מהן רשימות מיקרוסופט ולמה הן משמשות?

Lists היא אפליקציית Microsoft 365 מהדור הבא שהתפתחה מרשימות SharePoint במאי 2020. זוהי פלטפורמה חזיתית לניהול הנתונים שלך או עבודה כמו רעיונות, רשימות מטלות, משימות, מלאי, ניהול שאלות נפוצות וכו '. במאמר זה, תלמד על רשימות, התכונות שלה ועל מקרי השימוש החשובים ביותר שלה.

מהן רשימות מיקרוסופט?

אתה תראה את רשימות מיקרוסופט האפליקציה ב- כל האפליקציות החלק של המנוי שלך ל- Microsoft 365. תוכל להשתמש באפליקציה זו ליצירת רשימות ולשיתוף פעולה עם חברי הצוות או הלקוחות שלך.

רשימות Microsoft מציעות יתרונות רבים על פני כל יישומי רשימת מטלות אחרים. לדוגמה, תוכל לעקוב אחר בעיות, שגרות, נכסים, מלאי, אנשי קשר ועוד רבים באמצעות רשימות Microsoft.

הכלי ממזג את הרשימות שלך עם כל אפליקציות Microsoft 365, כך שתוכל להתחיל ליצור או לעבוד על הנתונים שלך מבית Microsoft Teams, SharePoint או רשימות הבית. הוא מגיע גם עם תבניות לחיצה ועריכה שחוסכות זמן בארגון המשימות או ההערות שלך.

תכונות חדשות של רשימות מיקרוסופט

לרשימות יש את כל התכונות הסטנדרטיות שניתן לצפות מאפליקציית רשימת מטלות. לדוגמה, תצוגת ציר זמן, תצוגת לוח שנה, יצירת רשימות מגיליונות אלקטרוניים, הוספת קבצים מצורפים לרשימות, עקוב אחר פעילויות וכו '. עם זאת, להלן התכונות המשמעותיות ביותר המבדילות את הרשימות מכלים דומים אחרים:

1. נהל כללים

אתה יכול להפוך את רשימות המטלות שלך לאוטומטיות בדרכים רבות בכלי זה. עם זאת, אוטומציה כה נרחבת מתאפשרת רק בגלל כללים בסגנון אם/אז באפליקציית רשימות.

תוכל להשתמש בכללים אלה כדי להפוך תזכורות והתראות לרשימות שלך אוטומטיות. בעל הרשימה ישמור גם על השליטה בכללים. אם אתה נותן גישת עריכה לרשימה לשותפי הפעולה שלך, הם יכולים לערוך את חוקי הרשימה. בצע את השלבים הבאים ליצירת כללים מבית הרשימות:

1. לחץ על לְמַכֵּן בתפריט הנפתח ולאחר מכן בחר צור כלל.
2. על המסך שבו אתה רואה הודע למישהו מתי אפשרות, עליך להגדיר תנאי. לדוגמה, תוכל לבחור נוצר פריט חדש.
3. תוכל לערוך את תנאי הכלל על ידי לחיצה על כל אחת מהמילים המודגשות במשפט.
4. אתה יכול לבחור אפשרויות כמו למי להודיע, עמודה, ערך עמודה וכו '.
5. לאחר שתסיים, לחץ על לִיצוֹר כדי לאשר את הכלל.

2. רשימות שיתוף פעולה באמצעות צוותי Microsoft

רשימות מוסיפות ערך לפונקציות של אפליקציית Microsoft Teams. תוכל לגשת, לשתף או ליצור רשימות מהאפליקציה Teams מבלי להשאיר פגישות מתמשכות או סיעור מוחות.

באפליקציית Teams, תוכל לשנות את תצוגת הרשימה בדרכים שונות כמו כרטיסים, רשתות, תצוגת לוח שנה וכו '. בנוסף להוספת עמודות חדשות, יצירת תצוגות מותאמות אישית עם מסננים והגדרת אפשרויות, תוכל גם לשנות את התוכנית שלך על מנת להפוך את הנתונים למשמעותיים יותר עבור הצוות שלך.

3. שיתוף רשימות ופריטים

רשימות מציעות אופנים שונים לשיתוף נתונים עם הצוותים או הלקוחות שלך. שלא כמו יישומי רשימת מטלות רבים אחרים, אינך צריך לשתף את כל הרשימה עם משתפי הפעולה שלך.

אם תרצה, תוכל לשתף את הרשימה כולה, או לתת גישה לפריטי הרשימה שנבחרו. יתר על כן, אתה יכול להתאים אישית את הגנת הנתונים על ידי הפעלת גישה לקריאה בלבד, גישת עריכה, הגנה על סיסמה ותאריך תפוגה כדי לגשת לרשימה.

4. אינטגרציות

הרשימות שלך משתלבות באופן מיידי ביישומי Microsoft 365 אחרים כמו Teams, Power Automate, Power Apps ו- SharePoint.

אתה יכול להפוך משימות פרויקט או זרימות עבודה לאוטומטיות באמצעות אינטגרציות של רשימות ו- Power Automate. ברשימות הבית, לחץ על לְמַכֵּן בתפריט הנפתח ולאחר מכן בחר Power Automate. אם תלחץ על צור זרימה, תוכל לגשת לתבניות לאוטומציה של תהליכים ומשימות.

