פרסומת
נייר וחומרים אלטרנטיביים כמו קלף היו בעבר חומרים נדירים ויקרים מאוד. כיום אנו משתמשים בנייר כמעט בכל מקום או ליתר דיוק - בכל מקום שאי אפשר להחליפו פלסטי.
ייצור של אחד החומרים מהווה נטל על הסביבה, אם כי נייר - העשוי בדרך כלל מעץ, מתכלה ומתוך כך קל יותר למחזר אותו.
העברת דיגיטלי לא רק תחסוך נייר ותסייע לסביבה, היא גם תחסוך לך המון מקום: שולחן העבודה שלך או אפילו המקרר שלך ייראה הרבה יותר נקי. מציאת מסמכים תהיה הרבה יותר מהירה. והרי אנו חיים בעידן הדיגיטלי! כך תתחיל:
1. סריקה
הכל מתחיל בסריקת מסמכי הנייר הקיימים שלך. אם אין לך סורק, אתה יכול להשתמש במצלמה הדיגיטלית שלך, לצלם ולהשתמש מתקן לתקן נקודת מבט ועיוות. דמיאן סקר בפירוט את הכלי לפני מספר חודשים: Snapter - סרוק את המסמכים שלך ללא סורק Snapter - סרוק את המסמכים שלך ללא סורק קרא עוד
2. קובץ
ודא שאתה מבין מערכת טובה שתאפשר לך לאתר בקלות את המסמך הדרוש לך. שאלו תמיד את עצמכם "איפה ואיך אני אחפש את זה?"
הדרך הקלה ביותר להגשת מסמכים היא ככל הנראה להחזיק אותם כקובצי PDF, לתת להם שמות לתאריך ולתיאור קצר ולחפש כל מה שאתה צריך בתוכן לפי מילות מפתח.
מכיוון שחיפוש תמונות אחר טקסט אינו תקני עדיין, שם הקובץ לתמונות יצטרך להיות מאוד תיאורי. לחלופין, תוכל להשתמש בכלי שנקרא JOCR, שיחלוץ את הטקסט מהמסמכים הסרוקים שלך ותכניס אותם לקובץ טקסט. אתה יכול לתת לקובץ הטקסט את אותו השם בדיוק כמו לתמונה, להגיש אותו לאותה תיקיה, וכך תוכל לאתר בקלות את המסמך המתאים. ורון סקר את JOCR: כיצד לחלץ טקסט מתמונות כיצד לשלוף טקסט מתמונות (OCR)הדרך הטובה ביותר לחלץ טקסט מתמונה היא להשתמש בזיהוי תווים אופטי (OCR). אנו מראים לכם שבעה כלי OCR בחינם לתפקיד. קרא עוד
אם זה נשמע כמו יותר מדי צרות, באפשרותך גם להגיש את המסמכים והקובצי ה- PDF הסרוקים באמצעות GMail. פשוט שלח את הקבצים לעצמך בדוא"ל והקלד בדוא"ל את מילות המפתח המתאימות והרלוונטיות. רק קח בחשבון את סיכון האבטחה שאליו אתה חושף את הקבצים שלך, אז נסה לא להעלות מסמכים רגישים.
3. השתמש בכלים
אנו משתמשים בהרבה נייר עבור הערות אקראיות, אשר אז ידבקו על שולחנותינו לנצח או עד שנשפוך עליו קפה. כדי לחסוך בנייר ולגרום לשולחן שלך להיראות מעט יותר מסודר, נסה להשיג שגרה לשימוש בכלים.
ניתן לארגן ולאחסן תזכורות, הערות מהירות, רשימות מטלות, כתובות דיגיטליות. תלוי בכלים שבהם אתה משתמש, יכול להיות שהיתרון הנוסף לגשת אליהם לא משנה שאתה נמצא.
לקבלת הערות מהירות, עליך להשתמש דביקים, שבעצם זו האלטרנטיבה הדיגיטלית ל Notes-It Notes.
