פרסומת
אם אי פעם היית צריך לייצר עבודה בכתב, תדע בכמה רמות זה יכול להיות קשה. ההמתנה לשותפי / ה לכתיבה שלך או לתיקון גרסאות סותרות של מסמך צריכים להיות הדאגות שלך. אחרי הכל, האינטרנט הופך את הכתיבה השיתופית לרוח.
לאחר שכתבתי תזה של 100 עמודים בצוות של שלושה, תוך שימוש ב- Google Drive, ידעתי שזה נכון. עם זאת, לאחרונה לא הצלחתי לדחוף את Google Drive להשלים מסמך של פחות מעשרה עמודים בצוות של חמישה. בסופו של דבר שלחנו מסמכי Word הלוך ושוב, שכמעט שיגעו אותי. עזור לצוות שלך להימנע מהנושאים הבאים, על ידי ביצוע א כלי כתיבה שיתופי בזמן אמת עיבוד תמלילים במסמכי גוגל? 5 טיפים חשובים שכדאי לזכורבמשך רוב חיי, מיקרוסופט וורד הייתה הכלי לעיבוד תמלילים לשימוש אם אתה מתכוון לעשות עבודה רצינית. בטח, היו חלופות כמו Corel WordPerfect ומאוחר יותר ב- OpenOffice, ... קרא עוד מההתחלה.
מחכים אחד על השני
מה קורה כשלא משתמשים בכלי התומך בכתיבה שיתופית בזמן אמת?
בסופו של דבר מחכים אחד על השני. רק אדם אחד יוכל לכתוב או לערוך את המסמך, לפני שהאדם הבא יוכל להמשיך. כשאתה רודף אחר תאריך יעד, זה יעלה לך זמן יקר.
לשם שיתוף פעולה יעיל, חברי הצוות זקוקים לגישה בלתי מוגבלת למסמך שכולכם עובדים עליו. זה יאפשר לכולם לכתוב או לערוך בשעות הפנאי שלהם. תגלו ששום דבר לא חזק יותר מאשר לבזבז זמן בכתיבה בזמן אמת על מסמך בודד, במיוחד אם אתם לא באותו החדר.
בשילוב עם תקשורת לקויה ועבודה מרחוק, המתנה אחד לשני עלה לצוות שלי שבועות. למרבה המזל, לא היינו צריכים לעמוד בתאריך יעד קשה. אבל זה לא הנושא הגרוע ביותר שאתה יכול לצפות כשאתה עובד בצוות מרוחק.
מתלבט בפורמט הגרסאות של זו
רוב הסיכויים שלא כולכם משתמשים באותה מערכת הפעלה, אותו מעבד תמלילים או אותה גרסת תוכנה. זה יכול לבלגן ולבזבז שעות עבודה מהעבודה שלך.
אתה יכול להימנע מבעיות בעיצוב על ידי מתן לכולם עם אותו הכלי בדיוק. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא שכולם יעבדו באותו מסמך בדיוק על פלטפורמה ניטראלית אחת, כמו מעבד תמלילים מקוון.
בצוות שלנו הייתי אשמה בנושא הזה מכיוון שאני לא משתמש ב- Microsoft Office. מדוע אני אשלם עבור Word, אם אני פשוט צריך את זה כדי לפתוח מסמכים ואם יש הרבה גדולים? חלופות אופיס בחינם 7 החלופות הטובות ביותר בחינם של מיקרוסופטOffice של מיקרוסופט הוא מלך חבילות המשרדים, אבל זה לא אומר שהוא הנכון ביותר עבורך. להלן כמה סוויטות משרדיות שעשויות להיות טובות יותר! קרא עוד ? לצערי הלכתי עם אלטרנטיבה - LibreOffice - שלא משחק טוב עם וורד.
יצירת מסמכים מתנגשים ואיבדן שינויים במעקב
כשאנשים לא יכולים לחכות אחד על השני מכיוון שהמועד האחרון מתקרב, תגיעו לגירסאות שונות של המסמך. בסופו של דבר מישהו צריך לשבת ולמזג את הגרסאות השונות למסמך אחד. זה לא רק בזבוז זמן, אלא גם מקור לטעויות.
