21 דרכים לאוטומציה של Dropbox יכולות לחסוך לך זמן בכל יום

פרסומת

בבסיס שלו, Dropbox הוא שירות לאחסון ושיתוף קבצים בענן. אם אתה אחד מ -200 מיליון המשתמשים שלו, כנראה שזה מה שאתה משתמש בעיקר ב- Dropbox.

אך דרפבוקס מציעה הרבה יותר כדי להקל על חייך.

חלק מ התכונות המשומשות של Dropbox 15 דברים שלא ידעת שאתה יכול לעשות עם Dropboxשירותי אחסון בענן באו ונעלמו, אך כנראה ש- Dropbox הוא זה שהיה כאן הכי ארוך. ועכשיו היא העלתה את המשחק שלה עם שלל תכונות חדשות. בוא נחקור. קרא עוד כלול הערות על קבצים, אחסון סימניות, אירוח פודקאסט ויצירת אלבומי תמונות. יש אפילו כמה די מרשימים שיתוף פעולה קבוצתי שפר עריכה שיתופית של קבצי Office באמצעות Dropbox והרמוניה של הפרוייקטDropbox עשתה צעד מבטיח לעבר כתיבה ועריכה שיתופית. Project Harmony מציע למשתמשים עסקיים Dropbox גישה מוקדמת לתכונה חדשה לשיתוף פעולה בשולחן העבודה. קרא עוד ו ביאור PDF Dropbox מוסיף תמיכה להערות PDF ו- iWorkDropbox פרסמה עדכון נוסף לאפליקציות iOS הכולל תמיכה בצפייה בהערות במסמכי PDF, תמיכה בייצוא מסמכים עם פורמטים נוספים של iWork, וכן תיקוני באגים שונים. קרא עוד כלים שאנשים רבים טרם ניסו.

במילים אחרות, אם אתה משתמש ב- Dropbox למלוא הפוטנציאל שלו, אתה יכול לחסוך לעצמך הרבה כאבי ראש.

אולם זהו רק קצה הקרחון. אם אתה משתמש ב- Dropbox לצד כמה אפליקציות אחרות, אתה יכול להפוך אוטומטית מספר גדול של משימות שחוזרות על עצמן, חוסך לך זמן סחט שעה נוספת מכל יום עם 10 הטיפים המהירים האלהכמה הרגלים פשוטים יכולים לעזור לנו להפיל דרכים לא יעילות ולהגדיל את מאגר הזמן שלנו בעשיית הדברים החשובים. רעיונות אלה יכולים להביא לך שעה פרודוקטיבית נוספת בכל יום ויום. קרא עוד , ו קיצור רשימת המטלות שלך 6 טיפים לשימוש ב- OneNote כרשימת המטלות שלךהאם אתה מפיק את המרב מרשימת המטלות שלך ב- OneNote? החל את הטיפים שלנו לקבלת רשימות ביקורת טובות יותר ב- OneNote. קרא עוד .

הופך את חייך לקלים יותר

בשנה שעברה, הכותב של MakeUseOf אקשטטה שאנבהג סקר כמה דרכים ש- Dropbox יכול להקל על חייך הפוך את Dropbox למדהים עוד יותר עם קיצורי הדרך החסכון בזמןאם אמיתם על Dropbox עם הקבצים שלכם, תוכלו באותה מידה לעשות הכל כדי להפיק ממנו יותר. התחל על ידי ניסיון בקיצורי הדרך המדהימים המופיעים כאן. קרא עוד . מאמר זה מראה לך כיצד:

• ליצור ספרים תיקיה ב- Dropbox, אשר שולחת אוטומטית את הספרים שהעלית לקינדל שלך.
• פרסם אוטומטית את פוסטי הבלוג שלך ב- WordPress מ- Dropbox.
• בטל שתף אוטומטית תיקיות Dropbox משותפות.
• גבה את תמונות ה- WhatsApp שלך ל- Dropbox.

היום אני רוצה להרחיב את הרשימה הזו עוד יותר. להלן תכיר מספר אפליקציות שונות שתוכלו להתחבר אליהן בקלות לחשבון Dropbox. לאחר שתתחבר, תוכל להתחיל להפוך את המשימות שלך אחת לאחת.

