מהו Microsoft SharePoint? 4 תכונות ויתרונות השימוש בו

מנוי ל- Microsoft 365 נותן לך גישה לכלי פריון רבים. האינטואיטיבי, החכם והניתן להתאמה אישית ביותר הוא SharePoint. 190 מיליון אנשים מדהימים ביותר מ -200,000 ארגונים בגדלים שונים משתמשים ב- SharePoint.

SharePoint יכול לחסוך זמן בקלות על ידי ביטול הצורך במספר משימות ויישומי ניהול פרויקטים. בסופו של דבר, אתה יכול להשקיע יותר זמן כדי לצמוח את הקריירה המקצועית שלך, לקוחות פרילנסרים או מהומות צדדיות.

מהו Microsoft SharePoint?

SharePoint הוא כלי לניהול תוכן מקוון. הוא מאפשר לך לאחסן קבצים בענן לשיתוף ועבודה שיתופית. זה יכול לעזור לך ליצור אתרים ואתרי משנה למניעת משימות מצוותים או מאנשים שונים.

SharePoint מאפשר לך ליצור אינטראנט שבו אתה, משתפי הפעולה שלך ולקוחות עצמאים עבודה מאובטחת על קובץ או מסמך. מנהל ריכוזי ישלוט בגישה כך שכל משתמש יוכל לפתוח, לערוך ולשמור קבצים בצורה חלקה.

ל- SharePoint פונקציות מתקדמות רבות המסייעות לך או לצוות שלך בניהול עבודות מקצועיות ואישיות. להלן חלק מהפעולות הנפוצות ביותר:

• שיתוף קבצים עם משתמשים פנימיים וחיצוניים.
• ניהול תוכן הפרויקט, כמו תמונות, מאמרים, קודי מקור, סרטונים וכו '.
instagram viewer
• אתרים ואתרי משנה לניתוק צוותים ומשימות.
• שמור על קשר עם משתף הפעולה באמצעות אתרי תקשורת.
• האפליקציה לנייד מאפשרת למשתמשים לגשת לצוות או לאתרי תקשורת מהסמארטפונים.
• צור זרימות עבודה ותזכורות לאוטומציה של פרויקטים ומשימות.
• השתמש בפונקציית החיפוש כדי לחפש משאבים, משימות או קבצים.

מי צריך להשתמש ב- SharePoint

SharePoint פועל כמקלט בטוח לכל קבצי היצירה כגון קודי אפליקציות, עיצובים גרפיים, קטעי שמע, סרטוני וידאו, מאמרים באתר, חשבוניות וכו '. SharePoint מציעה כלים אחרים כמו ניתוח נתונים, תבניות אתרים, תבניות בסיס ידע וזרימות עבודה לניהול פרויקטים.

לכן, היקף השימוש בו נע בין יוצר תוכן בודד לעסקים גדולים. אנשי מקצוע עצמאיים רבים או קבוצות קטנות של אנשים יצירתיים משתמשים ב- SharePoint בשלבים שונים של תוכנות, אפליקציות לנייד, אתר אינטרנט או פרויקטים לפיתוח תוכן.

כלי SharePoint מבוסס האינטרנט שמגיע עם מנוי Microsoft 365 הוא כלי פרודוקטיביות אך פשוטה. התכונות הנמצאות בשימוש נרחב שהופכות אותו לאחד מכלי ניהול המשימות והפרויקטים הטובים ביותר הם:

1. עבודה שיתופית

SharePoint הוא גמיש מאוד וניתן להרחבה פלטפורמה לשיתוף פעולה עם משאבים פנימיים או חיצוניים. משתמש מנהל מרכזי יכול להקצות רמות שונות של הרשאת גישה למשתמשים בודדים באתרי צוות.

אתה והצוות שלך יכולים לעבוד על קובץ אחד בתרחיש בזמן אמת מבלי להתמודד עם חביון. לכן, מפתחים יצירתיים ויוצרי תוכן רבים מעדיפים את SharePoint כשיתוף פעולה לכל פרויקט.

תפקיד משמעותי של שיתוף הפעולה של SharePoint הוא להמשיך ולזרום מידע מסודר ברחבי האתרים ואתרי המשנה. זה עוזר לאנשים להישאר מעודכנים לגבי הפרויקט מבלי לעבור מספר הודעות דוא"ל, צ'אטים שהוחמצו, שיחות וידאו וכו '.

2. ניהול תוכן

ניהול תוכן הוא אתגר גדול עבור כל אדם או קבוצת אנשי מקצוע שרוצים לספק פרודוקטיביות טובה יותר. SharePoint מאפשר לך להתגבר על האתגר הזה מבלי לעבור תכנות מורכב.

מנהלי תוכן יכולים לדאוג בקלות למספר פרויקטים בו זמנית ב- SharePoint. פרסום או עדכון תכני אתר כמו אירועים, חדשות, בלוגים, ערימות מצגות, קרוסלות תדמית וכו ', הופכות בקלות עם SharePoint.

אינך צריך להתחיל כל פרויקט לניהול תוכן מאפס. ישנן תבניות מקצועיות מוכנות לשימוש שתוכלו להשתמש בהן. מלבד התוכן, אתה שולט לחלוטין בגרסאות שלו. SharePoint יוצר ושומר גרסאות מרובות של הקובץ שעליו אתה או הצוות שלך עובדים.

