כיצד לתעדף משימות באמצעות מערכת הפרודוקטיביות של אייזנהאואר מטריצה

פרסומת

אפליקציות רשימת מטלות הן כל הזעם בימינו. המדע הוכיח זאת רשימות באמת מעודדות את הפרודוקטיביותותוכלו לשפר עוד יותר את הפרודוקטיביות באמצעות טריקים כמו הפיכת רשימת המטלות שלך לציבורית. יש אנשים שאפילו משתמשים בהם תיבות דואר אלקטרוני בדוא"ל לרשימות מטלות.

אבל מה אם ניסית את כל זה ואף אחד לא עובד?

למזלך, שיטות תפוקה חלופיות 5 טכניקות פריון חדשות שכנראה לא שמעת עליהןאם אתה עדיין מחפש את הדרך הטובה ביותר לשפר את הפרודוקטיביות שלך, נסה אחת החלופות הטובות יותר לפומודורו ו- GTD. זכור להפסיק לחפש ברגע שמצאת פיתרון "מספיק טוב". קרא עוד קיימים. ואם אתה מגלה שרשימות מטלות רגילות הן מטרידות מדי או מכריעות מדי, אנו ממליצים לנסות טכניקה ישנה אך יעילה הנקראת אייזנהאואר מטריקס.

מהו מטריקס אייזנהאואר?

מטריקס אייזנהאואר הוא רשת תיבות 2 × 2. השורה העליונה מיועדת למשימות שהן "חשובות" ואילו השורה התחתונה מיועדת למשימות שאינן חשובות. באותו הזמן, העמודה השמאלית מיועדת למשימות שהן "דחופות" ואילו השורה הימנית מיועדת למשימות שהן "לא דחופות." הנה מה שזה נראה כמו:

לרוב האנשים המונחים חשובים ודחופים הם שם נרדף, אז בואו ניקח רגע להגדיר את ההבדל ביניהם:

• חשוב - משימות התורמות ליעדים ולערכים שלך לטווח הארוך, בין אם אישיים, מקצועיים וכו '. החשיבות היא כל העניין רלוונטיות. אחת הדרכים להחליט אם משימה חשובה היא לשאול את עצמך: "האם אני עדיין יכול להגיע למטרות שלי ולהישאר נאמן לערכים שלי אם אני מדלג על משימה זו?"
• דחוף - משימות שיש לטפל בהן בסוף היום. אם לתזמון שלך יש מרחב מרחב גדול יותר, ייתכן שתעדיף עד סוף השבוע. כך או כך, דחיפות היא כל העניין זמן. אחת הדרכים להחליט אם משימה דחופה היא לשאול את עצמך: "מתי המועד האחרון למשימה זו?"

לפני שתוכלו להחליט אם משימה חשובה או לא, עליכם לדעת את המטרות והערכים שלכם. עבור רבים, התקדמות הקריירה היא יעד לטווח הארוך, ולכן משימות הקשורות ישירות לכך חשובות. או אם אתה מעריך את המשפחה ביותר, אז יכול להיות הביתה בזמן חשוב.

אך כיצד יכולה להיות משימה דחופה ועם זאת לא חשובה? זכרו שדחיפות היא רק הגיע הזמן. חשוב על המועד האחרון. נניח שהיום הוא יום הקפה הבינלאומי ובית הקפה המקומי שלך מוציא קפה בחינם. אם אינך מנצל את זה היום, ההזדמנות הולכת לאיבוד - אך קפה בחינם אין רלוונטיות ליעדים או לערכים שלך לטווח הארוך. זה דחוף, אך לא חשוב.

בעזרת הגדרות אלה הופך להיות קל יותר לתאר את סוגי המשימות ששייכות בכל אחת מארבע התיבות. אנו יכולים אפילו לחשוב על המטריצה ​​בצורה זו:

מדוע להשתמש במטריקס אייזנהאואר?

מטריקס אייזנהאואר הוא פשוט דרך לעשות זאת לתעדף את המשימות שלך.

רשימות מטלות מעולות במעקב מה עליכם לעשות, אך לא תמיד קל לקבוע איזה למשימות עדיפות גבוהה יותר. מעולם לא השתמשתי באופן אישי בתכונה "עדיפות" באף אפליקציית רשימת מטלות כי אני בסופו של דבר מתייג את הכל כ"עדיפות גבוהה "- וכשהכל בסדר עדיפות, אין דבר.

