עדיין עובדים מרחוק? כיצד להשתמש ב- Google Drive לניהול הקבצים שלך

האם אתה עובד בין הבית שלך למשרד? עובדים רבים מוצאים את עצמם בסביבת עבודה היברידית. כדי לוודא שאתה נשאר פרודוקטיבי, עדיף שיהיה לך מקום אחד לכל קובצי העבודה הקריטיים, המסמכים והמידע שלך. Google Drive מקל על ניהול הקבצים שלך, בין אם אתה עובד בפיג'מה על הספה ובין אם במשרד שלך.

אחסון הענן החינמי של Google Drive נותן לך גישה לקבצים שלך מכל מקום. כל מה שאתה צריך הוא כניסה ל- Google ואפליקציית Google Drive או כל דפדפן.

כיצד לאפשר גישה לכונן Google שלך ​​בבית ובמשרד

מאפשר גישה לקבצים שלך באמצעות גוגל דרייב הוא סופר קל. כל קובץ שתעלה לכונן Google שלך ​​יסונכרן בין המכשירים שלך, בין אם אתה צופה בקובץ במכשיר הנייד או בשולחן העבודה שלך. לאחר מכן, כל שעליך לעשות הוא להיכנס ל- Google Drive עם החשבון המשותף כדי לצפות בקבצים שלך.

כדי לנצל את כל מה ש- Google Drive מציע, תוכל גם לבחור להשתמש בדפדפן Chrome.

העלאת קובץ ל- Google Drive

כדי להעלות קובץ שברצונך לשתף במכשירים שלך ל- Google Drive, תוכל לבצע את השלבים הפשוטים הבאים. בשולחן העבודה שלך:

1. עבור אל Google Drive.
2. בחר חָדָשׁ מהצד השמאלי העליון של המסך ולאחר מכן העלאת קובץ.
3. בחר את הקובץ שברצונך להעלות ולאחר מכן בחר לִפְתוֹחַ.

באפליקציית Google Drive לנייד:

1. אתר את הקובץ שברצונך להעלות ל- Google Drive.
2. בֶּרֶז לַחֲלוֹק ולאחר מכן הקש גוגל דרייב.

לאחר שתעלה את הקבצים שלך, תוכל לערוך אותם, להעביר אותם, להגיב עליהם ועוד באמצעות הכלים של Google Drive. אז בין אם אתה משתמש בדפדפן שולחן העבודה שלך במשרד או באפליקציה לנייד שלך בזמן שאתה ממתין במשרד הרופא, תהיה לך גישה לכל קובץ שאתה מעלה.

קָשׁוּר: כיצד לפתור שגיאות להעלאת קבצים ב- Google Drive

הגדרות שיתוף של Google Drive

אם הקבצים שאליהם אתה צריך לגשת הם בבעלות מישהו אחר, כגון המעסיק שלך, תוכל לגשת אליהם בתוך Google Drive שלך ​​כל עוד הם משתפים אותך. כדי לגשת לקבצי Google Drive, בעל הקובץ צריך לשתף כל קובץ בדוא"ל המשויך ל- Google Drive שלך. לאחר מכן, תינתן לך גישה לצפייה, הערה ועריכה לצורך פונקציונליות מלאה.

אם אתה עובד על קבצים מחוץ לארגון שלך, תוכל לקבל גישה מרחוק גם לאלה. על בעל הקובץ לוודא שהקובץ מוגדר ל- פּוּמְבֵּי ושיתף אתכם.

טיפים לארגון קבצים ותיקיות ב- Google Drive

עכשיו שאתה יודע את היסודות של שיתוף קבצים בתוך Google Drive, הגיע הזמן לארגן את הכונן כך שיתאים לצרכיך. כמה טיפים מוצקים לארגון קבצים ותיקיות של Google Drive יכולים לצמצם את הזמן שאתה משקיע בחיפוש מידע, כך שתוכל להשקיע יותר זמן בעבודה שלך.

קָשׁוּר: כיצד לארגן את Google Drive כמו מקצוען

1. שימוש בכוכבים וצבעי תיקיות

אם ישנם קבצים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות כגון גיליונות אלקטרוניים ומסמכי הפניה, הוסף אותם לקבצים המסומנים בכוכב שלך לגישה קלה. פתח את הקובץ שברצונך לככב ובחר את הכוכב בשורת התפריטים העליונה. כעת, הקובץ הזה יהיה זמין בקטע הכוכבים שלך בסרגל הצד השמאלי של Google Drive.

