כיצד לייבא נתונים מטופסי Microsoft Word לגיליון אלקטרוני של Excel

השימוש בטפסים ב- Microsoft Word לאיסוף מידע הוא די פשוט ונוח. האתגר הגדול טמון בהעברת הנתונים שנאספו לגיליון האלקטרוני של Excel.

זה יכול להיות מכריע להזין ידנית את כל הנתונים שאספת. למרבה המזל, ישנן מספר דרכים למלא באופן אוטומטי נתונים מהטפסים שלך ב- Microsoft Word לגיליון האלקטרוני של Excel.

הבנת טפסים ב- Microsoft Word

לפני שנתחיל, בואו נדון בטפסים במסמכי Microsoft Word. ייתכן שאתה תוהה כיצד פועלות צורות Word, אך זה די פשוט.

בעזרת Word תוכלו ליצור מסמכים סטנדרטיים בהם ניתן להשתמש כדי לאסוף נתונים. היא עושה זאת על ידי מתן תבנית לבחירתך.

התבנית כוללת את כל השדות הרלוונטיים שייתכן ותרצה שהמשתמשים שלך ימלאו. לאחר שתציין את השאלות, למשתמשים תהיה אפשרות למלא תבניות אלה. תשובות אלה נשמרות בצורות Word, אליהן ניתן לגשת בכל עת.

יצירת גיליון אלקטרוני של Excel מטופס Microsoft Word

באפשרותך להשתמש בכל אחת משיטות אלה בהתאם למספר הטפסים שיש לך או לסוג הנתונים שברצונך לייצא מטופסי ה- Word שלך.

שיטה 1: ייבוא ​​תאים בודדים

עדיף להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לייבא נתונים מתא בודד לגיליון אלקטרוני של Excel. להלן השלבים שעליך לבצע כדי להשתמש בשיטה זו.

1. במחשב, פתח חדש גיליון אלקטרוני של Excel.
2. הקלק על ה הוסף לשונית ובחר את לְהִתְנַגֵד אוֹפְּצִיָה.
3. בלחיצה עליו, לְהִתְנַגֵד אפשרות תוביל אותך לחלון, כפי שנראה בצילום המסך.
4. שם, בחר את צור מקובץ אוֹפְּצִיָה.
5. חפש דרך מסמכי Microsoft Word כדי לייבא את הקובץ הרצוי.
6. בחר אותו על ידי לחיצה כפולה על שם הקובץ, ואז סגור את החלון על ידי לחיצה על בסדר לַחְצָן. תהליך זה ימזג את קובץ ה- Word לגיליון האלקטרוני של Excel.
7. כעת תיבת הטקסט של התא שלך תוצג = EMBED ("מסמך") תחתיה, כפי שמוצג בתמונה. ניתן לבצע זאת רק אם הרשאות עריכת מסמך Word מופעלות.
8. הקלק על ה כרטיסיית קובץ>שמור כושנה את שם קובץ ה- Excel שלך במקום להחליף את המסמך הקודם שלא סומן.
9. לחץ על להציל שוב כדי לסיים את התהליך.

שיטה 2: ייבוא ​​תא לפי תא

שיטה שנייה זו מאפשרת לך לייבא את תא הנתונים שלך אחר תא. להלן מספר שלבים להנחות אותך.

1. לִפְתוֹחַ את מסמך ה- Word עם הנתונים המיועדים להעברה.
2. לחץ על סימני הבקיעה שעל השולחן.
3. העתק את הטבלה על ידי לחיצה Ctrl + C.
4. אתה יכול אז סגור מסמך המילים שלך.
5. פתח גיליון אלקטרוני של Excel ולחץ על רשת תא ראשונה.
6. הדבק את הנתונים שהעתקת בלחיצה Ctrl + V.. הנתונים שלך יודבקו כפי שנראה בתמונה זו.

אם תבחר להשתמש בשיטה זו, אנא ודא כי לטבלת Excel יש אותה פריסה כמו לטבלת Word הכוללת את הפרטים.

פירוש הדבר שאם בטבלת המילים שלך יש עשר עמודות, טבלת ה- Excel צריכה להיות זהה.

שיטה 3: המרת Word ל- Excel באמצעות קבצי CSV

שיטה פשוטה נוספת להמרת מידע מטופס ה- Word לגיליון האלקטרוני של Excel היא שימוש בערכים המופרדים בפסיקים (CSV) קובץ. קובץ CSV הוא קובץ טקסט מופרד המשתמש בפסיקים להפרדת ערכים בקובץ.

השימוש בשיטה זו הוא פשוט. Word מבדיל בין נתונים רלוונטיים לטקסט אחר בטופס שלך. פירוש הדבר שתגובות הלקוח שלך לא יכולות להתערבב עם פרטים נוספים מהתבנית.

המרת Word ל- CSV

לפני שתשתמש ב- CSV להעברת נתונים לגיליונות האלקטרוניים שלך ב- Excel, ייתכן שיהיה עליך להמיר את טופס ה- Word שלך לפורמט CSV. כדי להמיר את הקבצים שלך, תוכל להשתמש באחת מהשיטות הבאות.

אפשרות 1: שימוש באפשרויות להמרת המילה שלך ל- CSV

אתה יכול להשתמש ב- אפשרויות כדי להמיר את הטופס שלך ל- CSV על ידי ביצוע השלבים הבאים.

