כיצד ליצור תיבת דואר נכנס משותף ב- G Suite

כאשר הצוות שלך צריך לנהל את אותם הודעות דוא"ל נכנסות, אתה יכול להשתמש בתיבת הדואר הנכנס השיתופי מ- G Suite להוספת מספר משתמשים לאותו חשבון. הפונקציה מאפשרת לחברי צוות מרובים לשמור על אותו תיבת דואר נכנס בו זמנית.

כך תוכל ליצור את תיבת הדואר הנכנס השיתופי שלך, להשתמש בכל התכונות, להקצות חברי צוות ולהעניק הרשאות ספציפיות הכל מחשבון G Suite שלך.

מהו תיבת דואר נכנס משותף ב- G Suite

תיבת הדואר הנכנס השיתופי ב- G Suite מאפשרת לקבוצת אנשים לגשת, לתחזק ולנהל את אותה תיבת דואר אלקטרוני. זה יכול להיות מועיל עבור חברות וארגונים הזקוקים לכל צוות השיווק או המכירות שלהם כדי לענות על מיילים דומים.

זו דרך נהדרת להגדיל את התפוקה על ידי עידוד מקוון שיתוף פעולה בעבודת צוות באמצעות כלי גוגל כדי ליצור זרימת עבודה יעילה.

לדוגמא, אם נציגי המכירות שלך מקבלים כל הזמן הודעות דוא"ל על שותפויות פוטנציאליות, אתה יכול להקצות לכולם לפקח על אותו תיבת דואר נכנס. כל אחד יכול להגיב ולנהל את המיילים שנכנסים.

אתה יכול גם להגדיר תיבת דואר נכנס שיתופי אם אתה עובד בבית ספר שמקבל הודעות דוא"ל מהורים, כך שכל מורה יכול להגיב לאימיילים האלה. כל חבר שיש לו הרשאות מתאימות יכול לתבוע לעצמו דוא"ל או להקצות אותו לחבר בקבוצה אחרת.

מקום העבודה של גוגל הוא לא היחיד כלי לשיתוף פעולה לשילוב עם Gmail, אבל זה היעיל ביותר אם כבר יש לך G Suite.

אתה יכול להשתמש בכלי זה כדי לתייג הודעות דוא"ל ספציפיות, מה שעוזר לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ולהקל על חיפוש הודעות דוא"ל ישנות יותר. אם אתה מוכר מוצרים, תיוג כל הודעות הדוא"ל עם מוצרים ספציפיים אלה יעזור לאחרים למצוא אותם.

לפני שתוכל לקבל תיבת דואר נכנס משותף, עליך להגדיר קבוצת Google ולהוסיף חברים.

כיצד ליצור קבוצת גוגל ולהוסיף חברים

כדי להתחיל לנהל ולגשת לתיבת הדואר הנכנס השיתופי שלך, תחילה עליך ליצור קבוצה. זה יאפשר לך להתחיל להוסיף חברים לתיבת הדואר הנכנס השיתופי שלך.

1. היכנס אל קבוצות גוגל.
2. נְקִישָׁה צור קבוצה.
3. להיכנס מידע ולבחור הגדרות.
4. נְקִישָׁה צור קבוצה.

לאחר שתגדיר את הקבוצה שלך, תוכל להתחיל להזמין אנשים לקבוצה בדוא"ל, להוסיף אותם ישירות לקבוצה שלך, או אישור של אנשים שהגישו מועמדות.

שליחת הזמנה בדוא"ל ישירות לתיבת הדואר הנכנס של הנמענים כדי לאשר שהם רוצים להצטרף לקבוצה. כדי להוסיף חבר ישירות לקבוצה יש צורך בכתובת הדוא"ל שלו. זה יוסיף את החבר לאחר ההגשה.

על ידי יצירת הקבוצה שלך והוספת חברים, תוכל לקבל תיבת דואר נכנס שיתופית פונקציונלית לחלוטין. הדבר היחיד שמעכב אותך הוא הצורך להפעיל את התכונה.

כיצד להפעיל תכונות שיתופיות

כדי ליצור תיבת דואר נכנס משותף עבור החברים הקיימים שלך, תחילה עליך להפעיל תכונות שיתופיות. אך לפני שתבצע את השלבים הבאים, ודא שהפעלת את היסטוריית השיחות עבור קבוצות Google.

1. היכנס אל קבוצות גוגל.
2. לחץ על שם הקבוצה.
3. נְקִישָׁה הגדרות קבוצתיות.
4. תַחַת אפשר תכונות נוספות של קבוצת Google > בחר תיבת דואר נכנס שיתופי.

לאחר שתכונות שיתוף הפעולה מוגדרות, עליך להקצות הרשאות לכל חבר כדי להקל על ניהול החשבון.

כיצד להקצות הרשאות לחברי שיתוף דואר נכנס

על ידי הקצאת הרשאות לחברי הקבוצה, תאפשר לצוות שלך להיות מסוגל לנהל שיחות, להקצות שיחות, סמן שיחות שהושלמו, סמן שיחות ככפולות וסמן שיחות כלא פעולה נָחוּץ.

באפשרותך להקצות הרשאות שונות לקבוצה בהתאם לתפקידי ברירת המחדל של הקבוצה (בעלים, מנהלים, חברים), כל אחד בארגון, כל אחד באינטרנט או תפקידים שנוצרו בהתאמה אישית.

1. היכנס אל קבוצות גוגל.
2. לחץ על שם הקבוצה.
3. נְקִישָׁה הגדרות קבוצתיות.
4. לחץ על המעבר אל להדליק הרשאות.
5. הזז את המחוון ובחר אילו משתמשים יקבלו את הרשאות.

תוכל גם ליצור אי הכללות בהרשאות שלך כדי לא לכלול חברים ספציפיים מהגדרות ההרשאה שלך.

ניהול תיבת הדואר הנכנס השיתופי שלך ב- G Suite

תיבת דואר נכנס שיתופי מאפשרת לך להקצות חברים שונים לקבוצה ולתת להם הרשאות ספציפיות כדי שיוכלו לנהל את הדוא"ל שלך בצורה יעילה.

לכל אחד מחברי הצוות תהיה גישה לכל תיבת הדואר הנכנס והוא יכול להקצות שיחות שונות לחברים שונים. כעת, לאחר שנוצר הצוות שלך, עליך לחשוב על שמירה על אבטחת כולם בחשבון.

גוגל מוסיפה תכונות אבטחה חדשות ל- G Suite

כל מה שתומך בתקן BIMI ב- Gmail וכלה בתכונות אבטחה חדשות בצ'אט כלול בעדכון G Suite זה.

קרא הבא

על הסופר