פרסומת
אם הניקיון נמצא לצד האלוקות, אוטומציה תביא אותך לגן עדן. למה? מכיוון שכשחיים שלך אוטומטיים, הם פשוטים יותר, הם נקיים יותר והם מאושרים יותר.
ישנם מעט מאוד שירותים חזקים למדי בכל הנוגע לאוטומציה של פרודוקטיביות כמו IFTTT. IFTTT עוזר לך תחסוך כסף השתמש ב- IFTTT כדי לחסוך & להרוויח כסףייתכן שהדרך הטובה ביותר להתעדכן במבצעים מקוונים היא לאמץ את IFTTT, הנתונים הפופולריים שירות שילוב המאפשר לעבד נתונים מאתרי אינטרנט ומעדכוני RSS למשהו מועיל ל... קרא עוד , שנה את הדוא"ל וה- SMS שלך ללוח תוצאות ספורט הפוך את הדוא"ל שלך, תיבת הדואר הנכנס של SMS, או כל דבר אחר אל לוח התוצאות עם IFTTT ו- ESPNתמשיך עם קבוצת הספורט המועדפת עליך, ככל שתרצה. ערוץ ESPN החדש עבור If This Then That (ifttt) אומר שאתה יכול בקלות להגדיר התראות SMS, דואר אלקטרוני ואפילו טלפון לטלפון החביב עליך ... קרא עוד , או לייעל אוטומציה של יומן Google 9 פריצות IFTTT כדי להעצים את חייך באמצעות לוח השנה של גוגללוח השנה שלך הוא חלק גדול מהפרודוקטיביות שלך, וניהול נכון הוא יכול לעשות את ההבדל האמיתי. המתכונים הנכונים של IFTTT יכולים לעזור לכם לקחת פיקוד על לוח השנה של גוגל, ולגרום לו להופיע ... קרא עוד .
זה רק קצה הקרחון עם IFTTT. בדיוק כשאתה חושב שכיסית את הכל, רעיונות למתכונים חדשים מגיעים. כשאתה משתף פעולה עם קבוצה של אנשים, IFTTT מציע עוד יותר הזדמנויות לאוטומציה ופשט של תהליך העבודה עם אחרים. להלן 7 מתכונים שימושיים לכל משימה או פרויקט שאתה מנהל שמערבים קבוצה של אנשים.
דוא"ל ליומן
כשאתה עובד עם קבוצה של אנשים שאתה לא תמיד יכול לסמוך עליהם להיות במחשב שלהם באותה שעה במהלך היום, דוא"ל הוא כלי התקשורת היעיל ביותר.
מעבר לתקשורת, זהו גם אחד מפעילי האוטומציה הטובים ביותר שקיימים שם, מכיוון שאתה יכול לשלוח דוא"ל כמעט מכל מקום. לאנשים כמעט תמיד מוגדר דוא"ל לטלפונים שלהם. אז המתכון הראשון בו תוכלו להשתמש הוא הפעלת אירועי לוח השנה של גוגל באמצעות הדוא"ל שלכם.
ככה זה עובד. בהודעת הדוא"ל שלך (הדוגמה כאן היא Gmail), הגדר תווית בשם "לוח שנה קבוצתי".
צור מסנן כך שכל דוא"ל שהתקבל עם הנושא "לוח שנה קבוצתי" יסומן בתווית זו. בשלב הבא, ב- IFTTT, צור טריגר דוא"ל המחפש את אותה תווית.
באמצעות IFTTT, קח את גוף הדוא"ל והכנס אותו ליומן המשותף שלך. פשוט בחר את ההדק של לוח השנה, והגדר אותו ל"ארוע הוספה מהירה ", ושהטקסט יציג את כתובת הדוא"ל ואת טקסט הגופן.
הנה מה שמגניב בטריגר הזה - אם מישהו כותב "ארוחת ערב מחר בשעה 20:00 בערב" בגוף, IFTTT מכניס בצורה חכמה את האירוע למספר הזמנים בשעה 20:00 בערב בלוח השנה שלך!
הנה לך. ניתן להוסיף כל אירוע ליומן הקבוצתי באופן אוטומטי עם הנושא הנכון בדוא"ל.
התפיסה היחידה כאן היא שהדוא"ל של גוגל שאתה משתמש בו ב- IFTTT צריך להיות זה שמשמש עבור לוח השנה הקבוצתי המשותף. כל עוד הגדרת אותו עם אותו חשבון גוגל, המתכון הזה יעבוד נהדר.
צור אירוע ביומן Google באמצעות SMS למספר IFTTT
המתכון הבא הוא דרך נוספת להכניס אירוע ליומן Google המשותף, למעט הפעם זה באמצעות הודעת טקסט SMS. פשוט הגדר טריגר SMS של IFTTT עם הודעה מתויגת, והפוך את ה- hashtag למשהו כמו # GroupEvent.