אוטומט Dropbox

Dropbox Automator הוא כלי שיכול לבצע אוטומציה של פעולות ספציפיות עבור קבצים שאתה מציב בתיקיות ספציפיות. הגרסה החינמית מאפשרת לבצע אוטומציה של מספר מוגבל של משימות ללא עלות, אך ישנם שדרוגים פרימיום במחיר סביר אם אתה זקוק להם.

השלב הראשון הוא לבחור לאיזו תיקיית Dropbox תרצה להקצות משימת אוטומציה. ואז בחרו במשימה שתרצו להחיל על תיקיה זו. לאחר סיום זה, בכל פעם שמתגלה סוג הקובץ הנכון בתיקיה זו, המשימה תופעל אוטומטית.

הסרטון בן 3 הדקות שלמטה מראה לך איך להתחיל.

לאחר שתגדיר את המשימות האלה ב- Dropbox Automator, רק דוגמה של מה שתוכל לבצע אוטומציה כוללת:

המרת מסמכים ל- PDF

העלה מסמך (Word, טקסט רגיל, ODF וכו ') לתיקיית Dropbox שנבחרה. גרסת PDF תיווצר אוטומטית ותאוחסן בתיקיה חדשה בשם מעובד.

העלה קבצים לשקופית

במקום להעלות מסמך, כגון מצגת, ישירות ל- Slideshare, הוסף אותו לתיקיית Dropbox ספציפית, והוא יעלה לחשבון ה- Slideshare שלך ​​באופן אוטומטי.

תרגם קבצים

אם יש לך קובץ שאתה רוצה לתרגם לשפה אחרת, Dropbox Automator משתמש מתרגם בינג לעשות את זה בשבילך. התוצאות לא יהיו מושלמות, אבל הן יעבדו והן יהיו מהירות.

שינוי גודל, עריכה והעלאה של תמונות

ניתן לשנות את גודל כל תמונה שהועלה לתיקיית Dropbox שצוינה, ולמעלה ישירות לפייסבוק, לפליקר או ל- Google Drive. אתה יכול אפילו לתפעל את התמונות במגוון דרכים (עיין ברשימה המלאה בהמשך). ניתן להוסיף סימני מים (חותמות / סמלי לוגו), להמיר לשחור לבן, לכתוב טקסט על תמונה, להמיר סוגי קבצים ולסובב תמונות.

שלח מסמכים לשירותים אחרים

קבצים שנוספו לתיקיה כלשהי ניתנים להעלאה אוטומטית לשירותים אחרים הכוללים SkyDrive, Sugarsync, Evernote ו- Basecamp. ניתן להמיר אותם גם ל- .zip, להעלות באמצעות FTP, או לשלוח אותם בדוא"ל לכתובת דוא"ל ספציפית.

IFTTT

IFTTT (אם זה ואז זה) הוא יישום רב עוצמה שבאופן בסיסי מחבר "כל דבר לכל דבר IFTTT מתחבר עכשיו לכל דבר: הצגת ערוץ ה- Makerהשימושים הפוטנציאליים עבור IFTTT הם אינסופיים. אבל עד עכשיו, קשה היה ממשק אותו לפרויקטים של חומרה משלך. היום זה הכל השתנה. קרא עוד “. ניתן להשתמש ב"מתכונים "אוטומטיים שלה חוסך לך כסף מתכונים של IFTTT שעוזרים לכם לחסוך כסףניתן להשתמש ב- IFTTT כדי לעשות כמעט הכל, וחסכון בכסף אינו יוצא מן הכלל. להלן כמה מהמתכונים הטובים ביותר שיעזרו לכם לחיות בצורה יותר אכזרית. קרא עוד , אוטומציה של משימות של Microsoft Office כיצד לבצע אוטומציה של משימות Office של מיקרוסופט באמצעות מתכוני IFTTTל- IFTTT, שירות האוטומציה שישלים פעולה לאחר שהתנאי יתקיים, יש כעת 50 מתכוני משימות עבור Microsoft Office. אנו מראים לכם איך זה עובד ומציעים מבחר מתכונים. קרא עוד , להפוך את הבית שלך לאוטומטי שילובים חכמים של IFTTT לבית חכםהעתיד של הבית החכם הוא עכשיו. ותודה לאתרים מקוונים כמו IFTTT, יצירת בית חכם היא קלה ומרשימה מתמיד. קרא עוד , ו (כמובן), נהל את חשבון Dropbox שלך.

