להלן פיתרון המיון המכריע ביותר לדוא"ל שתצטרך אי פעם

פרסומת

בין אם אתה משתמש ב- Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail או כל דבר אחר, דוא"ל הוא דואר אלקטרוני ובמוקדם או במאוחר, תיבת הדואר הנכנס שלך מוצפת. אבל מערכת מיון אחת פשוטה יבטיח שלעולם לא תרגיש שהיא נעלמה על הסף ותמיד תהיה על ההודעות שלך.

ניסית פעם להחיל טריקים של רשימת מטלות לתיבת הדואר הנכנס שלך? אני עשיתי. לרוב הם לא עובדים. מה שאיננו מבינים לגבי ההבדל בין רשימות אימיילים לרשימות מטלות הוא שמשימות דורשות ממך רק פעולה, ואילו אימיילים נוגעים לתקשורת עם אנשים.

אולם שינוי מערכת פרודוקטיביות פופולרית אחת היא התשובה לאלוף התלהטות הדוא"ל המתמדת. המטריצה ​​של נשיא ארה"ב דווייט אייזנהאואר למיון משימות אפקטיבית להפליא גם במיון אימיילים, אם אתה מעצב אותה נכון.

מטריצה ​​של אייזנהאואר שונה למיילים

ה אייזנהאואר מטריקס כך הוא ממיין את רשימת המטלות שלו לארבעה רבועים, מה שעזר לו להבין איזו משימה עליו לעשות הלאה. המטריצה ​​הבסיסית נראית כך, ואנחנו הולכים לשמור על זה על כנו:

תסווג כל דוא"ל לאחד מארבעת הרביעים האלה. הרביעים הולכים להכתיב מה אתם עושים עם הדוא"ל ההוא ומתי אתם פועלים לפי זה. תשכחו מ"אפס תיבת הדואר הנכנס ", אנו פשוט מתרכזים בביצוע הדברים.

עדיף לשלב את המטריצה ​​עם תיקיות ב- Outlook או השתמש בתוויות Gmail כדי לאלף את תיבת הדואר הנכנס שלך גלה מחדש את תוויות Gmail ובסוף אילף את תיבת הדואר הנכנס שלךיש המון טריקים להתמודדות עם עומס יתר בדוא"ל, אבל יש אחד שמתחת לאף שאתה לא משתמש בהם: תוויות Gmail ישנות וטובות. קרא עוד . אז לכל רביע יהיה שם תווית / תיקיה משלו ואולי גם צבע משלו.

לא משנה מה תעשה, אל תשנה את שם הרביעים האלה. אז התיקיות או התוויות שלך יכללו רק ארבע הקטגוריות הבאות:

• חשוב ודחוף
• חשוב (לא דחוף)
• דחוף (לא חשוב)
• לא חשוב וגם לא דחוף

מה זה "דחוף"?

קל לזהות מה "חשוב" - זו קריאה סובייקטיבית שנוכל לנקוט בה בקלות, בהתאם לסדרי העדיפויות שלנו. אבל "דחוף" מעלה דימוי של חישוב מבוסס זמן, וזה משליך אנשים.

תירגע, אל תיבהל. "דחוף" כאן מתכוון לכל מה שתרצה שישמע. אם יש לכם יום עמוס וללא רגע פנוי, “דחוף” מקבל משמעות חדשה. אם יש לך יום מלא בפגישות, "דחוף" מקבל משמעות אחרת. שיהיה גמיש; למעשה, חשוב שזה יהיה גמיש.

כמה מומחי פרודוקטיביות דווקא אוהבים לשים מגבלת זמן לטור "הדחוף" של מטריקס אייזנהאואר, אך זה פשוט לא בר קיימא בהתחשב בכך שצרכי החיים והעבודה מבוססי הזמן ממשיכים להשתנות.

אין נוסחת קסם או מגבלת זמן להגדרת "דחוף". אתה תדע זאת כשתראה אותו. זו לא מילה קשה להבין, אז אל תחשוב עליה יותר מדי.

שמור את זה בפשטות, אין לך "כללי ריבוע"

תתפתה לקשר פעולה לרבע שלך. לדוגמה, בריאן לי של Tutum משתמש במערכת וביצעה פעולה ספציפית לכל רביעייה, כמו "החלט מתי לעשות את זה" עבור "חשוב אך לא דחוף", ו"האציל אותו "עבור" דחוף אך לא חשוב ".

התנגד לזה. ישנן שתי בעיות עם זה.

ראשית, "כללי הפעולה" הללו בסופו של דבר משווים את האופן שבו אתה מתייג דוא"ל. אם אתה יודע שעליך לפעול באמצעות דוא"ל ברגע זה, אך אין לך זמן לעשות את זה, תמצא שהמוח שלך תעלם אותך לסווג אותו בצורה לא נכונה.

