יצירת לוח זמנים לעבודה הוא לא קל. בין אם צוות העובדים שלך גדול כמו כמה עשרות או קטן כמו קומץ, למצוא דרך להתאים לשעות של כולם, להשיג מינימום ולשמור על הצוות שמח זה קשה. למרבה המזל, אקסל יכולה לעזור להפוך את זה ל הרבה קל יותר.

תבניות אקסל תבנית אקסל לכל אירועדלג על עקומת הלמידה התלולה ומיין את חייך בעוצמה של תבניות אקסל. ריכזנו עבורכם מבחר תבניות לעדכון אוטומטי למעקב אחר תקציבים, ניהול פרויקטים ועוד. קרא עוד להישאר אחד הכלים השימושיים ביותר בתולדות המחשוב. הם נהדרים עבור ניהול משימות ופרויקטים 10 תבניות לניהול פרויקטים חזקות של Excel למעקבתבניות ניהול פרויקטים בחינם הן הטובות ביותר. קבל תבניות גיליונות אלקטרוניים מרכזיים אלה של Microsoft Excel למעקב אחר כל פרויקט. קרא עוד , שמירה על כספים 15 תבניות גיליון אלקטרוני של Excel לניהול הכספים שלךעקוב תמיד אחר בריאותך הכלכלית. תבניות גיליון אלקטרוני חינמיות אלה של Excel הן הכלים הדרושים לך לניהול הכסף שלך. קרא עוד , מעקב אחר התקדמות הכושר 10 תבניות אקסל למעקב אחר בריאותך וכושרך קרא עוד , ורק להישאר מאורגן באופן כללי 10 תבניות גיליון אלקטרוני שימושי להפליא לארגון חייכם

האם חייך הם בלגן של מועדים שהוחמצו, קניות נשכחות והתחייבויות שבורות? נשמע שאתה צריך להתארגן. קרא עוד - אך תזמון הוא תחום אחד שבו Excel באמת זורחת.

5 טיפים חשובים בעת קביעת לוח זמנים

לפני שאתה צולל בתהליך התזמון בפועל, זכור את השיקולים הבאים. הם יקלו על כל התהליך ויפחיתו את כמות הלחץ שעומדת בפניכם. תזמון לעולם לא יהיה קל, אבל זה לא חייב להיות סיוט.

דע את העדפות העובד שלך. סוג ההעדפות שאתה יכול לקחת בחשבון כאשר התזמון ישתנה משדה לשדה (למשל קמעונאות לעומת מחסן), אבל חשוב לפחות לנסות להכיל את העובדים שלך.

האם יש עובדים שיש להם נטייה לקראת בוקר? או אולי ערבים? כמה שעות כל עובד רוצה בשבוע? האם יש מגבלות תזמון, כמו אי רצון לעבוד בימי ראשון? האם יש לעובדים מסוימים סינרגיה ותאימות?

אתה לא יכול להכיל כל אחד, אך זו מטרה טובה לנקוט בה מכיוון שהיא יכולה לשפר את הפרודוקטיביות ואת האווירה - אך הכי חשוב היא תבנה אמון, והאמון הולך יד ביד עם כבוד.

עקוב אחר בקשות להיעדרות של עובדים. כאילו לא היה קשה מספיק ללהטט בכל ההעדפות של העובד שלך, ישנם נושאים רגישים לזמן שיופיעו מדי פעם. לדוגמא, מישהו צריך כמה ימים כדי לצאת לחופשה או להתאבל על בן משפחה אבוד.

למרבה המזל ניתן לשמור זאת בפשטות באמצעות א כלי רב תכליתי כמו לוח השנה של גוגל 10 תכונות לוח שנה מדהימות של Google שעליך לנסות קרא עוד או א תוסף לוח שנה עבור 5 הרחבות להוסיף לוחות שנה ומנהל המשימות ל- Thunderbird 3 קרא עוד . אפליקציית רשימת מטלות איכותית כמו טודואיסט (סיבות לשדרג ל- Todoist Pro כמה פרודוקטיבי יותר הוא ToDoist פרימיום? להלן 6 סיבות טובות לשדרגהמשכתי להשתמש ב- ToDoist בחינם לזמן מה. אבל המשכתי לעלות נגד דברים שרציתי לעשות ולא יכולתי. תזכורות בדוא"ל. הוספת הערות למשימה. דברים שבאמת יוסיפו המון המון ... קרא עוד ), WorkFlowy (שלנו סקירת WorkFlowy רישום בסגנון זן וניהול פרויקטים עם WorkFlowy קרא עוד ), או Wunderlist (שלנו ביקורת Wunderlist רשימת Wunder: מנהלת רשימת מטלות לביצוע, קלה לשימוש, תכליתי וחוצה פלטפורמות קרא עוד ) יכול לעבוד גם טוב.

