כיצד לתזמן פגישות ומשימות באמצעות Calendly

קביעת פגישות יכולה להיות תהליך מסורבל. יתכן שתצטרך להשקיע יותר מדי זמן ואנרגיה בתקשורת הלוך ושוב כדי למצוא זמן מפגש מתאים.

למרבה המזל, כלי דיגיטלי אינטואיטיבי מחליף את תהליך התזמון הלא יעיל הזה בשיטה פשוטה ורגישה לזמן. כלי זה נקרא ברוגע.

במאמר זה נדריך אותך דרך Calendly, כיצד זה עובד וכיצד להפיק ממנו את המיטב.

איך עובד בצורה שלווה?

אם אתה מכיר כיצד לתזמן פגישה ב- Microsoft Outlook, Calendly עובד באותה צורה. בנוסף ל- Outlook, Calendly עובדת גם עם יומן Google ו- Apple iCloud.

כשאתה מסנכרן את היומנים האישיים והעבודה שלך, אתה יכול ליצור סוגי אירועים. לדוגמה, ייתכן שיש לך סוג "פגישה של 15 דקות" וסוג "פגישה של 30 דקות".

משם תוכלו לשלוח קישור להזמנות ללקוחות, לעבודה לעבודה או לחברים. אנשים אלה יכולים לבחור אחד מסוגי האירועים שיצרת בעבר ולאחר מכן לבחור זמן איתך. אל דאגה - לא תהיה להם גישה לאילו אירועים בלוח השנה שלך.

זוהי סקירה מהירה של אופן הפעולה של Calendly. עכשיו בואו ניכנס לפרטים.

כיצד להוסיף לוחות שנה

לפני שתגדיר סוגי אירועים, וודא כי היומנים שלך מסונכרנים.

לאחר שיצרת את הפרופיל שלך לחץ

חֶשְׁבּוֹן לצד תמונת הפרופיל שלך בפינה השמאלית העליונה של אתר Calendly. מהתפריט הנפתח בחר חיבורי לוח שנה.

בדף חיבורי לוח שנה, פשוט לחץ + הוסף חשבון לוח שנה ואז לְחַבֵּר לצד סוג היומן שברצונך להוסיף. למרבה הצער, התוכנית החינמית מאפשרת לך רק לסנכרן לוח שנה אחד.

הקפד לבדוק גם את קטע התצורה. כאן תוכלו להגדיר אילו לוחות שנה Calendly תבדוק כדי למנוע התנגשות אירועים. כמו כן, תחת תְצוּרָה, אתה יכול לבחור באיזה מהלוחות השנה שלך יופיעו אירועים חדשים.

כיצד ליצור סוגי אירועים ב Calendly

זה מאפשר לך ליצור סוגים חדשים של אירועים שאנשים יכולים להזמין. כדי להתחיל, בחר באחד מהם + סוג אירוע חדש אוֹ + צור>סוג אירוע בדף הבית של Calendly.

תראה שתי אפשרויות לסוגי פגישות: אחד על אחד ו קְבוּצָה. מכיוון שרובם ככל הנראה ישתמשו ב Calendly לפגישות אחד על אחד, זה מה שנלך כאן. בחר לִיצוֹר ליד אחד על אחד.

לאחר מכן, עליך לספק את הפרטים הבאים: שם, תיאור, צבע וכתובת אתר ספציפית של האירוע.

בעת בחירת מיקום פגישה, תוכל לבחור קישור זום או Google Meet, שיחת טלפון או לבקש את האירוע למקום ספציפי.

אתה יכול להוסיף כמה שיותר אפשרויות מיקום שאתה צריך. אם תבחר בשיחת טלפון, תוכל לבחור אם אתה או המשתתף יזמו את השיחה. לאחר שתשלים את השלבים הבאים, לחץ הַבָּא.

בעמוד זה תוכלו לתזמן ציפיות לעמידה, למשל כמה זמן מראש המשתתפים רשאים להזמין מקום, משך הזמן פגישה, באילו שעות אתה פנוי ובכל זמן חיץ שנדרש לפני או אחרי הפגישה לצורך נסיעה או נסיעה דברים למעלה.