קָשׁוּר: Office 365 הוא כעת Microsoft 365: מה זה אומר לך ולמשפחתך

5. אפליקציה לנייד

אפליקציית רשימות זמינה גם במכשירי iOS כמו מכשירי אייפון ואייפד. האפליקציה לנייד מציעה חוויה חלקה עם ממשק משתמש ידידותי למשתמש ליצירה, עריכה ושיתוף של הרשימות שלך תוך כדי תנועה.

מיקרוסופט חשפה גם תוכנית לגרסת אנדרואיד של אפליקציית רשימות. משתמשי אנדרואיד יזכו בקרוב ליצור, לשתף ולערוך רשימות מהמכשירים הניידים שלהם.

הורד: רשימות מיקרוסופט עבור iOS (חינם)

שימוש ברשימות של מיקרוסופט כמעקב אחר מידע ומארגן

ישנם שימושים רבים באפליקציית רשימות לניהול נתונים מקצועיים ואישיים. כמה מתרחישי השימוש הטובים ביותר הם:

1. ניהול נכסים

תוכל לנהל ביעילות מכשירים, תוכנות ונכסים אחרים באמצעות תבנית מנהל הנכסים של אפליקציית רשימות. אינך צריך להשקיע בזה הרבה זמן, מכיוון שהתבנית זקוקה לכמה קליקים להתאמה אישית.

אתה יכול לקבל עדכוני סטטוס נכסים כמו מי משתמש כרגע במכשיר, תאריכי צ'ק-אין, תאריכי צ'ק-אאוט, איזה מכשיר נמצא בתיקון וכו '.

2. ניהול פרויקטים ומשימות

אתה יכול להפוך את אפליקציית הרשימות שלך לכלי לניהול פרויקטים מבלי להפגיז כסף נוסף. הוסף משימות ברשימה אחת ושם את הרשימה לפי שם הפרויקט.

אתה יכול להוסיף כללים אם/אז סגנון לפריטים או משימות בודדים ברשימה שלך. הכללים יכולים להיות מילים כמו השלמה, ממתינה, חסומה, משימות לביצוע, נושא, עדיפות וכו '. אם יש עריכות כלשהן ברשימה מחברי הצוות שלך, תדע מיד את סטטוס המשימות.

קָשׁוּר: מדריך לניהול משימות מקוון: טיפים לבחירת האפליקציה הנכונה

3. תזמון תוכן

אפליקציית רשימות מושלמת לאסטרטגיית פרסום תוכן ברשתות חברתיות, אתרים או בלוגים. תוכל להוסיף את דרישות התוכן לרשימה אחת. כעת, קבע כללים ספציפיים כדי לאפשר התראות או תזכורות.

יש גם תבנית תזמון תוכן באפליקציית רשימות. התאם אישית את התבנית על ידי הוספת תמונות או תוכן שברצונך לפרסם עם תאריך טיוטה, תאריך יעד, תאריך פרסום וכו '.

4. לקוחות ועובדים

תבנית רשימת הביקורת לרישום של אפליקציית רשימות מאפשרת לך לנהל עלייה של לקוחות או עובדים. לדוגמה, כאשר אתה מסמן את העלאת עובדים פריט ברשימת המשימות בשם חתם, הכלי שולח אוטומטית הודעת דוא"ל המכילה אישורי כניסה לעובד למגויס החדש.

באופן דומה, אתה יכול להפוך את תהליכי הטיפול בלקוחות לאוטומטיים, כגון הובלה, מסירת קבצי פרוייקטים וחיוב מאפליקציית רשימות.

5. מעקב אחר כרטיסי לקוחות

תבנית מעקב אחר בעיות ממירה את הרשימות שלך מנהל קשרי לקוחות יעיל. אם הלקוח שלך מדווח על בעיות הקשורות למוצר שסיפקת, רשום אותן באפליקציית רשימות. הגדר כללים ספציפיים לבדיקה, עדיפות, חסומה ופתרון בעמודה של סטטוס הפריט.

ברגע שיש שינוי סטטוס, אתה או הלקוחות שלך יכולים לקבל תשובות דוא"ל אוטומטיות לגבי סטטוס הכרטיס.

ארגן ביעילות את הנתונים והעבודה שלך

התכונות והמקרים לעיל של רשימות Microsoft יאפשרו לך לנצל את המנוי שלך ל- Microsoft 365 בצורה הטובה ביותר. הכלי מביא דרך חדשה אך גמישה לסידור ולעקוב אחר משימות או נתונים משמעותיים. יתר על כן, תכנון משימות הוא רק טיול בפארק כאשר אתה מקבל את כל הרעיונות, רשימות המטלות ועמידת סדר היום במקום אחד.

10 האפליקציות החינמיות הטובות ביותר לתכנון משימות

בחירת מערכת ניהול המשימות הנכונה יכולה להיות קשה. כדי לעזור לך לברר, ריכזנו רשימה של הכלים השימושיים ביותר לתכנון משימות.

קרא הבא

על הסופר