ארגון אירוע מוצלח הוא חובה מתגמלת ומלחיצה כאחד. אתה צריך מיומנויות מיוחדות לעריכת תקציב המתייחס לנסיבות בלתי צפויות, למצוא מקום מתאים אחד או יותר, לקדם את האירוע וכו '.
אבל חוץ מזה שיש לו תשומת לב מצוינת לפרטים, כישורי ארגון והיותו עובד רשת מתמצא, ההסתמכות על תוכנת תכנון אירועים תעבור דרך ארוכה לייעל את תהליך הניהול ולחסוך זְמַן.
כיצד לבחור את האפליקציה האידיאלית לתכנון אירועים
ישנן אפליקציות רבות לתכנון אירועים, כל אחת מציעה תכונות ספציפיות. עם זאת, התוכנה הטובה ביותר לניהול אירועים היא זו שעונה על הצרכים שלך, מכיוון שאירועים שונים דורשים תכונות שונות.
לכן, יהיה עליך לפרט את הצרכים שלך לאירוע הקרוב כדי לדעת כיצד לבחור את התוכנה האידיאלית. להלן מספר שאלות להנחייתך במשימה זו:
- איזה סוג אירוע אתה מארגן, באופן אישי, וירטואלי או היברידי? זה יעזור לך לבחור אפליקציה שתומכת בסוג האירוע.
- האם מדובר באירוע סגור או פתוח? אם מדובר באירוע סגור, ייתכן שתזדקק רק לתוכנה שתסייע לך לשלוח הזמנות לאורחים ספציפיים. אחרת, תזדקק לאפליקציה עם כלי שיווק מובנים לקידום האירוע.
- האם לתוכנת תכנון האירועים יש גרסה לנייד? תוכנת תכנון אירועים ידידותית לנייד מאפשרת לך לקבל גישה לכל המידע שלך תוך כדי תנועה. תוכל גם להשתמש באפליקציה כדי לשתף מידע הקשור לאירוע עם המשתתפים שלך.
- האם עליך לחשב מלאי קייטרינג רב? אתה יכול להשתמש באפליקציה עם מחשבון תכנון אירועים מובנה כדי לקבל את כל המידע שלך במקום אחד.
- מה אתה צריך לאירוע? תוכל לכתוב כאן את כל הכלים הדרושים לך, כולל מערכות התראות, מערכות כרטיסים, כלי צ'ק אין לנוכחות וכו '.
- האם אתה צריך לשתף פעולה עם מארגנים אחרים או בעלי עניין באירוע? אם כן, עליך לבחור אפליקציה המאפשרת תקשורת.
שאלות אלו אמורות לעזור לך לצמצם את רשימת האפליקציות לתכנון אירועים. עם זאת, ייתכן שיהיה עליך לערבב אפליקציות שונות בהתאם לגודל האירוע שלך, או אם אינך מוצא אחת העונה על כל צרכיך. עם זאת, עליך לשקול את פתרונות תכנון האירועים הבאים:
Eventbrite ידוע כאחד מאלה הכלים הטובים ביותר לאיתור אירועים סביבך, אך יש לה גם אפליקציה לניהול אירועים בערכת הכלים שלה - מארגן Eventbrite.
בין אם אתם מתכננים התכנסות קטנה או מסיבה גדולה, אתם יכולים לסמוך על Eventbrite Organizer הכלי החד פעמי שלך ליצירת אירועים, ניהול מכירות אירועים ומעקב אחר נוכחות בשידור חי שלך סמארטפון.
תוכל גם להשתמש ב- Eventbrite כדי לפרסם את האירוע שלך באינטרנט ולשתף מידע חיוני עם המוזמנים שלך.
הורד: מארגן Eventbrite עבור דְמוּי אָדָם | iOS (חינם, תמחור מותאם אישית)
כל כך הרבה חלקים נעים מעורבים בעת תכנון אירוע. לכן עליך להיות בעל מיקום מרכזי אחד כדי להישאר מאורגן ולעקוב אחר משימות שהושלמו ולא הסתיימו.
monday.com הוא כלי רב עוצמה בו תוכל להשתמש כדי להביא את כל הפרויקטים הפועלים שלך לאותה פלטפורמה. למרות שזה בעיקר כלי לניהול פרויקטיםהוא כולל גם פונקציות לתכנון אירועים ותבניות מובנות שבהן אתה ומשתפי פעולה אחרים יכולים להשתמש בהם כדי לתכנן את התקציב שלך או לארגן לוחות זמנים.
