כיצד לכתוב מיילים טובים יותר: 3 טיפים פשוטים

הבנה כיצד לכתוב מיילים טובים היא מיומנות מכרעת, במיוחד לעבודה. בין אם אתה בעל עסק קטן ובין אם אתה עצמאי, סביר להניח שתטפל באינספור אימיילים מדי יום.

אתה יכול להשתמש בדוא"ל כשיטת התקשורת העיקרית שלך עם עסקים ולקוחות אחרים. זה אולי נראה כמו משימה פשוטה לכתוב דוא"ל, אך לעתים קרובות אנשים סובלים מתקשורת לא נכונה.

להלן מספר טיפים שיכולים לעזור!

1. היה מדויק

בתקשורת דוא"ל אתה צריך להיות ספציפי עם מה שאתה אומר. אימייל פשוט כגון "אני צריך שזה ייעשה עד מחר." לא יספיק אם תעביר מסר לעובד.

למרות שעובדיך צריכים להבין את רוב דבריך, מדוע לקחת את הסיכון בתקשורת שגויה כאשר אתה יכול להיות ישיר במקום?

2. בנה את הדוא"ל שלך כמו שצריך

אופטימיזציה של קו הנושא

יש למטב את כל ההיבטים של הדוא"ל שלך, משורת הנושא לגוף.

אתה מקבל אינספור אימיילים בכל יום, וחלקם נוטים לבלוט, נכון? בדרך כלל, אלה עם שורת נושא ממוטבת. שורת הנושא של הדוא"ל שלך צריכה להיות רלוונטית לנושא הכללי של הדוא"ל.

כאשר איננו מזהים את שורת הנושא, או שזה נראה לא רלוונטי, אנו פשוט מוחקים את הדוא"ל לפני קריאתו. כדי להימנע מכך, ודא ששורת הנושא שלך מובנית כהלכה.

גוף דוא"ל

התחל את הדוא"ל שלך בברכה. חשוב להיות רשמיים בעת תקשורת עם לקוחות ושותפים עסקיים. זה בסדר גמור להשתמש בדיבור לא פורמלי מתי שמתאים, אבל עדיף להשתמש בדיבור רשמי ברוב המקרים.

מה השאלה או הפעולה שאתה מנסה להעביר? טוב להגיע לנקודה אחרי ברכות. אל תהססו להיות ישירים.

סְגִירָה

סיום הדוא"ל שלך הוא הדבר האחרון שהלקוחות שלך או השותפים העסקיים שלך יקראו. זה יכול להשפיע אם הם נותנים לך תגובה או לא.

נסה לסיים את הדוא"ל כמו בשיחה. תהיה לך סיכוי טוב יותר לקבל תגובה חיובית אם אתה ידידותי, מקצועי וברור בקריאתך לפעולה.

שליחת קובץ מצורף

אם יש לך קובץ מצורף גדול שאתה רוצה לשלוח, אתה לא צריך לעשות זאת באמצעות דוא"ל. במקום זאת, העלה את הקובץ לשירות שיתוף קבצים ושלח קישור במקום. זה נראה הרבה יותר מקצועי.

3. ערוך והגהה!

כשאתה מכין את הדוא"ל שלך, נסה לדמיין שכולם בחברה יקראו אותו. מהיר ליצור הודעות דוא"ל, אך הן יכולות להשאיר רושם מתמשך, לכן הקפד לבדוק את עבודתך לפני שתלחץ לִשְׁלוֹחַ.

ישנם כלים מקוונים רבים בחינם שיכולים לעזור לך להבטיח שעבודתך כתובה היטב ונכונה מבחינה דקדוקית. הוא כולל מבנה משפטים, פיסוק, איות וכו '.

דקדוקית

דקדוקית ינתח פיסת טקסט שכתבת ויבדוק אם קיימות שגיאות דקדוקיות. אתה יכול להתקין אותו כתוסף דפדפן, וכך יש לך גישה אליו ולא משנה באיזה אתר אתה משתמש.

לדוגמה, דקדוק יכול לבדוק את הדקדוק שלך תוך כדי הקלדת הדוא"ל שלך ב- Gmail או באתרי דוא"ל אחרים.

דקדוק זמין בחינם, אך יש לו גם גרסת פרימיום. הגרסה החינמית שלה עושה עבודה טובה בזיהוי שגיאות דקדוק ופיסוק בסיסיות, כגון פסיקים, משפטים רצים, אליטרציה, שברים וכו '.

זה גם יבדוק אם יש שגיאות כתיב, פלגיאט וסגנון כתיבה. גרסת הפרימיום של Grammarly מוסיפה נגיעה נוספת לכל מה שהגרסה החינמית מציעה. עם זאת, הדקדוק הדקדוקי מיועד בעיקר למי שמתכנן לפרסם מאמרים.

קָשׁוּר: האם שווה ערך לדקדוק דקדוקי? הנה כל מה שאתה צריך לדעת

עורך המינגוויי

ה עורך המינגוויי הוא כלי מקוון בחינם שיעזור לך לשפר את סגנון הכתיבה שלך. הפלטפורמה אידיאלית לעריכת קטעים קצרים, כגון מיילים.

בנוסף, עורך המינגווי יעודד אותך להיות ברור וישיר בכתיבתך, גם אם אתה כותב מאמרים ארוכים עם משפטים מורכבים. אתה יכול להשתמש בעורך זה כדי להעריך את המורכבות והקריאה של עבודתך.

האם ידעת של- Microsoft Word יש אפשרויות הגהה מעולות? כאשר אתה פותח את Microsoft Word, לחץ על קובץ> אפשרויות> הגהה. אתה יכול לבחור באפשרויות תיקון אוטומטי ואיות שברצונך ש- Microsoft Word יבדוק.

בנוסף, מיקרוסופט מספקת גם עורך מיקרוסופט, סיומת דפדפן שיכולה לעזור לך לבדוק במסמכים שלך אם יש טעויות בדקדוק, סגנון ועוד.

הדבר הנהדר בעריכת הדוא"ל שלך ב- Microsoft Word הוא שעריכה / עיצוב מתורגמים נהדר לכמה יישומי דואר אלקטרוני / אתרים, כגון Gmail או Outlook.

כיום, לרוב ספקי הדוא"ל הפופולריים יהיו אפשרויות עריכה משולבות. רבים מהם יבדקו גם טעויות בדקדוק. מלבד Gmail, ל- Yahoo ו- Outlook יש גם אפשרויות עיצוב למיילים.

קָשׁוּר: ספקי הדוא"ל הפופולריים יותר מ- Gmail ו- Yahoo Mail

למד כיצד לבנות דוא"ל מושלם

רובנו מבלים חלק ניכר מהיום בהלחנה וקריאת מיילים. הרבה זמן, הודעות דוא"ל אלה יכולות לבלבל לאחרים. הטיפים שהוזכרו לעיל אמורים לעזור לך לכתוב דוא"ל תמציתי, ברור וקל להבנה.

הודעות הדוא"ל שלך משקפות את המקצועיות שלך, את תשומת הלב לפרטים והערכים שלך. אז הקפד לזכור כיצד אחרים עשויים לפרש את הטון של הדוא"ל שלך.

5 כלי דוא"ל בחינם לניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך ולהפוך את Gmail לטוב יותר

רוצה להפיק את המרב מג'ימייל? השתמש באפליקציות ובסיומות הדפדפן החינמיות האלה כדי להסיר את תיבת הדואר הנכנס שלך ולשפר את חווית הדוא"ל שלך.

קרא הבא

על הסופר

הרחב לקריאת הסיפור המלא