כיצד להסיר נתונים אישיים מוסתרים ב - Microsoft

פרסומת

בכל פעם שאתה שולח מסמך לעמית, אתה שומר אותו, אתה מגהה אותו, מתקן שגיאות כתיב ו / או דקדוק ושולח אותו. זהו הרגל נהדר להיכנס אליו, ובהחלט יכול לחסוך זמן ואנרגיה בתור, אם העבודה שלך מדויקת בעקביות. עורכים יאהבו אותך (נכון ?!). אך מה עם המידע הנוסף שאנו עשויים לספק שלא במודע כשאנחנו שולחים מסמך?

מיקרוסופט אופיס איזו סוויטת Office מתאימה לך ביותר?תלחצו למצוא עיסוק שאינו דורש עיבוד מילים או מספרים מסוג כלשהו. ואתה אולי תוהה האם Microsoft Office באמת הפיתרון הטוב ביותר? להלן האפשרויות שלך. קרא עוד יוצר ומתחזק קובץ מטא נתונים המצורף למסמך שלך. בכל פעם שאתה שולח אותו, הפרטים שלך מועברים לנמען וכל אדם אחר שהמסמך מתקדם אליו. זה בסדר במצבים מסוימים, אך בפעמים אחרות זה יכול להיות שימושי לנקות את המסמכים שלך מכל מידע אישי לפני שתשחרר אותם לטבע.

הבה נבחן במהירות כיצד לקרצף את המסמכים שלך באמצעות התכונה מפקח המסמכים 10 תכונות נסתרות של Word של מיקרוסופט אשר יקלו על חייכםMicrosoft Word לא היה הכלי שהוא ללא התכונות היצרניות שלו. להלן מספר תכונות שיכולות לעזור לך בכל יום. קרא עוד של מיקרוסופט אופיס.

אילו סוגי מידע אנו מדברים כאן?

Microsoft Office מאחסן אוטומטית מספר סוגים של מידע אישי, יחד עם כמה סוגים אחרים של נתונים נסתרים. הנתונים אינם ברורים מייד. הוא לא מוצג לצד המסמך שלך; אנחנו נצטרך לשרש את זה. מסמכי Office יכולים להכיל את צורות המידע הבאות:

• הערות, סימוני עדכון משינויים שנמצאו במעקב 20 האפליקציות הטובות ביותר לסטודנטים לעבור יום לימודיםבין אם אתה בתיכון או בקולג ', האפליקציות המדהימות הללו צריכות להיות בראש רשימת המטלות שלך לבית הספר! קרא עוד , גרסאות והערות דיו. אם שיתפת פעולה עם המסמך שלך, סביר להניח שהוא יכיל סימני עדכון, הערות ועוד מתהליך העבודה שלך. קטעי טקסט אלה יכולים לאפשר לאנשים אחרים לראות מי עוד עבד על המסמך, כמו גם את השינויים שהם ביצעו.
• מאפייני מסמך ומידע אישי. מאפייני המסמך מתייחסים למטא נתונים של המסמך, כגון מחבר, נושא וכותרת. מאפייני המסמך הם ברובם רק מידע שמשרד מייצר אוטומטית ושומר עליו בכל פעם שאתה עובד עם מסמך. זה יכול לכלול גם מידע הנוגע לתכונות ספציפיות בהן אתה משתמש במסמך. לדוגמה, כותרות דוא"ל מה אתה יכול ללמוד מכותרת דואר אלקטרוני (מטא נתונים)?האם קיבלת אי פעם דואר אלקטרוני ותהית באמת מאיפה זה בא? מי שלח את זה? איך הם יכלו לדעת מי אתה? באופן מפתיע, הרבה מידע זה יכול להיות מה ... קרא עוד , תלושי ניתוב, נתיבי מדפסת ומידע על נתיבי קבצים כולם נפוצים.
• כותרות עליונות, כותרות תחתונות וסימני מים. מסמכי Word וספרי עבודה של Excel יכולים להכיל מידע בכותרות כותרות עליונות ותחתונות. באותה מידה ניתן להוסיף ולהסתיר סימני מים.
• טקסט מוסתר. מסמכי Word יכולים להכיל טקסט נסתר. כלומר, תוכן שעוצב כטקסט נסתר. אם אינך בטוח, מפקח המסמכים יכול לחפש אותו.
• שורות, עמודות וגיליונות עבודה מוסתרים. באותו מובן של מסמך Word, חוברות עבודה של Excel יכולות להכיל תוכן נסתר משלהן.
• תוכן בלתי נראה. חוברות עבודה של Excel ו- מצגות PowerPoint יכולות להכיל פריטים 7 טיפים ליצירת תבניות PowerPoint מקצועיותאף אחד לא נהנה ממצגת PowerPoint משעממת. השתמש בטיפים אלה כדי לוודא שהמאמצים שלך תמיד תופסים את הקהל שלהם. קרא עוד מעוצבים כאובייקטים בלתי נראים. מפקח המסמכים יכול לאתר אותם עבורך.
• תוכן מחוץ לשקף. מצגות PowerPoint יכולות גם להכיל תוכן או אובייקטים שאינם גלויים מכיוון שהם נגררים מצד השקופית. זה קורה למגוון רחב של חפצים, כולל אמנות, תיבות טקסט, כפתורים וגרפיקה.
• הערות מצגת. אם אתה באמצעות כל הפונקציות של PowerPoint 10 דרכים יצירתיות לשימוש ב- PowerPoint לצמיחה עצמיתלחשוב מחוץ לקופסה. הרס את העובדה ש- PowerPoint הוא רק כלי מצגת משעמם. בואו למצוא עשרה שימושים יצירתיים לזה. קרא עוד , תוכל להוסיף הערות שצולמו בחוזקה למצגת שלך. יתכן שלא תרצו לשלוח אותם לאף אחד אחר, או שיופיעו ברגע המצגת הגדול שלכם.
• מאפייני שרת מסמכים. המסמך עשוי להכיל מאפייני מסמך נוספים אם אתה משתמש באתר סביבת עבודה של מסמכים, או בספריה המבוססת על שירותי Microsoft Windows SharePoint.
• נתוני XML מותאמים אישית. המסמך שלך עשוי להכיל נתוני XML מוסתרים; מפקח המסמכים יכול למצוא ולהסיר אותו.