ערוך את לוח הזמנים לפני כן. ברור שאתה לא יכול לעשות את זה גם הרחק מקדימה למקרה שהמצבים ישתנו, אך בהחלט להימנע מהמתנה עד יום לפני. כלל אצבע טוב הוא כשבוע מראש.

אם רק דחיינות היה קל לנצח, נכון? כולם נאבקים לעשות דברים במידה מסוימת, וזו הסיבה שכתבנו עליהם הרבה אסטרטגיות נגד דחיינות 5 אסטרטגיות דחיינות להפוך לפרודוקטיביות יותר קרא עוד , הימנעות מהסחות דעת באינטרנט 6 טיפים למניעת דחיינות באינטרנטאני אדון לדחיינות. אולי גם אתה. ישנם מיליוני אנשים הסובלים מדחיינות נכה וזה אכן ניקוז אמיתי בפריון ויעילות. הדבר המוזר הוא שרבים מ ... קרא עוד , ו ממש להתגבר על דחיינות איך להפסיק להתמהמה: החלטת השנה החדשה היחידה שעליכם לקבועלבעוט בהרגל לדחיינות ולהתחיל לנקוט בפעולה מבלי לחכות לזמן הנכון. עצירת הדחיינות היא הרזולוציה לשנה החדשה היחידה הדרושה לכם. הנה למה. קרא עוד .

על ידי קביעת לוחות הזמנים שלך מראש, אתה נותן לעצמך חדר נשימה למקרה שיהיה צורך לבצע שינויים פתאומיים.

הקצה קודם את המשמרות החשובות ביותר. כ"הכי חשוב ", אנו מתכוונים ל"לא סחיר". אם מישהו צריך לחלוטין לעבוד במשמרת מסוימת, מלא אותו קודם והגדר אותו באבן. לאחר מילוי כל המשמרות הדרושות, קל יותר לערבב ולהתאים את המשמרות שנותרו לעובדים זמינים.

ותמיד יש לזכור לפחות מקרה אחד. באופן אידיאלי תיצור מספר לוחות זמנים (למשל תוכנית א ', תוכנית ב' וכו ') אבל זה יכול לארוך זמן רב, כך שב לכל הפחות, עליך לזהות את העובדים הסבירים ביותר ליפול ויש להם תוכנית גיבוי למקרה שהם לעשות.

הפוך את לוח הזמנים לנגיש בקלות. לאפשר לעובדים שלך לראות את לוח הזמנים מראש זה טוב משתי סיבות: הם יכולים להצביע על שגיאות והם יעריכו את הראש כך שיוכלו לתכנן את השבועות שלהם סביב לוח הזמנים.

מכיוון שאנו נשתמש בתבניות Excel כדי ליצור את לוחות הזמנים של העבודה שלנו, האפשרות המועדפת היא לעשות זאת העלה אותם ישירות לכונן Google כניסה של Google Drive ושיתוף קבצים הפכו קליםכונן Google הוא שירות אחסון בענן ומשרדים מקוונים שמגיע עם אחסון בחינם של 15 ג'יגה-בייט ואפשרויות שיתוף פעולה גאוניות. אנו מראים לך כיצד לגשת אליו ולשתף מסמכים עם אחרים. קרא עוד . זה יתמיר חלופת הגיליון האלקטרוני של גוגל אקסל מול גיליונות גוגל: איזה מהם עדיף עבורך?האם אתה באמת צריך Excel? לפתרונות שולחן העבודה וגם לאונליין יש את היתרונות שלהם. אם אתה מתקשה לבחור בין Excel ו- Google Sheets לניהול הגיליונות האלקטרוניים שלך, תן לנו לעזור לך להחליט. קרא עוד ולאפשר לך לשתף אותו כך שאחרים יוכלו לראות. שימו לב לאלה טיפים ל- Google Sheets שיתופי 5 הגדרות גיליונות גוגל חיוניים לעבודת צוותל- Google Sheets יש יותר תכונות התומכות בקליט ועיבוד נתונים קולקטיביים ממה שאתה עשוי לחשוב. אנו נכיר לך את הפונקציות והתכונות של Google Sheets החיוניים לפרויקטים קבוצתיים. קרא עוד אם אתה חדש בזה.

ואל תדאגי לביטחון. אלא אם כן אתה מטפל בסודות ממשלתיים, Google Sheets מאובטח מספיק כמה מאובטחים המסמכים שלך בכונן Google? קרא עוד למשתמשים יומיומיים כמוך וכמוני.

הורדות תבנית Excel בחינם

עם עצות אלה בדרך, הנה קומץ של תבניות Excel מדהימות שתוכננו במיוחד כדי לעזור למעסיקים לתכנן את לוחות הזמנים של העובדים לשבוע. זו עדיין תהיה עבודה קשה, אבל הרבה יותר קל אם אתה משתמש באחת מתבניות אלה.

תבניות זמינות כקבצי XLSX עבור Excel 2007 וגירסאות מאוחרות יותר.

