מה זה Timeboxing ואיך זה מגביר את הפריון שלך?

אם אין לך או לחברי הצוות שלך מגבלת זמן לביצוע משימה ספציפית, ייתכן שאתה פחות פרודוקטיבי. שימוש בקופסאות זמן לניהול הזמן עוזר לכם להפחית את דליפת הזמן ולהגדיל את התפוקה.

ארגונים גלובליים רבים ואנשי מקצוע מצליחים ביותר משתמשים בטכניקות תיבת זמן. המאמר מסביר מה זה קופסאות זמן, איך זה עובד והיתרונות והחסרונות שלו.

מה זה Timeboxing?

Timeboxing היא טקטיקת ניהול זמן עם התמקדות ביעדי הפרויקט. כשאתה מיישם אסטרטגיה זו בחיים המקצועיים או האישיים שלך, אתה מצויד יותר להפסיק דחיינות ולהגדיל את התפוקה.

תיבות זמן הן יחידות של תיבות זמן. תיבת זמן צריכה להיות פרק זמן מציאותי אך קבוע למשימה. אתה יכול להקצות יותר מתיבת זמן אחת אם העבודה מורכבת. תיבות הזמן יכולות להיות דקות, שעות, ימים, שבועות, ואפילו חודש, תלוי בפרויקט ובמשימותיו.

Timeboxing מאפשר לך לתכנן תקציב זמן לכל משימה בפרויקט. אתה מתיישב עם הצוות שלך ויוצר רשימת משימות לפרויקט. עליכם והצוות שלכם לעשות סיעור מוחות יחד כדי להגדיר את מגבלת הזמן למשימות.

נתונים כמו משימות, משאבים ותיבות זמן מוגדרות זמינים בדרך כלל באפליקציה לניהול משימות. שיטת ה- timeboxing היא הליך ניהול זמן מוערך בעולם שמבטיח עבודה באיכות גבוהה בפרק הזמן הנמוך ביותר האפשרי.

כיצד להגדיר תיבת זמן

אלא אם כן אתה מאמין שיידרש הרבה מאמצים כדי להגדיר קופסאות זמן, אתה תופתע שזה בעצם לא כל כך קשה כמו שזה נשמע. להלן מספר צעדים מהירים להגדרת קופסאות זמן פעם אחת ולהשתמש בה לפרויקטים עתידיים:

1. צור את רשימת המטלות של הפרויקט:

אתה יכול להשתמש בכל אפליקציות מקוונות כמו רדבוט ו OmniFocus כדי ליצור רשימת מטלות למשימות של כל פרויקט. ודא שאתה והצוות שלך מבצעים מחקר נכון לפני שמסיימים את רשימת המשימות.

קָשׁוּר: אפליקציות אלגנטיות של רשימת מטלות למינימליסט היצרני

2. קבץ ותעדף את המשימות:

עליך לאתר משימות דומות ולקבנן בארגזי הזמן הסמוכים. זה יעזור לך או לצוות שלך להימנע מאובדן זמן מיותר בעת מעבר בין משימות.

אתה צריך גם לתעדף כמה משימות ולהעביר אותן לקבוצת תיבות הזמן הראשונה. שוחח עם בעל הפרויקט או הלקוח לקבלת עדיפות מדויקת של המשימות. סמן את המשימות העדיפות בקוד צבע נפרד.

אתה יכול להשתמש באפליקציות כמו nTask, Wrike, Trello, Basecamp וכו ', לקיבוץ ותעדוף מקוון מהיר יותר.

3. הקצה תיבת זמן לכל משימה:

כדי להקצות זמן קבוע למשימות בודדות, עליך לשקול את מועד המסירה שהצעת ללקוח. כעת תוכלו להיפגש עם הצוות שלכם לפגישת סיעור מוחות בכדי להסכים על הקצאה ריאלית של תיבות הזמן למשימות הפרויקט.

4. הגדר תיבת זמן להפסקות:

קבעו זמנים קבועים רציונליים להפסקות, השבתות טכניות ומשימות שאינן פריון אחרות, שיצרכו גם את תקציב הזמן לכל פרויקט.

ישנן אפליקציות תזכורת רבות בהן תוכל להשתמש כדי להזכיר לך לקחת הפסקה כאשר היא נמצאת בתיבת הזמן להפסקה. ה אפליקציות תזכורת פופולריות הן TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana תזכורת וכו '.

קָשׁוּר: כיצד לעקוב אחר שעות העבודה הפרילנסריות שלך באמצעות אפליקציה בזמן

5. איזה תיבת זמן לבחור:

יכולים להיות שני סוגים של קופסאות זמן: קופסאות זמן קשות וקופסאות זמן רכות. רישום זמן רך מציע לקראת הסוף להשלים את המשימה. מצד שני, קופסאות זמן קשות אומרות לך להפסיק לעבוד על משימה אם הזמן שהוקצב חלף, גם אם התפקיד נשאר לא שלם.

