למרות שתרשימי גאנט הם הגביע הקדוש בניהול וביצוע פרויקטים, הם מגיעים עם חלק האתגרים שלהם. אחד האתגרים המרכזיים הוא שהוא קשה לשימוש. כמנהל פרויקטים, עליך להקפיד על השימוש בו ולחשוב על כל המשאבים, התלות, אבני הדרך והמועדים האחרונים.
למרות שזה נשמע אידיאלי, זה יכול להסתובב לסיוט. קשה להסביר את תרשימי Gantt לבעלי עניין. לכן, לפני שתשתמש בתרשים Gantt בפרויקט הבא שלך, תוכל לשקול את שבע שיטות ניהול הפרויקטים האלטרנטיביות שעשויות להיות קלות יותר לשימוש.
1. ציר זמן ניהול פרויקטים
בדיוק כמו שהשם מרמז, ה ציר זמן לניהול פרויקטים מדמיין את ציר הזמן של הפרויקט מתחילתו ועד סופו. זוהי דרך פשוטה לפרק פרוייקט באופן כרונולוגי ללא הפרטים המדהימים של תרשים גאנט. זה מקל על ההבנה, גמיש לשימוש ותוכל לשנות תוכניות תוך כדי.
כל שעליך לעשות הוא לשנות את תאריכי ההתחלה והסיום. כמו כן, כאשר אתה מסביר את הפרויקט שלך לבעלי עניין, ציר הזמן של ניהול הפרויקטים קל יותר להסביר, וסביר שלא תציף אף אחד.
2. תוכנית תרשים רשת תרשים
חלופה נוספת לתרשימי Gantt היא תרשים רשת לוח הזמנים של הפרויקטים. שיטה זו מתייחסת לפרויקט וקובעת את הנתיב הקריטי שלו, כלומר כמה זמן ייקח לסיים את הפרויקט. תרשים רשת טיפוסי של לוח זמנים של פרויקטים כולל צמתים, כלומר פעילויות בצמתים (AON) המייצגים את פעילויות הפרויקט, וחצים המציגים את רצף האירועים והתלות.
כמו כן, אתה יכול להציג לידים ופיגורים בתרשים. תרשים הרשת של לוח הזמנים של הפרויקט מהווה חלופה מתאימה מכיוון שהוא נותן רצף אירועים הגיוני ומדגיש מערכות יחסים עיקריות בפרויקט.
3. מועצת קנבן
תרשים Gantt יכול להגביל אותך במובן שהוא אידיאלי רק בפרויקטים ליניאריים. עם זאת, לא כל הפרויקטים הם ליניאריים. אם זה המצב עבורך, לוח Kanban יכול לעזור לך לנהל את הפרויקט שלך.
שורשיה של קנבן בייצור רזה, שבו אינך מחזיק במלאי כלשהו. אתה מביא אותם רק כשאתה צריך אותם, המכונה גם מערכת הייצור בדיוק בזמן. עם Kanban, אתה מגדיל את הפרודוקטיביות והיעילות שלך, ומוריד את עלויות האחזקה של מלאי כלשהו.
שיטה זו עברה לניהול פרויקטים והיא אידיאלית בפרויקטים זריזים כמו פיתוח תוכנה. בעת השימוש בקנבן, אתה מייצג את פריטי העבודה בלוח קנבן, המראה לחברי הצוות את מצב כל יצירה.
4. לוח סקרום
Scrum היא שיטת ניהול פרויקטים המבוססת על תהליכים איטרטיביים ומצטברים - באופן דומה לקנבן. היא גמישה, ניתנת להתאמה ומעניקה ערך מהיר ללקוח. בעת שימוש ב- scrum, יש לך ספרינט המהווה את יחידת העבודה הבסיסית ותכנון ספרינט המתכנן כיצד לבצע ספרינט.
יש גם סקרום יומי שמעריך את ההתקדמות של ספרינט (סקירת ספרינט) כל 24 שעות. היתרון בשימוש בלוח scrum הוא שהוא ניתן להרחבה בקלות, מצמצם את זמן השיווק, מאפשר בזמן חיזוי השלמת פרויקטים, ומפחית את הסיכונים של פרויקטים מכיוון שהוא עושה את הפונקציות העיקריות ביותר ראשון.
5. תרשים זרימה חוצה תפקודים
תרשים זרימה הוא תרשים שלב אחר שלב עם חיצים מחברים המציג את רצף התהליך או המערכת. הוא מפשט תהליכים מורכבים למושגים קלים להבנה. תרשים זרימה פשוט זה פותח עוד יותר ושימש בניהול פרויקטים, והפך למה שמכונה כיום תרשים זרימה תפקודי.
