פרסומת
כולם מפשילים לפעמים. נסה ככל שאפשר, אף אחד לא מושלם. כשאתה עושה טעות שפוגעת במישהו אחר, נכון להציע התנצלות.
אמנם לעיתים קרובות תצטרך להתנצל באופן אישי, לפעמים אתה עשוי להעדיף או שתצטרך לומר שאתה מצטער באמצעות הדוא"ל. אנו נבחן כיצד להתנצל באופן מקצועי בהודעת דוא"ל כדי לעזור לך להפיק את המיטב מהמצב הזה.
שלושת המרכיבים להתנצלות נכונה
אמנם אין דפוס אוניברסלי, אולם תקן מקובל להתנצלויות כולל שלושה חלקים:
- הכרה שעשית משהו לא בסדר.
- מרגיש חרטה למעשיכם ולהוויכם אמפתי להבין כיצד הם פוגעים באדם האחר.
- השבה, היכן שאתה עושה את המצב נכון.
אנו נסתכל על כל אחד משלושת האלמנטים האלה כשאנחנו עוברים איך לומר סליחה בדוא"ל.
פתיחת ההתנצלות שלך
לפני שתתחיל ליצור את ההתנצלות בפועל, עליך לפנות לאדם שאליו אתה כותב. זה ישתנה מאוד תלוי במערכת היחסים שלך עם האדם.
נניח שטעיתם במצב מקצועי ובכך עליכם לשלוח דוא"ל להתנצלות בפני הבוס שלך. כדוגמא, נגיד שלא הצלחת לבצע משימה קריטית בזמן, שעיכבה את הפרויקט עבור כל השאר.
במקרה זה, ברכה מתאימה תהיה "יקר [שם]". אם היית מתנצל בפני חבר, משהו כמו "היי [שם]" או "שלום [שם]" היה מתאים יותר.
אל תשכח משורת הנושא של הדוא"ל. לאחר שטעיתם מישהו, יתכן שהם לא ישמחו לראות דוא"ל שתגיע אליכם. לשים משהו בסגנון "אנא קבל את התנצלויותיי" או "אני מצטער בכנות" בשורת הנושא זו דרך טובה להבהיר כבר מההתחלה למה המסר שלך מיועד. אל תנסה התחכם עם ראשי תיבות דוא"ל 15 ראשי תיבות דוא"ל שעליך להשתמש בהן עבור קווי נושא מלוכלכיםFYI, אני OOO עד EOD. BTW, PRB הערב עם Y / N. אם אין לך מושג מה המשמעות של ראשי תיבות דוא"ל אלה, בוא נבדוק אותם וכיצד תוכל להשתמש בהם. קרא עוד .
הכרת הטעות שלך
עכשיו, לאחר שביצעת את הפתיחה, הגיע הזמן לחלק החיוני הראשון של ההתנצלות. כאן אתה צריך לזהות בבירור את הבעיה שקרה. הבעלים של מה שעשית; אל תנסה להסיט את האשמה על מישהו אחר או להגיש תירוצים למה שקרה.
הנה דוגמה ל מה לא לעשות:
למרות שאני יודע שפספסתי תאריך יעד חשוב, זה ממש לא אשמתי. עבדתי עם פול על הפרויקט הזה, והוא בזבז יותר מדי מזמני בכך ששאל אותי חבורה של שאלות לא קשורות. המחשב שלי קפא גם כן במשך כל השבוע ו- IT עדיין לא הצליח להסתכל עליו. אז זה לא הכל בגללי.
גם אם האמור לעיל נכון, זה לא מצריך התנצלות טובה. חלק זה צריך להכיר באחריותך בסבל.
משהו כזה הרבה יותר טוב:
אני מבין שפספסתי תאריך יעד מכריע. הפרויקט הזה היה ממש חשוב למחלקה שלנו, וסמכת עלי שאשלים אותו במועד. אני יודע שהכישלון שלי בביצוע המשימה בזמן עיכב את השלמת הפרויקט. זה בא לידי ביטוי בצורה לא טובה בצוות שלנו, ואני מצטער על כך.
כאן פירטת בבירור מה עשית לא בסדר, מבלי לנסות להמעיט או לנטות.
מביע חרטה על מה שעשית
כעת, לאחר שפרשת בפשטות את השגיאה שלך, אתה צריך להפגין התנגדות למה שקרה. קח בחשבון שמה שעשית גרם לאדם האחר כאב, תסכול ורגשות שליליים אחרים.
הבהיר את זה שאתה מרגיש חרטה על המצב. נסה להכניס את עצמך לנעליהם ולהבין כיצד המעשים שלך הובילו אותם להרגיש. אל תציע כאן הסבר להתנהגותך. המטרה של התנצלות היא לתקן מערכת יחסים שבורה, ולא להוכיח שצדקת לאורך כל הדרך.
להלן דוגמה כיצד למסגר חלק זה של ההתנצלות:
אני רוצה להתנצל בכנות שלא מילאתי את התחייבויותי והשלמתי את המשימה שהפקידת לי במועד. אין תירוצים לכישלון זה. אני לא אוהב לדעת ששמכתי את הצוות שלי ולחוש נורא שזה גרם לך למבוכה כשנפגש עם הלקוח.