תוכל גם לקודד את תיקיות Google Drive שלך ​​בצבע כדי להדגיש קבצים חשובים. לדוגמה, תוכל ליצור תיקיות במיוחד לדוחות התקציב של החודש הבא או תיקיה לקבצים הדורשים תשומת לבך השבוע. לאחר מכן, סמן אותם בצבע בהתאם.

סמן את התיקיה שברצונך לשנות ובחר בתפריט שלוש הנקודות בשורת התפריטים העליונה. בחר שנה צבע, בחר את הצבע שלך, ויש לך אותו. סמל התיקיה הקטנה ישנה את צבעו באופן מיידי.

2. גישה לקבצים שלך במצב לא מקוון

כדי לעבוד באמת מכל מקום, תזדקק ליכולת לגשת לקבצי Google Drive שלך ​​במצב לא מקוון במקומות שבהם אין חיבור לאינטרנט. תוכל לעשות זאת באמצעות דפדפן Chrome. כדי להגדיר גישה לא מקוונת ל- Google Drive:

1. התקן את תוסף לא מקוון של Google Docs.
2. בתוך Google Drive, בחר הגדרות.
3. כאשר אתה מוצא את הקטע לא מקוון, בדוק את צור, פתח וערוך את קבצי Google Docs, Sheets ו- Slides האחרונים שלך במכשיר זה במצב לא מקוון קופסא.
4. בחר בוצע.

כעת תוכל לעבוד בתוך הקבצים שהגדרת כזמינים במצב לא מקוון ללא קשר לחיבור. כדי לבחור קבצים, לחץ לחיצה ימנית או סמן את הקובץ ולאחר מכן הפעל אותו זמין לא מקוון. יהיה עליך לעשות זאת עם כל קובץ שאתה רוצה שיהיה זמין במצב לא מקוון.

חשוב לציין כי עליך לאפשר גישה לא מקוונת בלבד למכשירים פרטיים כדי להגן בצורה הטובה ביותר על הקבצים שלך. לדוגמה, מחשב שולחני ביתי או מחשב עבודה המוגן על ידי רשת וירטואלית פרטית (VPN).

3. יצירת תיקיית עבודה ראשית

דרך מצוינת נוספת להבטיח שתוכל למצוא במהירות את קבצי העבודה שלך היא על ידי יצירת תיקיית עבודה ראשית. זוהי התיקיה הראשית שבה תוכל לאחסן את כל תיקיות המשנה והקבצים שלך לגישה מהירה. בנוסף, זה יעזור לך לשמור על קבצי העבודה והבית שלך נפרדים.

ליצירת תיקיה חדשה ב- Google Drive:

1. בחר חָדָשׁ.
2. בחר תיקייה מתוך אפשרויות התפריט.
3. תן שם לתיקייה. לדוגמה, תוכל לתת שם לתיקייה "עבודה" או ליצור יצירתיות. רק הקפד לבחור שם המסביר מה נמצא בפנים.
4. בחר לִיצוֹר.

חזור על תהליך זה בתוך תיקיית האב שלך על ידי יצירת תיקיות משנה לכל הקבצים החשובים שלך. כדי לשפר את הארגון עוד יותר, נסה להגדיר את תצוגת הרשימה של Google Drive על ידי בחירת הרשת בשורת התפריטים העליונה. זה הופך דילוג בין התיקיות שלך למשב רוח.

Google Drive מקל על גישה לכל הקבצים הדרושים לעבודה, בין אם בבית או במשרד. זה כולל את כל Google Docs, Google Sheets, Google Drawings ו- Google Slides, כמו גם סוגי קבצים נוספים כגון אלה מ- Microsoft Word. אז קח את פריון העבודה ההיברידית שלך לשלב הבא עם Google Drive.

10 טיפים לניהול קבצים משותפים ב- Google Drive

האם אתה עדיין לומד את חבלי Google Drive? להלן מספר טיפים שיעזרו לך לנהל טוב יותר את הקבצים שלך ב- Google Drive.

קרא הבא

על הסופר