ההדק יהיה שוב אירוע של יומן Google, וכל מה שאתה צריך לכלול הוא הודעת הטקסט עצמה.
חל כלל זהה. אם הטקסט מזכיר יום ושעה מסוימים, IFTTT הוא מספיק חכם בכדי להכניס את האירוע לחלל הזמנים הנכון ביומן. זוהי דרך נוחה יותר ליצור את האירועים הקבוצתיים האלה בלוח השנה באמצעות SMS ולא באמצעות דוא"ל, מה שיחייב אותך לפתוח את אפליקציית הדוא"ל שלך בטלפון שלך כשאתה בדרכים.
דוא"ל לגיליון האלקטרוני
אחד המתכונים האחרים על שיתופי הפעולה הקבוצתיים האהובים עלי הוא המתכון לדואר האלקטרוני. זה מושלם עבור אותם פרויקטים שמעורבים קבוצה של אנשים שכולם יוצאים לשטח לאיסוף נתונים.
כל חברי הקבוצה שלך צריכים הוא הטלפון הנייד שלהם עם קישוריות לדוא"ל. בזמן שהם אוספים מידע, כל מה שהם צריכים לעשות זה לשלוח דוא"ל עם הנושא "addss:" ואחריו שם הנתונים שנאספו.
בדיוק כמו בכלי הדוא"ל ללוח השנה, תרצה להגדיר מסנן בחשבון הדוא"ל שלך כדי לחפש את הטקסט הזה בתוך הנושא.
השתמש בשדה "יש את המילים" ולא בנושא, מכיוון שהנושא יכלול גם מידע אחר. הפוך את המסנן הזה להחיל את התווית "ADD-SPREADSHEET" על אותה דוא"ל.
כעת, ב- IFTTT, צור טריגר דוא"ל המחפש דוא"ל עם אותה תווית המגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך.
לאחר מכן, צור טריגר כונן Google להוסיף לגיליון האלקטרוני. הקלד שם גיליון אלקטרוני קבוצתי שיצרת ב- Google Drive והפוך את הנתונים שיוכנסו להשתמש בשלושת השדות - התאריך שהתקבל, הנבדק (הכולל את פריט איסוף הנתונים) ובדיקת הגוף (שיהיו הנתונים עצמה).
פעולה זו תעביר דוא"ל נכנס מחברי הקבוצה שלך ותכניס אוטומטית את הנתונים שלהם לגיליון האלקטרוני הקבוצתי ללא מאמץ מצידך בכלל.
זוהי דרך נוחה לאיסוף נתונים במקום אחד בזמן שכולם בדרכים. חשבו על עובדי תחנות כוח שיוצאים ליחידות השדה כדי לאסוף מידע ממכונות; עובדי IT במשרד מתרוצצים ואוספים מידע למחשבים אישיים; או עובדים פוליטיים שלוקחים מידע מקלפי מאזרחים מקומיים. מצבים אלה עשויים להפיק תועלת מכלי אוטומטי כזה.
התראות Dropbox
כמובן, לפעמים שורות טקסט פשוטות לא יחתכו אותו. יתכן כי חברי הקבוצה שלך יצטרכו להגיש טפסים שלמים או מסמכי PDF למיקום האחסון של הצוות. זה מצב שבהחלט דורש פיתרון Dropbox אוטומטי. עם Dropbox, כל שעליך לעשות הוא ליצור תיקיה משותפת, שכל חברי הצוות שלך יקשרו את המכשירים הניידים שלהם לספרייה השיתופית עם אפליקציית Dropbox וסיימת.
אבל, איך אתה מקבל הודעה כאשר חברי הצוות שלך הגישו מסמכים חדשים לתיקיה המשותפת? אה, עכשיו יש עבודה ל- IFTTT! ראשית, צור טריגר Dropbox עבור התיקיה שיצרת במקום בו חברי הצוות שלך מסוגלים להפיל מסמכים.
הפעולה תהיה SMS לטלפון שלך, שיספק לך את שם הקובץ, וקישור URL ישירות למיקום הקובץ ב- DropBox.
ברגע שחברי הצוות משליכים מסמך בתיקיה המשותפת, אתה כמנהל תדע מייד שהמסמך מוכן עבורך. זהו כלי טוב למורה המנהל מטלות לכיתה גדולה; עורך שמחכה למאמרים; ותרחישים רבים אחרים.
Dropbox יכול גם להודיע לך על שינויים בתיקיות הענן שלך. מתכון פשוט זה עוזר לך להרחיב את האפשרויות שלך עם כלי התראה אחרים.
תאריך הודעה והודעת SMS
צורך נפוץ נוסף בקבוצות אנשים העובדים יחד הוא מפגשים קבועים. זהו צורך מצער, אך אין דרך טובה יותר לעקוב אחר קבוצה מאשר פגישות רגילות בהן כולם נכנסים כדי לדווח על התקדמות. הבעיה היא שתמיד יש אנשים ששוכחים מפגשים.