יתר על כן, כשאתה מסנכרן מחדש גרסאות מנוגדות למסמך בודד, אתה בסופו של דבר תאבד לפחות חלק מהסרטים שינויים במעקב כיצד לשתף פעולה עם שינויים במעקב ב - Microsoft Word קרא עוד והערות. זה יכול להפריע לרכבת המחשבה הקולקטיבית ולהוביל לאי הבנות. איך אתה יכול להימנע מכך?
מניסיוני, כל זה לא קורה כשאתה משתמש בכלי כתיבה שיתופי. בצוות שלנו אנשים התחילו להיות חסרי סבלנות והסבב האחרון של משוב ועריכה נעשה באותו זמן. פירוש הדבר שאדם אחד נאלץ למזג את כל המסמכים, מה שכמעט והביא לטעות מביכה.
יתרונות הכתיבה השיתופית מעבר להימנעות מנושאים
כלי כתיבה שיתופיים יכולים להיות בטוחים יותר מהעברת קבצים דרך האינטרנט.
בשל חששות אבטחה (NSA ואח '), מוסדות רבים הגבילו את השימוש בכלים כמו Dropbox. למרות ש- Dropbox איננו אידיאלי מלכתחילה, הוא אכן נמנע ממנהג אחד חולה במיוחד: שליחת מסמכים קדימה ואחורה באמצעות דואר אלקטרוני.
בדרך כלל, הדוא"ל אינו מאובטח במיוחד 7 טיפים חשובים לאבטחת אימיילים שעליכם לדעת עליהםאבטחת אינטרנט היא נושא שכולנו יודעים שהוא חשוב, אך לעיתים קרובות הוא שוכן לאחור בתחתיות המחשבה שלנו, ומשלה את עצמנו באמונה ש"זה לא יקרה לי ". האם... קרא עוד לשיתוף מסמכים. לא רק שקל ליירט דוא"ל, אתה יכול גם לשכוח לכלול מישהו או לבחור בטעות נמען שגוי. היכנס לפלטפורמות כתיבה שיתופיות, שיכולות לפתור את כל אותם בעיות.
אם אתה לא רוצה ללכת עם שירותים מתאגידים גדולים, כמו גוגל דרייב או כונן שמים (בקרוב להיות OneDrive), בחר מבין רבים מעבדי תמלילים מקוונים חלופיים 5 אלטרנטיבות נהדרות למסמכים של גוגל שאתה צריך לקחת בחשבוןל- Google Docs יש חסרונות. אולי אתה רוצה להימנע מגוגל בגלל חששות בנושא פרטיות. או שאתה עשוי להזדקק לתכונות שונות. מצאנו חמש אלטרנטיבות מצוינות ואחת מהן תעבוד עבורכם. קרא עוד . רציניים באבטחה? השתמש בכלי כמו EtherPad להקים פלטפורמת כתיבה שיתופית משלך, בהארחה עצמית, פרטית ועננית.
לבסוף, כאמור, מדובר בממהרה אמיתית שעובדת על מסמך תוך התבוננות בתשומות היצירתיות של אחרים בו זמנית. זה כשאת נכנסת לשטח של יצירה משותפת אמיתית וכאן נולדת רוח הצוות.
כיצד אתה משתף פעולה במסמכים ואילו טריקים או כלים עזרו לך להיות שפוי?
זיכויים לתמונה: איש מחכה דרך Shutterstock
טינה כותבת על טכנולוגיית צריכה כבר למעלה מעשור. בעלת דוקטורט במדעי הטבע, דיפלומה מגרמניה ותואר שני משוודיה. הרקע האנליטי שלה עזר לה להצטיין כעיתונאית טכנולוגית ב- MakeUseOf, שם היא מנהלת כעת מחקר ותפעול מילות מפתח.