כיצד להשתלט על תיבת הדואר האלקטרוני שלך ולהישאר פרודוקטיבי

עבור איש מקצוע, אי אפשר לחשוב על יום בלי מיילים. מחקרים מראים שאנשי מקצוע ארגוניים משקיעים כשליש משעות המשרד שלהם בבדיקת תיבות הדואר הנכנס שלהם.

על ידי עדיפות דוא"ל, בסופו של דבר אתה מקריב את הפרודוקטיביות, המיקוד והיצירתיות שלך. הטיפים הבאים יכולים לעזור לך לשמור על זמן בדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך.

1. הגבל את בדיקת הדוא"ל

בדיקת תיבת הדואר הנכנס שלך אינסוף פעמים לא תוביל אותך לשום מקום. לכן, הגבל את מספר הפעמים שאתה רוצה בדוק אימיילים חדשים בתיבת הדואר הנכנס שלך.

צור את המגבלה בהתאם לדרישה ולעומס העבודה שלך. בדיקת דוא"ל בתחילת ובסיום שעות העבודה היא בסדר. במידת הצורך, תוכלו לבדוק זאת פעם אחת לאחר הצהריים.

אל תבדוק את תיבת הדואר הנכנס בשעות היצרניות ביותר ביום, כמו בוקר וערב, או כשאתה מבלה עם המשפחה שלך. אתה יכול להיות גמיש ולהמשיך להתנסות עד שתמצא משהו מתאים. לדוגמה, אתה יכול להגדיר מגבלות כמו:

• אל תבדוק דוא"ל עסקי לפני השעה 10:00 ואחרי השעה 19:00. או במהלך סופי שבוע.
• בדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך רק פעמיים או שלוש ביום.
• השתמש בכל מערכת מובנית שמציגה רק הודעות דוא"ל אחרונות או חשובות.

2. קבל משימות ישירות לאפליקציית ניהול המשימות

האם אתה אחד מהם שתלוי במיילים למשימות משימות? אם כן, הגיע הזמן לשנות. אחת הסיבות העיקריות לבדיקה מתמדת של תיבות דואר נכנס היא שאחרים מקצים לך משימות חדשות באמצעות מיילים או שומרים שם על המשימות שלך.

קָשׁוּר: התכונות הטובות ביותר של nTask לניהול פרויקטים חלקים

תיבת הדואר הנכנס שלך לא חייבת לעבוד כרשימת המטלות שלך. הגבל את השימוש בדוא"ל רק למטרות תקשורת, העבר כל דבר שזקוק לפעולה מעבר לתגובה ליישומי ניהול משימות או ליישומי רשימת מטלות. יישומים כאלה מציעים גם תכונות תקשורת מיידיות שיהפכו את ניהול הפרויקט לחלק.

אם אתה פותח דוא"ל וקורא אותו, לא רק לסגור אותו לאחר הקריאה ולהתעסק במיילים אחרים. פעל באופן מיידי על הודעת האימייל הזו, כדי להימנע מחזרה לתיבת הדואר הנכנס שלך שוב כדי להגיב.

אם הדוא"ל זקוק לתשובה, עשה זאת. אם אתה זקוק לדוא"ל לעיון עתידי:

• תשמור את זה.
• אם הדוא"ל הוא קריטי לעסק, סמן אותו בכוכב.
• אם אינך זקוק לו יותר, מחק אותו.

סיום עם כל אימייל שקראתם הוא המפתח לשמירת תיבת הדואר הנכנס והמוח שלכם ללא עומס.

4. סגור את לקוח הדוא"ל שלך

כן, אתה יכול להמשיך לעבוד על שולחן העבודה שלך מבלי להפעיל את אפליקציית הדוא"ל. לאחר בדיקה ותגובה למיילים שלך, סגור את האפליקציה והתמקד בהשלמת המשימות שלך.

הודיעו למשפחה, לחברים, לעמיתים ולקוחות שלכם כי דוא"ל אינו הדרך הטובה ביותר להגיע אליכם לקבלת תגובה מיידית.

ברגע שהם מודעים לכך, יהיו להם ציפיות מוגבלות ממך לגבי תגובת דוא"ל. תוכל להשתמש ביישומי העברת הודעות מיידיות שונות בטלפון או במחשב הנייד שלך כדי לשמור על קשר עם בני משפחתך ועמיתיך.

5. שמור על תשובות דוא"ל קצרות

אם נוהגים לכתוב מיילים ארוכים, הפסיקו לבזבז את זמנכם ועברו ל כתיבת הודעות דואר אלקטרוני קצרות. ודא שהמיילים שלך הם עד הסוף, והשאילתה שלך מוצגת בשורה הראשונה כדי למנוע בלבול. אתה יכול לסיים את מרבית הודעות הדוא"ל בכמה משפטים, וקיצורתה מרמזת שתעריך את הזמן של כולם, כולל שלך.

