השתמש בתכונות חדשות אלה של יומן Google כדי לייעל את שעות העבודה המרוחקות שלך

תוך כדי עבודה מרחוק, ניהול המטלות הבלתי נגמרות גוזל את הזמן והאנרגיה שלך. כדי להתמודד עם נושא זה של ניהול זמן, טונות של כלים שימושיים זמינים באופן מקוון. אבל יומן Google הוא אחד הכלים הפופולאריים יותר לייעול הזמן שלך ולמניעת בזבוז זמן.

אז מאמר זה יציג בפניכם כמה תכונות, טריקים ותוספים מגניבים שתוכלו להשתמש בהם כדי להפיק את המרב משעות העבודה המרוחקות שלכם ביומן Google.

התכונות החדשות של יומן Google

גוגל מעדכנת באופן רציף את סביבת העבודה של גוגל (לשעבר G Suite) ומוסיפה לאפליקציות שלה תכונות חדשות, כולל לוח השנה. בואו נדון בכמה מהתכונות הללו ויתרונותיהן.

1. קבעו אירועי לוח שנה מהצ'אט

כשמסרים הודעות לעמיתים או ללקוחות שלך בצ'אט של גוגל, אתה יכול לתזמן אירועים ביומן Google ישירות מבלי לעזוב את הצ'אט. תכונה שימושית זו חוסכת המון זמן והטרחה בשינוי כרטיסיות מדי פעם.

זה זמין לכל משתמשי Google, ללא קשר לתוכנית סביבת העבודה שלהם. בסרגל ההלחנה של הצ'אט, יש לוּחַ שָׁנָה סמל. לחיצה עליו תפתח את לוח השנה בלוח הצדדי (על שולחן העבודה) עם האירוע. כברירת מחדל, הוא יוסיף את כל חברי הצ'אט כמשתתפים, אך תמיד תוכל לבצע שינויים.

2. קבעו מראש את חדרי הבריחה של Google Meet

תכונה זו מאפשרת לך להגדיר מראש חדרי פגישות של Google Meet דרך יומן Google. על ידי תזמון מראש של חדרי הפריצה, תוכלו למקסם את זמן הפגישה ולהימנע מהטרחה ביצירת חדרים במהלך השיחה.

האפשרות להגדיר חדרי Breakout Meet זמינה לכל המשתמשים, למעט התחלונות העסקיים של סביבת העבודה, יסודות החינוך ומשתמשי G Suite Basic. זֶה מאמר על תזמון חדרי הפגישה של Google Meet ידריך אותך כיצד לעשות זאת.

3. שתף את הזמינות שלך בקלות ובדיוק

עבודה מרחוק מאפשרת לך לקבוע את שעות העבודה שלך. אבל להודיע ​​לקולגות שלך על זמינותך המשתנה תדיר הופך לאתגר.

כעת תוכל להעביר את זמינותך לעבודה שלך באמצעות שתי האפשרויות החדשות ביומן Google: חזרה על רשומות מחוץ למשרד ופיצול זמן העבודה שלך למספר פלחים ביום. בזמן שאתה מאפשר הרשאות מחוץ למשרד, אתה יכול לבחור אם לדחות את כל הפגישות או רק את הפגישות שנוספו לאחרונה.

4. ראה הצעות צ'אט של Google בהתבסס על האירועים שלך ביומן Google

כשתוזמנת פגישה ביומן Google, צ'אט יציג קיצור דרך להצעת צ'אט בחלק העליון של צ'אטים סָעִיף. קיצור דרך זה יופיע 10 דקות לפני האירוע ויישאר שם למשך 10 דקות לאחר האירוע / הפגישה.

הודות לתכונה זו, תוכל לשתף קבצים ומסמכי מעקב ללא טרחה. עדכון המשתתפים בכל שינוי בזמן או בסדר היום נעשה קל יותר באמצעות תכונה זו. כולם, למעט משתמשים עם חשבונות אישיים, יכולים להשתמש בתכונה זו.

5. צפו ביומן אישי ועסקי יחד (Android 11 ואילך)

זה היה אולי התכונה הכי נחוצה ביומן Google. במקום לעבור בין לוחות השנה האישיים והעבודה שלך, אתה מציג את שני היומנים שלך יחד.

אלא אם כן שיתפת את לוח השנה האישי שלך עם חשבון העבודה, מנהל המערכת או הקולגות שלך לא יראו את ההתקשרויות האישיות שלך. למרות שכל משתמשי Google יכולים ליהנות מתכונה זו, היא זמינה רק במכשירים עם Android 11 ואילך.

הערה: גם על מנהל המערכת וגם על המשתמשים להפעיל תכונה זו לפני שמשתמש כל יכול להשתמש בתכונה זו.