לאחר שיצרת חשבון IFTTT וחיברת אותו לחשבון Dropbox שלך, תוכל לחבר חשבונות אחרים שיכולים לעבוד יחד עם Dropbox כדי להפוך אוטומטית למספר משימות.

באמצעות IFTTT אתה יכול לבחור לשמור תמונות מסוימות באופן אוטומטי בתיקיית Dropbox. אלה יכולים להיות תמונות שאתה מתויג בהן בפייסבוק, צילמו אתכם כמו באינסטגרם, מצלם אותך להעלות לאינסטגרם, או מצלם אותך קח את הטלפון שלך.

IFTTT יכול לחפש בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail הודעות חדשות הכוללות מונחים כגון קבלה או אישור הזמנה. כל דוא"ל המכיל מונחים אלה יישמר בתיקיה ספציפית של Dropbox.

שמור סוגי קבצים שלרוב לא נקראו נכון על ידי הקינדל שלך (מסמך, PDF וכו ') לתיקיית Dropbox ציבורית שנקראת "convert2kindle". הקובץ יומר לפורמט האלקטרוני .azw של Kindle ונשלח למכשיר שלך. הקפד למחוק את הקובץ מ- Dropbox ברגע שהוא יגיע ל- Kindle שלך, או שהוא יישלח מספר פעמים.

אם ברצונך לשמור קבצים בקלות גם ב- Dropbox וגם ב- Evernote, ל- IFTTT יש מתכון לכך.

פשוט העלה את הקבצים לתיקיית Dropbox ייעודית והם יתווספו לחשבון Evernote שלך ​​באופן אוטומטי.

אם אתה מסמן סרטון כ"צפה מאוחר יותר "ב- YouTube, כעת תוכל להוריד אותו באופן אוטומטי ושמור בחשבון Dropbox שלך, כך שתוכל לצפות בו במצב לא מקוון.

סימן באדיבות מאמרים בשם "שמור למועד מאוחר יותר", ואלה יומרו ל- PDF ויורדו לחשבון Dropbox שלך.

חבר את IFTTT לחשבון Spotify שלך, ובכל פעם שאתה אוהב שיר, פרטיו יתווספו לקובץ טקסט ב- Dropbox.

זאפייה

זאפייה הוא שירות דומה ל- IFTTT, רק הוא מאפשר ליצור בקלות רבה יותר פעולות מורכבות הנקראות "Multi-Zaps". אם אתה למד כיצד להשתמש בריבוי zaps אלה צור אוטומציות חיים מדהימות בעזרת Zaps רב-שלביזאפייר, המתחרה הגדול ביותר ב- IFTTT, הודיעה כי היא מציעה למשתמשים כעת את היכולת ליצור אוטומציות פעולה מרובות המכונות zaps רב שלבים. קרא עוד כראוי, אתה יכול לפתוח עולם חדש לחלוטין של אוטומציה. עם זאת עבור מאמר זה, אנו נשמור על דברים פשוטים.

הרבה מהמטלות ש- IFTTT יכול לבצע, גם זאפייר יכול לבצע, יחד עם כמה אחרים ששווה להזכיר.

עם זה זאפ, אתה יכול לגבות כל אחד מהערות ה- Evernote החדשות שלך ל- Dropbox כקובצי טקסט. אתה יכול לבחור אם זאפייר מגבה הערות מכל המחברות שלך, או סתם אחת.

לאחר שתגדיר את הזאפ הזה, בכל פעם שתאהב רצועת SoundCloud, זה יהיה הורדת ונשמרה לחשבון Dropbox שלך. זה יעבוד רק עבור שירים עם הרשאות מתאימות.

הערות OneNote חדשות

אם אתה מבלה זמן רב באפליקציה של רישום הערות של מיקרוסופט, OneNote, זאפ זה עשוי להועיל. בכל פעם שתעלה קובץ לתיקיה ב- Dropbox, תיווצר הערה חדשה ב- OneNote כך שתוכל לחפור בעבודה שלך מייד.

הגעת כל התוכן והתמונות השמורים שלך במקומות שונים יכולה להיות טרחה. בעזרת זאפ זה, כל אחד מהסיכות שלך בפינטרסטסט יישמר בתיקיית Dropbox יחד עם התמונה והקישור הנלווים אליו.