1. פתח את טופס ה- Word שלך. וודאו שהוא מכיל את כל המידע הדרוש לכם.
2. בחר קובץ> אפשרויות.
3. על אפשרויות בחלונית, בחר מִתקַדֵם. תמצא זאת בצד שמאל של תיבת הדו-שיח, כפי שמוצג בתמונה למטה.

4. חשבון שמור נתוני טופס כקובץ טקסט שתוחם.

5. לבסוף, סגור את תיבת הדו-שיח על ידי לחיצה על אישור.

כעת תוכל לייצא את הנתונים שלך ל- Excel או לשמור את המסמך כרצונך.

אפשרות 2: שימוש ב"שמור בשם "כדי לייצא את הנתונים שלך ל- CSV

לחלופין, אתה יכול להשתמש ב- שמור כ אפשרות לשמור את המסמך בפורמט CSV. אם זו השיטה האידיאלית שלך, הנה כמה צעדים להנחות אותך.

1. בזמן שאתה עדיין נמצא בטופס Word שלך, לחץ על ה- תפריט קובץ> שמור בשם אוֹפְּצִיָה.
2. תראה תיבת דו-שיח המכילה טקסט רגיל שנבחר כברירת מחדל, כפי שמוצג בתמונה.
3. אם ביצעת שינויים כלשהם, עליך לשנות את שם הקובץ וללחוץ עליו להציל.
4. תופיע תיבת דו-שיח בתצוגה מקדימה כמו זו שבצילום המסך ותציג את הנתונים שאתה מתכוון לייצא לפורמט CSV שלך. כדי לייצא את הנתונים לחץ בסדר.

על ידי ביצוע השלבים הבאים, Word יחלץ את הנתונים בטופס ל- a .csv קוֹבֶץ. קבצי CSV תואמים ל- Excel. הם נותנים לך את החופש לגשת אליהם בכל גרסת Excel.

כדי להפריד בין השדות השונים במסמך, Word מכניס פסיקים. Excel משתמש בפסיקים אלה כדי להפריד בין נתונים השייכים לתאים שונים.

אפשרות 3: שימוש בייצוא לשמירת נתונים ב- CSV

אם אינך רוצה להשתמש ב- שמור כאפשרות, כדאי לך לשקול את אפשרות הייצוא. כך ניתן לייצא נתונים לקובץ CSV.

1. עוד בטופס שלך לחץ על קוֹבֶץ.
2. בחר את יְצוּא אוֹפְּצִיָה.
3. לחץ על לשנות את הסוג קובץ, ואז על סוגי הקבצים ובחר טקסט רגיל (* .txt). זה פשוט כמו שזה נראה בצילום המסך.
4. לחץ על שמור כ. בכך תפתח את שמור כ תיבת דו-שיח, שתאפשר לך לערוך את מאפייני הקובץ.
5. בחר את המיקום המועדף על הקובץ שלך.
6. תן שם לקובץ שלך לפי הצורך ולחץ על להציל. לאחר מכן ייצא הנתונים.

ייבוא ​​נתוני טופס ל- Excel

כעת לאחר שהמרתם את נתוני הטופס שלכם ב- Word לפורמט CSV שלהם, השלב הבא הוא לייבא אותם לגיליון האלקטרוני של Excel.

ייתכן שהקובץ שלך לא נראה ב- Excel מכיוון ש- Excel מציג רק קבצי Excel כברירת מחדל. כדי לגשת לקובץ ה- CSV שלך, בצע את הצעדים הבאים.

1. פתח א חָדָשׁ גיליון אלקטרוני של Excel.
2. לחץ על קובץ>לִפְתוֹחַ.
3. בחר את לְדַפדֵף סמל ובחר כל הקבצים ברשימה הנפתחת סוגים.
4. מצא את מיקום הקובץ ובחר אותו.
5. לחץ על לִפְתוֹחַ. פעולה זו תנחה את Excel לפתוח את ה- אשף ייבוא ​​טקסט, כפי שמוצג מטה. לחץ על תוחם>הַבָּא.

התמודדות עם טפסים רבים

לפעמים ייתכן שתצטרך להמיר טפסים רבים ביום אחד. לעבור את כל התהליך הזה עשוי להיות מאומץ במקרה זה.

האפשרות הטובה ביותר היא ליצור חיבורי קוד לגיליון האלקטרוני באמצעות ADO כאשר מתמודדים עם טפסים רבים. ADO (ActiveX Data Object) יעשה אוטומטית את תהליך ההעברה. בדרך זו, קל יותר להעביר נתונים.

קָשׁוּר: נוסחאות משוגעות של Microsoft Excel שמועילות במיוחד

מדוע להשתמש בשיטות אלה

למרות שלימוד טכניקות חדשות אלה יכול להיות מאיים, הן ישתלמו בטווח הארוך. ניתן לחסוך זמן רב באמצעות שיטות אלה.

הם גם מגבירים את הדיוק שלך בכל הקשור להזנת נתונים. בדרך זו, הסיכון לשגיאות הופך מעט נמוך יותר מכיוון שהנתונים מועברים מתוכנה אחת לאחרת במקום להקליד אותם ידנית.

כיצד לשלב שתי עמודות ב- Microsoft Excel (שיטה מהירה וקלה)

שימוש בעמודות מרובות ב- Excel יחסוך לך את הזמן למיזוג ידני. כך ניתן לשלב עמודות ב- Excel.

קרא הבא

על הסופר

הרחב לקריאת הסיפור המלא