6. קבל הודעה כאשר מישהו נרשם ליומן שלך

על ידי הרשמה ליומן המשותף של עמיתך, תוכל להתעדכן בשינויים שהם מבצעים בלוח השנה שלהם.

במטרה להבטיח שקיפות, גוגל הודיעה כי כעת תקבל דוא"ל אם מישהו מחבריך לעבודה מנוי ליומן שלך. תכונה זו זמינה לכל המשתמשים.

7. תמיכה בנקודות קצה מרובות של Exchange ביומן Google

עם ההשקה של לוח השנה האינטרטופ, תוכל לסנכרן את לוח השנה של Google שלך ​​עם נקודות קצה מרובות של Microsoft Exchange ולהציג את הזמינות של כל אחד אחר. התכונה עובדת עבור Exchange מקומי ושרתים מקוונים של Exchange.

כל המשתמשים משני הצדדים יוכלו לראות את לוחות השנה זה של זה, אך עדיין תוכלו להסתיר כל אירוע על ידי סימוןו כבלתי נראה.

תכונה זו זמינה לכל משתמשי Google, למעט Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits, ו- Enterprise Essentials.

קָשׁוּר: כלים לסינכרון Microsoft Outlook עם יומן Google

תכונות שימושיות אחרות ביומן Google

מלבד התכונות החדשות שהתארנו לעיל, ביומן Google יש גם אוסף של תכונות אחרות שיכולות להקל על העבודה מרחוק. הנה סקירה של תכונות נוספות של יומן Google שעליך לנצל בעת עבודה מהבית.

1. קבע פגישות זום ישירות מיומן Google

הרחבת הדפדפן Zoom Scheduler, שפותחה על ידי Zoom עצמה, מאפשרת לתזמן פגישות זום ישירות מיומן Google.

בעת הגדרת אירוע חדש ביומן Google, תראה אפשרות להגדיר פגישת זום מראש, בדיוק כמו שיחת Google Meet. זום יאסוף את כל המידע מאירוע לוח השנה וייתן לך קישור לפגישה. זו תכונה פשוטה אך חוסכת זמן אמיתית.

הורד: מתזמן זום עבור כרום | הַשׁקָפָה | פיירפוקס (חינם)

2. שלח אג'נדה לעצמך סדר יום

בין אם אתם אנשים מפוזרים ובין אם אתם אנשים מאורגנים במיוחד, הייתם שמחים לקבל אימייל בבוקר עם סדר היום. למרבה המזל, גוגל נותנת לך את האפשרות לעשות זאת. על ידי הפעלת אפשרות זו ביומן Google, תקבל את לוח הזמנים של היום בתיבת הדואר הנכנס שלך בשעה 5:00 בכל יום.

3. השתמש בתכונת זמן למצוא כדי לתזמן פגישות

כאשר הצוות שלך עובד מרחוק, מציאת משבצת זמן לפגישות הופכת להיות מסובכת. באמצעות תכונה חכמה זו, גוגל תבדוק את לוחות השנה של המשתתפים ותציג בפניכם את המשבצות הזמינים. לפיכך, תוכלו לארגן פגישות במהירות מבלי לדאוג לזמינות המשתתפים.

4. ערוך אירועי לוח שנה מדוא"ל

קיבלת אימייל עם פרטי האירוע? הוסף אותו ליומן Google ישירות על ידי לחיצה על סמל שלוש הנקודות מעל הדוא"ל וחסוך זמן.

5. השתמש ב- Toggl כדי לעקוב אחר זמן לוח השנה

בעבודה מרחוק, חשוב לעקוב אחר כמה זמן השקעת בפועל בפגישות או פגישות, במיוחד אם משלמים לך לשעה. במקרה זה, אתה יכול להשתמש ב- Toggl כדי לעקוב אחר הזמן הכולל שבילית באירועים של יומן Google.

הורד: Toggl עבור כרום | פיירפוקס (חינם, מנוי זמין)

השתמש בתכונות אלה כדי לעבוד בצורה חכמה

בין אם אתה עובד מרחוק או בבית, לוח השנה של משקפיים הוא כלי נהדר לשיתוף פעולה עם הצוות שלך. תכונות חדשות אלה הקלו עוד יותר על עבודה מרחוק, ומאפשרים לך להמשיך במשימה ובמסלול.

למרות שכל הטריקים והתוספים שהוזכרו לעיל יכולים להגביר את הפרודוקטיביות שלך, אינך יכול להפיק את המרב מזמנך עד שתלמד להשתמש בקיצורי המקשים ליומן Google.

יומן Google: כל קיצור מקשים שאתה צריך

נהל את יומן Google שלך ​​כמו מקצוען בעזרת גיליון בגידות PDF זה להורדה בחינם.

קרא הבא

על הסופר