הבעת אמפתיה מעניקה אותנטיות להתנצלותך. זה עוזר לך לשכוח את נקודת המבט שלך לרגע ולהסתכל במה מישהו אחר מתמודד.
עושה את זה נכון
מילים חשובות, אך פעולות נושאות משקל רב בהרבה. כדי להראות שאתה מתכוון למה שאמרת, חשוב לתקן. נקיטת פעולה תעשה את המצב נכון (אם אפשר) או שתראה שתעשה כמיטב יכולתך כדי שלא תבצע את אותה טעות שוב.
בהמשך לדוגמא שלנו לפספס תאריך יעד, זה יכול לשמש כחלק ההשבה של ההתנצלות:
בעתיד, כדי להימנע מחסימת מועדים, אדבר איתך מבעוד מועד אם אני מודאג מכך שלא אוכל לעשות משהו בזמן. אהיה יותר מודע לכמה זמן לוקח פרויקטים קריטיים לי, ואני מוכן להכניס שעות נוספות מחוץ למשרד כדי לוודא שהן מסתיימות. זה לא יקרה שוב.
במצבים מסוימים, ייתכן שלא תדע מה להציע כדי לפצות על ההתנהגות שלך. אם זה המקרה, אתה יכול פשוט לשאול "מה אני יכול לעשות כדי לעשות זאת נכון?"
הדבר החשוב ביותר הוא להראות כיצד אתה פועל אחרת בעתיד כדי למנוע את אותו נושא להתרחש שוב.
סוגר את ההתנצלות שלך
עכשיו אתה רק צריך לעטוף את ההודעה. זה די פשוט, אך הקפד לשמור על הטון המתאים. עליכם להודות למקבל שקרא את הודעת ההתנצלות שלכם ולאחל לו בברכה.
זה יכול להיות רעיון טוב להזמין אותם לדון בדברים שאמרת עוד יותר. זה מראה שאתה כנה ופתוח לדיאלוג נוסף.
הנה דרך אחת לסגור את דוא"ל ההתנצלות המקצועי שלך:
תודה שקראת את זה. אם יש משהו שתרצה לדון בהמשך, אנא צור איתי קשר כדי שנוכל לעבוד באמצעותו.
בכנות,
[השם שלך]
אם אינך רוצה להשתמש ב"כנות ", סגירות רשמיות אחרות כמו" בברכה "יעבדו גם הן.
האם דוא"ל הוא המדיום הנכון?
בדקנו כיצד להתנצל באופן מקצועי בהודעת דוא"ל. אך לפני שתתחיל לכתוב את שלך, עליך לשקול אם דוא"ל הוא המדיום הנכון להתנצלות.
לדוא"ל בהחלט יש יתרונות בכל הנוגע להתנצלויות. מכיוון שאין אילוץ זמן, אתה יכול לחבר את מחשבותיך בצורה ברורה וישירה. אם התנצלות מהירה מסודרת, דוא"ל מאפשר לך ליצור איתם קשר תוך זמן קצר. ובניגוד להתנצלות מצד אדם, אינך צריך להיות ספונטני ולהגיב לדברים שהאדם האחר אומר.
אבל לא הכל טוב. דוא"ל פחות אישי מאשר התנצלות אישית (או שיחת טלפון). תלוי בהתקנה של החברה שלך, שליחת דוא"ל עשויה להיתפס כפחדנית אם זה אפשרי להופיע באופן אישי. אל תתחבא מאחורי מסך.
התנצלות על טעויות
התנצלות נכונה היא מיומנות חיים יקרת ערך. לא כולם יודעים לעשות זאת, כך שקל להשאיר את האדם האחר מרגיש מתוסכל עוד יותר מבעבר. השתמש במדריך בסיסי זה כיצד לומר סליחה בדוא"ל ואתה בדרך למערכת יחסים מתוקנת.
קחו בחשבון שהמטרה הסופית של התנצלות היא לבנות מחדש את האמון השבור. עשית משהו לא בסדר, ושלושת הצעדים שלמעלה הם איך אתה מחזיק בזה ותיקון. אל תעשה את זה בך.
בשלב הבא תוכל ללמוד עוד על כיצד לכתוב מיילים מקצועיים - - 5 דרכים לכתוב מיילים מקצועיים שחוסכים זמן ומאמץזו מיומנות לדעת לכתוב מיילים מקצועיים שחוסכים זמן ולקבל תשובות. תן לתבניות אימיילים אלה לעזור לך. קרא עוד .
בן הוא סגן עורך ומנהל הדואר הממומן בחברת MakeUseOf. הוא בעל תואר B.S. במערכות מידע ממוחשבות ממכללת גרוב סיטי, שם סיים את לימודיו בהצטיינות בהצטיינות. הוא נהנה לעזור לאחרים ומתלהב ממשחקי וידאו כמדיום.
