פרסומת
מה אתה מקבל כשאתה משלב חופשה של שבועיים עם חיי עבודה עמוסים? פרויקט ענק שממתין לכם ברגע שתחזרו הביתה - פשוט ניווט את כל המיילים האלה! חכה - מדוע לא לאפשר מגיב מחוץ למשרד ב- Outlook ולבצע אוטומציה של חלק מהתגובות הללו עבורך?
כאן ב- MakeUseOf, סקרנו כיצד לעשות זאת ב- Gmail, כמו זו של טינה הוראות מגיב לחופשה כיצד להגדיר דוא"ל מגיב מחוץ למשרד לפני שאתה יוצא לטיולהאם לא הייתם אוהבים לצאת לחופשה בידיעה שאינכם חייבים לבדוק את הדוא"ל שלכם? אם אינך יכול לסמוך על עוזר כשאתה נעוץ, פנה לשאלות אוטומטיות ב- Gmail. קרא עוד , ואת השיטה של מארק לעשות את זה באמצעות פילטר דוא"ל צור תגובה אוטומטית באמצעות דואר אלקטרוני באמצעות המסנן החדש של Gmail קרא עוד . הלקוח שטרם כיסינו הוא Outlook. למרבה הצער, בניגוד ל- Gmail, הגרסה החינמית של Outlook.com אינה מציעה את תכונת התגובה של ה- Out of Office. עם זאת, אם יש לך Outlook 2010 וחשבון בשרת MS Exchange - שחברות רבות מספקות לעובדים - אז יש לך מזל.
שימוש מגיב מחוץ למשרד ב
מיקרוסופט עשתה את זה פשוט מאוד להקים מערכת אוטומטית שתשלח תגובות מיידיות לכל מי שישלח לך דוא"ל בזמן שאתה לא נמצא במשרד שלך. לא משנה אם זה רק במהלך 24 שעות או במהלך חופשה של שבועיים, אתה יכול להגדיר את התצורה לקוח Outlook יגיב בדיוק איך אתה רוצה, ובדיוק למשך הזמן הדרוש לך זה ל.
כדי להגיע להגדרות אלה ב- Outlook 2010, תחת כפתור לוגו Windows, בחר מידע. כאן תראה כפתור גדול בו כתוב "תשובות אוטומטיות" עם דלת וסמל חץ.
לחץ על כפתור התשובות האוטומטיות כדי להפעיל את הכלי Out of Office של Outlook. החלון המוקפץ שתראה הוא הרבה יותר מתקדם ממה שאתה יכול להבין. במבט ראשון זו דרך מהירה לאפשר "שלח תשובות אוטומטיות" ופשוט הקלד הערה מהירה ש- Outlook תשלח אוטומטית בשמך ל כל מי ששלח לך דוא"ל כל משתמש ב- Google+ יכול לשלוח לך הודעות דוא"ל ב- Gmail עכשיו (וכדי להשבית את זה)מהיום כל משתמש ב- Google+ יוכל לשלוח לך הודעה ב- Gmail שלך. כדי לשלוח הודעה, כל שעליך לעשות הוא להוסיף את אותו אדם ל- Google+ שלך. קרא עוד .
עם זאת, בבחינה מדוקדקת יותר תראה שיש כאן הרבה יותר פונקציונליות ממה שעונה על העין.
ראשית, אתה יכול להגדיר טווח תאריכים ספציפי שיאפשר את הפונקציה של מענה אוטומטי, כך שכשתחזור מהחופשה שלך, אתה לא צריך לדאוג לזכור לכבות אותה!
תבחין גם שיש שתי כרטיסיות. זה שמשמאל הוא הגדר תשובה אוטומטית אל תשלח לי טקסט: השב אוטומטית על הודעות טקסט כשאתה עסוק קרא עוד רק לאנשים ששלחו אליך דוא"ל מתוך החברה.
בכרטיסייה משמאל תוכלו להגדיר תשובה ספציפית לכל מי שישלח אליכם דוא"ל מחוץ לתאגיד שלך.
