בפרויקט, אפילו הטעויות הקטנות יכולות להיות יקרות לקריירה שלך. זה יכול גם לשבש את הפרויקט ולהשפיע לרעה על הביצועים שלך מלבד לעלות לארגון שלך הרבה כסף.
להלן כמה טעויות נפוצות בניהול פרויקטים שכדאי להימנע מהן בכל מחיר.
1. לא בצע את השיטה הנכונה
פרויקט מצליח זקוק לאסטרטגיה מתאימה בהתאם לדרישות הפרויקט ויכולתם של חברי הצוות. כדי להוביל את הפרויקט לקראת הצלחה, עליכם למצוא את המתודולוגיה הטובה ביותר לניהול פרויקטים כדי לשמור על החברים ממוקדים ומעורבים.
אתה יכול להעריך את נקודות החוזק והחולשה של חברי הצוות שלך באמצעות ניתוח SWOT לפני פיתוח אסטרטגיה. כלי SWOT מאפשרים לך לבחור מטרה לפרויקט ולהזין נתונים לנקודות חוזק, חולשה, הזדמנויות ואיומים.
2. תקשורת לא יעילה
חוסר בתקשורת אפקטיבית הוא אחד המכשולים העיקריים בניהול הפרויקטים שאתה עלול להיתקל בהם. במהלך אי הבנה, אנשי הצוות מאשימים זה את זה; אך בסופו של דבר הפרויקט נפגע.
כדי להימנע מבעיות כאלה, יש תמיד לנהל תקשורת ברורה בין חברי הפרויקט. שמירה על כולם לולאה תועיל למניעת תקשורת לא נכונה. הקפד ליידע את בעלי העניין האחרים על כל שינוי בהחלטות.
לתקשורת בזמן אמת, בחרו אפליקציות כמו Slack שתעדו את השיחה המלאה.
Google Jamboard היא בחירה חזקה לתקשורת אודיו ווידאו בין חברי הצוות המעורבים בניהול פרויקטים.קָשׁוּר: מה זה רפוי ואיך זה עובד?
3. לא משתמש בתוכנת ניהול פרויקטים
כדאי לנצל את המיטב מכלים אוטומטיים ומתוכנתים לניהול חכם של הפרויקטים. ארגונים מצליחים מיישמים אפליקציה אחת או יותר כדי לייעל את ניהול הפרויקטים.
כלים לניהול פרויקטים משפרים את יעילות המשאבים ומעקב ההתקדמות, ללא קשר לגודל הפרויקט וסוגו. אתה יכול להשתמש ProofHub לתכנן ולבצע פרויקטים באמצעות לוחות Kanban, תרשימי Gantt, הגהה מקוונת ותכונות דיווח דינמיות.
אתה יכול גם לנסות לחץ על למעלה לניהול פרויקטים או משימות כדי למנף תכונות כמו תלות במשימה, משימות חוזרות, תצוגת לוח זריז, והקצאת הערות כמשימות. זה גם מאפשר לך לבחור תבנית המתאימה לפרויקט שלך, והיא תוסיף באופן אוטומטי משימות אפשריות.
4. חוסר קלט מחברי הצוות
אחד הגורמים העיקריים לכישלון הפרויקט הוא חוסר התמיכה מצד חברי הצוות. זה עלול לקרות כאשר מנהל הפרויקט לא מקשיב לצוות. לחלופין, כאשר הצוות לא דואג לשים נקודה לטובת הפרויקט, יכולות להיות השפעות שליליות.
לפני פרויקט ובמהלכו, הצוות אמור לקיים פגישות מרובות עם המנהל. זה יעזור להם להבין את חשיבות הפרויקט ולדון באסטרטגיה ובזרימת העבודה שלו.
אם פגישה פנים אל פנים אינה אפשרית, צוותים יכולים להצטרף לפגישה וירטואלית באמצעות תקריב שם הם יכולים להשתתף בסקרים ולדון בפרויקט באמצעות תכונת הלוח. Google Meet מציע גם מתקן פגישות מקוון עם מאפיינים כמו כיתוב חי אוטומטי ופקדים נוספים למארח הפגישה.
5. היעדר משאבים מיומנים
בחירה במשאבים לא מנוסים ולא יעילים עלולה לסכן את הפרויקט כולו. לעיתים קרובות אתה בוחר חברים לפרויקט על סמך זמינותם, ולא על סמך כישוריהם וניסיונם בפרויקטים הרלוונטיים.
מסיבה זו, חיוני לבחור בתבונה חברי צוות שיוכלו להניע את הפרויקט לקראת סיום מוצלח במסגרת הזמן שנקבעה. אם לארגון שלך אין את כוח האדם הדרוש לפרויקט מסוים, אתה תמיד יכול לבצע מיקור חוץ של אנשים יעילים ותיקים עבודה מעלה אוֹ פיברר.
