תלות יתר בנייר במשרדים פוגעת בסביבה. מלבד זאת, אבטחת מסמכים משרדיים רגישים יכולה להיות טרחה. כתוצאה מכך, קבצים קריטיים למשימה עלולים להיחשף לכל אחד, כולל מבקר אקראי.
על ידי הוצאת נייר מהמשרד, תוכל להימנע מכל הסיכונים הללו. להלן כמה יישומים וטיפים מקוונים שבהם תוכל להשתמש כדי להפוך את משרדך ללא נייר.
מעבר מיומן מבקרים המבוסס על נייר למערכת ניהול מבקרים מקוונת. כלים חדשניים וחזקים לניהול מבקרים יכולים לנהל את כל תהליך ניהול המבקרים במשרד.
מסלול הלובי מאפשר לך לעקוב אחר כל המבקרים תוך צילום תמונות והדפסת תגים בו זמנית. הוא כולל גם תכונות כמו הודעה למארחים, ניהול פינוי חירום והתראה לאנשי אבטחה.
פרוקסיקליק הוא פתרון מבוסס ענן המסייע לך לשלוט בזרימת האנשים. הכלי ניתן להתאמה אישית ועוקב אחר גישה משולבת לשמירה על יעילות השולחנות הקדמיים והנתונים הרגישים מאובטחים.
2. יישומי חשבונאות
ניהול הנהלת החשבונות במשרד על נייר יכול להיות קדחתני, לוקח זמן ומבלבל גם כן. בעזרת אפליקציות הנהלת חשבונות תוכל להפוך את התהליך ללא נייר, מהיר וללא מאמץ.
חשבונאות סייג היא אפליקציית הנהלת חשבונות בה תוכלו להשתמש גם ללא כל רקע בחשבונאות. ברגע שאתה מחבר אותו לחשבון הבנק שלך, תזרים העסקה הופך חלק. אתה יכול לעקוב אחר מכירות, רכישות ותזרים מזומנים באמצעות תכונת הדיווח הקל.
QuickBooks הוא כלי חשבונאות מקוון נוסף המאפשר לך להתמודד עם הערכה עצמית של מע"מ, מסים ושכר עובדים. QuickBooks POS היא מהדורה מורחבת המאפשרת לבעלי עסקים קטנים להפעיל דלפקי קמעונאות ללא נייר.
3. אפליקציות לניהול פרויקטים
אם אתה מתכוון להשתמש במסמכים במהלך שלב ניהול הפרויקטים, זה עלול לעלות לך כסף רב. כדי לשמור את כל חברי הצוות על אותו דף, יהיה עליך להדפיס מספר עותקים של אותו קובץ. עם זאת, אתה יכול להימנע מהוצאות כאלה ולהיות ידידותי לסביבה על ידי שימוש בכלים לניהול משימות או פרויקטים.
כלי לניהול פרויקטים אסאנה בעל ממשק משתמש אינטואיטיבי שכל אחד יכול להשתמש בו לצורך הקצאת ומעקב אחר משימות. האפליקציה עוזרת לך עם שיתוף קבצים בזמן אמת, הערות על משימות והפקת דוחות דיגיטליים.
ClickUp הוא כלי נוסף לניהול פרויקטים המאפשר לך לשלב אפליקציות רבות של צד שלישי. הוא מציע גם תצוגת עומס עבודה המסייעת לך לעקוב אחר עומס העבודה של הפרט.
קָשׁוּר: מהו ClickUp? התכונות הטובות ביותר לניהול פרויקטים
האם אתה עדיין מבזבז פתקים דביקים כדי לרשום את המשימות שלך? עליך להיפטר ממנו ולבחור באפליקציות של רשימת מטלות.
טודואיסט מאפשר לך לרשום את כל המשימות בצורה מאורגנת. הוא גם מאפשר להוסיף קטעים ותתי -נושאים לקטגוריית המשימות שלך. תוכל גם להוסיף רמות עדיפות ותגים מועדפים ביישום זה.
Any.do מאפשר לך לגשת לרשימת המטלות שלך מכל מקום בכל מכשיר. הוא גם יזכיר לך לבצע משימות חשובות בזמן המיועד.
5. אפליקציות לקיחת הערות
לאחר שתבצע את תהליך רישום ההערות ללא נייר, תוכל לחסוך בעלויות של פנקסים ועטים. יתר על כן, אינך צריך להקדיש זמן לחיפוש הפנקס בשולחן עמוס לפני פגישה.
עם אפליקציה לרישום הערות כמו Evernote, אתה יכול לשמור את כל המידע החשוב הנגיש בין מכשירים, הודות לתכונת הסינכרון המקוון שלו. תוכל גם להתאים אישית את עיצוב ההערות ולהוסיף להם תמונות, קבצי שמע ומסמכים לפי בחירתך.
פשוט מאפשר לך להוסיף, להציג, לערוך ולפרסם הערות בפורמט Markdown. אתה והצוות שלך יכולים לשתף כל הערה בקבוצה לעבודה משותפת ורעיונות.
אם החלטת ללכת ללא נייר, יצירת עותקים ממוגנים של מסמכי הנייר הקיימים שלך אמורים להיות באסטרטגיה שלך.