שנית, לרבע אין תמיד אותה פעולה. האצלת משימה לא תמיד תהיה אפשרות. "לא דחוף ולא חשוב" לא אומר שאתה צריך למחוק אותו, ייתכן שעדיין תזדקק לדוא"ל זה מאוחר יותר.

במקום זאת, סמוך על המטריצה ​​של אייזנהאואר ותבטח ביכולת שלך לעשות דברים. מערכת פרודוקטיביות מורכבת וספציפית-יתר היא מערכת שתוכלו לזרוק איתה כלל הפריון בן שלוש השביתה מערכת 3-Strike: כיצד לתעדף את רשימת המטלות שלךהאם אינך עובר על רשימת המטלות שלך? יתכן שהבעיה אינה הפרודוקטיביות שלך, יכול להיות שזו רק סדרי העדיפויות שלך. בואו ללמוד כיצד לתעדף את רשימת המטלות, ונעשה דברים. קרא עוד . שמות הרביעונים האלה למעשה נותנים לך מושג טוב על מה מדובר בדוא"ל ותוכל לקבל את ההחלטה הנכונה בהתאם.

כלל זהב אחד: לא ממשיך הלאה בלי תיוג

הרעיון הוא מיין את דוא"לך ללא רחם לא ניתן לדחות דוא"ל בכל בוקר? נסה את הטקס במקום זההחל מהיום שלך בדרך הדוא"ל מוצבת באופן קבוע - למרות שרובנו עושים זאת. האם בדיקת הדוא"ל לאחר ההתעוררות באמת כל כך גרועה? קרא עוד , וכולל מעשה אחד של משמעת עצמית - אינך יכול לעבור לדוא"ל הבא בלי לתייג את ההודעה שאתה קורא.

זה קריטי. בכל פעם שאתה פותח דוא"ל, אתה בהחלט צריך למיין אותו. אל הרשה לעצמך לבדוק את הדואר הבא אם לא סיווגת את הדואר הזה ברבע.

כפי שדיברנו בעבר, לא מיון או מיון רע זה כן הסיבה לכך שאפליקציית הפריון שלך לא עובדת 5 סיבות לכך שהאפליקציה שלך למטלות גורמת לך להיות פחות פרודוקטיבימוותר על רשימות המטלות שלך? הבעיה שלך אינה שאיפתך או אפליקציית תכנון המשימות שאתה משתמש בה. הבעיה היא כיצד אתה משתמש ברשימת המטלות שלך באופן כללי. קרא עוד . אתה צריך לקבל את שלב המיון נכון ואז כל השאר נופל על מקומו.

כיצד לתקוף את המיילים שלך

הנה היופי שבדבר: ברגע שתיבת הדואר הנכנס שלך תהיה ממוינת, למעשה לא תזדקק לעצות רבות לגבי מתי ואיך עליך לפנות לדוא"ל שלך. לגבי הדברים הדחופים והחשובים, בסופו של דבר תתייחס לזה ברגע שיש לך קצת זמן פנוי.

לכל דבר אחר, כפי שאמר אנדי מיצ'ל של ActiveInbox ל- MakeUseOf כיצד להתמודד עם עומס יתר על תיבת הדואר הנכנס ורשימות מטלות בהודעות דוא"לאימייל הוא לא רק תקשורת, אלא גם מכתיב ברוב המקרים את רשימת המטלות שלך. בואו נדבר על הטיפים הטובים ביותר לקישור הדואר הנכנס לפרודוקטיביות שלנו עם אנדי מיטשל - מייסד ActiveInbox. קרא עוד ,

בחר נקודות אנרגיה נמוכות ביום שלך (כמו חצי שעה מנומנמת אחרי ארוחת הצהריים) ושחרר לתיבת הדואר הנכנס שלך כדי להתקרב אליו.

אם זה כבר בראש סדר העדיפויות, קל לבצע את הדברים מבלי לפספס פריט חובה.

בסוף כל יום, פעל לפי כל המיילים הממוינים שלך, גם אם מאפליקציית הטלפון החכם שלך. סמוך עליי, ברגע שזה כבר בסדר העדיפויות, אתה עובר את זה בחצי מהזמן שאתה לוקח אחרת.

האם זה קל או קשה?

באופן אישי אני מוצאת ששיטת אייזנהאואר מטריקס למיון מיילים היא הקלה ביותר שהשתמשתי בה. זה למעשה הפך את תיבת הדואר הנכנס שלי להרבה יותר לניהול מבחינתי ולא פספסתי שום דבר בגלל זה.

האם אתה חושב שמערכת זו קלה ליישום או שהיית מתקשה? ספר לנו למה!

זיכויים לתמונה: היי אולפני היי / פליקר