פרסומת
יש רעיונות סותרים לגבי כמה קשה לעשות שימוש ב- Microsoft Access. אסכולה אחת מרמזת שזה קשה, מורכב ומעבר לרגיל. השני הוא שזה קל לשימוש באותה מידה כמו Excel.
אני כאן כדי לומר לך את האמת. וזה יושב איפשהו בין השניים. גישה דורשת מאמץ רב יותר כדי להכיר יותר מגיליון אלקטרוני, אך היא לא קשה והיא חזקה מאוד.
אתה יכול להתחיל ממש כאן. לאחר ההדרכה המקדימה של Microsoft Access, אעקוב אחר פוסטים על החלקים השונים המרכיבים את Access, ואראה לך כיצד לחסוך זמן ומאמץ.
מדריך לגישה של מיקרוסופט: החל מההתחלה
ראשית, תיאוריה מעט משעממת. אני אשיג את זה הכי מהר שאני יכול, ואני מקווה שזה לא יפגע יותר מדי.
Microsoft Access הוא RDBMS (מערכת ניהול מסדי נתונים יחסי). זה נקרא לעתים קרובות מסד נתונים, שהמונח הזה מתייחס למעשה למידע שאתה שומר עליו. זה כמו ההבדל בין גיליון אלקטרוני מסוים ל- Excel עצמו.
ככל שה- RDBMS עובר, Access הוא בהחלט בקצה הקטן יותר של הסקאלה. זה לא אידיאלי עבור מסדי נתונים גדולים יותר מכ -2GB, ולא מתמודדים בצורה טובה עם בסיס משתמשים בו-זמני של יותר מחצי תריסר.
אך בתוך הגבלות אלה, קשה למצוא משהו יותר מקיף למחיר, ואנשים רבים כבר מחזיקים במוצר, אם יש להם גרסה מתאימה של Microsoft Office.
לאלו מכם שהשתמשו באקסל, או כמעט בכל גיליון אלקטרוני אחר, ישנם כמה הבדלים מהותיים שכדאי להבין אותם ואז לנצל אותם.
ראשית, נתונים ותצוגה נפרדים ב- Access. כלומר, אינך מעצב את הנתונים כדי שייראו נחמדים או שיהיה קל להזין אותם. במקום זאת, אתה מבנה את זה כדי להיות הגיוני, ואז מעצב טפסים ודוחות נפרדים כדי להפיק את הנתונים.
שנית, אינך שומר (בדרך כלל) חישובים. אתה שומר נתונים גולמיים ומבצע חישובים כשאתה זקוק להם.
שלישית ואחרונה לעת עתה. ב- Excel קל מאוד להתמודד עם חריג. לדוגמה, אם יש לך עמודה מלאה בערכים מספריים, זה די פשוט בשורה אחת, להחליט שלמקום את המילה "ג'ים" בתא זה הגיוני יותר. אינך יכול לעשות זאת באף מסד נתונים של Access המעוצב בתבונה, לכן התכנון חשוב יותר.
כדי לעקוף את הראש סביבך, כמה סיכומים קצרים של החלקים השונים ב- Access. לא כל זה צריך להיות הגיוני בפעם הראשונה. בקרוב אסקור את כל אלה לעומק בפוסטים נפרדים.
יש הנחה לאורך כל סדרת הפוסטים הזו שיש לך היכרות מסוימת עם Excel או משהו דומה. אם ביליתם את העשורים האחרונים תחת סלע, הקדישו תחילה קצת זמן לנוח עם Excel. תודו לי אחר כך. אני גם הולך להניח שאתה רוצה ליצור בסיס נתונים מקומי עבור משתמשי Windows, למרות ש- Access גם יכול לבנות מסדי נתונים באינטרנט.
כתבנו כמה מועילים מאמרים באקסל לפני כן, אז אל תהסס לשוטט בהם. אנו יכולים לעזור לך לוחות שנה כיצד להכין תבנית לוח שנה ב- Excelתמיד תזדקק ללוח שנה. אנו מראים לך כיצד ליצור תבנית אישית משלך בחינם באמצעות Microsoft Excel. קרא עוד , תקציבים ערוך תקציב אישי עם Microsoft Excel בארבעה שלבים קליםהאם יש לך כל כך הרבה חובות שייקח עשרות שנים לשלם? ערוך תקציב והשתמש בעצות Excel אלה כדי לפרוע את החוב שלך מוקדם יותר. קרא עוד , תרשימים כיצד ליצור תרשימים של עדכון עצמי של Microsoft Excel בשלושה שלבים פשוטיםתרשימי אקסל בעדכון עצמי הם חוסכי זמן גדולים. השתמש בצעדים אלה כדי להוסיף נתונים חדשים ולצפות בהם מופיעים אוטומטית בתרשים. קרא עוד ו הדפסה 7 טיפים להדפסת Excel: כיצד להדפיס את הגיליון האלקטרוני שלך שלב אחר שלבהאם אתה נתקל בבעיות בהדפסה מ- Microsoft Excel? מדריך זה יראה לכם כיצד להדפיס גיליון אלקטרוני של Excel בצורה מושלמת. קרא עוד . אפילו כתבתי קטע קצר בנושא השימוש ב- ידית מילוי כיצד לחסוך זמן ב- Excel באמצעות ידית המילוישליטה על ידית המילוי היא הצעד הראשון להפוך לאשף Excel. קרא עוד לחסוך זמן.
שולחנות
אלה אבני הבניין הבסיסיות של יישום Access, והחלק שעובד הכי דומה לגיליון אלקטרוני.
עם זאת, יש צורך בתכנון מכיוון שעליך להחליט כיצד כל העמודות יעבדו לפני שתתחיל.
הנה משהו שעליך לעבוד בראש שלך לפני שנחזור על כך לפרטי פרטים בהמשך הדרכה זו של Microsoft Access. לרוב, עם Excel, אתה מתמודד עם גיליון אלקטרוני יחיד.
ב- Access, בדרך כלל אתה כרוך במספר טבלאות. לפעמים מספר משמעותי. ניתן לקשר בין הטבלאות ב- Access, בדרכים הגיוניות מבחינת אופן הקשור של המידע. מכאן מגיע ה- "R" ב- RDBMS, וזה הכוח מאחורי Access.
שאילתות
זו הדרך בה אתה שואל שאלות של Access. אתה יכול לעצב אותם תוך כדי תנועה, ולשמור אותם לשימוש מאוחר יותר. במובן כללי, התשובות לא נשמרות. רק השאילתות שיספקו את התשובות. זה נהדר, מכיוון שבפעם הבאה שתשאלו את השאלה, אם הנתונים עודכנו, תקבלו תשובה אחרת.
טפסים
אלה המרכיבים הויזואליים שמקלים על כניסה וצפייה של נתונים על המסך.
לא לכולם יהיה נוח להכניס נתונים היישר לטבלאות שתיצור, ואולי תרצה שליטה רבה יותר על האופן שבו הקלט הזה עובד. טפסים הם התשובה.
אתה יכול גם להגדיר את אלה לצפייה מעשית יותר של הנתונים מטבלאות או שאילתות על המסך.
דיווחים
לפעמים אתה לא רוצה לראות דברים על המסך. אתה רוצה להדפיס אותם, או לשלוח אותם בדואר אלקטרוני לבוס שלך.
אולי תרצה להעביר מידע למישהו שאינו יכול להשתמש ב- Access בעצמם. אתה יכול בקלות לעצב ולבנות דוחות מתאימים לרוב המצבים.
מקרואים ומודולים
כאן הדברים קצת יותר מורכבים. עדיף שתהיה הבנה טובה של כל המרכיבים שלעיל לפני שתבלה עם אלה.
שתי האפשרויות הן דרכים לאוטומציה של משימות ב- Access, כאשר פקודות מאקרו הן הבחירה הקלה יותר, ומודולי VBA הם היכולים יותר. לשניהם יש את השימושים שלהם, ונשוב אליהם בהמשך.
סיכום
הגישה מורכבת, אך אינה קשה. מנקודת מבט של Excel, טבלאות Access הן כמו גיליונות אלקטרוניים, אך מובנות יותר. כל השאר נוגע לתמרון של טבלאות אלה לשאלה, צפייה, דיווח ואוטומציה.
המורכבות שווה את זה, בגלל הכוח ש- Access מאפשרת לך להשיג יותר. בקרוב אחזור עם פוסט שכולל טבלאות.
בינתיים מצא גיליון אלקטרוני שאולי תרצה להחליף אותו בבסיס נתונים. התבונן בסדינים ובדוק אם אתה יכול למצוא חוסר עקביות. עליכם לסדר את המשתמשים בכדי להשתמש בנתונים ב- Access.
האם אתה משתמש ב- Access בכלל? נאבקת? איזה סוג של בעיות יש לך? תודיעו לי בתגובות.
ג'ים עובד קשה בתחום ה- IT במהלך היום, והוא היה כך מאז DOS 3.0, אך עושה כמיטב יכולתו להעביר את שעות הקסם עם מצלמה או שתיים. הוא גר בניו זילנד עם אשתו הלודדית המקסימה ושלושת הילדים. אתם יכולים רק לדמיין כמה הם מבולבלים.