אם אתה רוצה לתקן זאת, גישה מגניבה אחת היא להשתמש במפעיל תאריך / שעה ב- IFTTT. אתה יכול להשתמש בו כדי להפעיל כל דבר מדוא"ל להודעות iPhone, אבל בדוגמה שלהלן אני משתמש בתרחיש בו הקבוצה מתקשרת באופן פעיל באמצעות דף פייסבוק. אתה יכול להפעיל הודעה לדף פייסבוק באמצעות IFTTT, אך תחילה עליך ליצור את מפעיל היום / שעה.
ואז פשוט העבירו את ההודעה המותאמת אישית שברצונכם להשליך בדף הפייסבוק כשמגיע הזמן לפגישה.
אם הקבוצה משתמשת בדף זה באופן פעיל, אסור שיהיה לך אף אחד נעדר בפגישה.
עמוד הפייסבוק # Help Hashtag לדוא"ל קבוצתי
הנה תרחיש אחר. נניח שאתה מנהל אירוח אתרים, ויש לך בסיס הולך וגדל של לקוחות הזקוקים לתמיכה הטכנולוגית שלך. צוות התמיכה הטכנולוגית שלך נהדר, אבל הלקוחות שלך מתלוננים שלא תמיד קל ליצור קשר עם התמיכה הטכנולוגית.
הנה דרך להתלהב מהלקוחות שלך מהתמיכה הטכנולוגית שלך. הצע לפרסם כל שאלה של דלפק עזרה בדף הפייסבוק שלך באמצעות ה- hashtag # עזרה, וההודעה הזו תעבור מייד לכל קבוצת התמיכה הטכנולוגית.
ההדק ב- IFTTT הוא טריגר עמוד פייסבוק בו הגדרת את ה- hashtag.
ההפעלה תעבור לפלט ההודעות בדוא"ל. הכינו את הנושא לאיזה דגל כמו "עזרה בקבוצה" והכניסו את הודעת הפוסט לגוף.
זה יעבור לכתובת הדוא"ל שלך, אז פשוט צור מסנן בחשבון הדוא"ל שלך והעביר אותו באופן אוטומטי להודעה זו לכל צוות הצוות התומך שלך. קל!
בפעם הבאה שאחד מהלקוחות שלכם יבחין שהשרתים שלכם לא נמצאים, תוכלו לסמוך שכל קבוצת התמיכה הטכנולוגית שלכם תשמע על כך בדיוק באותו הזמן - ברגע שלקוח מדווח על כך!
Toodledo כדי לשלוח דוא"ל עם סיום המשימות
אחת התוספות הטובות ביותר ל- IFTTT לדעתי הייתה טודלו. אתה תצטרך איזושהי רשימת מטלות לניהול מלא של קבוצה, ועם טודלדו המשולב ב- IFTTT, אתה יכול לעשות איתו כל מיני אוטומציות מגניבות.
לדוגמה, האם לא יהיה נחמד לקבל התראה בכל פעם שמישהו בצוות שלך מסיים את המשימה שלהם?
אין בעיה. צור טריגר ב- IFTTT בכל פעם שתושלם משימה כלשהי.
בצד הפלט בחר באימייל. מה שמדהים הוא שניתן לשלוח דוא"ל זה למספר אנשים, ולא רק לחשבון הדוא"ל שלך הרשום ב- IFTTT. אתה יכול להקליד עד חמש כתובות של אנשים שצריכים לדעת מתי משימות המשימות על ידי הצוות.
ישנם דברים אחרים שאתה יכול לעשות עם טולדלו, כפי שאתה יכול לראות מרשימת ההדק למעלה. אתה יכול גם להפעיל בעת יצירת משימות חדשות, או רק משימות חדשות עם תגים מסוימים.
שתף טריקים ומתכונים משלך
עם מעט יצירתיות, זה פשוט מדהים כמה אתה יכול להפוך את שיתוף הפעולה של חברים בודדים בקבוצה לאוטומטית. עבודה עם אנשים אחרים יכולה להיות סדרה מורכבת של משימות, אתגרים והצלחות - אז מדוע לא לפשט את כל העניין על ידי אוטומציה של כל התקשורת, התזמון והניהול ככל שתוכלו? בדרך זו תוכלו להתמקד בפרויקט העומד בפניו, אשר בתורו יביא לתוצאה סופית טובה בהרבה.
האם השתמשת אי פעם ב- IFTTT לאוטומציה של משימות קבוצתיות? שתף כמה טריקים ומתכונים משלך בקטע התגובות למטה!
זיכויים לתמונה: קיימות יצירתית דרך פליקר
לראיין תואר ראשון בהנדסת חשמל. הוא עבד 13 שנה בהנדסת אוטומציה, 5 שנים בתחום ה- IT, וכעת הוא מהנדס אפליקציות. כעורך מנהל לשעבר של MakeUseOf, הוא דיבר בכנסים לאומיים להמחשת נתונים והופיע בטלוויזיה וברדיו הארציים.