ברור שמדובר בסוגיה רק ​​אם אתה מחשיב את זה. לרוב האנשים היוצרים ושולחים מסמכים באמצעות Microsoft Office לא אמורים להיות בעיות עם המידע שנוצר לצד עבודתם. אם אתה אכן צריך להיפטר מאף אחד מהמידע האמור, המשך לקרוא!

מפקח המסמכים

מפקח המסמכים 10 הגדרות ברירת מחדל של Microsoft Word שאתה יכול לייעלכמה שלבי אופטימיזציה פשוטים יכולים להעצים את הפרודוקטיביות שלך באמצעות Microsoft Word. אנו נותנים לך עשר הגדרות מהירות וקלות למשימות היומיומיות שלך. קרא עוד הוא מיזוג של כל שירותי המפקחים השונים העומדים לרשות Microsoft Office. הפונקציות העיקריות שלהם הן לאתר ולהסיר כל מידע נוסף מהמסמכים שלך. לפני השימוש במפקח המסמכים, שמור את המסמך הנוכחי שלך.

לאחר שזה נעשה, קדימה אל קובץ> מידע. תוצג בפניך מסך הדומה לזה:

בצד ימין אתה יכול לראות חלק מהמידע שנוצר על ידי Microsoft Office: עמודים, כמות זמן העריכה, עצמי ככותב. כדי להסיר זאת, ראש אל בדוק אם יש בעיות> בדוק מסמך. לאחר מכן תגיע לחלונית האפשרויות של מפקח המסמכים. בדוק את האפשרויות שאתה צריך ואחריו בדוק. תלוי בגודל המסמך שלך, זה יכול לקחת רגע.

לאחר שמפקח המסמכים ביצע את עבודתו, תוכל להסיר נתונים מוסתרים שנמצאו. הסתכל למטה ברשימת המסמכים. ללחוץ להסיר את כל על החלקים שברצונך לנקות.

לאחר שניקיתם את המידע המוסתר מהמסמך, תוכלו לשמור אותו. נסה לפתוח אותו מחדש ולסרוק שוב כדי לוודא שכל הנתונים הוסרו. אחרת, כעת עליך להימנע מכל מידע מזהה שאולי שלחת אליו במכוון.

N.B: ב- Office 2007 ניתן למצוא את מפקח המסמכים על ידי כותרת אל לחצן Office> הכן> בדוק מסמך> בדוק. תהיה בטוח ש שמור את העבודה שלך לפני ביצוע שינויים.

האם אוכל להפסיק את זה?

כן - אך זוהי הגדרה ספציפית למסמך, כלומר תצטרך להחיל את ההגדרה על כל מסמך שאתה יוצר. כדי למנוע מ- Office לשמור את המטא נתונים עם כל מסמך, עבור אל קובץ> אפשרויות> מרכז אמון> אפשרויות פרטיות. תחת הגדרות ספציפיות למסמך, בדוק הסר מידע אישי ממאפייני הקבצים בשמירה.

כאמור, זה יעצור את מטא הנתונים מהשמירה של המסמך הנוכחי שלך, אך תצטרך להחיל אותם שוב בפעם הבאה.

מעקב אחר מסמכים

ישנן מספר עצום של סיבות להסרת מידע אישי מקובץ Office, בין אם זה מצגת PowerPoint, חוברת עבודה של Excel או מסמך Word. כפי ש משרד 2016 הציג שיתופי פעולה 11 שאלות נפוצות בנושא משרד 2016 שנענואופיס 2016 מתקרב ומעלה שאלות רבות. האם אתה צריך לקנות מנוי, האם אתה יכול לשדרג עכשיו והאם אתה יכול לחזור ל- Office 2013? ריכזנו שאלות נפוצות ומספקים את ... קרא עוד כלים, יתכן ויהיה חשוב יותר ויותר לנקות את המסמכים החשובים שלנו לפני שליחתם.

לכל הפחות, קחו בחשבון היכן המסמך שלכם עשוי להסתיים, ואת המידע שהוא מספק ללא ידיעה לאדם הבא.

האם אתה שוטף את המסמכים שלך באופן קבוע? מה הסיבה שלך לנקות אותם? תן לנו לדעת להלן!