שירותי אוטומציה אחרים

Dropbox Automator, IFTTT ו- Zapier מציעים את אפשרויות האוטומציה המגוונות ביותר עבור Dropbox. הרבה מהמשימות שתרצו לבצע אוטומציה פחית להיות אוטומטיים עם שירותים אלה.

אבל יש עוד כמה שירותי אוטומציה עצמאיים עבור Dropbox ששווה להזכיר.

הצפן את הקבצים שלך

CloudFogger מצפין את הקבצים שלך בכונן המקומי שלך לפני שהם יועלו ל- Dropbox כדי להבטיח שהם נשמרים. לאחר מכן, כל הקבצים שהועלו יוגנו באמצעות הצפנת AES 256 ביט.

העבר וגיבוי הקבצים שלך

אם ברצונך להעביר את כל הקבצים שלך במערכת ענן אחת לאחרת (כולל Dropbox, OneDrive, Box, Google Drive, ועוד), Mover הופך את זה לקל. אולי תרצה לעשות זאת כך שיש לך גיבוי של הקבצים שלך, או פשוט כדי שתוכל להתחיל להשתמש בספק אחסון אחר.

המר כל דבר לכל דבר

CloudConvert מאפשר לך להעלות פורמט קובץ אחד, ולהמיר אותו כמעט לכל פורמט תואם אחר. לאחר מכן תוכל להוריד את הקובץ ישירות, או להוריד את הקובץ ישירות לחשבון Dropbox שלך לאחר סיום ההמרה.

שמור תמונות מסך

תופס מסך Dropbox (Windows בלבד) היא אפליקציה קלה המאפשרת לך לצלם צילומי מסך של כל המסך או חלק מהמסך שלך. לאחר מכן נשמרים צילומי מסך אלה ישירות לתיקיית Dropbox שצוינה. זהו כלי נפלא לשיתוף מסכים שיתופי.

ארגן את הקבצים שלך

אם חשבון Dropbox שלך במצב תוהו ובוהו, התחל להשתמש SortMyBox. זהו יישום המאפשר לך להחיל פילטרים על חשבון Dropbox שלך (כמו שאתה עושה עם חשבונות דוא"ל). לאחר מכן תעלה כל קבצים חדשים לתיקיית SortMyBox שצוינה בחשבונך. על סמך המסננים שהגדרת, הקבצים יועברו אוטומטית למיקום הנכון.

מה נותר לעשות אוטומציה?

כפי שאתה יכול לראות, קיים מגוון עצום של אפשרויות אוטומציה למשימות עבור משתמשי Dropbox. על ידי הקדיש זמן קצר להגדרת אלה משימות אוטומטיות 4 משימות משעממות שתוכלו לבצע אוטומציה באמצעות מתזמן המשימות של חלונותהזמן שלך יקר מדי מכדי שתבזבז משימות חוזרות. בואו נראה לך כיצד לבצע אוטומציה ולתזמן משימות. יש לנו גם כמה דוגמאות נהדרות. קרא עוד , אתה יכול לחסוך יותר זמן ממה שאתה חושב.

במקום למיין את הקבצים שלך כל כמה שבועות, ניתן היה למיין אותם באופן אוטומטי. במקום להעלות ידנית תמונות, סרטונים ופוסטים בבלוג, ניתן להגדיר את זה ושכח אותו. במקום הורדת דפי אינטרנט שלמים כיצד להוריד אתר שלם לקריאה לא מקוונתכך תוכלו להוריד אתרים שלמים לקריאה במצב לא מקוון כך שתוכלו לקבל גישה גם כשאין לכם Wi-Fi או 4G. קרא עוד ופוסטים בבלוגים נפרדים, זה יכול להיעשות עבורך ברקע.

למרות שסביר להניח שלא תזדקק לרוב המשימות שלמעלה אוטומטיות, נסה את הדרכים לעקיפת הבעיה עבור אותן מטלות שנמאס לך.

אילו משימות נוספות הצלחת לבצע אוטומציה באמצעות Dropbox? האם אוטומציה של Dropbox הפכה אותך לפרודוקטיבי יותר בבית או במשרד?

זיכויים לתמונה: פנאי מאת Syda Productions דרך Shutterstock, Dropbox מאת איאן למונט (פליקר), Evernote Meetup Paris מאת הייזנברג מדיה (פליקר), מה זה Dropbox 1 מאת Kilokon.tw (פליקר), קריאה מאת ולדימיר פוסטוביט (פליקר)