למשימות פשוטות, זה יעזור אם תבחר קופסאות זמן קשות. השקיעו את הזמן שאתם חוסכים מקופסאות זמן קשות במשימות מורכבות באמצעות קופסאות זמן רכות.

6. השתמש בטיימר למשימות:

כאשר אתה או הצוות שלך יתחילו במשימה, השתמש בטיימר למעקב אחר הזמן. רשום את הזמן שנדרש לביצוע המשימה ברשימת המטלות שלך לניתוח. זה יעזור אם אתה משתמש באפליקציות טיימר אוטומטיות במחשבים שלך, כמו שָׁעוֹן חוֹל ו SnapTimer.

7. הרחק הסחות דעת:

לוחות זמנים עוזרים לך ולצוות שלך להתרכז במשימה. זה גם עוזר לנצל את זרימת הזמן בצורה הטובה ביותר להגברת הפרודוקטיביות. עם זאת, תראה שיפורים רק באמצעות קופסאות זמן אם אתה באמת מקדיש את תשומת לבך למשימה במהלך תיבת הזמן המתמשכת.

כדי לעצור את הסחות הדעת מהעבודה, עליך להפסיק את כל ההודעות שעשויות להסיח את דעתך מהמשימה העומדת על הפרק. אתה יכול להשתמש בכלים כמו חופש, חוסם טורקיה קרה, RescueTime, SelfControl וכו '.

8. סקירה ותגמול:

בשלב הראשוני, עליך להקליט נתונים רבים מתהליך קופסא הזמן שלך. עליך לשמור נתונים כמו מספרי משימות, תיבות זמן, זמן למשימה וכו '. השתמש בנתונים המורכבים האלה כדי להעריך כיצד קופסאות זמן עוזרות לך ולצוות שלך להשיג את רמת התפוקה הרצויה.

אתה יכול מדי פעם לתגמל את חברי הצוות שלך כאשר הם מסיימים משימות בתוך תיבת הזמן שהוגדרה מראש. זה עוזר במוטיבציה גוברת בקרב חברי הצוות.

היתרונות של Timeboxing

טקטיקת Timeboxing חלה על כל מה שקשור לצריכת זמן. בין אם מדובר במטלות הבית שלך או באחריות המקצועית שלך, אתה יכול לראות יתרונות מיידיים כשאתה מתרגל קופסאות זמן. חלק מהיתרונות הם:

1. אתה והצוות שלך נהיה זהירים באמת לגבי אופן השימוש שלך.
2. Timeboxing מאפשר לך להתמקד ביעילות בעבודת הפרויקט כדי לספק מוצרים או שירותים באיכות גבוהה.
3. Timeboxing מבטיח שתשלים משימה אחת בכל פעם, וכך תוריד את נטל המשימות.
4. Timeboxing היא טכניקת ניהול עבודה מכוונת מטרה. כאשר אתה או הצוות שלך עובדים בסביבה מכוונת מטרה, אתה מרגיש חדור מוטיבציה.
5. תוכל ליהנות מאיזון טוב יותר בין עבודה לחיים באמצעות קופסאות זמן. תיבות זמן מודיעות לך ביעילות מתי לוח השנה שלך פנוי לפגישת צוות מזדמנת או להשתתף בארוחת ערב משפחתית.

חסרונות של Timeboxing

מלבד היתרונות הרב-תכליתיים שלה, ישנם גם כמה חסרונות, ואלה:

1. זה יכול לקחת קצת ניסיון כדי להגדיר אסטרטגיה מתאימה לאחסון זמן.
2. יש הטוענים כי בשל יעדי תיבת הזמן הם אינם מסוגלים לספק שירות או מוצרים באיכות טובה.
3. יש אנשי מקצוע שעשויים להרגיש המומים כאשר הם רואים משימות רבות ביומנים שלהם.
4. כמה אנשים מאמינים כי טיימרים של תיבות הזמן מסיחים את דעתם מהעבודה כשהם יוצאים לדרך.

זה הזמן לאוסף זמן

האסטרטגיות והטיפים שהוזכרו לעיל תיבות הזמן יעזרו לך להשיג פרודוקטיביות ברת קיימא וצמיחה בחייך המקצועיים או האישיים.

יהיה לך קל יותר ליישם קופסאות זמן כאשר אתה משתמש באפליקציות אוטומטיות וניהול משימות מקוונות. אם ברצונך להשתמש באפליקציה לניהול משימות כדי לעזור לך עם קופסאות זמן, הקפד לבחור באחת הנכונה, כך שלא תצטרך להחליף אפליקציה בתדירות גבוהה יותר.

מדריך ניהול משימות מקוון: 10 טיפים לבחירת האפליקציה הנכונה

אם אתה מחפש לבחור אפליקציה לניהול משימות לניהול יעיל יותר של הפרויקטים שלך, הנה כמה דברים שיש לקחת בחשבון!

קרא הבא

על הסופר

הרחב לקריאת הסיפור המלא