כיצד ליצור גיליונות אלקטרוניים של Excel למראה מקצועי

מיקרוסופט אקסל היא תוכנית גיליונות אלקטרוניים למטרות כלליות נהדרות. בהתחשב כמה קל לשימוש, טעויות חייבות להתרחש בעת יצירת גיליונות אלקטרוניים מסובכים יותר.

חלק מהשגיאות הנפוצות ביותר כוללות יחסים מורכבים, מידע נסתר, חישובים לא מובנים או סתם טעויות. על מנת ליצור ולשמור על קבצי Microsoft Excel טובים באופן עקבי, יש לזכור תמיד כמה דברים.

כיצד להכין גיליון אלקטרוני טוב?

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לבחור תקן ארגוני לפני שתתחיל לפתח את הגיליון האלקטרוני שלך. אם אתה עובד במסגרת מקצועית, תקן ארגוני זה יקבע את הבמה לכל המשתמשים שישתמשו / יעבדו בגיליון האלקטרוני שלך.

תקן משותף משפר את התקשורת שלך עם הצוות ויחסוך זמן פיתוח.

עם זאת, חשוב ליצור את הגיליון האלקטרוני שלך מתוך מחשבה על העתיד. עליכם להיות מוכנים מכיוון שבוודאי תתקלו במקרים שלא ידעתם עליהם כשהתחלתם להגדיר את הגיליון האלקטרוני.

על ידי התחשבות בשינויים עתידיים תוכל להפוך את גליון העבודה שלך לעמיד יותר. זה בתורו אומר שאתה מבזבז פחות זמן בצורך ליצור גליון עבודה חלופי.

קָשׁוּר: כיצד לעבוד עם כרטיסיות גליונות עבודה ב- Microsoft Excel

נצלו את דפי העבודה המרובים

אתה עלול להיות מופתע לדעת כמה אנשי מקצוע עושים את הטעות הזו! Microsoft Excel מציע מספר דפי עבודה, וחשוב שתלמד כיצד להשתמש בהם. עליכם להתחיל לשים סוגים שונים של נתונים בגליונות עבודה שונים.

לדוגמה, תוכלו להשתמש בזוג גליונות העבודה הראשונים למידע הבסיסי; ניתן להשתמש בגליונות העבודה הבאים לחישובים, ואילו הגיליון האחרון משמש לעתים קרובות לתוצאות ולגרפים.

כמובן שזה גם משתנה בהתאם לסוג העבודה שאתה מבצע ולמה שהכי נוח לך. זכור כי בעל מספר טבלאות בכל גליון עבודה עלול לגרום לבעיות רבות כאשר אתה מנסה למיין אותם, להוסיף או לעצב תאים.

כשעובדים עם צוות, מספר דפי עבודה המוקדשים לחלקים שונים בעבודה יקל על כולם להבין מה קורה.

ארגון זרימת המידע

המידע אמור לזרום מהפינה השמאלית העליונה לצד הימני התחתון, ועליך לארגן את דפי העבודה שלך למעקב אחר מבנה זה. ציר הזמן שלך אמור להיות עקבי בכל דפי העבודה שלך, מכיוון שזה יקל על כולם להבין כיצד הגיליון האלקטרוני עובד.

כשאתה מנהל את זרימת המידע, הימנע מדפוסים חוצים, מכיוון שהם נוטים להסיח את דעת הקוראים. בהערה זו, עליכם להימנע גם מכל סוג של הפניות מעגליות.

תיוג עמודות ושורות

למרות שיש גיליון אלקטרוני פשוט ללא תוויות אולי לא מבלבל אותך (כיוצר גליון העבודה), משתמשים אחרים עשויים למצוא את זה בעייתי למדי.

זו הסיבה שחשוב שתתחיל לסמן את העמודות והשורות שלך בשמות פשוטים. ודא שאתה משתמש בעקביות באותם שמות עבור אותם סוגים של נתונים.

ממה להימנע כשכותבים נוסחאות?

אם לגיליון האלקטרוני של Excel יש הרבה נוסחאות, יש כמה דברים שאתה יכול לעשות כדי שזה ייראה הרבה יותר מקצועי. קודם כל, הימנע מביצוע חישובים חוזרים ונשנים וחשב נוסחאות רק פעם אחת.

אם אתה מעתיק נוסחה, אתה מגדיל את הסיכויים לשגיאות. שלא לדבר על כך שאם תשנה נוסחה אחת, הכפילות שביצעת בעבר לא ישתנו. זה יכול להוביל לשגיאות מבלבלות רבות.

אם אתה צריך להשתמש באותה הנוסחה בדיוק שוב, עדיף לחזור למופע הראשון שבו היית צריך להשתמש בנוסחה.

בנוסף, כדאי תמיד להימנע משימוש במספרים קבועים בנוסחאות. במקום זאת, מה שעליך להשתמש בערכים קבועים הוא תאי קלט נפרדים ולהשתמש בהפניות לתא זה בעת השימוש בו בחישובים.

דברים נוספים שכדאי להימנע מהם בעת הכנת גיליונות אלקטרוניים

אחד הדברים החשובים ביותר שיש להימנע מהם בעת השימוש ב- Microsoft Excel הוא האפשרות מיזוג תאים. זה לעתים רחוקות רעיון טוב, ולעתים קרובות יותר, זה משמש רק לשיפור האסתטיקה. על ידי מיזוג תאי הטבלה שלך, תהיה לך סבירות גבוהה יותר לחוות בעיות בהתייחסויות וחישובים.

אחד הסיכונים הגדולים ביותר הוא אם אתה מתייחס לתא ממוזג. כאשר מתייחסים לתא ממוזג, כל התאים יהיו חלק מהחישובים שלך, בעוד שרק אחד מהם באמת יהיה נכון.

דבר נוסף שכדאי להימנע ממנו הוא הסתרת מידע, כגון שורות, עמודות ואפילו דפי עבודה. זה רק יגדיל את הסיכויים שמשתמשים אחרים יפספסו משהו חשוב כאשר הם עובדים עם / על הגיליון האלקטרוני.

שמור את האסתטיקה לסוף

אפשרויות העיצוב של אקסל נרחבות ומאפשרות לך להתאים את ערכי התא להעדפתך בדרכים רבות. אתה יכול לבחור גבולות, צבעים, ערכות נושא ותכונות אחרות.

אין שום דבר רע ברצון שיהיה לך עיצוב ספציפי של הגיליון האלקטרוני שלך, אך בדרך כלל, פעולה זו תפשט מידע לצופה.

אם אתה מתכנן לעצב את הגיליון האלקטרוני שלך, נסה לשמור על עקביות לאורך המסמך כולו. סגנון עיצוב עקבי ופשוט יעזור לקוראים להבין את הגיליון האלקטרוני שלך הרבה יותר קל!

בנוסף, חשוב גם ליצור אגדה ולהבהיר את המקורות שלך בצורה ברורה. אתה יכול ללמוד כיצד ליצור כראוי מקרא תרשים ב- Excel על הרשמי מיקרוסופט אתר אינטרנט.

קָשׁוּר: כיצד להוסיף Sparklines ב- Excel

למד כיצד לגרום למסמך Excel שלך להיראות מקצועי

יצירת ותחזוקת קבצי Excel טובים באופן עקבי אינה כה קשה אם אתה מכיר את הטיפים והטריקים הבסיסיים. אין שום דבר רע ברצון לעצב את מסמך האקסל שלך, אך נסה להשאיר את הסגנון / אסתטיקה לסוף.

ראשית, עליך ליצור גיליון אלקטרוני ברור ותמציתי, מההתחלה ועד הסוף. לאחר מכן, תוכל להוסיף כיוונון עדין למסמך Excel שלך, אך נסה לשמור עליו פשוט ועקבי בכל גליונות העבודה!

כיצד למצוא ולהסיר הפניות מעגליות ב- Excel

הנה מה שאתה צריך לדעת על הפניות מעגליות ב- Microsoft Excel וכיצד להתמודד איתן כשהן מופיעות.

קרא הבא

על הסופר