Trello היא אפליקציה תכליתית לניהול משימות. עם התכונות המותאמות אישית שלה, אתה יכול להשתמש בו בכל שיטת פרודוקטיביות. למרות שהוא מוגדר כלוח Kanban, אתה יכול להגדיר אותו בכל דרך שתרצה.
במאמר זה תלמד כיצד להשתמש בכל שיטות הפריון המפורסמות ביותר ב- Trello.
1. מועצת קנבן
לוח Kanban הוא דרך יעילה לניהול זרימת עבודה. אתה מחלק את המשימות שלך לשלוש רשימות: לעשות, לעשות ולסיים! הרשימה Done משמשת כמניע, ומראה לך את כל מה שהשגת עד כה.
פריסה זו היא ברירת המחדל של Trello, כך שקל להגדיר אותה. בעת יצירת רשימה חדשה, בחר את תבנית לוח Kanban. התכונות שלה משלימות גם אסטרטגיה זו. אתה יכול ללחוץ ולגרור כרטיסים בין רשימות, לצבוע אותם ולחקור התקדמות בעזרת רשימות צ'ק!
כל התכונות האלה ידידותיות למתחילים-אתה יכול לראות אותן מודגשות בצילום המסך למעלה! אם לא השתמשת ב- Trello בעבר וזקוק להדרכה, עיין במדריך שלנו טיפים של טרלו למתחילים להתחיל!
2. מטריקס אייזנהאואר
שיטה זו מיוחסת לדוויט ד. אייזנהאואר. זה נהדר לקביעת סדרי עדיפויות ועובד היטב עבור כל מי שיש לו רשימת משימות ארוכה ובלתי נגמרת.
למטריצה יש ארבעה מגזרים. הראשון הוא
לעשות את זה עכשיו עבור משימות שאתה צריך לבצע במהירות בגלל מועדים או השלכות אחרות. השני הוא תעשה את זה אחר כך למשימות שאינן לוחצות. השניים האחרונים הם האצילו אותו למשימות שנופלות מחוץ לבית ההגה שלך, וכן אל תעשה זאת למשימות שאינן דוחקות ואינן חשובות.המגזרים הללו מתורגמים יפה לרשימות Trello! אם אתה רוצה את הפריסה 2 × 2, אתה יכול להשתמש ב- הרחבה מועילה של Trello שנקרא פריסות רשימה, או זה תבנית טרלו. Trello מדגיש עבורך מועדים מתקרבים. זה הופך את זה פשוט לדעת מתי צריך לעבור משימה תעשה את זה אחר כך לְתוֹך לעשות את זה עכשיו. תוכל גם להוסיף אנשים אחרים ללוח שלך כמשתפי פעולה. בדרך זו, האצלת משימה היא פשוטה כמו הקצאת המשימה אליהם באמצעות חברים אוֹפְּצִיָה.
3. שיטת אייבי לי
אייבי לי קוראת להגביל את רשימת המשימות שלך ל -6 משימות. זה עוזר לך להימנע מלהיות המום מרשימה ארוכה, או להפיץ את המיקוד שלך יותר מדי. זה עובד כך: כל יום, צור שישה כרטיסי משימה, ועבוד על אותם קלפים. בסופו של יום, הארכיון השלים משימות. למחרת, הוסף משימות חדשות, לכל היותר שש. הרעיון הוא שלעולם לא יהיו לך יותר משיש משימות בצלחת שלך בכל פעם.
קָשׁוּר: כיצד לנקות ולפזר את לוחות הטרלו שלך: טיפים פשוטים
אתה יכול גם להוסיף גבולות רשימה, Power-Up בחינם ושימושי של Trello שידלק אם תוסיף יותר משש משימות לרשימה שלך! אתה יכול גם לשלב את חסימת זמן שיטה. המשמעות היא חלוקת היום לרשימות בוקר, אחר הצהריים והערב, וחלוקת ששת המשימות ביניהן.
4. אוכלת צפרדעים
מארק טוויין אמר פעם, "אכל צפרדע כל בוקר כל בוקר ושום דבר גרוע יותר לא יקרה לך להמשך היום". התרגול הזה של לעשות את הדבר הגרוע ביותר תחילה אינו טכניקה שלמה, אך היא משפרת שיטות אחרות!
ישנן שתי דרכים לפרוס אוכל צפרדעים בטרלו: עם תווית ועם מדבקה. המדבקה בולטת יותר, אז זה מה שאנחנו ממליצים. הוסף מדי יום מדבקת צפרדע לבחירתך למשימה אחת, וזו הצפרדע שלך! תסיים את זה קודם.
התוויות פחות בולטות, אבל אתה יכול להפוך אותן לאוטומטיות. השתמש בתכונת באטלר כדי להפוך משימה להפוך לצפרדע באופן אוטומטי אם תשאיר אותה מבוטלת יותר מדי זמן. בצע את השלבים שלהלן עבור שיטה זו:
פתח את הלוח תַפרִיט ובחר את יותר בתפריט המשנה ולאחר מכן לחץ על תוויות. צור תווית "FROG". אנו ממליצים על הצבע הירוק עבורו. לאחר מכן, פתח את אוטומציה בתפריט ובחר את כללים תפריט משנה.
צור כלל חדש עם הדברים הבאים תַאֲרִיך הדק: כאשר תאריך היעד מסומן כ"לא הושלם "בכרטיס התשלום תוך פחות מ -7 ימים. שים לב שאתה יכול לבחור מספר ימים אחר אם אתה רוצה. לאחר מכן, נספר ללוח מה לעשות כאשר הוא מזהה כרטיס כזה.
בסך הכל נוסיף שתי פעולות. התחל עם הוסף הסר פעולה: הוסף את תווית FROG הירוקה לכרטיס, כפי שמוצג למעלה.
הוסף את הדברים הבאים סוג פעולה: מיין את הרשימה לפי תווית: FROG עולה. זה גורם למשימות עם מועדים מתקרבים להפוך לצפרדעים ולעבור לראש הרשימה. סיים את הכלל, והוא ימשיך לאכוף תנאי זה עד שתסיר או השבת אותו.
5. מטרות חכמות
מטרות SMART היא דרך לוודא שאתה באמת יכול לבצע את המשימות שלך. זה מייצג סספציפי, Mנינוח, אניתן לנתון, רנוח, ו טבאופן חמוד. זה מונע ממך ליצור מטרות מעורפלות שמשאירות אותך בתחושת תסכול. אתה יכול ליישם את הפילוסופיה הזו על Trello על ידי שמירת רשיון.
צור כרטיס ושם אותו "רשימה חכמה" או משהו דומה. הוסף רשימת משימות עם אותו שם עם כל הקריטריונים של SMART.
- ספֵּצִיפִי. [הוסף פרמטרים ספציפיים]
- מָדִיד. [לכמת את המטרה]
- ניתן לפעולה. [רשום את השלבים, התחל כל שלב בפועל]
- סביר. [ודא שניתן לבצע את המשימה כמתואר]
- בזמן. [קבע תאריך יעד באמצעות הפונקציה תאריכים]
שמור את הכרטיס והניח אותו בצד, אך אל תעביר אותו לארכיון. כעת, כאשר אתה יוצר רשימת צ'ק בעתיד, תוכל לבחור באפשרות העתק פריטים מ ... התפריט הנפתח לייבוא רשימת SMART!
6. שיטת תיבת הדואר הנכנס
שיטה זו פועלת בצורה הטובה ביותר בלקוח דוא"ל, אך תוכל ליישם אותה בכל מצב שבו מופיעות משימות חדשות. שיטה זו משתמשת בארבע רשימות. הראשון הוא עשה כעת, עבור משימות אתה יכול לסיים תוך שתי דקות או פחות.
הרשימה הבאה היא נָצִיג עבור משימות שאתה צריך למסור לאחרים. אם אתה משתף את הלוח שלך, תוכל להוסיף את חבר הצוות שהוקצה על ידי בחירה לְהַקְצוֹת בתפריט הכרטיסים. אם הלוח פרטי, שקול להוסיף כוח הפעלה כמו של SendBoard מייל עבור טרלו. זה מאפשר לך ליצור כרטיסים מלקוח הדוא"ל המועדף עליך, או לשלוח מיילים מ- Trello!
תזדקק גם לרשימת משימות ביומן עם תאריך מצורף. אתה יכול להוסיף חוק פשוט מהר מהרשימה! לחץ על רשימה תפריט אפשרויות ובחר כשמוסיפים כרטיס לרשימה ... כדי להתחיל להוסיף חוק. בחר סוגרשימה כסוג הפעולה, ומיין לפי תאריך להגשה, עולה.
לבסוף, צור כל דבר אחר למשימות שאין להן תאריך יעד. תוכל גם להשתמש בו עבור משאבים, תבניות ורעיונות לפרויקטים שטרם ניתנים לביצוע. כל דבר אחר יכול להיות די עמוס, אז קבע כמה כללים כדי לשמור על סדר.
ראשית, צור תווית בשם "משאב". פתח את תפריט הרשימה ובחר צור כלל מותאם אישית .... בחר את ההדק כאשר תווית המשאב מתווספת לכרטיס והפעולה מיין את הרשימה לפי תווית משאב עולה.
זה מוודא שהמשאבים שבהם אתה רוצה להשתמש לעתים קרובות נמצאים תמיד למעלה. תוכל גם ליצור תווית תבנית ולהשתמש באותה שיטה כדי להרחיק את התבניות בתחתית הרשימה.
לכלל השני יש את ההדק כאשר נקבע תאריך יעד בכרטיס ברשימה "כל דבר אחר.” תן לזה את הפעולה, "העבר את הכרטיס לראש הרשימה לוּחַ שָׁנָה”. זה ודא שאתה לא שוכח להוסיף משימה רגישה לזמן בלוח השנה.
שפר את הפרודוקטיביות שלך ב- Trello
הסגנון של כל אדם הוא שונה, אז נסה למצוא את הדרך המתאימה לך! אתה יכול לערבב ולהתאים בין סגנונות. לדוגמה, אתה יכול להוסיף שיטת Frog-Eating ו- Ivy Lee כמעט לכל סגנון. אתה יכול גם לקחת את הרעיון של רשימת "הכל" ולשלב אותו בלוח הקנבן שלך.
בשיטה הנכונה ובחיזוק כוח, אתה יכול להפוך את לוח ה- Trello שלך למעצמת פרודוקטיביות!
אם עדיין לא נתת ל- Trello Power-Ups זריקה, אתה מפסיד. אלה תוספות שיכולות ליצור קסמים על הלוחות שלך.
קרא הבא
- פִּריוֹן
- טרלו
- טיפים ליעילות
- ניהול משימות
נטלי סטיוארט היא כותבת ב- MakeUseOf. היא התעניינה לראשונה בטכנולוגיה במכללה ופיתחה תשוקה לכתיבת מדיה באוניברסיטה. ההתמקדות של נטלי היא בטכנולוגיה נגישה וקלה לשימוש, והיא אוהבת אפליקציות ומכשירים שהופכים את החיים לפשוטים יותר עבור אנשים רגילים.
הירשם לניוזלטר שלנו
הצטרף לניוזלטר שלנו לקבלת טיפים, סקירות, ספרים אלקטרוניים בחינם ומבצעים בלעדיים!
לחצו כאן להרשמה