להשתמש Adobe Scan בסמארטפון שלך כדי להמיר מסמך מבוסס נייר לקובץ PDF. האפליקציה גם עוזרת לך לנהל את ממדי הקבצים מלבד להציע תכונות כמו חיתוך, סיבוב, הערה, חתום ועריכת צבעים.
קובץ PDF של ABBYY FineReader הוא סורק מסמכים מתקדם התומך ביותר מ -190 שפות ושומר אותם ב -12 פורמטים שונים של קבצים. מלבד סריקת טקסט מודפס וכתב יד, הוא מאפשר להוסיף הערות וחתימות.
7. יישומי שיתוף קבצים ואבטחה
חלפו הימים בהם היית צריך ליצור עותקים מודפסים של הדוח שלך ולהפיץ אותם בין הנמענים. באמצעות האפליקציות המקוונות לשיתוף קבצים, תוכל לאחסן את הקבצים בענן ולשתף גישה עם נמענים כשירים בלבד.
קופסא מאפשר לך לשמור ולשתף קבצים ומסמכים בענן, תוך הקפדה על תאימות התעשייה ומדיניות פרטיות הנתונים. זה הופך את שיתוף הפעולה בין חברי הצוות ללא חלק.
אתה יכול גם להשתמש גוגל דרייב לאחסון מאובטח של קבצי Office ולשתף אותם רק עם הנמענים המיועדים. יתר על כן, הכלי מאפשר לך לארגן קבצים באמצעות תיקיות שונות.
8. אפליקציות לוח שנה
אפליקציות לוח שנה הפכו לחלק בלתי נפרד מהחיים המקצועיים. כל מיני עסקים יכולים להרוויח משימוש באפליקציית לוח שנה במקום לרשום את הפגישות ביומן על בסיס נייר.
בלב שלם היא אפליקציית תזמון פגישות מקוונת בה תוכלו לתזמן את הפגישות שלכם בצורה מקצועית ויעילה. אתה יכול להפוך את התזכורת ותהליך המעקב לאוטומטי בעזרת האפליקציה הזו.
לוח שנה של גוגל הוא לוח שנה מקוון פופולרי שבו ניתן לצבוע את ערכי היומן כדי לארגן את אירועי לוח השנה. כלי ההצעות שלו עוזר למלא את הערכים אוטומטית כדי לחסוך זמן. תוכל לערוך בקלות את לוח הזמנים של כל פגישה מקוונת בלוח השנה המקוון הזה.
קָשׁוּר: טיפים למניעת דחיינות ועמידה בלוחות זמנים
עכשיו הזמן לזרוק מסמכים משפטיים מודפסים. עברו לעולם ההסכמים הדיגיטליים וחתימות אלקטרוניות כדי לחסוך בנייר ולשפר את יעילות העבודה של הצוות שלכם.
להציע היא פלטפורמה מקוונת המאפשרת לך לערוך, לעקוב, לשלוח ולחתום אלקטרוני על כל מיני סוגים של חוזים, הצעות והסכמים. תוכל להשתמש בתבניות הצעות שתוכננו מראש מספריית התוכן של אפליקציה זו.
PandaDoc מאפשר לך לייעל את ניהול ההסכמים על ידי יצירה, עריכה וחתימה של מסמכים בקלות. הוא מציע שירותים כמו הצעות, הצעות מחיר, חוזים וטפסים - והכל בפורמט דיגיטלי ללא נייר.
10. אפליקציות פקס מקוונות
גם אם בכוונתך להסיר את כל הפקסים, יתכן שלא יתאפשר אם הלקוחות יתעקשו להשתמש בהם. עדיין, אפליקציות הפקס המקוונות יכול לעזור לך בהסרת הנייר מהפקס. יישומים אלה ינתבו את הפקסים למחשב, לסמארטפון או לכל מכשיר אחר שתבחר. כך תוכל גם להפוך את הפקס לאוטומטי ולחסוך אלפי דפי נייר מדי שנה.
RingCentral היא תוכנת פקס מקוונת המאפשרת לך לנהל פקסים נכנסים ויוצאים מקוונים תוך חיסכון ניכר. אתה יכול גם להשתמש שלום סימן לשלוח ולקבל פקסים תוך שמירה על סודיות ואבטחה.
כעת תוכל לצייר בראשך תמונה ברורה כדי לתכנן ללכת ללא נייר במשרד או בבית, בכל מקום בו אתה עובד. לא לוקח הרבה זמן ליישם מדיניות מקום עבודה ללא נייר כאשר האפליקציות המקוונות לעיל עומדות לרשותך.
להיפטר מנייר היא אחת הדרכים הרבות להטות את סביבת העבודה ולהגדיל את הפרודוקטיביות.
גלה כיצד תחנת עבודה נטולת עומס מסייעת לך לעבוד בקשב ולהשלים את המשימות בזמן.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- כלים מקוונים
- מסמך דיגיטלי
- תוכנת ארגון
תמל היא כותבת עצמאית ב- MakeUseOf. לאחר שצבר ניסיון משמעותי בטכנולוגיה, פיננסים ועסקים תהליכים בעבודתו הקודמת בחברת ייעוץ IT, הוא אימץ את הכתיבה כמקצוע במשרה מלאה לפני 3 שנים. הוא לא כותב על פרודוקטיביות ועל החדשות הטכנולוגיות האחרונות, אבל הוא אוהב לשחק את Splinter Cell ולצפות בנטפליקס/ פריים וידיאו.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה
