פרסומת
מיילים קשוחים. ממש קשה לעבור את מה שאתה באמת רוצה לומר בדוא"ל, ובמחצית מהזמן אנשים כמעט תמיד לא מבינים אותך. הרבה מהבעיה נובעת מכך שהאנשים שאתה כותב איתם לא יכולים לראות את הפנים שלך. הם לא יכולים לראות את החיוך על הפנים שלך, ואתה לא יכול לראות את הביטוי על הפנים שלהם - הטבעי היכולת האנושית להבין את הרגש במילים דרך הבעת פנים בטלה לחלוטין אימייל.
אז מה יכול להחליף את הבעת הפנים ואת טון הדיבור? איך אתה מעביר את ההודעה שלך ביעילות מבלי להעביר אליך את כל החברים שלך או כל מי שבמשרד?
הסופר פיטר דרוקר כתב פעם, "הדבר החשוב ביותר בתקשורת הוא לשמוע מה שלא נאמר. " הייתי הולך צעד אחד קדימה מזה, ואומר שהדבר החשוב ביותר בשליחת דוא"ל הוא הבהרה מספיק כדי שהמקבל לא שמע מה לא נאמר. למעשה, מה שגורם לרוב הבעיות בתקשורת הדוא"ל הוא כאשר האדם שקיבל את הדוא"ל מפרש כל מיני דברים איומים שרמזים עלייך, אפילו כשכתבת רק יחיד קו.
זה מה שמוביל לשנאה ואי שביעות רצון. זה מה שבונה טינה. זו הסיבה שהאיש שמעבר לשולחן בפגישת הבוקר בוהה בך, כי שלחת אותו בדוא"ל ששלחת אתמול אחר הצהריים, והוא לקח את זה כמתקפה אישית.
יצירת דוא"ל מושלם
כאן ב- MUO, עסקנו רבות בפן הטכני של שליחת דוא"ל, כמו שליחת דוא"ל באופן אנונימי כיצד לשלוח דוא"ל אנונימי: 5 שיטות התגנבותלשלוח דוא"ל אנונימי זה לא קשה. ויש סיבות לגיטימיות להשתמש בחשבון דוא"ל אנונימי. אנו מראים לך איך. קרא עוד או הדוא"ל שלי ב - שליחת דוא"ל מ- Excel - - כיצד לשלוח דוא"ל מגיליון אלקטרוני של Excel באמצעות סקריפטים של VBAתבנית הקוד שלנו תעזור לך להגדיר דוא"ל אוטומטיים מתוך Excel באמצעות תסריטים של שיתוף פעולה של נתונים (CDO) ו- VBA. קרא עוד . אבל, מה עם הצד הרגשי של המייל? מה לגבי איך אתה נתקל בהודעות הדוא"ל שלך, ודרכים טובות יותר להציג את עצמך במילה הכתובה שלא תגרום לכולם להיות כל כך מתוקתקים אליך כל הזמן?
ובכן, לא בלי הרבה כאב וסבל אני יכול לעמוד כאן היום ולהגיד לך שאני עכשיו במצב לעזור. עשיתי כמעט כל טעות שניתן לבצע באמצעות אימייל, החל מהימים הראשונים של היום במכללה, כשניסיתי לפתוח עסק שיווקי רב-דרגתי על ידי שליחת דוא"ל המוני לכולם קמפוס. תוך יום, חשבתי כבו במשך 24 שעות ואזהרה גדולה ומגעילה ממנהל המסגרת הראשי של יבמ לגבי מה שמגדיר "דואר זבל".
זה לא היה כל כך הרבה שיעור במניחת הדוא"ל, מכיוון שמדובר בשיחת השכמה שמייל יכול באמת לגרום לך לצרות אם אתה מתמודד עם זה לא בסדר. במשך השנים נעלבתי מאנשים, נעלבתי והגעתי לקרבות מילים אפיים של שריפה ושריפה עם אנשים. אני רוצה לומר שמישהו ניצח - אבל אף אחד לא מנצח. לכן אני עומד כאן היום, מקווה לעזור ללגיון עתידי של ציבור הדואר האלקטרוני להכין טוב יותר את המיילים האלה לפני שלחץ על כפתור השליחה.
1. שולח רומן
אחד מחטאי האשמה הראשונים שלי כשהתחלתי לעבוד כמהנדס היה שכמעט תמיד הייתי כותב מיילים שנמתחו על פני שלוש או ארבע פסקאות. הסיבה הייתה לא רק בגלל שאני יכול להקליד די מהר, אלא מכיוון שתמיד הרגשתי שאם אני משאיר פרטים כלשהם, אנשים לא באמת יבינו על מה אני מדבר. זה אולי נכון במידה מסוימת - ואנחנו נגיע לדוא"ל שהם קצרים מדי תוך דקה - אבל יש מה לומר בפשטות.
כשאתה כותב מיילים מורכבים כל כך, אתה לא מצליח להעביר את ההודעה שלך במגוון דרכים. ראשית, העובדה שכתבת כל כך הרבה מרמזת על האדם שיש לך מעט כבוד לזמנו, ואם אתה עושה את זה לעיתים קרובות מדי אתה עלול להרגיז אותו. שנית, בעוד שדוא"ל בן 500 מילים המאורגן בכמה פסקאות הוא הגיוני בכך אתה, סביר להניח שאתה מבלבל את כולם - ומעניק להם מיגרנה.
אם אתה מסגר מילים ונוטה לכתוב יתר על המידה, תמיד חזור להתחיל לעבוד על "קיצוץ" המשפטים האלה. צרו דרכים חדשות ויצירתיות לקיצורן, או אולי תוכלו להסיר אותן לגמרי. אולי אתה מציע יותר מדי מידע. ספר לאנשים מה הם צריך לדעת, לא מה שאתה רוצה שיידעו אתה יודע. אתה יודע?
2. שולח דוא"ל עם שתי מילים
העבירה ההפוכה לדוא"ל הרומן היא דוא"ל המילה אחת או שתיים שלא מסבירות שום דבר. זה דומה לזה כשאני שואל את ילדי בשולחן הארוחה, "אז איך היה היום שלך?"אחרי רגע, תשובה לא רצונית, "בסדר גמור."לא בטוח למה אני בכלל טורח, אני לוחץ על. “מה עשית, משהו כיף?התשובה הבלתי נמנעת, "לא לא ממש.”
אני באמת לא מבין מדוע אנשים מסוימים אפילו טורחים להשתמש בדוא"ל. אם יתמזל מזלך, דוא"ל מאדם זה יכיל משפט מלא יחיד. אם אין לך מזל, האדם יבקש ממך לעשות משהו למענם, אך לא יטרח להסביר בדיוק מה הוא רוצה שתעשה. זה כמו לשלוח הודעת מצוקה ברדיו כשאתה אבוד באמצע השממה, ולא מצליחה להודיע לצוות החילוץ מה הקואורדינטות שלך.
זה מאוד מתסכל, כי אנשים צריכים להיאבק כדי להבין על מה לכל הרוחות אתה מדבר. חמור מכך, אתה עלול למעשה לאלץ אותם לבזבז זמן בתגובה לדוא"ל שלך, רק כדי לבקש מכם לפרט קצת יותר.
אני חושד שרוב האנשים הסובלים מבעיה זו כותבים מיילים כה קצרים מכיוון שהקלדה היא תרגיל כל כך קפדני. לא כל אחד יכול להקליד מעל 60 עד 70 מילים בדקה, אז אתה צריך להיות מעט אהדה לקבוצה הזו.
3. שליחת דוא"ל המוני עבור אדם אחד
האם אתה באמת רוצה לתקתק אנשים? שלח דוא"ל המוני לכל מי שבמשרדך, פשוט כדי לנזוף באדם יחיד על משהו שעשו לא בסדר. אני קורא לזה דוא"ל "ההשפלה הציבורית". בדרך כלל, כולם במשרד כבר יודעים שאדם מסוים טעה, אך המנהל לא יכול להשאיר את זה לבד. אז הם שולחים דוא"ל המוני לכולם ומסביר בפירוט רב ומגושם מדוע פעולה מסוימת כל כך לא נכונה לעשות, או מדוע הטעות הספציפית הזו כל כך גרועה.
עלי להודות שבחלק מתפקידי הניהול בעבר החלקתי להתנהגות זו. ראיתי גם קולגות אחרים שלי עושים את זה. זו טעות קלה לביצוע, מכיוון שאולי תרצה לוודא שכל השאר שאתה מנהל לא מבצעים את אותה הטעות. המציאות היא שאם כולם כבר יודעים על זה, האדם שטעה הוא מושפל. אם הם לא יודעים על זה, כולם מבולבלים ולא בטוחים אם אתה מדבר עליהם או לא.
הפוך את זה לפשט - דבר על הבעיה הספציפית עם האדם שטעה. ואז, אם אתה מרגיש שזה מספיק חשוב לכולם, שלח הודעה אבל גרם לזה להישמע כאילו זה פשוט "FYI" כללי שנשלח מההנהלה הגבוהה - זה מסיר את הטון המאשים והופך אותו פחות אישי.
4. שימוש בפרסומות דרמטיות
התנהגות שכיחה נוספת בהודעות דוא"ל - לרוב מאנשים שמאוד נלהבים מהעבודה שלהם בכלל, או לגבי פרויקט ספציפי שנמצא תחת דיון. התנהגות זו היא שימוש יתר בפרסומים דרמטיים מאוד. משפטים כמו, "העיצוב הזה פשוט לא בסדר"או"גישה זו מעורפלת עד כאב " משמשים רק להכנסת רגש לדיון.
כשמסתכלים על המשפטים האלה ללא הפרסומות, אתה יכול לראות כמה הם עניינים יותר - והרבה פחות אנטגוניסטיים. אחרת אתה פשוט נתקל כמו פרחח דרמטי מדי ומפונק.
נסה את זה בלי הפרסומות. העיצוב הזה שגוי. גישה זו מעורפלת.
זה אולי לא בבקשה לקבל את המקבל - אבל זה גם לא תוקף אותם ומכניס אותו להגנה. זה יותר מקצועי, ואולי בעצם תוכל להעביר את עצמך כמבוגר בוגר, גם כשאתה לא מסכים עם מישהו.
5. שימוש יתר בקול פסיבי
רק בסוף מאוחר בקריירת הכתיבה שלי למדתי באמת והבנתי את הקול הפסיבי. הבעיה ללמוד על זה, היא שאתה מתחיל לראות את זה בכל מקום. אחד השימושים הנפוצים ביותר בקול פאסיבי הוא במייל, מכיוון שהקול הפסיבי מאפשר לאדם להפריד את עצמו מהפעולה.
במקום להגיד, "הסעתי את הלקוח לשדה התעופה ”, שמטילה את האחריות ישירות על כתפייך, תוכל במקום זאת לכתוב "הלקוח נלקח לשדה התעופה. "
זוהי התנהגות נפוצה בקרב אנשים שעצבניים לקחת אחריות על כל דבר, כי אם משהו ישתבש, הם לא רוצים להאשים אותם. אלה אותם אנשים שמתלוננים כאשר נוטלי הסיכון - אלה שלוקחים אחריות על ביצוע הדברים - מקבלים הכרה או מבצעים. האמת היא שאנשים רואים דרך הקול הפסיבי במיילים. אם סיימת משימה או השגת מטרה, אל תפחד לקחת קרדיט!
6. טופח על עצמך על הגב
באופן מוזר, ההפך הקיצוני של האנשים המשתמשים בקול פאסיבי במייל כל הזמן, הם האנשים שכמעט תמיד כותבים על הכל בגוף ראשון. קריאת המיילים שלהם, היית חושב שפרויקט לא היה מאמץ קבוצתי, זה היה הישג אישי. הייתם חושבים שהאדם ששלח את הדוא"ל עשה בהחלט את כל העבודות!
איך אתה מזהה את המיילים האלה? ספר את המופעים של המילה "אני".
בקריאת דוא"ל של אדם מסוג זה ברור שהם מרגישים שהעולם כולו מסתובב סביבם, ושכולם צריכים לתת להם קודואים קבועים עבור כל העבודה שהם ביד אחת השיג. כתובות דוא"ל אלה תמיד משאירות חברי צוות לצוות הרגשה לא מכובדות ובלתי מוערכות לחלוטין. גישה זו היא המסלול המהיר לכעס ובידוד מצד בני גילך.
אני בטוח שיש המון סוגים אחרים של מיילים שמאוד מעצבנים ומעליב אנשים. אני בטוח שגם לך יש רשימה משלך! אילו סוגי אימיילים באמת מרתיעים אותך? אילו סוגים הם האגס שלך? שתף את מחשבותיך בקטע התגובות למטה.
אשראי תמונה: איש עסקים מרוכז דרך Shutterstock, נוסחת מתמטיקה דרך Shutterstock, אשת עסקים צעירה דרך Shutterstock, בכיר אקספרסיבי דרך Shutterstock, ילד צבאי דרך Shutterstock, בושה דרך Shutterstock
לראיין תואר ראשון בהנדסת חשמל. הוא עבד 13 שנה בהנדסת אוטומציה, 5 שנים בתחום ה- IT, וכעת הוא מהנדס אפליקציות. כעורך מנהל לשעבר של MakeUseOf, הוא דיבר בכנסים ארציים להמחשת נתונים והופיע בטלוויזיה וברדיו הארציים.