לוח זמנים משמרת עבודה מקיף

לוח הזמנים למשמרת עבודה זו עד גיליון אלקטרוני 123 היא אחת מהתבניות המקיפות יותר שם. זה מספיק טוב כדי להתמודד עם חלק מתוכנות התזמון הזמינות להורדה באינטרנט, ובכל זאת איכשהו התבנית הזו זמינה ללא עלות.

כשאתה פותח אותו תמצא גיליונות שונים עבור: רישום עובדים, לוח זמנים למשמרת עבודה, כרטיס זמן, תקציב שכר, נוכחות, תפוסה, הגדרות ועזרה. גיליון העזרה הוא מדריך מיני שיציג לכם איך להתחיל בעבודה עם לוח הזמנים.

בכנות, אנו ממליצים מאוד על זה. יש לנו כמה הצעות נוספות מתחת להצעה זו, אך אף אחת מהן אינה טובה וכדאי שתבדוק אם זה מורכב מדי בגלל מה שאתה רוצה לעשות (וזה בהחלט תקף תלונה).

הורד:לוח זמנים למשמרת עבודה

לוח הזמנים לשינוי שבועי

לוח הזמנים המשמרת השבועי הזה עד מערכות ניהול עסק אולי לא יהיה מקיף כמו זה שלמעלה, אבל זה נהדר עבור צוותים קטנים יותר. זה פשוט יותר, שפירושו קל יותר ללמוד וקל יותר לשימוש. מומלץ מאוד למי שרוצה מתזמן אמצע הדרך.

זה מגיע עם שלושה גיליונות: לוח זמנים, משמרות ועובדים. כל שעליך לעשות הוא לרשום את העובדים שלך ואת שיעורי השעה שלהם בגיליון העובדים. לאחר מכן הגדירו את זמן ההתחלה ואת זמן הסיום עבור כל משמרת זמינה בגיליון המשמרות. לאחר מכן גיליון לוח הזמנים האוטומטי הופך להסבר עצמי.

החיסרון היחיד הוא שהוא יכול לעלות רק עד 20 עובדים ו -9 משמרות מוגדרות, מה שהופך אותו נהדר לפעולות קטנות ובינוניות, אך בלתי סביר עבור חברות גדולות יותר.

הורד:לוח זמנים לעובדים

לוח זמנים משמרת יומי

אולי אינך זקוק לכל הפעמונים והשריקות האוטומטיות המגיעות עם שתי התבניות שהוזכרו לעיל. אולי אתה מעדיף לעשות דברים בצורה ידנית ככל האפשר וכל מה שאתה צריך זה לוח זמנים בסיסי באמת להתעסק איתו. אם כן, השתמש בזה המסופק על ידי קודקוד 42.

תבנית זו אינה עושה כל לעבוד בכלל. מטרתו היחידה היא לתת לך לוח זמנים שנקבע מראש שתוכל למלא אותו ביד. בסיום תוכלו להדפיס אותה (או להעלות אותה באופן מקוון) כדי שכולם יוכלו לראות, וקל מספיק להתחיל מחדש כל שבוע.

הורד:תבנית תזמון Shift

Excel מקל על חייך שוב

אל תהסס לשנות את התבניות הללו לצרכים שלך, אם הן לא לגמרי מושלמות עבורך (כל עוד אתה לא מפיץ אותן מחדש). אם ברצונך להתאים אישית, אך אינך יודע מאיפה להתחיל, אנו ממליצים לימוד נוסחאות Excel זקוק לעזרה עם נוסחאות Excel? 7 משאבים להתייעצותExcel הוא תקן הזהב של הגיליון האלקטרוני. אם אתה נדרש להשתמש ב- Excel ובכל זאת עליך להכיר את עצמך, משאבים אלו יציגו לך במהירות את היסודות ועוד. קרא עוד ראשון.

ולפני שאתה הולך להדפיס את לוחות הזמנים שלך, בדוק את אלה טיפים להדפסת גיליונות Excel 7 טיפים להדפסת Excel: כיצד להדפיס את הגיליון האלקטרוני שלך שלב אחר שלבהאם אתה נתקל בבעיות בהדפסה מ- Microsoft Excel? מדריך זה יראה לכם כיצד להדפיס גיליון אלקטרוני של Excel בצורה מושלמת. קרא עוד כדי לוודא שהכל יוצא כמו שצריך.

איזו תבנית מועדפת עליכם? האם התגעגענו לאנשים טובים? יש לך טיפים או טריקים לתזמון העובדים שלך? שתפו אותנו בתגובות למטה!

זיכויים לתמונה: גיליון זמן שבועי מאת Andrey_Popov דרך Shutterstock, משימות תזמון מאת faithie דרך Shutterstock, איור תחנת עבודה מאת faithie דרך Shutterstock, לוח זמנים ריק מאת xtock דרך Shutterstock