יתר על כן, כשאתה מסתכל על רשימת מטלות ורואה 30 משימות שהוגשו, איך אתה מחליט איזו משימה להתמודד? "התחל עם הקלה ביותר," יש אומרים. "לא, התחל עם הכי קשה", אומרים אחרים. אבל מה קל ומה קשה? זה אף פעם לא שחור ולבן. לעיתים קרובות בזבזתי 10, 15 או אפילו 30 דקות רק מנסה לבחור במשימה שלי!

זו הסיבה שמטריצת אייזנהאואר מאירה. שלא כמו רשימת מטלות בודדת, המטריצה ​​מתעדפת את עצמה. זה אומר לך איזה משימה לטפל בהמשך. זה מפחית את העומס הקוגניטיבי מכיוון שרק התיבות 'עכשיו' ומאוחר יותר חשובות באמת. ואם אי פעם מכות לך את הזמן, זה עוזר לך לראות אילו משימות אתה יכול לדלג.

בנוסף, למטריצה ​​שני יתרונות קלים אחרים. ראשית, זה מאלץ אותך להיות מודע יותר לכל משימה. במקום לזרוק הכל לערימת מטלות גדולה אחת ומבולגנת, אתם מחליטים באופן פעיל אם המשימות שוות את זמנכם מלפנים, תוך שמירה על רשימת המטלות בפועל. שנית, זה כל הזמן מזכיר לך את המטרות והערכים שלך.

הבעיה היחידה היא שמטריקס אייזנהאואר יכול להיות מעט טריקי בהתחלה. בפרט, משתמשים חדשים נוטים לשלוח את תיבות הצירים והטריוויאל. שם הוא עקומת למידה, אז בואו ונעבור דוגמא מעשית כיצד להגדיר מטריצה, לארגן משימות ולעבור יום אחד.

כיצד להשתמש במטריקס אייזנהאואר

למרות שמטריקס אייזנהאואר הוא מבחינה רעיונית ריבוע של ארבע תיבות, אתה יכול ממש להתקרב אליו כארבע רשימות מטלות נפרדות: רשימת עכשיו, רשימת צירים, רשימה מאוחרת ורשימת טריוויאל. שתי הרשימות הדחופות מגיעות לפני הרשימות הלא דחופות.

אני מגלה שטרלו מדהים בגלל זה. הגדר לוח לכל תחום בחייך (למשל אישי, מקצועי, כנסייתי, תחביב) והגדר את ארבע הרשימות הללו בכל אחד מהלוחות. או אם לא קורה לך הרבה, אתה יכול להשתמש בלוח אחד לכל המשימות. זה תלוי בך. לא אוהבים את טרלו? לשקול כלים כאלבניים אלטרנטיביים להתראות שלום! 5 כלי לוח חינם של Kanban בחינםTrello היא אפליקציה מדהימה לניהול פרויקטים ולארגון המשימות שלכם. אבל יש אפליקציות נוספות של קאנבן שיכולות להיות אידיאליות למשימות שלך. בואו נדבר על האלטרנטיבות הטובות ביותר לטרלו. קרא עוד .

לאחר שהרשימות שלך מוכנות, תוכל להתחיל להוסיף משימות:

נניח שאתה עובד משרדי מסורתי שרוצה להשתמש במטריקס אייזנהאואר כדי להיות פרודוקטיבי יותר בעבודה. זה יהיה התרחיש שמניע את שאר הדוגמא הזו, אך צריך להיות קל ליישם מושגים אלה אחרת.

מה בצלחתך להיום? דבר ראשון שעולה בראש: דוא"ל. בואו ליצור משימה עבור להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס, שהוא דחוף (יש לרוקן דוא"ל מדי יום) וחשוב (אנו מדברים כאן על אימיילים הקשורים לעבודה):

היום זה יום בייגלה במשרד ואתה משתוקק לבייגלה בחינם עם העבודות. זה עשוי להיות דחוף, אבל זה לא חשוב:

הבוס שלך מזכיר לך שדוח התיעוד לפרויקט האחרון של הצוות שלך אמור להגיע עד ארבע אחר הצהריים, שהוא דחוף וחשוב גם יחד:

הוא גם מזכיר לך כי בקשת התקציב של הצוות שלך לפרויקט הבא שלך אמורה להגיע בסוף היום ביום שישי. זה חשוב, אך לא דחוף:

מנהל המשרד בא אליך ואומר שאספקת הנייר והדיו הולכת ונמוכה. אתה צריך לבצע הזמנה ברגע שאתה יכול - אבל זה לא קשור למטרות או לערכים שלך בקריירה:

זה ראשית הקיץ (בתרחיש הזה) והמשרד מתחיל להיות מוגש מדי עם העונה הרטובה. הפרודוקטיביות של כולם מרקיעה שחקים מסיר לחות טוב, שלא לדבר על כל אלה יתרונות אחרים להפחתת הלחות 4 היתרונות הבריאותיים של ניטור טמפ 'ולחות בביתהאם ידעת שיש יתרונות בריאותיים של שימוש במוצרי בית חכם? זה נכון. רכישה חכמה אחת או שתיים עשויה לשפר באופן דרסטי את איכות חייך בבית. קרא עוד .

אתה מעלה הערה כדי להעלות את זה, אבל זה לא דחוף ולא חשוב:

כל הזמן ממשיך. ישיבות מתבצעות, צריך לעשות תכנון, אתה זוכר דברים שאתה רוצה לעשות וכו '. בסופו של דבר המטריצה ​​שלך (כלומר רשימות) תתמלא, והחלק הטוב ביותר הוא שהדרך פחות מאיימת מרשימת משימות אב אחת:

בכל פעם שאתה פנוי למשימה אחרת, פשוט התחל בצד שמאל והזז ימינה. עליכם להתמודד עם הכל ברשימות ה- Now והצירים לפני שתקבעו את עצמכם עם הרשימות הלא-דחופות.

אם אתה פחית האציל, התמודד תחילה עם רשימת הנציגים ופרק כמה שיותר משימות אלה. ואז עברו על רשימת ה- Now. לאחר שתעברו ברשימת ה- Now, קחו בחשבון את היום שלכם כהצלחה. עכשיו אתה יכול להתחיל בראש ברשימה מאוחר יותר או לסיים את היום מוקדם.

אם אתה לא יכול נציג, התחל עם רשימת 'עכשיו'. אם אתה עובר על רשימת ה- Now ויש לך יותר זמן, יש לך אפשרות לבחור: להתייחס לרשימת הנציגים כרשימת Now, קבל התחלה ברשימה מאוחר יותר, או לסיים את היום מוקדם. בפועל, סביר להניח שתרצה להחליף בין משימות נציג למאוחר יותר.

בסוף היום, עברו על רשימת הצירים וזרקו את כל המשימות שהמועדים שלהן חלפו. שמור על אלה שאתה עדיין יכול לעשות. שמור אותם למחר.

בתחילת היום שלמחרת, עיין ברשימה המאוחרת והחליט אילו משימות כעת דחופות. העבר אותם לרשימת 'עכשיו'. עשה את אותו הדבר עבור רשימת Trivial, למעט העביר את המשימות הללו לרשימת הנציגים. הוסף משימות חדשות שמתבצעות במהלך היום. לשטוף וחזור.

מתי רשימות מטלות לא עובדות עבורך

שימו לב שתוכלו לשנות את ה- Eisenhower Matrix ככל שתרצו. לדוגמה, במקום להשתמש בו כדי להנחות את כל היום שלך, אתה יכול מיין את הדוא"ל שלך במטריקס משלו להלן פיתרון המיון המכריע ביותר לדוא"ל שתצטרך אי פעםפתרון מיון פשוט אחד יבטיח שתמיד תהיה בראש הודעות הדואר האלקטרוני שלך. אתה זקוק לארבע תוויות או תיקיות בלבד כדי לנהל את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהפחית את לחץ הדוא"ל שלך. קרא עוד . כל מושג הדחיפות / חשיבות יכול להועיל כמועיל בכל מיני מקרים מעבר לעבודה ולדוא"ל.

הרבה אנשים מצאו הצלחה רבה עם מטריקס אייזנהאואר. אבל אם הגעת לנקודה הזו ואתה לא חושב שזה יעזור, זה בסדר. המשך לחפש את השיטה שמתאימה לך. כאשר הכל נאמר ונעשה, טכניקת הפרודוקטיביות היחידה שחשובה כלי הפרודוקטיביות הטוב ביותר הוא זה בו אתה משתמש למעשהבעולם הרודף אחר פרודוקטיביות, כל אפליקציית פריון חדשה ומבריקה מבטיחה משהו חדש. אך האם אנו מאבדים משהו כשאנחנו משנים את אפליקציות הפרודוקטיביות שלנו לעיתים קרובות מדי? קרא עוד הוא זה שאתה משתמש בו בפועל.

האם לדעתך מטריקס אייזנהאואר מועיל? אם לא, באיזו טכניקת פרודוקטיביות אתה משתמש כדי להישאר מסודרת וקדימה? שתפו אותנו בתגובות למטה!

קרדיט תמונה: איימי בול דרך Shutterstock.com