רק כמה מיילים יזדקקו לתגובה ארוכה יותר ותוכלו לשמור אותם בקטגוריה "להגיב מאוחר יותר". במידת האפשר, אתה יכול לשלוח תשובות כאלה בצורה של הודעות שמע.

6. אמור לא להודעות דוא"ל

הודעות הן הגורם העיקרי להסחת דעת אצל איש מקצוע מודרני. יהיה זה לא נכון להניח שכל ההודעות מגיעות מהמדיה החברתית.

התראות דוא"ל מופיעות מדי פעם, וגורמות להפרעה בתהליך העבודה הרגיל שלך. כאשר הודעת דוא"ל מופעלת, סגירת האפליקציה או הכרטיסייה לא תועיל.

אם אתה מוסחת מכל הודעת דוא"ל חדשה ועסוק בבדיקת תיבת הדואר האלקטרוני שלך, עדיף להשבית את הודעת הדוא"ל החדשה. זה יעזור לך להתמקד במשימה העומדת על הפרק, במיוחד אלה שזקוקים לתשומת לב מלאה.

7. נסה להפעיל מגיב אוטומטי בסוף השבוע

שיטה זו חיונית אם אתה פרילנסר או סולופרן. מגיב אוטומטי חוסך ממך להיות מנוכר לכולם תוך התעלמות מהודעות דוא"ל לשקט הנפשי שלך.

צור כמה תשובות אוטומטיות מתחשבות ואינפורמטיביות שיכולות לטפל בכל המיילים שאתה מקבל במהלך סופי שבוע או חופשות.

קָשׁוּר: אפליקציות Android להגדרת תשובות אוטומטיות לכל דבר

8. הפסק לבדוק את הדוא"ל בסמארטפון שלך

נקודה זו עשויה להפחיד אותך עם FOMO. עם זאת, חשוב פעמיים אם אתה באמת זקוק ללקוח דוא"ל המותקן בטלפון שלך או לא. במקום לקבל דוא"ל, תוכל להשתמש באפליקציות תקשורת מיידיות יותר כגון Slack בטלפון שלך. בואו נעזוב את הדוא"ל לשולחן העבודה וליהנות מההפסקה הקצרה שלכם ללא כל דאגות.

9. הערך את שטח הדואר הנכנס שלך

ייתכן שאתה משתמש בלקוח דוא"ל בחינם, אך אין זה אומר שתתן לתיבת הדואר הנכנס שלך להסתבך עם דוא"ל לא רצוי. אם נרשמתם לאתרים המפציצים אתכם לאורך כל היום עם מבצעי מכירה וקידום מכירות, הגיע הזמן לנקוט פעולה כלשהי.

הודעות דוא"ל לקידום מכירות רבות נוחתות על האימיילים שלך מכיוון שנתת להם אישור מלכתחילה. לכן, בטל את הרישום לאתרים שאינך מעוניין בהם יותר.

כמו כן, חשוב פעמיים לפני שתירשם לניוזלטרים בפעם הבאה. עם זאת, אינך צריך להשקיע זמן במציאת המיילים החשובים או במחיקת מיילים מיותרים.

10. הפרד בין חשבונות הדוא"ל האישיים והעסקיים שלך

זה אולי נראה כמו משהו שכולנו יודעים, אבל תמיד יהיו אנשים שיקבלו מיילים מקצועיים ואישיים באותה תיבת דואר נכנס. אם אתה אחד מהם, הגיע הזמן ליצור מיילים שונים למטרות אישיות ומקצועיות.

נסה לא לבדוק את הדוא"ל האישי שלך במהלך שעות העבודה (אלא אם כן אתה מצפה שיגיע דוא"ל מכריע). כמו כן, הימנע מבדיקת דוא"ל רשמי מחוץ לשעות העבודה. לפיכך, אתה יכול לשמור על איזון בריא בין עבודה לעבודה אשר בסופו של דבר יתרום לפריון שלך.

עבוד באופן פרודוקטיבי מבלי לפגוע בתיבת הדואר הנכנס שלך

למרות שדואר אלקטרוני הביא לשינוי מהפכני באופן התקשורת שלנו, תשומת לב רבה מדי אליו יכולה להיות מסיחה והרסנית כאחד. על ידי הגבלת תשומת הלב לתיבת הדואר הנכנס שלך, תוכל להמשיך ולהתמקד במשימות היום יומיות.

8 הדרכים הטובות ביותר לניהול המשימות שלך ב- Chrome

האם אתה יכול להשתמש בדפדפן Chrome שלך ​​לניהול המשימות שלך? נסה את התוספים האלה לניהול משימות כדי לנהל את רשימות המטלות של (הצוות) שלך ולעקוב אחר הפרודוקטיביות שלך.

קרא הבא

על הסופר