בעת הצורך, תוכל להיזכר בכל גירסאות קודמות או לתקן שגיאות מערכת של קבצים מ- SharePoint. אינך צריך להיות תלוי בכלים של צד שלישי לגיבוי, שחזור או תיקון קבצים.

3. ניהול פרוייקט

ל- SharePoint מגוון פונקציות שתוכל למנף לניהול משימות ופרויקטים. הפונקציה הבולטת ביותר היא שהכלי פועל כאחסון מרכזי עבור כל המסמכים הקשורים לפרויקט וקבצים הניתנים למסירה.

קָשׁוּר: מדריך לניהול משימות מקוון: טיפים לבחירת האפליקציה הנכונה

באפשרותך גם להתאים אישית את אתרי SharePoint בדרכים רבות. אתרים תפורים אלה יכולים לשמש אותך כמתכנן יומי, מתזמן משימות שבועי ותשובות נפוצות למשימות. יתר על כן, למטרות תיעוד פרויקטים ובדיקת ביצועים, תוכל להפעיל תכונות רישום זמן כאמור להלן:

1. רישום פעילויות ושינויים ביומן.
2. רשום כל בעיות שהמשאבים מדווחים עליהן.
3. עקוב אחר תזמון המשימות.
4. שנה נתוני מעקב.

SharePoint גם מאפשר לך ליצור זרימת עבודה לייעול משימות כמו העברת משימות, חתימה על פריטי פרויקטים, אישורים, הצגת הדגמה ומשוב מהלקוח.

4. פתרונות היברידיים

SharePoint משתלב עם רוב אפליקציות Microsoft 365 ומציע לך ממשק משתמש חלק לניהול פרויקטים. SharePoint פועל כמאגר מרכזי של נתוני הפרויקט שלך, בעוד שאפליקציות אחרות של Microsoft 365 מקלות עליך לנהל משימות ומשאבים.

באפשרותך לסנכרן את SharePoint עם כלים כמו משימות, משימות, מתכנן ו Project Online לגישות מיוחדות. אתה יכול ליצור דוחות להצגת תובנות פרויקטים בפני לקוחותיך העצמאים.

SharePoint מסונכרן עם פרופיל Outlook ולוח השנה שלך כדי לארגן משימות ולוחות זמנים כך שתוכל לתעדף את העבודה שלך. באופן דומה, פרסם את אתרי צוות SharePoint שלך באפליקציית Teams כדי לגשת לאנשי קשר, קבצים, משימות וכו 'מ- Teams.

ל- SharePoint יש גם אפשרות לשלב PowerPoint, Video, Stream, OneDrive לתצוגה מקדימה של קבצים ומסמכים בתוך אתרי SharePoint או אתרי המשנה. אתה חוסך זמן על ידי הימנעות ממשימות שגרתיות כמו הורדת קבצים מ- SharePoint ליצירת שקופיות PowerPoint.

היתרונות של SharePoint

SharePoint מציע יתרונות רבים בהשוואה לכל כלי פרודוקטיביות אחר לניהול פרויקטים או תוכן. חלק מיתרונותיו הם:

1. לחסוך כסף

ייתכן שכבר אתה משלם עליו באמצעות מנוי Microsoft 365. הימנע מהוצאה מיותרת על אפליקציות וכלים על ידי שימוש ב- SharePoint ככלי הפרודוקטיבי העיקרי לצרכים מקצועיים או אישיים.

2. אבטחת מידע

ממשלות וארגונים גדולים סומכים על המערכת האקולוגית של SharePoint על הנתונים הרגישים שלהם. אז אתה יכול לאחסן את עבודת היצירה שלך ב- SharePoint לעבודה שיתופית ללא כל חשש מגניבת קניין רוחני.

קָשׁוּר: האם בעצם Microsoft 365 מהווה סיכון אבטחה?

3. מדרגיות

מדרגיות הכלי מאפשרת לך לתקצב את העלות שלך לכלי פריון. אם אתה רואה זרימה של יותר מדי פרויקטים מלקוחות שונים, תוכל לשנות את המנוי כך שיתאים יותר משאבים ופרויקטים. כאשר הפרויקטים יוקלו, תוכל לעבור לתוכניות בעלות שכר נמוך.

4. שימוש רב תכליתי

רמה גבוהה יותר של גמישות ושימוש רב תכליתי פירושה שתוכל להמשיך להשתמש ב- SharePoint ככלי הפרודוקטיביות העיקרי תוך שתמשיך לשנות את התפקידים או את כישורי היצירה שלך. אתה יכול להשתמש בתבנית כאשר פרויקט אחד מסתיים, ואתה צריך להתחיל עוד אחד. אתה יכול למזער את התקציב על ידי הימנעות מרכישות אפליקציות מרובות.

נקה את העומס של קבצים, משימות ואפליקציות

התכונות של SharePoint הופכות אותו לכלי לניהול פרויקטים משוכלל ולא לפתרון ענן פשוט לשיתוף קבצים ואחסון. על ידי שימוש ב- SharePoint וביישומים אחרים של Microsoft 365 לניהול המשימות המקצועיות או האישיות שלך, אתה יוצר אפקט דומינו של פרודוקטיביות הולכת וגוברת.

Office 365 הוא כעת Microsoft 365: מה זה אומר לך ולמשפחתך

Office 365 הפך ל- Microsoft 365. להלן מה ש- Microsoft 365 מציע למנויים ולמשפחותיהם.

קרא הבא

על הסופר