הגדרת כללי דוא"ל
תבחין בתחתית החלון הזה, יש כפתור קטן חסר משמעות לכאורה בשם "כללים ..."
לחצן זה הוא למעשה די משמעותי מכיוון שהוא מאפשר לך להגדיר עוד יותר כיצד Outlook תשיב אוטומטית על ידי הגדרת אנשים ספציפיים, מילים בנושא או בגוף, או האם הדוא"ל נשלח ישירות או CC'd.
אתה יכול ליצור כללים מאוד ספציפיים כאן. לדוגמה, אתה יכול ליצור כלל שאם אמך שולחת לך דוא"ל, תוכל להעביר את הדוא"ל לחשבון אישי שאותו אתה תעקוב במהלך החופשה שלך (או שתשלח אותו ישירות לפח, תלוי במערכת היחסים שלך עם שלך אם).
זה מעניין עוד יותר כאשר אתה לוחץ על כפתור "מתקדם ...".
כאן תוכלו להגדיר פרטים ספציפיים יותר לגבי אילו הודעות ברצונכם להשיב בצורה שונה מההשבה האוטומטית הרגילה. אתה יכול לבחור הודעות מעל או מתחת לגודל מסוים, כאשר הם התקבלו, רמת החשיבות שלהם ועוד.
צור מגיב מחוץ למשרד באמצעות כללי דוא"ל
סאיקאת סיפק כמה טיפים בנושא באמצעות פילטרים של Outlook עצה של MS Outlook: כיצד לארגן אוטומטית הודעות דוא"ל נכנסות קרא עוד לפני כן, וג'ק עשה את אותו הדבר עבור פילטרים של גוגל, Hotmail ו- Yahoo כיצד להגדיר מסנני דוא"ל בג'ימייל, Yahoo Mail ו- Outlookסינון דוא"ל הוא הכלי הטוב ביותר שלך לשמירה על תיבת הדואר הנכנס מסודרת ומסודרת. כך תוכל להגדיר ולהשתמש במסנני דוא"ל בג'ימייל, Yahoo Mail ו- Outlook. קרא עוד . אם אתה חושב על זה, המגיב מחוץ למשרד הוא למעשה גרסה חלופית למה שאתה יכול לעשות אם אתה פשוט לוחץ על נהל חוקים מתפריט Outlook.
באמצעות אשף הכללים, פשוט גלול מטה לאפשרות לבדוק אם יש הודעות שהתקבלו בטווח נתונים ספציפי.
הגדירו את טווח התאריכים הזה כמרגע שתצאו לחופשה, לרגע בו אתם מתכננים לחזור הביתה.
לבסוף, כל שעליכם לעשות הוא להגדיר איזו תגובה או פעולה אתם רוצים שהכלל יבצע כאשר הודעות נכנסות עומדות בקריטריונים אלה, ולמעשה יש לכם מגיב מחוץ למשרד!
כפי שאתה יכול לראות, אין שום סיבה שאתה לא יכול להגיב להודעות דוא"ל גם כשאתה בחופשה! כל שעליכם לעשות הוא להקדיש את הזמן לספר ל- Outlook כיצד תרצו שהוא יגיב עבורך, ואנשים יעשו זאת תחשוב שאתה פרודוקטיבי כמו שהיה אי פעם, אפילו כמו שישבת בחוף לוגמת א מרגריטה.
באילו דרכים יצירתיות אתה משתמש ב- מגיב מחוץ למשרד של Outlook? יש כמה טיפים או סיפורים טובים לספר? שתף אותם בסעיף התגובות למטה!
זיכויים לתמונה: יד רובוט דרך Shutterstock
לראיין תואר ראשון בהנדסת חשמל. הוא עבד 13 שנה בהנדסת אוטומציה, 5 שנים בתחום ה- IT, וכעת הוא מהנדס אפליקציות. כעורך מנהל לשעבר של MakeUseOf, הוא דיבר בכנסים ארציים להמחשת נתונים והופיע בטלוויזיה וברדיו הארציים.