בדומה לתרשים זרימה, תרשים זרימה חוצה תפקודים מראה צעד אחר צעד כיצד פרויקט זורם. עם זאת, הוא כולל גם מי מטפל במה ומתי - ומכאן הסיבה לשמו.
תרשימי זרימה חוצי תפקוד משתמשים במטוסי שחייה כדי להגדיר אחריות על פני צוותים שונים. אלה עוקבים אחר תלות בין צוות אחד למשנהו, ומהווים אלטרנטיבה מצוינת לתרשימי Gantt בעת עבודה על פרויקטים גדולים עם צוותים מרובים.
כדי להוסיף פרטים לתרשים הזרימה החוצה-פונקציונלי שלך, אתה מרביד את רמות השחייה האופקיות והאנכיות.
6. רשימת פרויקטים
ניהול פרויקטים לא יכול להיות בסיסי יותר מרשימת בדיקות פשוטה. סביר להניח שהשתמשת ברשימת רשימות בעבר כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך בעבודה, או אפילו בבית. ועכשיו, אתה יכול להשתמש בו לניהול הפרויקט הגדול הבא שלך.
רשימת ביקורת לפרויקטים אינה שונה מרשימת ביקורת מסורתית. בעת שימוש ברשימת ביקורת פרוייקטים בניהול פרויקטים, תכתוב את כל המשימות המטלות והמשאבים הדרושים לכל אחת מהן. בדרך זו, לא תשכח דבר.
קָשׁוּר: כיצד להכין רשימות לביצוע באמצעות מטריקס Eisenhower
אתה יכול ללכת רחוק יותר ולקבץ פריטים שתוכל לעשות במקביל. עם סיום הדברים, תסמן את הפריטים שהושלמו ברשימה. רשימות בדיקה ניתנות לשימוש עם דיאגרמות רשת פרוייקטים, מה שהופך אותן להשלמה מצוינת לטקטיקות אחרות אם אינך רוצה להשתמש בהן לבד.
7. מיפוי מחשבות
כאשר רעיונות עולים בראשך, הם צצים בכל מקום. אינך חווה דפוס חשיבה לינארי. בעבודה על פרויקט יצירתי זה יכול להיות מאתגר להשתמש בכלי לניהול פרויקטים לינארי כמו תרשים Gantt. כאן נכנסת מפת חשיבה.
מפת חשיבה היא תרשים המשמש לוויזואליזציה והסברה של מידע מרעיון מרכזי. הוא משתמש במבנה היררכי המציג יחסים בין חלקים שונים של המכלול לרעיון העיקרי.
כדי ליצור מפת חשיבה, אתה מצייר את הרעיון המרכזי שלך במרכז דף נייר לפני שאתה מצייר ענפים עיקריים המתייחסים לרעיון המרכזי. פעולה זו תעניק לך מבט בלתי מוגבל על הפרויקט שלך מכיוון שהם שמים את הרעיון המרכזי במרכז והנושאים העיקריים מקרינים ממנו.
מפות חשיבה אידיאליות בטיפול בפרויקטים יצירתיים ותרחישים אחרים כאשר עליך לשלב רעיונות חדשים תוך כדי תנועה.
הרבה שיטות לניהול פרויקטים הרחק ממרשימי גאנט
פרויקטים דורשים תכנון רב וביצוע מוקפד. תרשימי Gantt הם נאמנים ויכולים לעזור לך להעביר את רוב הפרויקטים, אך הם קשים לשימוש ודורשים יכולת נפשית רבה לביצוע ולהצלחה.
אם הפרויקט שלך אינו צריך להשתמש בתרשימי Gantt, שקול את השיטות שהזכרנו במאמר זה. כולם ניתנים לניהול ויחסכו לך את כאב הראש של הצורך להתמודד עם תרשימי Gantt.
monday.com מציעה כלי שיתוף פעולה וארגון רב עוצמה לצוות שלך. הנה למה כדאי לך לנסות.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- פִּריוֹן
- ניהול פרוייקט
הילדה היא כותבת טכנולוגיה עצמאית ונהנית להתעדכן בטכנולוגיה וחידושים חדשים. היא גם אוהבת למצוא פריצות חדשות כדי לחסוך זמן ולהקל על העבודה. בזמנה הפנוי תמצא אותה מטפלת בגן הירק שלה.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים טכניים, ביקורות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה