8 כלים פשוטים במיוחד למשימות לביצוע כדי לשמור על מיקוד

פרסומת

לעתים קרובות אנו נסחפים עם מערכות פריון והתכונות המבטיחות של אפליקציות רשימת מטלות. כאשר זה קורה, ניהול משימות הופך לפעילות מוגזמת ותירוץ לדחות עוד קצת 15 אתרי אינטרנט אקראיים בצורה מצחיקה שיעזרו לכם לדחות את עצמכםהאינטרנט מלא דברים משונים. הרוג זמן מה עם אתרים אלה שיגרמו לך לתהות מדוע הם נוצרו אי פעם. קרא עוד .

לתכנון ולתזמון משימות לטווח הארוך, אתה זקוק למערכת כלים חזקה כדי לקבל מבט ממבט על כל הפרויקטים שלך. אבל, באופן יומיומי, פיסת נייר מתאימה ביותר לתפוס את כל המשימות החשובות ביותר שלך. זה מחזיר את המיקוד שלך לאן שהוא שייך: לעבודה שלך.

אפליקציות שמתעקשות על גישה בסיסית דומה עובדות באותה מידה. במאמר זה, נסקור שמונה כלים מינימליסטיים כאלה למעקב אחר המשימות היומיומיות שלך.

מינימליסט חי באינטרנט. אינך צריך להירשם אליו כדי ליצור רשימת מטלות, אלא אתה פחית חבר את האפליקציה לחשבון Google שלך.

ראש אל getminimalist.com ולהתחיל ליצור את רשימת המטלות העיקרית שלך. תקבל קישור ייעודי לזה שתוכל לשתף עם מישהו אם תרצה.

בעוד שלמינימליסט אין אפליקציה סלולרית ייעודית, היא תומכת במחוות כמו החלקה וגרירה במכשירים ניידים.

2. משימות גוגל (אינטרנט, שולחן עבודה, נייד)

עם כל כך הרבה יישומי רשימת מטלות המציפים את השוק, ייתכן ששכחת מתכונת ניהול המשימות שיושבת בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail לאורך היום. אם יש לך, הגיע הזמן לשקול אותו מחדש כמועמד מועמד לטיפול בטיפול היומיומי שלך. זה אפילו מאפשר לך להפוך דוא"ל למשימות 9 דרכים מיידיות להפוך את המיילים שלך למשימותאינך יכול להפסיק לקבל הודעות דוא"ל מסוג המטלות בתיבת הדואר הנכנס שלך, אך אתה יכול להפוך אותן למשימות כדי לנהל אותן טוב יותר. להלן מספר טיפים להפוך הודעות דוא"ל למשימות. קרא עוד .

כדי להעלות משימות של גוגל, לחץ על Gmail מעל סרגל הצד בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail ובחר משימות מהתפריט הנפתח. בפינה השמאלית התחתונה תראה לוח זעיר. כאן תוכל לרשום את המשימות שלך ליום ולבדוק אותן אחת אחת. צמצם את חלונית המשימות כדי להרחיק אותה מהראייה ועם זאת להיות קלה לגישה.

משימות גוגל שימושיות במיוחד אם העבודה שלך כוללת הרבה דוא"ל קדימה ואחורה ואתה מוצא את עצמך דבוק לתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. אתה יכול גם להציג משימות מיומן Google שלך ​​על ידי לחיצה על משימות תחת לוחות השנה שלי.

אם תרצה להציג משימות בכרטיסייה משל עצמה, עקוב אחר כתובת אתר זו. משתמשי Chrome, מה דעתך לשמור על משימות המוצמדות לסרגל הכלים של Chrome באמצעות התוסף הרשמי של Google Tasks ל- Chrome? משתמשי אנדרואיד, אתה יכול לסחוב את המשימות של Google בכיס שלך עם משימות [אין עוד זמן זמין].

במקום להשתמש במשימות של גוגל, תוכל לרשום את המטלות שלך בטיוטה בדוא"ל ולככב בדראפט לגישה מהירה. (הצמד את הטיוטה לתיבת הדואר הנכנס אם אתה משתמש תיבת הדואר הנכנס של Gmail.) אם הפעלת את התכונה 'קישורים מהירים' תחת הגדרות> מעבדות ב- Gmail אתה יכול להוסיף קישור מהיר לטיוטת המטלות בסרגל הצד.

MinimaList הוא האהוב עלי ברשימה זו. זה מבוסס על תנועה, כלומר אתה יכול להחליק, לגרור ולהקיש את דרכך.

יצירה, עריכה וסידור מחדש של משימות היא דבר פשוט ואינטואיטיבי. רשימת ברירת המחדל שמופיעה בעת התקנת היישום מתארת ​​הוראות לגבי השימוש ב- MinimaList.

מה שאהבתי ב- MinimaList הוא שילובו של טיימר פומודורו, למשתמשים שנשבעים ליד היעילות של טכניקת פומודורו כיצד טיימר פומודורו פשוט הפך את חיי לטובים יותרטכניקת פומודורו היא אחד מפריצות החיים הניהוליות הפשוטות יותר. לפרוץ הסחות דעת בעזרת נתחים של 25 דקות וטיימר. זה יכול להיות שינוי שגרתי משתנה בחיים אם הוא מתאים לך. קרא עוד . הגדרת הטיימר עצמה אינה פולשנית, מה שאומר שהיא לא תפריע לך אם לא תשתמש בטכניקת Pomodoro כדי לנהל את זמנך.

MinimaList זמין בחנות האפליקציות בחינם. משתמשי iOS, זכור שלמכשיר שלך כבר יש אפליקציית מניות (תזכורות) שהיא נהדרת לשמירה על רשימות מטלות. זה עובד במצב לא מקוון כמו גם MinimaList.

4. קובץ טקסט (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

קובץ טקסט הוא כנראה היחידה הפשוטה והבסיסית ביותר להקלטת מידע במחשב שלך, והיא אידיאלית אם אתה משתוקק לפשטות בזרימת העבודה שלך. אתה יכול עקוב אחר הכל, החל ברעיונות ועד חשבונות בקבצי טקסט 8 דברים יומיומיים שאפשר לעקוב אחריהם עם קבצי טקסטאחסון נתונים בקובצי טקסט הוא קיצור דרך לזרימת עבודה פשוטה יותר. בוא נשתמש בקובץ הטקסט הצנוע כדי לעקוב אחר נתונים יומיומיים בעזרת טיפים אלה ולשפר את הפרודוקטיביות שלנו. קרא עוד , אז מדוע לא רשימת המטלות שלך?

אם כבר יש לך קובץ "todo.txt" בשולחן העבודה, תאהב את Todo.txt, שמביא את הפשטות של רשימות מטלות פשוטות למכשיר הנייד שלך. זה זמין גם ב- Android וגם ב- iOS.

5. רפוי (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

אם אתה מבלה נתח ענק מיום העבודה שלך בסלאק, זה המקום אליו רשימת המטלות שלך יכולה ללכת. הכניסו בוט אוטומטי 14 הבוטים האוטומטיים הטובים ביותר הדרושים לך עבור הערוץ הרפוי שלךאם אתה מנהל עסק, אתה יכול להקים את Slack ולקבל בוטים שמבצעים את המשימות הכבדות 24/7 תוך כדי המשך עם דברים חשובים יותר, כמו כיבוש העולם. קרא עוד לעקוב אחר רשימת המשימות עבורך.

ב- MakeUseOf ב- Slack יש לנו בוט רשימת מטלות בשם, אה, בוט למשימה. אני יכול לפקוד עליו להוסיף משימות לרשימת המטלות האישית שלי, בין השאר. הנה תמונת מצב של כמה מהפקודות שאני יכול לזרוק עליה.

שילוב אפליקציית בוט המטלות מחייב הרשאות מנהל. לאחר התקנת האפליקציה, כל אחד מצוות Slack יכול לעשות שימוש ב- /todo פקודה.

אם הצוות שלך כבר משתמש באפליקציית ניהול פרויקטים מן המניין כמו Kyber.me, אתה יכול לחזור על תכונת רשימת המטלות שמגיעה איתו.

6. גיליון אלקטרוני (שולחן עבודה, אינטרנט, נייד)

גיליון אלקטרוני הוא דרך ללא שטויות עקוב אחר כל סוג של נתונים 10 תבניות גיליון אלקטרוני שימושי להפליא לארגון חייכםהאם חייך הם בלגן של מועדים שהוחמצו, קניות נשכחות והתחייבויות שבורות? נשמע שאתה צריך להתארגן. קרא עוד כולל המשימות היומיומיות שלך. במבט ראשון זה אולי נראה מורכב, אבל זה יכול להיות פשוט כמו שאתה רוצה שיהיה. רק שתי עמודות יעשו: אחת לשם המשימה ואחת למצב שלה.

אפילו אם תוסיף עמודות לשמות פרויקטים, סדרי עדיפויות, מועדים וכדומה בגיליון אלקטרוני לא נראה מסובך כמו אפליקציה ייעודית. זה יכול להיות מכיוון שאתה יכול לראות את כל הנתונים שלך במבט חטוף, מבלי שתצטרך לקפוץ ממסך למסך.

7. נייר ועט

יותר משביע לסמן דברים "שנעשו" על הנייר מאשר על המסך, לא? זו הסיבה שאני עדיין לשמור רשימת נייר 6 סיבות פשוטות לכך שנייר יכול עדיין להיות אפליקציית הפרודוקטיביות שלךנייר יכול להיות כלי חזק יותר לפרודוקטיביות מאשר מחשב או מכשיר מגע, ואין לסלק אותו מייד. לא משוכנע? להלן שש סיבות מדוע הנייר עדיין רלוונטי. קרא עוד למשימות היומיומיות שלי. אני לא בודק דברים מהרשימה הזו, מכיוון שזה לא אומר לי הרבה על ההתקדמות שלי במשימה. במקום זאת, אני משתמש ב- מעגל מערכת אשר אתווה בהמשך.

אתה מתחיל עם מעגל חלול ליד כל משימה ברשימה שלך. בסופו של יום אתה ממלא את המעגל על ​​סמך ההתקדמות שביצעת במשימה. לדוגמה, אם סיימת משימה, השחיר את המעגל שלצידה. אם משימה עומדת מבוטלת, הכנס סימן "X" דרך המעגל שליד המשימה. למשימה שהאצלת, החשיך את המעגל המתאים והוסף חץ ימינה לצדו.

האם אתה מעוניין ללמוד עוד על מערכת המעגלים? קרא את עמוד הבלוג הזה על ידי האדם שהגיע עם המערכת (סיגורדור ארמנסון) להסבר מפורט עליה. אל תהסס לצבוט את המערכת ולהוסיף פעולות / דגשים משלך לנוחות.

בעיניי מערכת המעגלים מרגישה מאמץ, שלא כמו Journal Bullet (BuJo) שיטה. האחרון הוא אפקטיבי, אך גם מרגיש כמו עבודה רבה. זכור כי אנו מתמקדים ברשימות המטלות היומיומיות כאן. לרישום הערות ומעקב שוטף אחר עבודתך וחייך, שמירה יומן Bullet בהחלט שווה את המאמץ הכרוך בכך כיצד להשתמש בכתב העת Bullet בטרלו כדי לתכנן את היום שלךהגיע הזמן להראות לכם כיצד להפוך את טרלו - אם זו האפליקציה העיקרית שלכם לרישום הערות - ליומן Bullet. קרא עוד .

אני גם משתמש במערכת מעגל למעקב אחר תשלומי חשבונות שאינני יכול לבצע אוטומציה. קל לשכוח אילו חשבונות שילמת ואילו חשבונות אין כאשר הם צצים באופן אקראי במהלך החודש. עם המערכת הזו, אין לי את הבעיה הזו יותר.

8. גרסאות סלולריות של אפליקציות המתארות ולוקחות הערות

כמובן שאתה יכול ליצור את רשימת המטלות היומית שלך באפליקציה הרגילה שלך לרשום הערות או באפליקציית המתאר.

אם אתה עובד על קומץ פרויקטים שונים, הרישום של המשימות שלהם ברשימה יחידה יכול להיות מבלבל. זה המקום בו זה עוזר אם אתה משתמש במתאר או יישום רישום הערות כדי לכתוב את הרשימה שלך ולסדר את המשימות שלך לקטעים לוגיים.

הבעיה היא שקל לעקוב אחר הערות ותכונות שונות מהאפליקציה לרישום הערות. אלה פועלים כתזכורות חזותיות למאה ואחד הדברים שאתה עדיין צריך לדאוג להם. דרך אחת לעבור את "חטיפת הקשב" הזו היא להשתמש בגרסה הניידת של האפליקציה. מאז יישומים ניידים מתוכננים למסכים קטנים מהי חשיבה עיצובית ואיך זה גורם לך להיות יצירתי יותר?חשיבה עיצובית אינה חדשה בעולם העסקים - אפל, קוקה קולה ונייקי משתמשים כולם בגרסה כלשהי שלה כדי לבנות את המותגים שלהם. למרבה הצער, אנשים רבים לא מלמדים מה זה או איך ... קרא עוד , הם מסתירים לעתים קרובות סרגל צידי ואלמנטים מסיחים דעת אחרים. זה עוזר לשמור על רשימת המטלות שלך בחזית היום שלך.

האם מערכת המטלות שלך מוגדרת לכישלון?

אם אתה תמיד רואה את רשימת המטלות היומיומית שלך כמוחצת ובלתי ניתנת לניהול, קח בחשבון שהיא יכולה להיות משתי סיבות עיקריות המפורטות להלן.

1. יש לך ציפיות לא מציאותיות לגבי מה שאתה יכול לעשות תוך 24 שעות.

זה מאוד מתעתע. עשרים וארבע שעות נשמע כמו המון זמן, ולכן זה מרגיש שאנחנו צריכים להיות מסוגלים להשתלב ביום בכל הדברים שאנחנו חושבים שאנחנו צריכים לעשות כמו גם את כל הדברים שאנחנו רוצים לעשות. אבל העובדה היא שאם אתה עובד שמונה שעות ביום וישן שמונה שעות בלילה, זה משאיר רק שמונה שעות לכל דבר אחר.

- איליין סנט ג'יימס, לחיות את החיים הפשוטים: מדריך להדרגה וליהנות יותר

2. רשימת המטלות שלך מתפקדת גם כרשימת דלי, רשימת מכולת, מחברת, רשימת רעיונות וכן הלאה.

אם יש לך נטייה ליפול לאחד ממלכודות אלה או שתיהן, שמירה על מודעות לכך יכולה לעזור לך לתעדף את מה שנמצא ברשימת המטלות שלך מערכת 3-Strike: כיצד לתעדף את רשימת המטלות שלךהאם אינך עובר על רשימת המטלות שלך? יתכן שהבעיה אינה הפרודוקטיביות שלך, יכול להיות שזו רק סדרי העדיפויות שלך. בואו ללמוד כיצד לתעדף את רשימת המטלות, ונעשה דברים. קרא עוד ולשמור על זה ריאלי וגם "ניתן לגמר".

איפה זרימת עבודה?

בחרתי להשאיר יישומים כמו זרימת עבודה, טודואיסט, טודלו, ו זכור את החלב מהרשימה הזו. כולם אפליקציות מצוינות, אבל עבור מאמר זה החלטתי להתמקד בכלים המתאימים ביותר ליצירת בסיסי רשימת מטלות. אתה יודע, סוג הרשימה שסביר שתדביק על דלת המקרר או על מכסה המחשב הנייד שלך.

הגיע הזמן להתמקד!

אם יש לך אפשרות לבחור בין הרשמה לאפליקציה חדשה והסתפקות באפליקציה שאתה כבר משתמש בה רבות, הייתי מציע לך ללכת עם האחרונה. זה לא רק יחסוך לך זמן, אלא גם ימנע מקרה של מיקוד מקוטע, אשר לעתים קרובות מיתוג אפליקציות גורם.

בכל פעם שאני עומד להיכנע ל"שיגעון אפליקציות מפואר / מבריק למשימה ", מבט מהיר אחד לעמיתי זרימת העבודה המרשימה של דייב פארק מי אנחנו: מבט מבפנים על סופרינו ותחנות העבודה שלהםלכולנו מגוון רחב של הגדרות מחשבים ולכל אחד מאיתנו זרימת עבודה ייחודית השומרת עלינו פרודוקטיביות. הצטרפו אלינו בזמן שאנו חושפים את החללים הקדושים ביותר שלכם שתוכלו לראות! קרא עוד מושך אותי בחזרה מהסבך. זה מזכיר לי את זה משמעת עצמית הוא העזרה הכי טובה שיש בפריון מדוע משמעת עצמית היא האק הפרודוקטיביות הטוב ביותר שאתה זקוק לומה הסוד לבצע עבודה מעמיקה? האם זה מוטיבציה או שמא משמעת? אם אינך יכול למקד ולסיים את עבודתך, הנה כמה טיפים להרגלים שיעזרו לך להשיג יותר. קרא עוד .

איך נראית רשימת המטלות היומית שלך? האם זו חיה מורכבת מלאה בתווים והערות משנה או רשימה בסיסית של המשימות החשובות ביותר שלך ליום? איפה אתה כותב את זה?