לוח שנה של גוגל יוצר לוח שנה מקוון ושולחן עבודה מעולה. זה יכול גם להזכיר לך משימות. אם תשלב את לוח השנה של גוגל ב- Thunderbird, אתה יכול אפילו ליצור רשימות מטלות היישר משולחן העבודה שלך. במאמר שלי כיצד: לשלב את לוח השנה של גוגל בתוך רעם כיצד לשלב את לוח השנה של גוגל בתוך רעםאתה משתמש בת'אנדרבירד ויומן Google ואתה תוהה כיצד תוכל לאחד את השניים? אנו מראים לך כיצד לשלב באופן מלא את לוח השנה של Google עם Thunderbird. קרא עוד , תראה איך זה נעשה.
אחד הכלים הטובים ביותר להישאר מסודרים ולהיפטר משטרות ותזכורות נייר הוא זכור את החלב. בהיותו תואם למגוון יישומים אחרים, הוא יכול גם להיות הרכז המרכזי שלך לעקוב אחר משימות ומידע. דייויד כיסה 8 דרכים קלות לניהול משימות בזיכרון החלב 8 דרכים קלות לניהול משימות בזיכרון החלב קרא עוד , שנותן קצת יותר תובנה מה הכלי הזה יכול לעשות בשבילך.
יתר על כן, במאמר נהל את חייך באמצעות כלים לניהול זמן מקוון חינם נהל את חייך באמצעות כלים לניהול זמן מקוון חינם קרא עוד , סקרתי מספר כלים שימושיים אחרים שחלקם מוזכרים לעיל.
4. גיבוי, גיבוי, גיבוי
כדי לעבור ללא נייר לחלוטין, תצטרך למחוק את מסמכי הנייר המקוריים בשלב כלשהו או לאחסן אותו. כמובן, ישנם מסמכים שעליכם להחזיק בהם. אבל עבור הרוב, העותקים הדיגיטליים יהיו טובים מספיק.
עם זאת, תאונות קורות. הכונן הקשיח שלך עלול להיפגם וייקח עימו את העותקים הדיגיטליים של המסמכים שלך. לכן חשוב ליצור גיבויים רגילים.
קבצים חסויים לעולם לא צריכים לעזוב את הכונן הקשיח ועליך לגבות אותם לכוננים חיצוניים על בסיס קבוע.
מה לגבי המסמכים המאוחסנים בחשבון ה- GMail שלך? למרות ש- GMail עשוי להיות מקום די בטוח, עליך לגבות גם את חשבון ה- GMail שלך, רק כדי להיות בטוחים במאה אחוז שהכל אחראי.
יש דרך לגבות GMail באמצעות גיבוי GMail, כפי שתיאר קארל במאמרו כיצד לגבות את חשבון Gmail שלך למחשב שלך כיצד לגבות את חשבון Gmail שלך לכונן הקשיח שלךאתה יכול לאבד גישה לנתוני Gmail היקרים שלך. עם כל כך הרבה אפשרויות זמינות, הגיוני לגבות את Gmail באופן קבוע. מדריך מהיר זה מראה לכם כיצד. קרא עוד .
לבסוף, קבלת עותק אלקטרוני של כל מסמך חשוב, גם אם אינך יכול למחוק את המקור, הוא גיבוי בפני עצמו. רק דמיין את כל מסמכי הנייר היקרים שלך שאבדו בשיטפון או בשריפה - ועדיין יש לך כפילות בכונן הקשיח.
5. חזור
הפוך את הצעדים לעיל להרגל. זה קריטי. המשך להגדיר תזכורות לסריקת מסמכי נייר. הפוך את סריקת השגרה לכל מה שחדש ונעבוד על דברים ישנים כשיהיה לך זמן. וחוזר חלילה.
אם כן, מה מונע ממך להמיר באופן מלא ממשתמש בית ספר ישן למאסטר הדיגיטלי בעידן החדש? ספר לנו, באופן דיגיטלי, בתגובות.
טינה כותבת על טכנולוגיית צריכה כבר למעלה מעשור. בעלת דוקטורט במדעי הטבע, דיפלומה מגרמניה ותואר שני משוודיה. הרקע האנליטי שלה עזר לה להצטיין כעיתונאית טכנולוגית ב- MakeUseOf, שם היא מנהלת כעת מחקר ותפעול מילות מפתח.