אתה יכול להשתמש ב השבוע שלי תכונה ליצירת והקצאת משימות לחברי צוות אחרים, תוך שימוש בלוח המחוונים שלו כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך ולמדוד אותה. תוכל גם להשתמש ב- monday.com כדי לתקשר עם חברי צוות בתוך האפליקציה, כך שלא תצטרך ללכת לאיבוד בערמת תיבות דואר אלקטרוני. לנסות הכלים הארגוניים החזקים של monday.com להעלות את שיתוף הפעולה הצוותי שלך.
הורד: monday.com עבור דְמוּי אָדָם | iOS (קיימת גרסת פרימיום בחינם)
3. מתכנן כיס
אחד הכישורים הקריטיים של מתכנן אירועים הוא היכולת לנסח תקציבים מדויקים המתחשבים במצבים לא מתוכננים. המשמעות היא שתצטרך לפנות אל המתמטיקאי שבך.
אך ביצוע כל חישובי הידיים הללו עלול לקחת זמן רב, ולעתים קרובות אתה צריך להתמודד עם לוחות זמנים צפופים. Pocket Planner היא אפליקציה יעילה וקלה לשימוש שיכולה לעזור לך לבצע הערכות מדויקות לאירועים שלך. החזקת כל החישובים שלך במקום אחד תעזור לך גם לחסוך זמן.
הורד: מתכנן כיס עבור iOS (חינם)
טבלאות חברתיות הוא כלי מעשי המתמחה בדיאגרמת אירועים כדי לסייע לך לדמיין את המקום שלך, למיין את סידורי הישיבה ולשתף פעולה עם המשתתפים.
תוכל ליצור את התוכנית האדריכלית שלך, או להשתמש באחת מתבניות התלת מימד שלה בתור התחלה. פשוט בחר את סוג האירוע, בחר תבנית התואמת את הסגנון והתאם בהתאם לצרכיך.
אתה יכול להשתמש בתוכנה זו לעיצוב פריסת חלל האירועים שלך על ידי הוספת כל מיני אובייקטים מוכנים מראש, כולל מקרנים, במות, טבלאות וכו '. תוכל גם לשתף את הפריסה עם משתפי פעולה אחרים באמצעות התוכנה.
אם אתה מעדיף פלטפורמת ניהול אירועים הכוללת על מנת להימנע מלהטט בין מספר כלים מיוחדים, לא תטעה ב- Whova. זוהי תוכנה מרובת פונקציות המאפשרת לך לנהל את האירועים הווירטואליים, האישיים או ההיברידיים שלך באמצעות אותה מערכת.
חלק מהתכונות העיקריות שלה כוללות רישום לאירועים, ניהול כנסים, שיווק אירועים, יצירת אתרים, צ'ק-אין של משתתפים, מעורבות משתתפים, רשתות וכו '.
תוכל גם לשתף מידע כמו סדר היום של האירוע ולוגיסטיקה אחרת (סידורי חניה ומפות) עם משתתפים באמצעות האפליקציה. בנוסף, המשתתפים יכולים למנף את תכונות הרשת שלה כדי לשתף תמונות מהאירוע, להחליף אנשי קשר על ידי סריקת כרטיסי ביקור, או אפילו לשלוח הודעות זה לזה באמצעות האפליקציה.
הורד: למי בשביל דְמוּי אָדָם | iOS (הדגמה חינם, תמחור מותאם אישית)
נהל את האירועים שלך בביטחון
כעת תוכל לוותר על גישת DIY הגוזלת זמן ולהסתמך על כלים אלה לניהול אירועים כדי להקל על תהליך התכנון, לייעל את הפעולות ולעזור לך לארגן אירועים מוצלחים יותר.
אך בהתחשב בכך שאין שני אירועים זהים, המפתח הוא לזהות את הצרכים שלך ולבחור את התוכנה המתאימה ביותר שתעלה את כל מרכיבי האירוע שלך. קדימה, בחר את התוכנה שתעזור להפוך את האירוע הבא שלך לזכור.
למה שלא תעזוב את אפליקציית המטלות שלך עבור מתכנן Google Drive? מתכננים מקוונים אלה שנעשו בעזרת כלי Google מוכיחים את הרבגוניות שלהם.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- כרטיסים לאירוע
- כלי שיתוף פעולה
- ניהול זמן
- כלי תכנון
Loic הוא כותב תוכן עצמאי ב- MakeUseOf ולומד לכל החיים. הוא רודף אחר התשוקה שלו לכתוב מאז 2016. הוא נהנה לנסות גאדג'טים ותוכנות טכנולוגיה חדשים עם פוטנציאל לעזור למשתמשים להיות פרודוקטיביים יותר.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה
