מדריך ניהול משימות מקוון: 10 טיפים לבחירת האפליקציה הנכונה

במהלך התקן החדש, מספר האפליקציות המקוונות והלא מקוונות לניהול פרויקטים גדל מרובה. כיום ישנן מאות אפליקציות שיכולות לעזור לך לנהל פרויקט עסקי ביעילות תוך ניהול צוות משתפי פעולה.

אם אתם מעוניינים לרכוש תוכנת ניהול משימות, עליכם לברר האם היישום גמיש וניתן להרחבה בכדי לעמוד ביעדים שלכם. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד לבחור את מנהל המשימות המקוון הנכון.

מהי תוכנת ניהול משימות מקוונת?

פרויקט עסקי כולל מספר משימות תלויות או עצמאיות. כל אחד מחברי הצוות אחראי למשימה אחת או יותר. משימות מרובות כוללות תאריכי התחלה וסיום רבים, תקציב זמן, תקציב עלות, הקצאת משאבים, תזכורות, דוחות, מסמכים וכו '.

כאשר תוכנת מחשב מתוחכמת מנהלת את כל ההיבטים הללו בפרויקט, היא מכונה תוכנת ניהול משימות. פרוץ המגיפה שכנע אלפי חברות לאמץ עבודה מרחוק. כתוצאה מכך, אפליקציות לניהול משימות מקוונות כעת ומתארחות בשרתי ענן.

קָשׁוּר: יתרונות וחסרונות של שימוש ב- Microsoft Excel ככלי לניהול פרויקטים

תכונות סטנדרטיות של אפליקציות ניהול משימות מקוונות

כאשר אפליקציות מעקב אחר משימות מקוונות גדלו, שירותי IT רבים ופיתוח תוכנה מציעים אפליקציות תכליתיות לניהול פרויקטים. עם זאת, רוב האפליקציות הללו מגיעות עם קבוצה של תכונות סטנדרטיות החיוניות לניהול פרויקטים בסיסי. תכונות אלה הן כדלקמן:

1. מציג רשימות משימות משוכלל

רוב האפליקציות המקוונות לניהול משימות כוללות מסך תצוגת משימות. כאן תוכל לראות את כל המשימות ומשימות המשנה של כל פרויקטים מתמשכים או מוגמרים.

2. מועצת קנבן

אפליקציה מתקדמת למנהל משימות מקוונת תכלול את לוח Kanban ליישום Kanban לניהול פרויקטים יעיל ברמה האישית או הארגונית. היישומים מדמיינים דיגיטלית לוחות Kanban המציגים עמודות עבור ממתין ל, בתהליך, ו הושלם סטטוסי משימה וכרטיסים כמשימות בפועל.

3. תרשים גנט

תרשים גאנט הוא תכונת ניהול הפרויקטים המרכזית של כל אפליקציית מעקב אחר משימות מקוונות. תרשימי גאנט ממחישים את התקדמות הפרויקט באמצעות שיטת גרף העמודים האופקי. זה יכול גם לדמיין תלות במשימה, זמן בילה ומצב המשימות הנוכחי.

4. הודעת אפליקציה בדוא"ל או בהודעות

אפליקציות ניהול פרויקטים מקוונות גם מדגישות את שמירת כולן על ידי הצעה בזמן אמת של סטטוס פרויקט ועדכוני פעילות. בכל פעם שהאפליקציה מזהה שינויים כלשהם ברשימת המשימות, היא מיידעת מייד על המשאב שהוקצה ועל בעל הפרויקט.

5. מעקב אחר זמן

אפליקציות לניהול משימות מקוונות מגיעות עם תוכנית אוטומטית לזמן זמן למעקב אחר שעות התפוקה, ניצול המשאבים, תקציב הפרויקט, שעות החיוב וכו '. בעלי פרויקטים יכולים לקבל החלטות בזמן אמת על ידי הצגת ביצועי השימוש בזמן של הפרויקט.

קָשׁוּר: החלופות הטובות ביותר ליישום מעקב אחר Toggl

אפליקציית מנהל המשימות המקוונת ביותר כוללת אפשרויות תיוג וסינון משימות. בעל הפרויקט יכול להגדיר תגים ספציפיים, כמו עבודת עדיפות, מחלקה אחראית, מיומנויות ספציפיות, מועד אחרון למסירה, שלב הפיתוח וכו '. חברי הצוות יכולים לסנן בקלות משימות על סמך תגים אלה כדי למצוא את המשימה הנכונה.

7. תקשורת צוות או לקוח

אפליקציות סטנדרטיות לניהול משימות מקוונות החלו להציע קטע לתקשורת פנימית וחיצונית. יישומים אלה כוללים מודולים כמו ועידת וידאו, שיחות קוליות והודעות טקסט.

8. הפקת דוחות, אחסון קבצים ושיתוף

אפליקציות לניהול משימות מציעות גם מתקנים ליצירת דוחות כדי לדמיין את ביצועי הפרויקט, תקציב משאבים, משאבים עם ביצועים נמוכים, בעיות משימות, צווארי בקבוק של פרויקט וכו '.

ניתן גם לייצא דוחות כגיליונות אלקטרוניים או כ- PDF ולשלוח אותם בדוא"ל לצוות או ללקוח. יישומים אלה מאפשרים גם לשותפי פעולה בפרויקט לאחסן ולשתף באופן מאובטח קבצים קריטיים הקשורים לפרויקט.