6. עבודה במקביל על פרויקטים מרובים
עבודה על פרויקטים רבים בו זמנית יכולה לגבות מכם מחיר ולהשפיע לרעה על איכות העבודה ועל היעילות שלכם. כדי למנוע צווארי בקבוק, האציל את כל המשימות האחרות תוך כדי עבודה על פרויקט גדול. אם אתה צריך לנהל יותר מפרויקט אחד בו זמנית, השתמש באפליקציות של לוח שנה ורשימת מטלות לניהול משימות.
לוח שנה של גוגל היא אפליקציית לוח שנה רב-תכליתית שעליך להשתמש בה כאשר אתה מעורב במספר פרויקטים. זה מאפשר לך לתזמן אירועי לוח שנה ממיילים וצ'אטים, לשתף את הזמינות שלך ולראות אירועים אישיים או עסקיים במקום אחד.
אתה יכול גם להשתמש ב- Todoist כדי לרכז את כל המשימות ולארגן אותן כראוי. יש דרך נטולת טרחה סנכרן את יומן Google עם טודואיסט אפליקציה.
7. אומדן וניהול זמן לא מעשי
כמנהל פרויקטים אתה מחויב לעקוב אחר כולם במסלול. ולשם כך, לפעמים אתה עלול להציע ציר זמן לא מציאותי ללקוח ולהעמיס על חברי הקבוצה שעות נוספות. בתרחיש אחר, הסליחות שלך לצוות מובילה לעיכובים בפרויקט. שניהם מזיקים לפרויקט שלך ולקשר של ארגון הלקוח.
שימוש בכלים יעילים למעקב בזמן כמו Time Doctor יעזור לך לעקוב אחר תפוקת העובדים והזמן שכל משימה לוקחת. אם הפרויקט שלך כולל חיוב על בסיס שעות עבודה, אתה יכול להשתמש בו בזמן ליצירת שיא עבודה מוקפד לחשבונית.
8. ניהול הצוות במיקרו
כמנהל פרויקטים, אתה לא צריך לנהל מיקרו ניהול חברי הצוות שלך. אנשים בצוות עשויים לראות בהרגל זה סימן לחוסר אמון. זה יכול להשפיע לרעה על סביבת העבודה. הצעת חופש מסוימת לצוות שלך תעניק להם השראה לעבוד בחריצות וליצור סביבה חיובית.
אתה יכול להשתמש אסאנה לקבוע יעדים בתחילת הפרויקט ולקבל התראה ברגע שהצוות מסיים משימה מסוימת. עבודת צוות היא אפליקציה נוספת לניהול משימות המאפשרת לך להקצות משימות לאחרים ולעקוב אחר רוחב הפס של הצוות ויכולתו להאצלת משימות כדי למנוע שחיקה.
9. חוסר יכולת לנהל את היקף הפרויקט
שינוי היקף הפרויקט באמצע הדרך יוביל למקצה שגוי של עלות וזמן תוך סיכון הצלחת הפרויקט. אפילו שינוי זעיר יכול לעכב את כל הפעולה.
כדי להימנע מבעיות אלה, יש תחום מוגדר בהרחבה מההתחלה. כדי לוודא שהניהול התקין של ביצועי הפרויקט, יש לפקוח עין על התקדמות הפרויקט. כמו כן, שמרו תמיד על נותני החסות במקרה של שינוי בהיקף.
עם Wrike, אתה יכול לנהל את זרימת העבודה של פרויקט שיש לו הרבה משימות ותפקידי משנה. לוחות הזמנים של העבודה ותכונות ניהול המשאבים שלה מסייעים לך בניהול היקף הפרויקט ללא כל בעיה.
NTask הוא כלי נוסף לניהול פרויקטים אשר מעדכן אותך לגבי התקדמות הפרויקט וניצול התקציב, כך שתוכל להניח כל שינוי בהיקף בפרויקט.
הימנעות מטעויות נפוצות לניהול פרויקטים מוצלח
תכנון נכון, עירנות ותקשורת שקופה מבטיחים ניהול פרויקטים ללא מאמץ. נסה טיפים אלה כדי להימנע מביצוע טעויות נפוצות בניהול פרויקטים והשלמת הפרויקטים בזמן.
תרשימי Gantt מאפשרים לך לתכנן משימות עד היום ולהמחיש את התקדמות הפרויקט. בדוק את 5 האפליקציות החינמיות האלה!
קרא הבא
- פִּריוֹן
- ניהול זמן
- ניהול משימות
- ריבוי משימות
- ניהול פרוייקט
- מוֹקֵד
תמל היא סופרת עצמאית ב- MakeUseOf. לאחר שצבר ניסיון משמעותי בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים בתהליכים בעבודתו הקודמת בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. בזמן שהוא לא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, הוא אוהב לנגן את Splinter Cell ולצפות באביזרי Netflix / Prime Video.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחץ כאן להרשמה