אם עליך להגדיר כמה סוג אירוע ספציפי זה ניתן להזמין ביום, תוכל לעשות זאת תחת ה- כללים נוספים לסעיף הזמינות שלך.

לבסוף, לאחר שבחרתם שוב הבא, וודאו שהאירוע שלכם מוגדר עַל, ואתה מוכן לפעול.

באפשרותך לשנות הגדרות אירוע נוספות, כגון השאלה שעל המוזמן לענות עליה בעת הזמנת פגישה, כיצד תקבל הודעה עליה, מה יופיע בדף אישור ההזמנה, או בפרטי התשלום (תכונת Calendly Pro בלבד) לפני שחזרו אל דף הבית.

קָשׁוּר: דרכים להפוך את יומן Google שלך ​​ליומן שולחן העבודה של Windows

אתה יכול לשתף קישור Calendly באמצעות שתי שיטות. הדרך הראשונה היא לשתף את כתובת האתר Calendly שלך, המופיעה מתחת לתמונת הפרופיל שלך ושם בדף הבית, שם המשתתפים יכולים להזמין איתך כל סוג אירוע.

לאחר שילחצו על הקישור שלך, הוא ינתב את המשתתפים לדף דומה כנ"ל. אנשים יוכלו לבחור איזה סוג אירוע הם רוצים וגם את הזמן הפנוי שלהם.

האפשרות השנייה היא לשתף קישור לסוג אירוע אחד בלבד עם המשתתף. לשם כך, העתק את הקישור או בחר לַחֲלוֹק על סוג אירוע ספציפי בדף הבית של Calendly.

לא משנה באיזו אפשרות תבחר, תוכל להעתיק ולהדביק את הקישור Calendly שלך בדוא"ל, הודעת טקסט או אתר אינטרנט (תחת לַחֲלוֹק אפשרות) ולשתף אותה עם אנשים כדי שיוכלו לקבוע פגישה איתך.

כיצד להזמין אירוע עם

למעלה נראה כיצד דף סוג אירוע ספציפי נראה עבור המשתתפים שלך. הימים האפורים הם תאריך העבר או כאשר אינך זמין.

האדם יוכל לראות את הזמינות שלך על ידי בחירה ביום מודגש בכחול ובחר זמן. לאחר שהם מאשרים את השעה, Calendly יבקש מהאדם להזין את פרטיו (שם, דוא"ל, מיקום וכו ').

לאחר מכן, משתתף יקבל דוא"ל עם הזמנה ליומן, והאירוע יופיע גם ביומן שלהם וגם אצלך.

קָשׁוּר: כלים לסינכרון Microsoft Outlook עם יומן Google

עם Calendly קל לתזמן פגישות בצורה יעילה יותר. כל מה שצריך זה ללמוד את התהליך הבסיסי.

Calendly חופשי לשימוש, אך ישנן אפשרויות מנוי חלופיות שיכולות לאפשר מספר אירועים, התחברות למספר לוחות שנה, טיפול בתשלומים מהאורחים ועוד. אתה יכול לבדוק התמחור של קלנדי כאן.

האם עליכם להשתמש ברוגע?

אז אולי אתה תוהה אם להשתמש ב- Calendly או לא. ובכן, אם אתה כל הזמן נתקל בקישורי תזמון, בהחלט. לאחר שהנחתם סוגי אירועים במקום, Calendly יכולה לחסוך לכם אינספור שעות של תזמון קדימה ואחורה.

עם זאת, אם אינך קובע פגישות לעיתים קרובות, Calendly עשוי להפריע לפרודוקטיביות שלך. חוץ מזה, הגדרת סוגי אירועים Calendly אינה השימוש הטוב ביותר בזמנכם כאשר לעיתים נדירות אתם קובעים פגישות.

ובכל זאת, Calendly הוא רק אחד מכלי התזמון הדיגיטלי הקיימים בשוק. אם Calendly לא עונה על הצרכים שלך, תוכל לשקול אפשרויות אחרות.

6 כלים ואפליקציות לתזמון הפגישות הטובות ביותר

אפליקציית תזמון מקלה על ארגון הפגישות. להלן מתזמני הפגישות הטובים ביותר שבהם תוכל להשתמש כדי להחליט מתי להיפגש.

קרא הבא

על הסופר