קָשׁוּר: התכונות הטובות ביותר של nTask לניהול פרויקטים חלקים

טיפים לבחירת האפליקציה הטובה ביותר לניהול משימות

תוכנת ניהול משימות יכולה לשפר את התפוקה הכוללת ואת ההכנסות השנתיות לעסקים בכל גודל. עם זאת, פרילנסרים, יזמים בודדים ועסקים קטנים צריכים לבחור באפליקציית ניהול המשימות הטובה ביותר שמפשטת את המשימה ולא מוסיפה עומס עבודה נוסף.

מלבד התכונות הסטנדרטיות שלעיל, תצטרך לחפש תכונות בעלות ערך מוסף. להלן הטיפים המובילים שיעזרו לך לקנות את האפליקציה המושלמת למנהל משימות מקוון:

ברמת הצוות או הפרויקט, עלול להיות ניגוד אינטרסים בין משתפי הפעולה. האפליקציה צריכה לאפשר שליטה מרכזית לבעל הפרויקט ושליטה מקומית עבור עמיתים. על מנהל הפרויקט להיות בכוח להתאים אישית את הגישה לכלי בהתאם ליכולתו של משתף הפעולה.

2. בקרת פרטיות וסודיות

ברוב הפרויקטים הפרילנסרים או ברמת הארגון, זה אתגר לשמור על מידע אישי וקניין רוחני בסודיות. עליכם לחפש תוכנות לניהול משימות העוסקות בבעיות פרטיות נתונים.

3. אבטחת פלטפורמת ענן

האפליקציה הטובה ביותר לניהול משימות צריכה להצפין את כל הנתונים היוצאים והנכנסים לפי פרוטוקולי אבטחת התקשורת באינטרנט האחרונים. ההצפנה אמורה לפעול גם כשהאפליקציה נמצאת במנוחה. עליכם לחפש תכונות אבטחה כמו:

• מערכת ניהול זהויות וגישה (IAM).
• האפליקציה תואמת את GDPR, DSGVO ו- SOC2.
• הצפנת תקן הצפנה מתקדמת (AES) עם 256 סיביות SSL.

4. הקצאת משימות והודעה

מעקב אחר משימות מקוון יעיל אמור לאפשר לחברי הצוות להקצות משימות לדלי שלהם מרשימת משימות מרכזית. בנוסף, תכונות כמו מנהל פרויקט שמקצה משימה למשאב ספציפי בהתאם למיומנות, יוסיפו ערך לכלי.

כאשר בעל פרויקט מקצה משימות או כאשר משאב תובע מטלות, עליו להודיע ​​לאנשים האחראים.

5. סנכרן עם לוח שנה אישי

מכיוון שמגמת העבודה המרוחקת גוברת, מומלץ מאוד שאפליקציית מעקב המשימות המקוונת שלך תסונכרן עם לוח השנה האישי שלך. אם אתה יכול לראות את כל המשימות היומיומיות האישיות והמקצועיות על גבי מסך אחד, תהיה יעיל יותר באספקת פרודוקטיביות גבוהה.

6. שילוב אפליקציות של צד שלישי

האפליקציה הטובה ביותר לניהול משימות אמורה לאפשר שילוב מאמץ עם אפליקציות אחרות כמו גרפיקה תכנון, גיליון אלקטרוני, מעבד תמלילים, לקוח דוא"ל, העברת הודעות, ועידות וידאו, דיגיטלי לוח לבן וכו '. שילוב עם אפליקציות מקצועיות מאפשר לך למצוא את כל המשאבים הקשורים לפרויקט במקום אחד.

7. תאימות מרובת מכשירים

חפש מעקב אחר משימות מקוון המאפשר לך להתחבר מכל מכשיר כמו Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, מערכת ההפעלה של Chrome וכו '. תקבל יותר תמורה לכסף אם האפליקציה תאפשר לך לשמור התקדמות במכשיר אחד ולהתחיל לעבוד ממכשיר אחר בצורה חלקה.

8. ניתוח מבוסס AI

כמה אפליקציות לניהול משימות מגיעות גם עם AI מובנה שמייצר ניתוח ברמה גבוהה על פרויקטים קודמים. על ידי קבלת תובנות מדוחות כאלה, תוכל לתכנן פרויקטים עתידיים בצורה יעילה יותר בתקציב נמוך יותר.

9. גישה לתמיכת לקוחות

רוב האפליקציות כיום מציעות תמיכת לקוחות באמצעות צ'אט, דוא"ל וטלפון. בקניית אפליקציית מעקב אחר משימות מקוונות, בדוק אם היזם מספק שירותי תמיכה כלליים וטכניים נאותים.

10. מבנה תמחור

חפש אפליקציה מקוונת לניהול משימות המציעה מבנה מחירים גמיש. קבל תוכנית תקציב ברמת כניסה כשאתה צוות מתחיל והגדיל ככל שהפרויקטים והמשאבים שלך יגדלו.

האם אפליקציית ניהול משימות מקוונת מתאימה לך?

חיפוש אחר האפליקציה הטובה ביותר לניהול משימות מקוון יכול לנצל הרבה משעות הפרודוקטיביות שלך. תוכלו לעקוב אחר הטיפים שלעיל כדי להשיג את התוכנה המושלמת לניהול משימות לעסק שלכם ולהימנע מאיבוד זמן יקר.

ClickUp לעומת אסאנה: מה עדיף על ניהול פרויקטים?

יש הרבה אפשרויות לתוכנות לניהול פרויקטים, הנה כמה טיפים שיעזרו לך לבחור בין Asana ו- ClickUp.

קרא הבא

על הסופר